數(shù)字化校園應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)新思路探究

朱蘭　張曉焱

摘要：數(shù)字化校園在很多高職院校中已經(jīng)建設(shè)完成，但真正切合學(xué)校實(shí)際能用起來(lái)的不多，多數(shù)都采用單業(yè)務(wù)系統(tǒng)運(yùn)作，然后進(jìn)行數(shù)據(jù)交換。文章以南京交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院的數(shù)字化校園建設(shè)為例，通過(guò)各種流程讓教職工和學(xué)生可以真正地使用系統(tǒng)。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化校園；應(yīng)用系統(tǒng)；流程

數(shù)字化校園是以數(shù)字化信息和網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)，在計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)上建立起來(lái)的對(duì)教學(xué)、科研、管理、技術(shù)服務(wù)、生活服務(wù)等校園信息的收集、處理、整合、存儲(chǔ)、傳輸和應(yīng)用，使數(shù)字資源得到充分優(yōu)化利用的一種虛擬教育環(huán)境。數(shù)字化校園建設(shè)一直是個(gè)熱門話題，最近很多高職院校覺(jué)得數(shù)字化校園提法有點(diǎn)過(guò)時(shí)，將目標(biāo)定位在智慧校園上，但是筆者經(jīng)過(guò)大量的調(diào)研發(fā)現(xiàn)，高職院校數(shù)字化校園建設(shè)真正切合學(xué)校實(shí)際建設(shè)的不多，采用單業(yè)務(wù)系統(tǒng)運(yùn)作的不少，業(yè)務(wù)流程變成了切合產(chǎn)品本身，信息數(shù)據(jù)部署分散，資源利用率低下，“信息孤島”突出，通過(guò)數(shù)據(jù)交換進(jìn)行“數(shù)據(jù)共享”，問(wèn)題不少。南京交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院的數(shù)字化校園建設(shè)就是通過(guò)各種流程讓教職工和學(xué)生真正將系統(tǒng)用起來(lái)。

1 學(xué)校數(shù)字化校園建設(shè)任務(wù)

南京交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院數(shù)字化校園建設(shè)從2013年9月開(kāi)始建設(shè)，其主要任務(wù)是淡化單個(gè)的業(yè)務(wù)系統(tǒng)，從3個(gè)維度分解業(yè)務(wù)流程：管理者、教職工、學(xué)生。整個(gè)學(xué)校數(shù)字化校園建設(shè)任務(wù)是：（1）建立一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系：建立一個(gè)符合國(guó)際、國(guó)家、教育部和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的，符合學(xué)校實(shí)際、能夠規(guī)范學(xué)校各類應(yīng)用長(zhǎng)期建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系。為各個(gè)系統(tǒng)定義統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，包括信息標(biāo)準(zhǔn)、編碼標(biāo)準(zhǔn)、管理規(guī)范、實(shí)施規(guī)范、維護(hù)規(guī)范等，提供日常運(yùn)維服務(wù)，是保障數(shù)字化校園系統(tǒng)規(guī)范、可靠運(yùn)行的支撐體系。（2）建立一個(gè)共享數(shù)據(jù)庫(kù)：建立一個(gè)涵蓋數(shù)字化校園應(yīng)用業(yè)務(wù)和與之關(guān)聯(lián)的其他業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)信息于一體的基礎(chǔ)共享數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)，對(duì)數(shù)字化校園中的各種結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，包括數(shù)據(jù)庫(kù)、數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)、數(shù)據(jù)集中的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一的管理。（3）建立一個(gè)平臺(tái)：建立統(tǒng)一身份認(rèn)證平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一身份認(rèn)證，提高數(shù)字化校園應(yīng)用系統(tǒng)的安全性。

2 建設(shè)三大中心

（1）一站式服務(wù)中心：建立一個(gè)涵蓋各種數(shù)字化校園應(yīng)用業(yè)務(wù)的集成系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)與教務(wù)、財(cái)務(wù)、固定資產(chǎn)等管理系統(tǒng)及未來(lái)應(yīng)用系統(tǒng)的無(wú)縫集成，構(gòu)建統(tǒng)一的管理信息系統(tǒng)和業(yè)務(wù)系統(tǒng)，整合全校各管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)與流程，為決策提供支持。

（2）教學(xué)資源中心：以教學(xué)資源為主線對(duì)學(xué)校的各種數(shù)字教學(xué)資源進(jìn)行整合，以網(wǎng)絡(luò)化教學(xué)和數(shù)字圖書館應(yīng)用系統(tǒng)為核心，整合教學(xué)資源、科研資源的制作、管理、發(fā)布及應(yīng)用。

（3）校園服務(wù)中心：以校園一卡通及網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)服務(wù)系統(tǒng)為核心，建設(shè)校園一卡通并實(shí)現(xiàn)與數(shù)字化校園核心平臺(tái)、圖書館的無(wú)縫對(duì)接，對(duì)全校的學(xué)生消費(fèi)、校內(nèi)服務(wù)整合和管理。

縱觀上述建設(shè)內(nèi)容，就會(huì)發(fā)現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)是以流程為中心。流程中心是以工作流引擎為核心，從學(xué)校全局角度匯總了涉及學(xué)校運(yùn)營(yíng)管理的有關(guān)流程，是學(xué)校實(shí)現(xiàn)協(xié)同管理的基礎(chǔ)。通過(guò)完整的工作流系統(tǒng)，把學(xué)校的日常管理運(yùn)營(yíng)、服務(wù)支持和管理監(jiān)督的制度要求“寫”入信息系統(tǒng)，使得信息系統(tǒng)能夠在正確的時(shí)間將正確的信息傳遞到正確的人，由流程驅(qū)動(dòng)崗位與崗位之間協(xié)作完成運(yùn)營(yíng)管理工作，實(shí)現(xiàn)流程管理。通過(guò)工作流系統(tǒng)，學(xué)校教職員工可以在線處理日常業(yè)務(wù)流程。通過(guò)工作流系統(tǒng)，教職員工可以集中處理各相關(guān)業(yè)務(wù)流程。

（1）流程導(dǎo)航中心是從學(xué)校全局角度匯總學(xué)校各運(yùn)營(yíng)管理流程的流程網(wǎng)站地圖。通過(guò)導(dǎo)航中心，教職員工可以方便、快捷地找到各相關(guān)工作流程（見(jiàn)圖1）。

（2）流程處理中心為教職員工提供了處理流程的功能模塊，主要包括與教職員工相關(guān)的待辦的任務(wù)、發(fā)起的任務(wù)或參與的任務(wù)等。

（3）提供功能完善的工作流的管理和監(jiān)控功能，同時(shí)更可對(duì)工作流的信息進(jìn)行重新配置，如工作流設(shè)計(jì)監(jiān)控，流程處理過(guò)程中對(duì)流程的流轉(zhuǎn)進(jìn)行干預(yù)（或者叫任務(wù)的改派），工作流的終止等。

（4）在流程活動(dòng)分析模塊，支持自動(dòng)生成流程分析表，如總耗時(shí)分析、最大耗時(shí)分析等各種分析表，以圖表的方式展現(xiàn)性能，以直觀的形式讓管理者可以發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)資源的利用情況，并通過(guò)圖表發(fā)現(xiàn)、排除問(wèn)題，為優(yōu)化學(xué)校流程執(zhí)行效率提供支持。

（5）根據(jù)流程表單和審批節(jié)點(diǎn)，設(shè)置流程的告警或提醒信息，系統(tǒng)進(jìn)行預(yù)警或催辦。預(yù)警及提醒方式包括：系統(tǒng)消息、短信提醒等。

（6）在工作流中設(shè)定異常指標(biāo)和異常管理機(jī)制，當(dāng)異常指標(biāo)達(dá)到閥值就可以啟動(dòng)相應(yīng)流程或知會(huì)相關(guān)人員，在日常管理中盡量做到防范異常情況的發(fā)生，提高發(fā)現(xiàn)異常情況及進(jìn)行應(yīng)急處理的能力。

由于學(xué)校的黨政部門、行政機(jī)構(gòu)、后勤服務(wù)集團(tuán)、財(cái)務(wù)部門等與學(xué)校各學(xué)院之間均有聯(lián)系，因此信息平臺(tái)可以建立各學(xué)院內(nèi)部與各部門之間的溝通平臺(tái)，方便重要問(wèn)題的討論、上級(jí)對(duì)下級(jí)的工作匯報(bào)，從而提高高校數(shù)字化建設(shè)的管理效率。

一般一個(gè)學(xué)校的流程業(yè)務(wù)可以分為辦公、后勤、人事、學(xué)工、財(cái)務(wù)等幾大類，每一個(gè)大類和具體的業(yè)務(wù)流程根據(jù)其分管的職責(zé)范圍確定。辦公大類里面的業(yè)務(wù)流程又分為發(fā)文申請(qǐng)、部門通知發(fā)布、請(qǐng)示申請(qǐng)、會(huì)議室申請(qǐng)、派車申請(qǐng)等；后勤類則分為報(bào)修、報(bào)修投訴、采購(gòu)申請(qǐng)、資產(chǎn)調(diào)撥、資產(chǎn)報(bào)廢申請(qǐng)；教學(xué)類分為調(diào)課、成績(jī)錄入、成績(jī)查詢、成績(jī)統(tǒng)計(jì)、圖書查詢等；人事類分為論文登記、科研申請(qǐng)、培訓(xùn)登記、職稱評(píng)審等；財(cái)務(wù)類分為工資查詢、項(xiàng)目預(yù)算等。另外，在流程中需要處理的事情通過(guò)待辦事宜來(lái)處理。如一個(gè)部門的固定資產(chǎn)管理員想要進(jìn)行資產(chǎn)調(diào)撥，其流程從二級(jí)資產(chǎn)管理員開(kāi)始，依次經(jīng)過(guò)調(diào)出部門負(fù)責(zé)人審批、調(diào)入部門負(fù)責(zé)人審批、調(diào)入部門資產(chǎn)管理員確認(rèn)、后勤處審核并備案，其流程監(jiān)控如圖2所示。

一般建設(shè)思路是按照各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)，比如建設(shè)學(xué)工系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)等。但是在南京交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院的建設(shè)思路中，則淡化系統(tǒng)的概念，強(qiáng)化流程的思想。系統(tǒng)是為職能部門、管理者服務(wù)的，這只是學(xué)校群體中的很少一部分人，大多數(shù)教職員工和學(xué)生面對(duì)的是各個(gè)流程，比如教師所涉及的流程大致分為：工資查詢、報(bào)銷（含出差、課題、項(xiàng)目等）、科研申報(bào)、科研結(jié)題、項(xiàng)目申報(bào)、項(xiàng)目中期檢查、項(xiàng)目結(jié)題、資產(chǎn)采購(gòu)、資產(chǎn)報(bào)廢、報(bào)修、請(qǐng)假、申請(qǐng)選修課、成績(jī)錄入等。學(xué)生所涉及的流程可分為：請(qǐng)假、宿舍申請(qǐng)、選修課程、成績(jī)查詢、申請(qǐng)退學(xué)、醫(yī)保報(bào)銷、報(bào)修、補(bǔ)水補(bǔ)電、助學(xué)金申請(qǐng)、貸款申請(qǐng)、補(bǔ)助申請(qǐng)、離校申請(qǐng)等。這些流程其實(shí)屬于各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)，但通過(guò)抽取出各個(gè)業(yè)務(wù)，教職員工只需要針對(duì)具體的業(yè)務(wù)進(jìn)行辦理。目前整個(gè)學(xué)工系統(tǒng)所涉及的流程已經(jīng)達(dá)到40多個(gè)，學(xué)生可以通過(guò)其門戶辦理相關(guān)業(yè)務(wù)（見(jiàn)圖3）。

3 結(jié)語(yǔ)

學(xué)校建設(shè)的統(tǒng)一流程中心以工作流引擎為核心，從學(xué)校全局角度匯總了涉及學(xué)校運(yùn)營(yíng)管理的有關(guān)流程，通過(guò)完整的工作流系統(tǒng)，把學(xué)校的日常管理運(yùn)營(yíng)、服務(wù)支持和管理監(jiān)督的制度要求“寫”入業(yè)務(wù)平臺(tái)，使得IT系統(tǒng)能夠在正確的時(shí)間將正確的信息傳遞到正確的人，由流程驅(qū)動(dòng)崗位與崗位之間協(xié)作完成運(yùn)營(yíng)管理工作，實(shí)現(xiàn)流程管理。通過(guò)工作流系統(tǒng)，學(xué)校各級(jí)員工可以在線處理日常業(yè)務(wù)流程。該平臺(tái)支持自動(dòng)生成流程分析表，如總耗時(shí)分析、最大耗時(shí)分析等各種分析表，以圖表的方式展現(xiàn)性能，以直觀的形式讓管理者可以發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)資源的利用情況，并通過(guò)圖表發(fā)現(xiàn)、排除問(wèn)題，為優(yōu)化學(xué)校流程執(zhí)行效率提供支持。該流程中心平臺(tái)解決了學(xué)院信息流程不連續(xù)、多頭管理等問(wèn)題。