甲方信息化項目管理核心要點探索

廣州市社會福利院 方 鵬

甲方信息化項目管理核心要點探索

廣州市社會福利院 方 鵬

【摘要】項目管理是當下管理學的一個核心要點，運用系統(tǒng)的理論與方式對項目的相關工作進行有效管理，以便準確的達到項目預期效果。但隨著社會的快速發(fā)展，計算機技術得到普遍應用，使社會文化、政治、經(jīng)濟以及人類生活都受到信息產(chǎn)業(yè)的強烈影響。由于項目信息化存在一定風險，為保證項目安全性，本文筆者通過探究甲方信息化項目管理核心要點，來研究建設信息化項目管理體系。

【關鍵詞】甲方；信息化；項目管理；核心要點

信息化項目管理分為項目準備、啟動、需求分析、設計目標流程、建立系統(tǒng)、正式上線、輔助運行這七個步驟，是為體現(xiàn)項目管理體系的過程，與其他類型項目大不相同。在建設信息化項目時，應加重對管理的重視，明確項目需求。甲方作為整個項目的責任方要明確認識到自身任務職能，對整體項目資源進行整合，以便管理人員對項目進行控制與管理。

一、信息化項目特點與管理任務

（一）信息化項目管理特點

信息化項目與傳統(tǒng)項目不同，信息化項目管理不僅包含傳統(tǒng)項目管理的特點，還具有一些傳統(tǒng)項目管理不具備的特點，比如：項目任務繁瑣、項目目標不易量化等一些傳統(tǒng)項目管理中不具備的特點。需對傳統(tǒng)項目管理進行完善。

其一，首先從信息化領域入手，增強管理知識、對傳統(tǒng)項目管理中未涉及層面加以創(chuàng)新。

其二，由于信息化項目管理知識較為密集，應提高對項目組成員能力與結(jié)構的重視。

其三，針對與在項目管理的能力上，充分考慮傳統(tǒng)項目管理的信息化對整體項目的影響。

（二）項目管理任務

若要將傳統(tǒng)項目管理轉(zhuǎn)換成信息化項目管理，需從三方面進行：第一，文件管理與數(shù)據(jù)文件信息化。在整體項目中，采用信息標準技術和數(shù)據(jù)庫建設技術，將項目的所有文件轉(zhuǎn)換成信息化數(shù)據(jù)，建立規(guī)范完整的項目資料庫、知識庫以及項目數(shù)據(jù)庫；第二，開會交流信息化。建立網(wǎng)絡會議室，以便甲乙雙方及時對項目進程進行溝通與研究，實現(xiàn)甲乙雙方交流信息化，不僅利于遠程交流，還可以利用項目資料庫與項目數(shù)據(jù)庫、知識庫等，進行在線查詢，方便訂貨、招標等工作及時進行，并且更加節(jié)省時間與精力；第三，實現(xiàn)項目過程信息化。由于項目管理的持續(xù)發(fā)展過程，需建立信息化動態(tài)項目管理系統(tǒng)，以便第一時間獲取項目信息，將項目進展的每一過程都詳細展現(xiàn)給項目管理者，以便項目管理者隨時做出引導。與此同時，加大互聯(lián)網(wǎng)信息管理預測，其工作內(nèi)容主要包括人工智能技術、信息數(shù)據(jù)庫技術以及工作流技術，方便對項目下一步進展或過程中可能發(fā)生的問題進行預測，以便項目管理者第一時間對項目進行調(diào)整與修正，從而保證整體項目的順利進行。

二、甲方管理項目建立步驟

（一）信息化項目準備即啟動階段

信息部門對所有項目意見進行統(tǒng)籌與整合，擬定項目建設清單，確定項目建設重點。為了避免外界因素影響到項目規(guī)劃，對各方面論證進行謹慎處理，例如，項目投入合理性、必要性、資源準確性等方面。管理部門可通過建立項目信息化管理的相關流程、制度，對整個項目的具體走向進行引導，以保證信息系統(tǒng)建設的合理性。

（二）信息化項目需求分析階段

在項目啟動后就進入到信息化項目分析階段，此階段需對信息管理人員與業(yè)務人員以小組形式，對業(yè)務各層次人員進行會議指導與訪談，具體分析并調(diào)研業(yè)務需求。為避免管理人員認為項目需求模糊，要具體引導業(yè)務人員對項目需求進行細化，制定詳細分析報告。

（三）信息化項目設計目標流程與建立系統(tǒng)階段

對項目進行具體分析值后應論證可行性方案，建立項目軟件系統(tǒng)框架、數(shù)據(jù)結(jié)構以及設計數(shù)據(jù)庫，信息化人員制定項目實施進程計劃，由項目管理人員審批，配合業(yè)務人員及信息化人員進行項目數(shù)據(jù)初始化運作、測試系統(tǒng)之后進入到系統(tǒng)試運行階段，最后由管理人員對其進行評估與驗收。

（四）正式上線階段

在通過信息化項目管理人員與管理人員對系統(tǒng)試運行的深層評估后，對不足之處提出意見與修改策略，再由信息人員與業(yè)務人員對項目進行整理修改，之后進入到系統(tǒng)正式上線階段。

三、信息化項目建立周期

項目建設周期主要根據(jù)單位規(guī)模與行業(yè)特點來判斷，一般來說分為運行與維護系統(tǒng)、測試系統(tǒng)、系統(tǒng)實施、項目設計、項目需求分析、項目規(guī)劃、可行性分析這七個階段。在整個項目規(guī)劃過程中，需確定信息系統(tǒng)的管理內(nèi)容，在通過與乙方探討中甲方確定系統(tǒng)設計，明確設計需求，減少返工。在系統(tǒng)測試階段中甲方驗證應嚴格測試系統(tǒng)是否滿足需求，保證其實用性，是驗收系統(tǒng)的標準。項目管理人員嚴格把控信息化項目建設的每個過程，以保證信息化項目的進展以及質(zhì)量。

四、甲方信息化項目組織

在啟動信息化項目的同時需成立項目組織，由于甲方是整體項目的重要組織者，因此甲方項目組織應結(jié)合管理層、信息人員及業(yè)務人員，項目組應分為業(yè)務人員、辦公室信息化人員、項目管理人員、項目負責人員。業(yè)務人員主要負責提出需求、確認技術方案、研討需求、檢測系統(tǒng)、協(xié)助辦公室信息人員等工作；辦公室信息化人員負責跟蹤項目進度、項目的編制以及及時向項目管理人員發(fā)布周報等工作；項目管理人員是負責控制項目的進度與總體范圍；項目總負責人，負責確認系統(tǒng)建設方向、評估系統(tǒng)展現(xiàn)方式等。

五、需求管理

項目建設的依據(jù)就是需求，需求是項目建設的整個方向，決定整個項目的最終成果，如果需求不確定或不穩(wěn)定將影響項目信息化建設，因此筆者針對需求不確定與不穩(wěn)定的原因進行分析，且提出解決策略。

（一）需求不確定原因及解決策略

在信息化項目中甲方無法給出明確需求的主要原因有：（1）甲方需求無法準確提出；（2）甲方多部門意見存在分歧，導致無法統(tǒng)一需求；（3）甲方項目組人員對信息化項目認知不同，無法得出準確意見。

為了甲乙雙發(fā)達成共識，甲方應采取多種解決措施來明確需求：（1）應要求乙方對信息系統(tǒng)進行詳細介紹，主要包括對系統(tǒng)框架、詳細業(yè)務以及管理方式等方面，使甲方對信息系統(tǒng)項目達到全面了解；（2）讓甲方項目管理人員到乙方建設完畢的信息系統(tǒng)的相關企業(yè)中進行深入了解，學習相關經(jīng)驗；（3）乙方為甲方介紹同類項目中一些常見問題及解救方案，使甲方得以借鑒；（4）甲乙雙方管理人員召開項目專題會議，深入研討項目需求，最終達成共識，從而確定需求。

（二）需求變更影響及解決策略

需求變更容易導致項目無法按計劃進行，使整個項目進程受到影響，甚至使信息系統(tǒng)質(zhì)量差，為了避免項目需求出現(xiàn)變更，甲乙雙方應及時做好溝通工作，控制需求變更。第一，從甲乙雙方各挑選幾人，成立中間委員會，嚴格控制需求變更。第二，制定相關合同書，在甲乙雙方認同的基礎上加幾條變更遵循策略，有效控制需求變更。第三，將將所有變更需求進行在冊登記，對變更方、變更內(nèi)容、評定過程與評定結(jié)果進行詳細記錄。

六、項目信息安全保證

保證信息項目質(zhì)量尤為重要，應從招標階段開始考慮，在合同中詳細列舉。并在系統(tǒng)中采取增加秘鑰復雜度、設定權限等方式來實現(xiàn)信息系統(tǒng)安全性。甲方為保證信息安全，需為信息系統(tǒng)配置備份系統(tǒng)、入侵提示系統(tǒng)以及防火墻來增強信息系統(tǒng)性，并在機房或辦公室中安裝監(jiān)控與門禁來防止外人盜取項目信息。

七、結(jié)語

在全面應用信息化技術的背景下，系統(tǒng)信息化已成為現(xiàn)代管理中不可缺少的重要工具，隨著我國信息技術水平的不斷提高，信息服務技術也逐漸增強，信息化項目的建立周期隨之縮短，從而提高了對甲方信息化項目管理的要求。由于甲方作為信息化項目管理的責任主體，應加深對信息化項目的了解，增強創(chuàng)新能力，完善信息化項目管理。

參考文獻

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