企業(yè)合同全過程管控方式方法研究

●盧冰潔　羅芳苓　何涓涓

企業(yè)合同全過程管控方式方法研究

●盧冰潔1羅芳苓2何涓涓2

合同是社會(huì)經(jīng)濟(jì)運(yùn)行的主要媒介，承載著企業(yè)大量的經(jīng)營、財(cái)務(wù)等信息，體現(xiàn)企業(yè)對(duì)外進(jìn)行經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的需求關(guān)系，合同管理活動(dòng)更是深入地滲透到企業(yè)管理的各個(gè)運(yùn)營流程。合同管理已經(jīng)不僅僅是法律問題，還體現(xiàn)著一個(gè)企業(yè)的管理方式和水平。但目前很多企業(yè)在進(jìn)行合同管理時(shí)，仍只針對(duì)合同中存在的實(shí)際法律問題，對(duì)產(chǎn)生法律問題背后的原因卻較少分析，或者是分析不夠透徹，企業(yè)合同管理工作較為被動(dòng)。開展合同全過程管控研究，就是要深入分析企業(yè)合同起草、履行、歸檔等各環(huán)節(jié)中存在的問題，并有針對(duì)性地提出改進(jìn)建議，體現(xiàn)法律工作主動(dòng)服務(wù)于企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的價(jià)值創(chuàng)造能力。

一、合同全過程管控的概念和意義

合同全過程管控是指從合同簽訂到合同得到全面履行完畢的一系列全過程跟蹤的管理行為，包括合同立項(xiàng)、談判、起草、審查、簽訂，直至合同履行、變更、糾紛處理等。

加強(qiáng)合同全過程管控首先是依法治企的內(nèi)在要求。合同管理，亦可以理解為法律風(fēng)險(xiǎn)管理者站在企業(yè)視角，從經(jīng)濟(jì)的角度觀察企業(yè)、分析企業(yè)，從而優(yōu)化企業(yè)的管理模式，提升企業(yè)管理水平。在這一系列過程之中，法律工作者需關(guān)注法定不利后果，依法設(shè)計(jì)解決方案，制定并完善合理合法、行之有效的規(guī)章制度，而這正是依法治企的基礎(chǔ)。依法治企要求我們以建立健全管理制度為切入點(diǎn)之一，可以強(qiáng)化企業(yè)的科學(xué)管理，嚴(yán)格實(shí)行崗位責(zé)任制，確保責(zé)任到位，各司其職。

其次，加強(qiáng)合同全過程管控有助于企業(yè)正確決策。合同全過程管控并不僅僅局限于具體的某個(gè)合同本身，而是與企業(yè)的經(jīng)營目標(biāo)、組織結(jié)構(gòu)、市場(chǎng)定位、外部環(huán)境等因素緊密相關(guān)。它是動(dòng)態(tài)的流程管理與靜態(tài)的文本研究相結(jié)合的活動(dòng)，對(duì)保障企業(yè)在外部交往中所作出的決策的正確性，起到不可否認(rèn)的重要作用。

最后，合同全過程管控是企業(yè)避免風(fēng)險(xiǎn)的保障。進(jìn)行合同全過程管控，要求相關(guān)的參與者和責(zé)任人員不斷地尋找企業(yè)的優(yōu)勢(shì)所在，同時(shí)對(duì)企業(yè)過去的不當(dāng)決策進(jìn)行校正和優(yōu)化，為企業(yè)的行為作出超前預(yù)測(cè)和探索，因此，合同全過程管控亦是企業(yè)避免風(fēng)險(xiǎn)的有效手段。并且，企業(yè)對(duì)其合同的管理監(jiān)控行為，能夠?qū)⒑献麟p方的權(quán)利義務(wù)在事前就加以法律法規(guī)的約束，能夠規(guī)范、協(xié)調(diào)乃至震懾雙方的行為，降低雙方對(duì)抗消耗，大大削減了不利的法定后果出現(xiàn)的可能性，為企業(yè)平穩(wěn)發(fā)展保駕護(hù)航。

二、電網(wǎng)企業(yè)合同管理過程中可能存在的問題及原因分析

（一）合同管理過程中可能存在的問題

電網(wǎng)企業(yè)合同管理可能存在的問題體現(xiàn)在合同起草、合同簽訂、合同履行和合同歸檔四個(gè)階段。一是合同文本起草錯(cuò)漏。要體現(xiàn)在合同起草要素的基本情況填寫錯(cuò)誤或合同資質(zhì)材料上傳不當(dāng)?shù)?。二是?biāo)準(zhǔn)合同文本庫合同類型和內(nèi)容未能滿足企業(yè)需求。例如合同設(shè)計(jì)未能考慮框招的形式，導(dǎo)致合同簽訂工作重復(fù)。部分業(yè)務(wù)按照合同管理制度需簽訂合同但未有合同范本導(dǎo)致起草時(shí)間緩慢，部分條款未能考慮企業(yè)財(cái)務(wù)報(bào)賬、業(yè)務(wù)管理實(shí)際，導(dǎo)致工作反復(fù)或者是無法實(shí)際操作。三是合同超期簽訂。四是合同履行不當(dāng)。如部分施工進(jìn)度未能按照里程碑節(jié)點(diǎn)推進(jìn)，因項(xiàng)目施工延期導(dǎo)致未能按期收貨，履約保函履行不當(dāng)?shù)取Ｎ迨呛贤瑲w檔問題，體現(xiàn)在遲延歸檔和歸檔資料不全。

（二）合同管理問題的原因分析

1.主觀方面的原因

（1）合同承辦人多為非法律人員，法律意識(shí)有待提高。

業(yè)務(wù)部門雖設(shè)立了合同承辦人員，但大部分為非專職的合同管理人員，也非法律專人員，在整個(gè)合同管理過程中沒有較強(qiáng)的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，對(duì)合同中存在的風(fēng)險(xiǎn)不敏感，同時(shí)由于缺乏系統(tǒng)的法律知識(shí)，無法對(duì)合同涉及的各項(xiàng)法律問題作出正確的判斷。

（2）合同承辦人未能嚴(yán)格落實(shí)合同管理制度規(guī)定的工作職責(zé)。

企業(yè)的管理制度已對(duì)合同承辦部門的職責(zé)作了明確細(xì)致的規(guī)定，合同簽訂時(shí)限、合同歸檔要求等也已在制度中明確，但實(shí)際完成情況不佳。

（3）部分業(yè)務(wù)部門的合同承辦量大未能全身心投入工作。

實(shí)際工作中企業(yè)主營業(yè)務(wù)的業(yè)務(wù)部門或者是后勤部門工作量較大但未有合同專職崗位，部分工作差誤主要是大部分合同承辦人身兼數(shù)職未能全身心投入到合同管理工作中所致。

（4）對(duì)方合同管理存在的問題影響另一方管理質(zhì)量。

在合同管理工作中所發(fā)生的問題，有部分非因本單位原因而導(dǎo)致，比如部分承辦人員反映合同超期簽約的一個(gè)主要原因就是合同相對(duì)方人員調(diào)整、工作交接失誤或者合同相對(duì)方審批流程過長造成合同簽訂工作滯后等。

2.客觀方面的原因

（1）缺乏專門針對(duì)合同管理工作的績效考核機(jī)制。

盡管企業(yè)內(nèi)部已制定了針對(duì)部門的《組織績效考核管理方案》和針對(duì)員工個(gè)人的《通用工作考核管理業(yè)務(wù)指導(dǎo)書》，但未制度針對(duì)合同管理崗位的績效考核機(jī)制。由于缺乏相應(yīng)的績效考核機(jī)制，不能提高合同承辦人以及合同承辦部門對(duì)合同管理工作的重視程度，在當(dāng)前合同承辦人身兼數(shù)職的情況下，也不能有效的督促、驅(qū)使合同承辦人恪盡職守，正確履行企業(yè)合同管理制度中的規(guī)定履行相應(yīng)的職責(zé)。

（2）項(xiàng)目實(shí)施進(jìn)展中缺少對(duì)合同實(shí)時(shí)監(jiān)控、跟蹤履行的有力措施。

體現(xiàn)在目前對(duì)合同履行管理的方式和手段較為單一，主要是事后的檢查（季度檢查和專項(xiàng)檢查），而履行過程中的監(jiān)督相對(duì)較弱，對(duì)于合同的實(shí)時(shí)跟蹤僅限于將合同管理內(nèi)容融于項(xiàng)目進(jìn)度管控表中。此方式具有操作上的不便性和監(jiān)管滯后性，不能全面掌握本單位合同履行情況，缺乏對(duì)合同履行情況的有效監(jiān)督。此外，在合同履行過程中，合同管理人員不能及時(shí)深入現(xiàn)場(chǎng)，按照合同約定的進(jìn)度與要求，與項(xiàng)目負(fù)責(zé)人做好溝通與指導(dǎo)，導(dǎo)致合同履行進(jìn)度與書面履行資料存在脫節(jié)現(xiàn)象。

（3）對(duì)客觀風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)警意識(shí)和應(yīng)對(duì)能力稍有欠缺。

電網(wǎng)企業(yè)最突出的一個(gè)問題是因基建項(xiàng)目不能按約履行導(dǎo)致物流服務(wù)中心延期收貨的連鎖反應(yīng)。導(dǎo)致基建項(xiàng)目不能按約履行的原因主要的客觀因素有政府審批遲延、管道移交問題、選址調(diào)整，青賠受阻等。因客觀因素造成基建項(xiàng)目不能按約履行而導(dǎo)致物流服務(wù)中心收貨延遲在物資部門總收貨延遲數(shù)量中占了很大的一部分比重，這說明目前合同管理工作中對(duì)客觀風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)警意識(shí)和應(yīng)對(duì)能力的不足。如果能多渠道收集相關(guān)外部市場(chǎng)、行業(yè)和機(jī)構(gòu)的數(shù)據(jù)信息，并對(duì)信息進(jìn)行分析和評(píng)價(jià)，將幫助及時(shí)有效預(yù)估基建項(xiàng)目的客觀風(fēng)險(xiǎn)，減少基建部和物流部門連鎖反應(yīng)的發(fā)生。

三、加強(qiáng)合同全過程管控的方式方法

（一）加強(qiáng)對(duì)合同承辦人的提升和培訓(xùn)

合同的起草依賴于合同承辦人優(yōu)秀的專業(yè)素養(yǎng)，盡管目前企業(yè)每年均舉辦一至兩次的合同承辦人培訓(xùn)，但由于企業(yè)人員更新和工作調(diào)整問題，合同起草環(huán)節(jié)仍會(huì)出現(xiàn)小瑕疵、小錯(cuò)誤。合同承辦人大部分為非法律專人員，缺乏系統(tǒng)的法律知識(shí)，無法對(duì)合同涉及的各項(xiàng)法律問題作出正確的判斷，缺乏風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)。因此，加強(qiáng)對(duì)合同承辦人員資格管理和法律知識(shí)培訓(xùn)確有必要。

首先，在條件允許的情況下，合同承辦人應(yīng)盡量讓法律專業(yè)的人員擔(dān)當(dāng)。同時(shí)開設(shè)合同管理承辦人員資格考試，對(duì)通過考試的授予合同承辦人員資格并進(jìn)行登記備案，未取得合同承辦人資格的不得承辦合同，從事合同管理工作。此外還應(yīng)注重對(duì)合同承辦人的人才儲(chǔ)備建設(shè)。通過建立合同承辦人資格管理機(jī)制，提高合同承辦人資格的準(zhǔn)入門檻，從整體上提高合同承辦人的業(yè)務(wù)水平和適應(yīng)能力。

其次，可通過企業(yè)培訓(xùn)、外聘法律顧問授課等著重加強(qiáng)合同承辦人員的合同法基礎(chǔ)理論知識(shí)，在每次培訓(xùn)授課之前，可通過發(fā)放調(diào)查問卷的形式征集各部門合同承辦人最想了解、最想獲取的知識(shí)點(diǎn)，設(shè)置最符合學(xué)員需求的培訓(xùn)課程，提高培訓(xùn)的成果質(zhì)量；可通過老合同承辦人員經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)、法律事務(wù)部門講解實(shí)際中常遇到的合同管理問題和解決方法，提高合同承辦人員實(shí)操能力，提高合同承辦人在工作中解決問題的能力。

此外，還需特別重視各部門合同承辦人之間的溝通、交流和學(xué)習(xí)。合同全過程管控是一個(gè)動(dòng)態(tài)的管理過程，需各部門的協(xié)同方能得以順暢運(yùn)行。各部門合同承辦人之間通過溝通、交流和學(xué)習(xí)，可以增強(qiáng)對(duì)合同管理各階段的預(yù)估和把控能力，加強(qiáng)企業(yè)內(nèi)部各部門之間的融合能力。

（二）建立健全合同管理職責(zé)績效考評(píng)機(jī)制

基于合同承辦人崗位職責(zé)的重要性，特別是在合同承辦人身兼數(shù)職的情況下，如果合同承辦人怠于行使崗位職責(zé)，不重視合同管理工作，將會(huì)導(dǎo)致合同管理工作混亂，停滯不前。因此，需建立合同承辦人合同管理績效考核機(jī)制，將合同文本起草錯(cuò)誤情況、合同倒簽情況、合同超期簽約情況等納入部門組織考核、個(gè)人績效考核等。將崗位職責(zé)和績效考核機(jī)制相結(jié)合，將大大提高合同承辦人在合同起草、簽訂、履約和歸檔環(huán)節(jié)主觀能動(dòng)性的發(fā)揮，促進(jìn)合同承辦人員工作的積極性。

（三）采用多樣化手段對(duì)合同履行進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)控

合同實(shí)時(shí)跟蹤履行是合同管理過程中最難控制的環(huán)節(jié)，針對(duì)合同管理人員分散、履行數(shù)據(jù)不易采集、履行偏差原因復(fù)雜等特點(diǎn)，可在履約開始時(shí)就根據(jù)“何時(shí)、何地、如何方式、應(yīng)有何憑證”的格式將合同中的所有權(quán)利和義務(wù)羅列成表，便于執(zhí)行過程中經(jīng)常比照檢查。

如果要加強(qiáng)對(duì)合同履行的動(dòng)態(tài)監(jiān)控，還應(yīng)借助網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，通過實(shí)現(xiàn)合同管理信息系統(tǒng)與財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、其業(yè)務(wù)部門管理系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)間信息的“一點(diǎn)錄入、全程共享”。同時(shí)，在實(shí)現(xiàn)上述數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)的基礎(chǔ)上，可對(duì)合同履行過程中的一些重要環(huán)節(jié)及時(shí)間期限設(shè)置自動(dòng)警示和提醒功能，實(shí)現(xiàn)合同履行監(jiān)管的智能化。目前國內(nèi)部分大型國企運(yùn)用信息化手段成功實(shí)現(xiàn)了對(duì)合同履行的實(shí)時(shí)監(jiān)控，有效的防控了合同履行中的法律風(fēng)險(xiǎn)，可進(jìn)行借鑒和參考。

（四）以承包商履約評(píng)價(jià)機(jī)制督促合同相對(duì)方積極配合合同事宜及依約履行合同

承包商履約評(píng)價(jià)機(jī)制構(gòu)建的宗旨是激勵(lì)合同守信、懲戒合同失信，運(yùn)用定性和定量的方法將合同相對(duì)方的主體資質(zhì)、合同履行過程中的各項(xiàng)義務(wù)性內(nèi)容、合同履行的結(jié)果、糾紛處理結(jié)果進(jìn)行量化，賦予分值和權(quán)重，根據(jù)合作方的合同履行情況測(cè)算分值。通過剛性的執(zhí)行承包商履約評(píng)價(jià)機(jī)制，告知其利害性和相應(yīng)后果，督促承包商提高對(duì)合同按約簽訂、按約履行的重視程度，規(guī)范合同相對(duì)方的行為，同時(shí)也可將該合作方的考評(píng)結(jié)果納入到評(píng)標(biāo)活動(dòng)中，對(duì)遴選優(yōu)質(zhì)的合作方，逐步形成重合同守信用的良性環(huán)境氛圍具有深刻的指導(dǎo)作用。

（作者單位：1.南寧供電局，2.廣西欣和律師事務(wù)所）