淺談Excel在外貿(mào)會(huì)計(jì)核算中的應(yīng)用

李楠

摘要：Excel具有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理和數(shù)據(jù)分析功能的軟件，在會(huì)計(jì)核算中發(fā)揮著簡(jiǎn)單高效的作用。外貿(mào)會(huì)計(jì)適用于外貿(mào)企業(yè)或有其他企業(yè)的進(jìn)出口業(yè)務(wù)，文章從外貿(mào)會(huì)計(jì)核算的采購(gòu)、銷(xiāo)售和結(jié)匯三大傳統(tǒng)環(huán)節(jié)入手，淺i：L-Excel在外貿(mào)會(huì)計(jì)輔助核算中的應(yīng)用。

關(guān)鍵詞：外貿(mào)會(huì)計(jì)；Excel

1 背景

1.1 外貿(mào)會(huì)計(jì)的特殊性

外貿(mào)會(huì)計(jì)并不是一個(gè)獨(dú)立的學(xué)科概念，而是通過(guò)外貿(mào)業(yè)務(wù)有別于國(guó)內(nèi)貿(mào)易在會(huì)計(jì)核算方面的特殊性加以界定的，具體是指經(jīng)營(yíng)外貿(mào)的企業(yè)以提高經(jīng)濟(jì)效益為目標(biāo)，采用2種貨幣（復(fù)幣）記賬法，對(duì)企業(yè)的國(guó)際貿(mào)易業(yè)務(wù)進(jìn)行核算、分析、預(yù)測(cè)和控制的工作。

在外貿(mào)環(huán)節(jié)中經(jīng)常遇到進(jìn)出口商品的流轉(zhuǎn)、外匯債權(quán)債務(wù)、結(jié)售匯以及出口退稅等問(wèn)題，并且有下列4個(gè)比較顯著的特點(diǎn)：（1）外貿(mào)會(huì)計(jì)中既有記賬本位幣的核算，又有外幣的核算；（2）匯兌損益是外貿(mào)業(yè)務(wù)產(chǎn)生的經(jīng)營(yíng)結(jié)果，依據(jù)會(huì)計(jì)的重要性原則，外貿(mào)會(huì)計(jì)將匯兌損益作為一級(jí)科目核算，而不是通常地按照其他企業(yè)會(huì)計(jì)將其作為財(cái)務(wù)費(fèi)用處理；（3）外貿(mào)會(huì)計(jì)要核算出口退稅，體現(xiàn)了國(guó)家的鼓勵(lì)出口的政策；（4）外貿(mào)會(huì)計(jì)經(jīng)營(yíng)結(jié)果中包括了人民幣與外幣的經(jīng)濟(jì)效益，例如出口創(chuàng)匯成本這一指標(biāo)。

1.2 Excel輔助會(huì)計(jì)核算的優(yōu)勢(shì)

Excel是在會(huì)計(jì)電算化中使用最為頻繁的一款軟件，其具有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)處理和數(shù)據(jù)分析功能，不僅提供了數(shù)據(jù)輸入、輸出、顯示和數(shù)據(jù)分析功能，并且不受定制財(cái)務(wù)軟件固定模塊和付費(fèi)使用的限制，凸顯了Excel在處理會(huì)計(jì)核算問(wèn)題上的方便和高效。外貿(mào)會(huì)計(jì)依據(jù)外貿(mào)業(yè)務(wù)的實(shí)際流程和會(huì)計(jì)準(zhǔn)則的規(guī)定，在采購(gòu)、銷(xiāo)售和結(jié)匯這傳統(tǒng)的三大環(huán)節(jié)上的核算工作均可由Excel輔助實(shí)現(xiàn)，省時(shí)、高效地記錄外貿(mào)企業(yè)經(jīng)營(yíng)結(jié)果。

1.2.1 外貿(mào)采購(gòu)

（1）會(huì)計(jì)確認(rèn)的時(shí)間和條件。外貿(mào)會(huì)計(jì)確認(rèn)出口商品采購(gòu)的時(shí)間應(yīng)以取得出口商品所有權(quán)或?qū)嶋H控制權(quán)為準(zhǔn)，即取得商品入庫(kù)單和增值稅專(zhuān)用發(fā)票等有關(guān)結(jié)算憑證。

（2）外貿(mào)采購(gòu)涉及的賬戶(hù)。第一類(lèi)，資產(chǎn)類(lèi)的賬戶(hù)：庫(kù)存出口商品。該賬戶(hù)核算內(nèi)容為企業(yè)全部自有的庫(kù)存出口商品，該類(lèi)商品最終的銷(xiāo)售目的地是國(guó)外；計(jì)量采用的是實(shí)際采購(gòu)成本；其中借方表示已驗(yàn)收入庫(kù)商品，貸方反映已經(jīng)銷(xiāo)售并結(jié)轉(zhuǎn)的商品成本。第二類(lèi)：負(fù)債類(lèi)賬戶(hù)：應(yīng)交稅金。該賬戶(hù)核算內(nèi)容為企業(yè)按稅法規(guī)定應(yīng)繳納的各種稅金。第三類(lèi)：損益類(lèi)賬戶(hù)：經(jīng)營(yíng)費(fèi)用。該賬戶(hù)核算內(nèi)容為企業(yè)購(gòu)進(jìn)商品所發(fā)生的運(yùn)雜費(fèi)、裝卸費(fèi)、包裝費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)、倉(cāng)儲(chǔ)保管費(fèi)、檢驗(yàn)費(fèi)、廣告費(fèi)、業(yè)務(wù)人員工資福利等。第四類(lèi)：往來(lái)賬戶(hù)：銀行存款、應(yīng)付賬款。該賬戶(hù)核算內(nèi)容為應(yīng)付或者未付給供貨企業(yè)的往來(lái)貨款。

1.2.2 銷(xiāo)售環(huán)節(jié)

外貿(mào)銷(xiāo)售的形式多種多樣，例如有自營(yíng)出口銷(xiāo)售、代理出口銷(xiāo)售、加工補(bǔ)償銷(xiāo)售以及代銷(xiāo)等，本文著重討論的是外貿(mào)業(yè)務(wù)中最為常用的自營(yíng)出口和代理出口2種銷(xiāo)售方式。

（1）自營(yíng)出口銷(xiāo)售的核算。

①會(huì)計(jì)確認(rèn)的時(shí)間和條件。自營(yíng)出口銷(xiāo)售收入確認(rèn)，涉及外貿(mào)業(yè)務(wù)中貨物所有權(quán)隨著出口單據(jù)轉(zhuǎn)移問(wèn)題，外貿(mào)會(huì)計(jì)中確認(rèn)收入的時(shí)間為企業(yè)取得正本提單并以全部單據(jù)向銀行成功議付之日。

②自營(yíng)出口的賬戶(hù)設(shè)置。

第一類(lèi)，資產(chǎn)類(lèi)賬戶(hù)：庫(kù)存出口商品賬戶(hù)。該賬戶(hù)核算內(nèi)容與外貿(mào)采購(gòu)中涉及的內(nèi)容一致。

第二類(lèi)，損益類(lèi)賬戶(hù)：自營(yíng)出口銷(xiāo)售收入、自營(yíng)出口銷(xiāo)售成本。其中，自營(yíng)出口銷(xiāo)售收入賬戶(hù)，貸方表示增加，核算內(nèi)容為支付的外幣運(yùn)費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)、傭金等以及退貨或?qū)ν饫碣r時(shí)沖減的收入，其中退貨或?qū)ν饫碣r時(shí)沖減的收入表示收入的減少，用紅字記賬；自營(yíng)出口銷(xiāo)售成本賬戶(hù)，借方表示增加，核算內(nèi)容為結(jié)轉(zhuǎn)的銷(xiāo)售成本和增值稅退稅差額以及用紅字沖減退貨成本。

第三類(lèi)：往來(lái)類(lèi)賬戶(hù)：應(yīng)收外匯賬款、預(yù)收外匯賬款賬戶(hù)。這2個(gè)賬戶(hù)核算外貿(mào)企業(yè)與出（進(jìn)）口合作伙伴之間的貿(mào)易往來(lái)，在日常核算中使用最為頻繁。從會(huì)計(jì)要素的角度出發(fā)，應(yīng)收外匯賬款屬于資產(chǎn)類(lèi)，借方表示應(yīng)收外匯的增加，即應(yīng)收的外匯貨款；貸方應(yīng)收外匯的減少，即已經(jīng)收回的外匯貨款，期末余額表示應(yīng)發(fā)生但尚未收回貨款；預(yù)收外匯賬款賬戶(hù)屬于負(fù)債類(lèi)，借方表示預(yù)收外匯賬款的減少，即實(shí)際出口實(shí)現(xiàn)時(shí)轉(zhuǎn)銷(xiāo)的預(yù)收貨款，貸方表示預(yù)收賬款的增加，即預(yù)收國(guó)外貿(mào)易伙伴的定金或貨款，期末余額表示已經(jīng)收取但尚未轉(zhuǎn)銷(xiāo)的預(yù)收貨款。

應(yīng)收外匯賬款、預(yù)收外匯賬款賬戶(hù)這2個(gè)往來(lái)賬戶(hù)的特點(diǎn)是核算真實(shí)貿(mào)易往來(lái)時(shí)，既有人民幣結(jié)算的金額，又有外幣結(jié)算的金額，因此要采取復(fù)幣記賬法。當(dāng)2個(gè)幣種的賬戶(hù)進(jìn)行折算時(shí)，應(yīng)選擇外幣入賬（議付，即按照協(xié)議支付，指外貿(mào)業(yè)務(wù)中提交規(guī)定單據(jù)，得到貨款支付的行為。]）當(dāng)天或本期1日的匯率中間價(jià)作為記賬匯率。

外貿(mào)會(huì)計(jì)中自營(yíng)出口確認(rèn)收入的入賬金額以FOB[FOB，出口港離岸價(jià)格，即Free on board.]價(jià)為基礎(chǔ)，如果按照FOB價(jià)格之外的價(jià)格條款（例如CFR，CIF）成交，其發(fā)生的國(guó)外運(yùn)費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)及傭金等費(fèi)用支出，均應(yīng)作沖減銷(xiāo)售收入處理。在實(shí)際操作過(guò)程中，一般在期末按海運(yùn)費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)以及傭金等匯總數(shù)進(jìn)行預(yù)提費(fèi)用，到實(shí)際發(fā)生支付時(shí)直接沖減自營(yíng)出口銷(xiāo)售收入。

依據(jù)外貿(mào)業(yè)務(wù)的實(shí)際，外貿(mào)公司一般先接受?chē)?guó)外訂單后才開(kāi)始生產(chǎn)或者國(guó)內(nèi)采購(gòu)，因此庫(kù)存出口商品采用個(gè)別計(jì)價(jià)法，在發(fā)出商品時(shí)，根據(jù)發(fā)出商品的實(shí)際數(shù)量、金額結(jié)轉(zhuǎn)庫(kù)存出口商品成本，同時(shí)將增值稅征收和出口退稅的收入之間的差額轉(zhuǎn)入自營(yíng)出口銷(xiāo)售成本。

（2）代理出口銷(xiāo)售的核算。

代理出口業(yè)務(wù)是指出口企業(yè)代理國(guó)內(nèi)委托方辦理對(duì)外洽談、簽約、發(fā)運(yùn)、交單及結(jié)匯的全過(guò)程，或辦理對(duì)外銷(xiāo)售商品及交單、結(jié)匯的出口業(yè)務(wù)。

受托企業(yè)經(jīng)辦代理出口業(yè)務(wù)，不墊付商品資金，不負(fù)擔(dān)基本費(fèi)用，不承擔(dān)出口銷(xiāo)售盈虧，僅收取手續(xù)費(fèi)。代理出口商品的出口退稅歸委托方，一般由受托企業(yè)負(fù)責(zé)去所在地的稅務(wù)局開(kāi)立代理出口退稅證明，由委托方持證明和出口報(bào)關(guān)單、出口收匯核銷(xiāo)單及代理出口協(xié)議副本等文件向當(dāng)?shù)囟悇?wù)部門(mén)辦理退稅。

①代理出口銷(xiāo)售核算的賬戶(hù)設(shè)置。根據(jù)代理出口業(yè)務(wù)中委托方和受托方之間的權(quán)利義務(wù)關(guān)系，設(shè)置應(yīng)收賬款或應(yīng)付賬款賬戶(hù)2個(gè)往來(lái)賬戶(hù)，核算內(nèi)容為委托方與受托方之間代理出口業(yè)務(wù)的款項(xiàng)。同時(shí)還設(shè)置有代理出口銷(xiāo)售收入、代理出口銷(xiāo)售成本、應(yīng)收外匯賬款等賬戶(hù)，核算內(nèi)容為受托方與外貿(mào)另一方的商品和服務(wù)往來(lái)。

②代理出口外貿(mào)會(huì)計(jì)的確認(rèn)時(shí)間。依據(jù)代理出口業(yè)務(wù)流程和會(huì)計(jì)制度的規(guī)定，在外貿(mào)操作實(shí)例中，收入的確認(rèn)時(shí)間一般在代理出口銷(xiāo)售結(jié)匯并與委托方辦理結(jié)算后確認(rèn)。

依據(jù)代理出口業(yè)務(wù)流程，出口退稅的收入歸屬于委托方而不是受托企業(yè)，實(shí)際操作中一般由受托企業(yè)負(fù)責(zé)去所在地稅務(wù)局開(kāi)立代理出口退稅證明，由委托方持證明和相關(guān)單據(jù)向當(dāng)?shù)赝硕愔鞴軝C(jī)關(guān)辦理，因此代理出口外貿(mào)企業(yè)一般不進(jìn)行出口退稅的核算。

1.2.3 結(jié)匯

結(jié)匯是外貿(mào)企業(yè)安全收回貨款的標(biāo)志，是外貿(mào)業(yè)務(wù)結(jié)束的標(biāo)志。在結(jié)匯時(shí)，出口企業(yè)可以按照銀行當(dāng)天的外匯牌價(jià)（買(mǎi)入價(jià)）結(jié)售外匯給指定銀行。在結(jié)匯實(shí)際操作中，需要運(yùn)用匯兌收益核算結(jié)匯時(shí)外匯價(jià)格和確認(rèn)收入時(shí)的收入差異，借方表示銀行外匯買(mǎi)入價(jià)低于確認(rèn)收入時(shí)的匯率外貿(mào)企業(yè)，外貿(mào)企業(yè)出現(xiàn)匯兌的損失；貸方表示銀行外匯買(mǎi)入價(jià)高于確認(rèn)收入時(shí)的匯率，外貿(mào)企業(yè)出現(xiàn)匯兌的收益，結(jié)匯收入記入銀行存款——美元戶(hù)時(shí)選擇的匯率可以采用固定匯率或時(shí)時(shí)的變動(dòng)匯率。采用固定匯率，應(yīng)以當(dāng)月1日市場(chǎng)匯率（原則為市場(chǎng)匯率的中間價(jià)）記賬。

2 Excel輔助核算的實(shí)現(xiàn)

2.1 用Excel設(shè)置外貿(mào)會(huì)計(jì)核算基本科目

由上述分析可知，外貿(mào)會(huì)計(jì)中常用的會(huì)計(jì)科目主要有資產(chǎn)類(lèi)的庫(kù)存出口商品、銀行存款、應(yīng)收賬款、應(yīng)收外匯賬款；負(fù)債類(lèi)的應(yīng)付賬款、應(yīng)交稅金和預(yù)收外匯賬款；所有者權(quán)益類(lèi)的實(shí)收資本、資本公積、盈余公積、本年利潤(rùn)和利潤(rùn)分配；成本損益類(lèi)的經(jīng)營(yíng)費(fèi)用、自營(yíng)出口銷(xiāo)售收入、自營(yíng)出口銷(xiāo)售成本、代理出口銷(xiāo)售收入、代理出口銷(xiāo)售成本和匯兌損益。上述科目可由Excel設(shè)置完成，方便核算使用。

2.2 用Excel設(shè)置上述會(huì)計(jì)科目的丁字賬（見(jiàn)表1）

利用Excel建立上述常用會(huì)計(jì)科目的丁字賬，編輯公式，建立勾稽關(guān)系，使得憑證中某一科目的借（貸）方發(fā)生額自動(dòng)逐筆添入丁字賬中，自動(dòng)匯總后編制科目余額表和試算平衡表以及最終的會(huì)計(jì)報(bào)表。