淺談企業(yè)檔案標準化及信息化管理

王蕾

摘 要：檔案是人類活動的記錄，是人們認識和把握客觀規(guī)律的重要依據(jù)。借助檔案，能夠更好地了解過去、把握現(xiàn)在、預(yù)見未來?？梢哉f檔案工作是既有極其縱深的歷史，又有無限廣闊的發(fā)展空間，是一項充滿旺盛生命力的事業(yè)。

關(guān)鍵詞：淺談；企業(yè)檔案；標準化；信息化；管理

在企業(yè)管理工作中檔案是一項重要的基礎(chǔ)工作，最近幾年來我們通過認真做好文件材料的收集，提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，強化檔案工作的服務(wù)意識，整體提高了我們的檔案管理水平，做好了企業(yè)管理工作中這一重要的基礎(chǔ)工作，充分發(fā)揮出了檔案信息資源的內(nèi)在價值。

處于市場經(jīng)濟體制下的企業(yè)在資本所有制形態(tài)、技術(shù)形態(tài)與管理形態(tài)上發(fā)生深刻的變革，企業(yè)檔案工作在管理體制、管理模式、服務(wù)機制上也會隨之發(fā)生變化，我們應(yīng)在企業(yè)檔案工作傳統(tǒng)經(jīng)驗的基礎(chǔ)上，探討市場經(jīng)濟體制下企業(yè)檔案工作的新路。

企業(yè)檔案管理包含兩方面的含義：一是宏觀管理，國家檔案行政管理部門對企業(yè)檔案工作宏觀管理。二是微觀管理，是企業(yè)自身內(nèi)部的檔案工作的管理，這里說的是企業(yè)檔案工作的微觀管理。

企業(yè)檔案微觀管理形式應(yīng)因企而定，不能千企一面，對不同規(guī)模、不同資本所有制形態(tài)、不同技術(shù)形態(tài)與管理形態(tài)的企業(yè)應(yīng)區(qū)別對待，以能滿足企業(yè)自我需要為限，以法人為單位實行集中統(tǒng)一管理。

企業(yè)檔案微觀管理的核心是集中統(tǒng)一管理。例如大型企業(yè)集團是以資產(chǎn)為紐帶，以母子公司為主體，多法人的經(jīng)濟聯(lián)合體，具有多層次的組織結(jié)構(gòu)，在其內(nèi)部可實行以法人為單位的多級集中統(tǒng)一管理方式。即總公司一級集中統(tǒng)一管理母公司及控股、參股企業(yè)有關(guān)資產(chǎn)運作的檔案，各子公司的檔案由法人單位獨自管理。各法人單位在職權(quán)范圍內(nèi)對自有檔案實行集中統(tǒng)一管理，這有利于維護企業(yè)的權(quán)益。至于一般中小型企業(yè)，均應(yīng)以法人為單位實行集中統(tǒng)一管理。

微觀企業(yè)檔案工作管理模式要與企業(yè)形態(tài)相適應(yīng)、與企業(yè)需求相適應(yīng)。一是檔案管理機構(gòu)的設(shè)置應(yīng)與企業(yè)規(guī)模形態(tài)相適應(yīng)。大型企業(yè)集團，由于規(guī)模大、組織機構(gòu)復(fù)雜，可實行以法人為基礎(chǔ)的多級管理。規(guī)模一般、結(jié)構(gòu)簡單的中小型企業(yè)可實行單級管理。二是檔案管理形態(tài)應(yīng)與企業(yè)技術(shù)形態(tài)相適應(yīng)。當(dāng)前企業(yè)檔案管理形態(tài)有實體管理、信息管理、知識化管理等形態(tài)，企業(yè)技術(shù)水平不同相應(yīng)檔案管理形態(tài)也不相同。三是檔案管理的重點應(yīng)與企業(yè)經(jīng)營管理形態(tài)相適應(yīng)。企業(yè)檔案中除文書、科技、人事等檔案外，以資本運作為主的企業(yè)應(yīng)加強與資本經(jīng)營相關(guān)檔案的收集，以生產(chǎn)經(jīng)營為主的企業(yè)應(yīng)加強經(jīng)營、知識產(chǎn)權(quán)等檔案的收集。

為使企業(yè)檔案管理模式與企業(yè)需求相適應(yīng)，企業(yè)的檔案管理工作要轉(zhuǎn)變觀念、與時俱進，檔案管理范圍應(yīng)與企業(yè)長遠需求相適應(yīng)。在市場經(jīng)濟體制下，企業(yè)尤其是中小企業(yè)從經(jīng)濟效益角度考慮，檔案人員大部分為兼職，流動性大，加之企業(yè)需要大量有關(guān)市場、產(chǎn)品、銷售等資料信息。使企業(yè)檔案工作陷入了兩難的境地，因此要實行集中統(tǒng)一管理的做法。

檔案管理觀念應(yīng)與企業(yè)競爭需要相適應(yīng)。企業(yè)檔案工作要為提高企業(yè)核心競爭力服務(wù)，應(yīng)樹立“大檔案”觀，一方面要加強對產(chǎn)品成本、質(zhì)量認證、環(huán)保認證、知識產(chǎn)權(quán)等檔案的收集，減少一般檔案的數(shù)量，另一方面要加強技術(shù)標準、市場等資料的收集，企業(yè)檔案工作要貼近實際，面向企業(yè)競爭的需要。

檔案管理手段要與企業(yè)信息化進程相適應(yīng)。目前，企業(yè)檔案管理中手工管理、計算機輔助管理、網(wǎng)絡(luò)管理同時并存，要加快信息化管理的步伐，帶動工業(yè)化，但不能盲目。

做好檔案管理工作，其根本就是做好檔案的報務(wù)工作，這是檔案管理工作的出發(fā)點和落腳點。通過對檔案的查找和利用，可以清楚地看到企業(yè)歷史發(fā)展的足跡，看到各個時期取得的榮譽和成績，同時也可以發(fā)現(xiàn)不足，總結(jié)經(jīng)驗，更好地工作，公司上市后，對檔案管理工作又多了一些新的體會，特別是最近開展的再融資工作，更覺出了檔案工作的重要性。從資料中不難看出，這其中凝聚了大家辛勤的汗水，它是歷任檔案管理人員勞動智慧和經(jīng)驗的結(jié)晶，它就像一張醫(yī)院里拍攝的x光片一樣，通過它把人的整個臟腑看得清清楚楚，它利在千秋、功在千秋。

資料的健全，真實的再現(xiàn)企業(yè)發(fā)展過程，是對歷史經(jīng)驗的總結(jié)。從現(xiàn)實出發(fā)，從企業(yè)的長遠利益出發(fā)，都要求各級管理人員，需站在一定的高度統(tǒng)一認識，我們的企業(yè)要把檔案管理工作的成果視為無形資產(chǎn)，這對企業(yè)生存與發(fā)展將具有深遠的意義。

從黨政機關(guān)到企事業(yè)單位，單純從檔案管理工作的角度來看，短期內(nèi)，看不出檔案管理工作有多大的重要性，但是，隨著時間的推移，大到國家小到一個單位或是一個家庭，只要時間一長，如果沒有記錄的資料，那么，再重要的事情也不一定記得住，俗話說：好記性不如爛筆頭，講的就是這個道理。

檔案信息是檔案的有機組成部分，隨著信息傳播的加快，信息安全工作日益提上日程。主要體現(xiàn)在兩個方面：

一是電子信息。電子檔案是檔案工作信息化發(fā)展的必然趨勢，與紙質(zhì)檔案相比，它具有易修改性、易刪除性、易復(fù)制性、易損壞性、電子檔案對保管和使用條件要求較高，確保電子檔案實體安全主要是避免人為破壞及條件損失。電子信息安全主要是確保電子檔案的長期有效性和完整性。由于電子檔案的讀取與相關(guān)元數(shù)據(jù)。背景信息等緊密相連，在保證電子檔案實體的各項防護措施符合相關(guān)保管要求的前提下，還要將電子檔案的元數(shù)據(jù)、背景信息等相關(guān)要件一起保存，曾經(jīng)有一些單位由于沒有及時實現(xiàn)數(shù)據(jù)安全、有效、完整地遷移，也沒有保存產(chǎn)生這些電子檔案的元數(shù)據(jù)、背景信息的文件材料，導(dǎo)致當(dāng)時形成的電子檔案到如今打不開，讀不了，這個教訓(xùn)是深刻的。同時，網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)環(huán)境下的電子信息安全還建立在計算機網(wǎng)絡(luò)安全基礎(chǔ)上的，因此要做好對系統(tǒng)外部非法用戶和不安全數(shù)據(jù)侵犯的防護。

二是開放檔案的信息安全。《政府信息公開條例》明確了依法公開政府信息是各級行政機關(guān)的一項重要職責(zé)和基本義務(wù)。隨著《政府信息公開條例》的廣泛實施，保存在機關(guān)檔案室和檔案館的檔案信息正在由內(nèi)向型管理向開放型管理轉(zhuǎn)變，檔案開放的利用將呈現(xiàn)出更加多元化的發(fā)展趨勢，也對檔案利用的安全提出了更高的要求，如何準確把握檔案信息應(yīng)向社會開放，哪里暫不宜開放是當(dāng)務(wù)之急。

從事檔案工作多年來，最深刻的體會是開發(fā)利用檔案是工作的生命所在。開發(fā)利用檔案信息是檔案工作的根本上的，也是檔案工作中最具活力的一項重要工作。特別是社會主義市場經(jīng)濟的今天，開發(fā)利用檔案更顯得十分必要。

圍繞經(jīng)濟建設(shè)，努力擴好檔案信息的開發(fā)利用，做到以下幾點：

1.把主要精力轉(zhuǎn)到開發(fā)利用上，搞好檔案信息的開發(fā)利用，首要的是要解決觀念問題，從實際需要出發(fā)，而不是從本本出發(fā)，管理模式工、管理方法要為利用和解決發(fā)展服務(wù)。

2.適應(yīng)解決發(fā)展需求，積極主動地提供服務(wù)。搞好信息開發(fā)利用工作，使之充滿生機活力。檔案材料一般都是“過去式”，表面上看帶有“滯后性”，但歷史的經(jīng)驗值得借鑒，只要及時提供并科學(xué)加工，就會起到超前服務(wù)的作用。

3.加強市場、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，形成全方位服務(wù)體系。檔案作為一種信息資源，也必須要走向市場，實現(xiàn)信息共享。

4.實行現(xiàn)代化管理與開發(fā)，不斷提高服務(wù)水平。目前，地方檔案部門和有條件的職能部門應(yīng)積極著手現(xiàn)代化的設(shè)備，應(yīng)用多媒體技術(shù)，光盤、微縮、計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，改善檔案信息開發(fā)利用條件，更好地發(fā)展信息時代的檔案事業(yè)，為經(jīng)濟建設(shè)服務(wù)。

5.培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案專業(yè)隊伍，增強全社會檔案意識。搞好檔案信息的開發(fā)利用，一靠檔案專業(yè)隊伍素質(zhì)的提高，二靠全社會檔案意識的增強。在思想素質(zhì)方面要解放思想轉(zhuǎn)變觀念，摒棄過去那種“重保管，輕利用”、“重整理，輕交流”的狹隘觀念，樹立全新的市場經(jīng)濟意識。

總之，隨著企業(yè)形態(tài)和類型的多樣化，企業(yè)檔案管理形式將會呈現(xiàn)多元化、個性化的趨勢。為此，對企業(yè)檔案工作的管理觀念、方式要作相應(yīng)的調(diào)整，在堅持原則的前提下，要對集中統(tǒng)一管理的形式與范圍作相應(yīng)的變革。

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