探討電子公文的規(guī)范化使用與管理

王莉

摘 要：隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，辦公中產(chǎn)生的公文也逐漸實現(xiàn)了電子化管理模式，但就當(dāng)期電子公文使用與管理現(xiàn)狀來看，其在實施管理工作的過程中仍然存在著某些不可忽視的問題，因而在此背景下，要求當(dāng)代公文管理部門應(yīng)依據(jù)當(dāng)前工作開展中存在的問題來不斷完善公文管理手段，繼而形成規(guī)范化的公文管理方法。本文從當(dāng)前電子公文使用與管理中存在的問題分析入手，并詳細(xì)闡述了完善電子公文使用與管理規(guī)范性的措施。

關(guān)鍵詞：電子公文；規(guī)范化；管理

公文管理水平間接的影響著單位的發(fā)展，因而在此背景下，要求各單位在發(fā)展的過程中應(yīng)提高對其的重視程度，且應(yīng)通過加密信息傳遞過程的方式來提高電子公文管理水平，且規(guī)范相關(guān)工作人員對其的使用行為，達(dá)到最佳的管理狀態(tài)，并由此提高電子公文安全性。以下就是對電子公文的規(guī)范化使用與管理的詳細(xì)闡述，望其能為當(dāng)前單位的穩(wěn)定發(fā)展提供有利的文字參考。

一、當(dāng)前電子公文使用與管理中存在的問題

（一）缺乏安全保存環(huán)境

就當(dāng)前電子公文管理現(xiàn)狀來看，其在實施管理工作的過程中仍然存在著缺乏安全保存環(huán)境的問題。與傳統(tǒng)公文管理形式相比，電子公文的獨特性表現(xiàn)在其以虛擬載體的形式存在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，因而其存儲過程中所產(chǎn)生的安全性問題即引起了人們的關(guān)注。但由于網(wǎng)絡(luò)具備開放性等特點，因而在一定程度上影響到了電子公文管理的安全性。而安全問題發(fā)生的主要原因歸咎于電子公文管理人員在實際工作開展過程中存在著使用行為不規(guī)范的問題，繼而導(dǎo)致電子公文在不安全網(wǎng)絡(luò)傳輸環(huán)境中出現(xiàn)公文信息泄露等現(xiàn)象。

（二）使用人員缺乏安全意識

在當(dāng)前電子公文使用與管理中仍然存在著使用人員安全意識薄弱的問題，而導(dǎo)致其問題發(fā)生的原因主要歸咎于其使用行為的不規(guī)范及公文管理部門對其使用安全性宣傳力度不足。為此，公文管理部門在實施電子公文管理工作的過程中應(yīng)定期安排電子公文使用人員參加專業(yè)化的培訓(xùn)，繼而促使其在培訓(xùn)過程中能提高自身電子公文安全使用意識，且在實際使用過程中規(guī)范自身操作行為，避免信息泄露現(xiàn)象的發(fā)生影響到電子公文的真實性及完整性。

二、完善電子公文使用與管理規(guī)范性的對策

（一）防止傳遞過程中的改寫

在電子公文管理中為了提高整體管理水平，要求單位在實施電子公文管理工作的過程中應(yīng)采取相應(yīng)措施防止傳遞過程中的改寫，對于此，首先要求管理人員在實際工作開展過程中應(yīng)將電子公文設(shè)置為“只讀”狀態(tài)，以此來避免相關(guān)工作人員在應(yīng)用電子公文信息過程中不規(guī)范操作行為的發(fā)生影響到電子公文信息可信度。其次，在電子公文傳遞過程中應(yīng)賦予用戶讀取信息權(quán)利，同時應(yīng)禁止其對電子公文進(jìn)行修改及復(fù)制等，繼而避免電子公文信息遭到泄露。再次，為了確保電子公文信息的真實性及原始性，要求管理人員應(yīng)對用戶的信息進(jìn)行核查，以此來避免電子公文管理網(wǎng)站遭到不法分子的攻擊影響到整體管理水平。

（二）加密信息傳遞過程

在電子公文使用與管理過程中加密信息傳遞過程中也是非常有必要的，其可保障信息的完整性。電子公文應(yīng)用已經(jīng)涵蓋政府部門、企事業(yè)單位之間辦公、信息交流和面對公眾的信息服務(wù)三大方面。因而在此背景下保障電子公文信息傳輸?shù)脑夹允侵陵P(guān)重要的，為此，要求電子公文管理人員在實施管理工作的過程中應(yīng)采用適宜的加密方法來對信息進(jìn)行加密，由此避免在信息傳遞過程中出現(xiàn)信息泄露等相關(guān)問題。此外，在對信息傳遞進(jìn)行加密的過程中要求管理人員在實際工作開展過程中應(yīng)將數(shù)據(jù)、文件、口令及控制信息納入到加密范圍內(nèi)，以此來保障公文信息加密性，且提高電子公文管理安全水平。另外，在電子公文信息加密過程中應(yīng)強化對常規(guī)密碼算法及公鑰密碼算法的應(yīng)用，最終達(dá)到信息安全傳遞的目標(biāo)[2]。

（三）完善電子公章保護(hù)措施

在電子公文使用與管理過程中對電子公章保護(hù)措施的實施提出了更高的要求，為此，要求用戶在對電子公文進(jìn)行使用前應(yīng)利用電子簽名技術(shù)來驗證自身身份，繼而再展開電子公文信息查閱行為，由此避免不法分子對電子公文內(nèi)容進(jìn)行篡改。其次，在電子公章使用過程中要求相關(guān)工作人員應(yīng)為電子公章加蓋專用密碼，繼而避免其遭到不法分子的違法使用影響到電子公文內(nèi)容的保密性。此外，在電子公章使用過程中做好相應(yīng)的日記記錄也是非常重要的，其可全面了解到電子公章使用情況，且在出現(xiàn)電子公章使用錯誤行為時，及時對其展開糾正[3]。

三、公文管理部門如何實現(xiàn)有效管理

為了達(dá)到公文管理部門有效管理目標(biāo)，要求其在開展管理工作的過程中應(yīng)依據(jù)自身電子公文管理現(xiàn)狀構(gòu)建相應(yīng)的管理機制及管理細(xì)則，繼而促使管理人員在良好的制度環(huán)境能規(guī)范自身操作行為，達(dá)到有效管理狀態(tài)。其次，公文管理部門在實施管理工作的過程中應(yīng)構(gòu)建相應(yīng)的監(jiān)督機構(gòu)，繼而對公文管理人員實施實時監(jiān)督，最終達(dá)到良好的管理狀態(tài)。此外，公文管理部門在實際工作開展過程中應(yīng)充分發(fā)揮現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)功能，構(gòu)建相應(yīng)的信息反饋平臺，就此推動公文管理部門朝著更為科學(xué)化的管理方向

發(fā)展。

四、結(jié)論

綜上可知，當(dāng)前電子公文使用及管理的過程中仍然存在著某些不可忽視的問題，但是由于其管理水平?jīng)Q定著電子公文傳輸系統(tǒng)信息傳遞的安全性，因而要求管理人員在實施管理工作的過程中應(yīng)通過完善電子公章保護(hù)措施、加密信息傳遞過程及防止傳遞過程中的改寫等途徑來提高電子公文傳輸?shù)陌踩浴４送?，由于電子公文管理對管理人員管理管理水平提出了更高的要求，因而相關(guān)工作人員應(yīng)必須提高自身安全管理意識。

參考文獻(xiàn)：

[1]陳暉.基于工作流的高校電子公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)設(shè)計與實現(xiàn)[J].電腦知識與技術(shù)，2014，34（15）：3528-3530.

[2]陳曉暉.電子文件中心：路在何方——電子文件文檔一體化管理機構(gòu)構(gòu)想[J].檔案學(xué)研究，2011，15（05）：57-65.

[3]陳曉暉.電子公文：能走多遠(yuǎn)——我國電子公文檔案管理五大問題剖析[J].檔案與建設(shè)，2012，14（08）：10-13.