提高醫(yī)院檔案管理水平之舉措

趙　彥

226006　江蘇省 南通市第三人民醫(yī)院

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提高醫(yī)院檔案管理水平之舉措

趙彥

226006江蘇省 南通市第三人民醫(yī)院

醫(yī)院檔案是醫(yī)院各項(xiàng)日常工作中形成的第一手資料，經(jīng)過(guò)檔案工作人員去粗取精、分析歸納、分類編目、認(rèn)真整理形成的，是開(kāi)展各項(xiàng)工作的見(jiàn)證，是反映醫(yī)院歷史的真實(shí)資料。檔案管理是醫(yī)院管理工作的重要組成部分，是醫(yī)院的重要基礎(chǔ)性工作，是醫(yī)院行政管理不可缺少的工作。充分有效地開(kāi)展檔案工作，無(wú)論在總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)，探索，掌握工作規(guī)律方面，還是在科研和管理人員合法權(quán)益方面，都具有不可估量的作用。尤其在醫(yī)院日益發(fā)展的今天，檔案在擴(kuò)大醫(yī)療影響力和知名度，促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展，推進(jìn)建設(shè)等方面具有不容忽視的作用。

1 現(xiàn)行檔案管理存在的問(wèn)題

1.1 檔案意識(shí)薄弱，檔案利用率較低 不少醫(yī)院工作中，很多工作人員，甚至領(lǐng)導(dǎo)，缺乏檔案意識(shí)，仍然存在強(qiáng)烈的“重經(jīng)營(yíng)，輕檔案”的思想，對(duì)檔案管理在醫(yī)院管理中的重要性和必要性缺乏正確深刻的認(rèn)識(shí)"從而忽略了檔案的科學(xué)管理，導(dǎo)致了醫(yī)院發(fā)展的連續(xù)性和歷史資料的完整性的缺失，檔案信息資源開(kāi)發(fā)不足，造成檔案利用率不高。

1.2 檔案管理制度不健全 在多數(shù)醫(yī)院檔案管理制度不健全，導(dǎo)致檔案收集效率偏低，管理分散，缺乏信息資源整體統(tǒng)一性。大部分醫(yī)院的檔案管理工作中沒(méi)有統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)和模式，對(duì)納入檔案的內(nèi)容沒(méi)有明確的要求和規(guī)定，更沒(méi)有制定統(tǒng)一的立卷歸檔制度。由于檔案管理制度不完善，很多有價(jià)值的資料#數(shù)據(jù)都丟失了，阻礙了醫(yī)學(xué)研究的發(fā)展"信息管理和檔案管理嚴(yán)重脫節(jié)，失去了檔案工作的完整性，從而使現(xiàn)代醫(yī)院的發(fā)展跟不上新時(shí)期發(fā)展的需要。

1.3 檔案管理人員素質(zhì)及水平都不高 在現(xiàn)行醫(yī)院管理中，目前多數(shù)從事醫(yī)院檔案管理的工作人員在專業(yè)素質(zhì)、理論水平、文化程度等方面仍需學(xué)習(xí)改進(jìn)，存在知識(shí)面窄、學(xué)歷低等問(wèn)題，未經(jīng)專業(yè)化培訓(xùn)，而且醫(yī)院只重視醫(yī)療技術(shù)人員素質(zhì)的提高和繼續(xù)教育，沒(méi)有培訓(xùn)檔案管理人員素質(zhì)和水平的意識(shí)，更未將其納入培訓(xùn)計(jì)劃和要求，導(dǎo)致許多檔案管理人員的綜合素質(zhì)和管理水平跟不上時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)。

1.4 檔案管理設(shè)備落后，跟不上時(shí)代的要求 隨著現(xiàn)代科技與經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，很多醫(yī)院的檔案設(shè)施設(shè)備都已經(jīng)落后，甚至老化，而醫(yī)院在檔案管理工作中硬件投入不足，使檔案現(xiàn)代化管理水平不高"許多醫(yī)院的檔案管理工作仍然存在許多困難，如房屋不足，設(shè)備陳舊，資金短缺"甚至于在這個(gè)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)普及的時(shí)代，仍然停留于手工收集、檢索水平上。信息量少，工作效率低下，嚴(yán)重阻礙了醫(yī)院檔案的科學(xué)化管理。

2 醫(yī)院檔案管理工作的改進(jìn)措施

2.1 要轉(zhuǎn)變思想觀念 由于長(zhǎng)期受檔案保密的影響，大家對(duì)檔案資料的開(kāi)發(fā)利用不同程度存在顧慮，重存、重保、輕用，從而制約了醫(yī)院檔案服務(wù)功能有效發(fā)揮，醫(yī)院有關(guān)方面和檔案工作人員在這方面一定要解放思想，更新觀念，與時(shí)俱進(jìn)，充分認(rèn)識(shí)新形勢(shì)對(duì)檔案工作的新要求，積極探索檔案開(kāi)發(fā)利用的新思路、新方法，主動(dòng)樹(shù)立服務(wù)意識(shí)，主動(dòng)開(kāi)發(fā)服務(wù)功能，努力為醫(yī)院科學(xué)決策服務(wù)。

2.2 建立健全的醫(yī)院檔案管理制度，提高標(biāo)準(zhǔn)化水平(1)建立醫(yī)院檔案管理實(shí)施條例與細(xì)則，明確醫(yī)院檔案的收集、整理、保管、鑒定、利用等各管理環(huán)節(jié)的具體工作流程，匯編成冊(cè)在醫(yī)院上下進(jìn)行全面推廣執(zhí)行，保證檔案管理各項(xiàng)工作都有章可循。(2)制定醫(yī)院檔案管理考核制度，明確檔案管理人員的工作職責(zé)以及績(jī)效考核內(nèi)容，提高檔案管理人員的工作積極性和主動(dòng)性，提高檔案管理的效率。(3)研究檔案管理信息化工作，探索信息化管理工作標(biāo)準(zhǔn)與制度，提高醫(yī)院檔案管理信息化水平。通過(guò)以上的方式最終實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的醫(yī)院檔案管理，提高檔案整體工作效率和質(zhì)量。

2.3 要提高檔案管理人員的現(xiàn)代化管理素質(zhì) 檔案管理工作水平的高低、質(zhì)量的優(yōu)劣，取決于檔案工作人員的素質(zhì)。在加強(qiáng)政治思想教育和職業(yè)道德教育的同時(shí)，還必須要求檔案員，真正樹(shù)立“業(yè)務(wù)精通，愛(ài)檔如珍，維護(hù)歷史，兢兢業(yè)業(yè)，服務(wù)現(xiàn)實(shí)”的理念。加強(qiáng)檔案人員自身業(yè)務(wù)建設(shè)，建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，著力熱愛(ài)檔案事業(yè)的人擔(dān)任專職檔案管理員，運(yùn)用現(xiàn)代化管理知識(shí)和先進(jìn)技術(shù)設(shè)備，提高管理水平，使醫(yī)院的檔案工作跟上辦公自動(dòng)化步伐，為科研和其他工作服務(wù)。

2.4 加強(qiáng)軟硬件的投入，推動(dòng)醫(yī)院檔案管理的信息化水平 目前的檔案管理工作存在人為地對(duì)檔案資料類型以及檔案管理各環(huán)節(jié)的偏重的工作思路，不符合醫(yī)院對(duì)檔案管理工作的要求。利用現(xiàn)代化信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的自動(dòng)化、數(shù)字化管理，從而保證檔案資料的齊全性以及管理各環(huán)節(jié)的規(guī)范化。(1)配置齊全的網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理軟件，明確各信息資料的電子話歸檔范圍，將檔案資料錄入檔案管理系統(tǒng)，逐步實(shí)現(xiàn)檔案的信息化管理。(2)建立電子檔案系統(tǒng)的監(jiān)管機(jī)制，保障電子檔案系統(tǒng)的安全性和保密

性，尤其針對(duì)內(nèi)部保密的檔案要通過(guò)加密、身份認(rèn)證等多重保護(hù)以及自動(dòng)報(bào)警功能，防止檔案外泄。(3)加強(qiáng)對(duì)檔案人員的電子檔案管理系統(tǒng)的培訓(xùn)，利用信息化管理節(jié)省實(shí)體資料管理的空間，減少工作環(huán)節(jié)，提供管理效率。

總之，醫(yī)院檔案管理是一個(gè)很深刻、值得人們?nèi)ド钏嫉墓ぷ鳌Ｔ诂F(xiàn)代的科學(xué)發(fā)展下，科學(xué)化檔案管理已經(jīng)成為了醫(yī)院檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)。科學(xué)化檔案管理是解決當(dāng)下日益繁重的檔案管理任務(wù)與有限人力、物力和資源矛盾的最佳方法。醫(yī)院檔案管理人員要認(rèn)真研究科學(xué)化檔案管理的有效措施，結(jié)合創(chuàng)新理念，運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)和設(shè)備，為現(xiàn)代醫(yī)學(xué)提供豐富有效的數(shù)據(jù)，適應(yīng)現(xiàn)代化醫(yī)院的需求，這樣才能真正推動(dòng)醫(yī)院的發(fā)展。

[1]楊菲林,李峰.醫(yī)院基建檔案的科學(xué)管理[J].中國(guó)醫(yī)院建筑與裝備,2011,12(5):64-65.

[2]王冰.大型醫(yī)院基建項(xiàng)目檔案管理中的問(wèn)題和對(duì)策[J].中國(guó)醫(yī)院建筑與裝備,2012,7(7):88.

10.3969/j.issn.2095-9559.2016.04.128

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2015-12-17