基于電子政務(wù)的高校人事檔案管理思考

劉妍

（西安音樂(lè)學(xué)院，陜西 西安 710061）

基于電子政務(wù)的高校人事檔案管理思考

劉妍

（西安音樂(lè)學(xué)院，陜西 西安 710061）

在電子政務(wù)環(huán)境下，高校人事工作信息化不僅推動(dòng)了高校人事檔案管理的現(xiàn)代化，而且改變了人事檔案手工管理的傳統(tǒng)模式。電子文件的現(xiàn)實(shí)流動(dòng)性影響了人事檔案的法律約束力，與人事檔案穩(wěn)定性、人身性、保密性相沖突。因此，必須建立適應(yīng)人事檔案專(zhuān)業(yè)特點(diǎn)的信息管理體系，實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)據(jù)的科學(xué)管理，保障人事檔案的原始性和真實(shí)性，維護(hù)人事檔案的“私密”安全，促進(jìn)人事檔案的科學(xué)管理和有效利用。

電子政務(wù)；高校；人事檔案；管理

高校人事檔案是高校從業(yè)者個(gè)人學(xué)習(xí)、工作和生活經(jīng)歷的原始記錄，也是高校人才信息的重要載體。它以個(gè)人信息集合的形式記錄了教職員工工作、生活表現(xiàn)、獎(jiǎng)懲情況、行為軌跡、家庭歷史背景和以往經(jīng)歷，能夠從德、才、能、績(jī)等多視角反映被記錄人的素質(zhì)、知識(shí)和能力結(jié)構(gòu)與水平，因而一直被當(dāng)作人才考核考查、選拔任用、晉職晉級(jí)等各種人事工作的客觀憑據(jù)。這些檔案在傳統(tǒng)行政環(huán)境中，都是以平面載體的形式進(jìn)行管理利用，檔案文件和檔案材料極其有限，檔案利用范圍隨人員的人事關(guān)系變動(dòng)而變動(dòng)，較為單調(diào)。面對(duì)大數(shù)據(jù)環(huán)境下方興未艾的電子政務(wù)，這種人工管理、手工操作的管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)電子政務(wù)對(duì)人事工作隨機(jī)、高效、規(guī)范、透明的基本要求，也難以及時(shí)收集、處理、分析、利用電子政務(wù)環(huán)境下的各類(lèi)人事文件材料和信息數(shù)據(jù)。因此，深刻認(rèn)識(shí)電子政務(wù)對(duì)人事檔案工作的影響，結(jié)合高校人事檔案工作特點(diǎn)，思考電子政務(wù)環(huán)境下高校人事檔案管理的現(xiàn)代化就成為高校人事檔案工作者必須直面的實(shí)踐課題。

1　電子政務(wù)對(duì)高校人事檔案工作的沖擊和影響

與傳統(tǒng)的檔案管理不同，電子政務(wù)環(huán)境下的檔案管理是利用電子信息技術(shù)將檔案資源進(jìn)行數(shù)字化的收集、存儲(chǔ)、轉(zhuǎn)送，以數(shù)字化檔案形態(tài)向社會(huì)提供全方位優(yōu)質(zhì)管理與服務(wù)［1］。電子政務(wù)給傳統(tǒng)檔案管理帶來(lái)的影響，不僅體現(xiàn)在載體的不同，而且涉及管理模式、工作意識(shí)、法律約束等各個(gè)方面，是貫穿檔案文件生命周期始終的全過(guò)程變革。

1.1電子政務(wù)對(duì)人事檔案管理模式的影響

傳統(tǒng)的檔案管理模式下，紙質(zhì)檔案及載體介質(zhì)采取統(tǒng)一集中管理的方式，長(zhǎng)久以來(lái)已經(jīng)形成非常完備的管理模式與規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。電子政務(wù)環(huán)境下的人事工作中產(chǎn)生大量的電子文件，這些文件作為大數(shù)據(jù)時(shí)代的新興產(chǎn)物，它們的管理流程和管理方式仍在探索中發(fā)展，還不具備相對(duì)完備的專(zhuān)業(yè)管理方式。這就要求現(xiàn)階段人事檔案管理要從數(shù)字化檔案的形成、采集、整理、編目、歸檔和利用等各個(gè)方面著手，積極探索與電子政務(wù)相適應(yīng)的管理辦法，根據(jù)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T 18894—2002）［2］和國(guó)家檔案局《電子公文歸檔管理暫行辦法》［3］，結(jié)合人事工作規(guī)律和人事檔案特點(diǎn)完善相應(yīng)的實(shí)施細(xì)則和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，使新環(huán)境下的人事檔案管理，也能形成完備的專(zhuān)業(yè)體系，在具體的操作中做到有據(jù)可依、有規(guī)可循。

1.2電子政務(wù)對(duì)人事檔案工作者的影響

電子政務(wù)的發(fā)展給檔案管理工作帶來(lái)的巨大變化，無(wú)疑對(duì)每一位檔案工作者提出了更高的要求。首先從心態(tài)上，電子政務(wù)環(huán)境下檔案管理的變化不是一朝一夕可以完成，檔案工作者要充分重視，擺正心態(tài)，做好“持久戰(zhàn)”的準(zhǔn)備。其次從業(yè)務(wù)能力上，新的檔案管理工作要求檔案管理者掌握先進(jìn)的電子信息技術(shù)、設(shè)備使用、管理方法等。這就要求一方面檔案管理部門(mén)要加強(qiáng)對(duì)檔案工作人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，另一方面，檔案管理者也要不斷加強(qiáng)自我學(xué)習(xí)，通過(guò)提高自身的業(yè)務(wù)能力做好新環(huán)境下檔案管理理念和管理方式的調(diào)整和轉(zhuǎn)變。

1.3電子政務(wù)對(duì)人事檔案法律約束性的影響

檔案的原始性和真實(shí)性使檔案具備了法律約束性。而電子政務(wù)形成的電子文件有別于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案和其他平面檔案，由計(jì)算機(jī)等信息技術(shù)設(shè)備產(chǎn)生的數(shù)據(jù)流，具有可更改性、內(nèi)容與載體的可分離性等不穩(wěn)定特性，在檔案的收集、整理、保存甚至利用階段，都存在數(shù)據(jù)篡改、損壞或丟失的風(fēng)險(xiǎn)，這是新環(huán)境下檔案管理工作面臨的一大挑戰(zhàn)。如何確保檔案的真實(shí)、完整和安全，確保檔案的權(quán)威性和法律約束力，是新形勢(shì)下檔案管理者需要在實(shí)踐中思考的現(xiàn)實(shí)而又十分重要的問(wèn)題。

2　高校人事檔案管理的專(zhuān)業(yè)特點(diǎn)

高校人事檔案管理是高校檔案管理工作的重要組成部分，也是高校人事工作和人才隊(duì)伍建設(shè)的重要工具。檔案內(nèi)容主要包含被記錄人的個(gè)人履歷、自傳材料、鑒定考察材料、學(xué)歷材料、技術(shù)職務(wù)材料、政治歷史審查材料、入黨（團(tuán)）材料、獎(jiǎng)懲材料、工資和人事任免材料以及其他參考材料等。傳統(tǒng)的高校人事檔案基于檔案被記錄人的不同身份和材料來(lái)源，可分為學(xué)生檔案、干部檔案、流動(dòng)人員檔案和離退休人員等。伴隨著高校人事制度改革的深入，學(xué)生檔案歸并于學(xué)生管理部門(mén)和教務(wù)教學(xué)部門(mén)，流動(dòng)人員檔案大都委托地區(qū)人才交流中心統(tǒng)一保存管理。因此，高校人事檔案管理的主體由在職教職工檔案、離退休教職工檔案，離職、未聘、提前離崗人員檔案，去世教職工檔案及零散材料等部分組成。與其他行業(yè)人事檔案管理相比，高校人事檔案管理因受高等院校人事制度、人員的構(gòu)成結(jié)構(gòu)、人員特性等因素影響，高校人事檔案的管理在一般檔案管理的基礎(chǔ)上，還具有自身的專(zhuān)業(yè)性和特殊性［4］。

首先，檔案關(guān)系穩(wěn)定。由于高校編制內(nèi)人員工作關(guān)系穩(wěn)定，檔案的流動(dòng)性相對(duì)較小，這給檔案的收集提供了充足的時(shí)間和穩(wěn)定的外部環(huán)境。

其次，檔案信息復(fù)雜。高校教職工由于知識(shí)層次普遍偏高，在學(xué)生階段就累積了相對(duì)較多的檔案信息，參加工作后伴隨著職務(wù)、職稱(chēng)晉升、評(píng)優(yōu)考核等補(bǔ)充材料的增加，大大提高了高校人事檔案管理的信息變量。

最后，檔案共享性強(qiáng)，利用機(jī)會(huì)多。高校人事檔案是高校教職員工自身信息、工作生活信息的集合。校內(nèi)人員的學(xué)歷提升、職務(wù)職稱(chēng)變動(dòng)、獲資調(diào)整、科研獲獎(jiǎng)等信息均由專(zhuān)屬部門(mén)提供給人事檔案管理部門(mén)，在校內(nèi)各部門(mén)間順暢流通，并面向校內(nèi)各部門(mén)和社會(huì)開(kāi)展檔案查詢利用服務(wù)。

3　電子政務(wù)環(huán)境下高校人事檔案管理對(duì)策

電子政務(wù)環(huán)境下高校人事檔案管理必須遵從電子文件管理的一般原則和標(biāo)準(zhǔn)，也必須服從國(guó)家檔案信息化建設(shè)戰(zhàn)略，加快人事檔案管理的信息化建設(shè)步伐，積極適應(yīng)電子政務(wù)的新環(huán)境，服務(wù)電子政務(wù)的新要求，促進(jìn)人事檔案管理現(xiàn)代化。與此同時(shí)，高校人事檔案也必須充分體現(xiàn)高校人事檔案的自身特點(diǎn)，從數(shù)據(jù)源的原始性與真實(shí)性、數(shù)據(jù)的科學(xué)管理和數(shù)據(jù)的安全保障三方面進(jìn)行思考。

3.1數(shù)據(jù)源的原始性與真實(shí)性

鑒于電子文件的特點(diǎn)和人事檔案對(duì)真實(shí)性和準(zhǔn)確性的高度要求，為保證電子政務(wù)環(huán)境下人事檔案的原始性與完整性，高校人事檔案管理工作者在日常的檔案收集整理工作中，要樹(shù)立敏銳的數(shù)據(jù)收集意識(shí)，將檔案工作的邏輯起點(diǎn)提前，全面、完整地收集紙質(zhì)文件及電子文件。這里可以參考廣東省黨政機(jī)關(guān)在檔案管理工作中采取的辦法［5］，即將歸檔細(xì)分為預(yù)歸檔和正式歸檔兩個(gè)步驟，在預(yù)歸檔階段全面收集文件資料及電子數(shù)據(jù)，再由檔案管理部門(mén)進(jìn)行整理、篩選、鑒定，并將符合條件的數(shù)據(jù)進(jìn)行正式歸檔，最終形成具有原始性及真實(shí)性的檔案材料［6］。

3.2數(shù)據(jù)的科學(xué)管理

高校人事檔案記載了教職工的個(gè)人資料、政治思想、職務(wù)、職稱(chēng)、工資、獎(jiǎng)懲等各類(lèi)信息，能夠全面反映教職工的基本情況。新環(huán)境下的高校人事檔案管理工作，要樹(shù)立“大數(shù)據(jù)”管理理念，充分發(fā)揮校內(nèi)部門(mén)間信息渠道通暢的優(yōu)越性，建立檔案信息集成化管理模式，實(shí)現(xiàn)各部門(mén)數(shù)據(jù)資料的有效整合與融合。通過(guò)檔案管理部門(mén)的收集、鑒定和編研工作，將各部門(mén)間零散的數(shù)據(jù)信息予以匯總，豐富人事檔案的內(nèi)容，也要在檔案管理工作中完成信息去重及有效性篩選。最重要的是將各類(lèi)信息用統(tǒng)一規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行收藏，提升檔案信息的使用價(jià)值和使用效率。

3.3數(shù)據(jù)的安全

高校人事檔案信息具有強(qiáng)烈的“人身性”，有些信息還涉及“個(gè)人隱私”。因此，高校人事檔案室既要通過(guò)防火、防潮、防盜、防霉、防水的“五防”工作，保障檔案“實(shí)體”安全；在檔案工作中，堅(jiān)持“誰(shuí)用誰(shuí)管誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則，建立完備的人事檔案保密機(jī)制，保障人事數(shù)據(jù)的“私密性”，確保人事檔案的“信息”安全。在人事檔案管理系統(tǒng)的硬件管理、軟件處理、數(shù)據(jù)加工、信息利用等各個(gè)工作環(huán)節(jié)，嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理的方針政策和法律法規(guī)，準(zhǔn)確把握人事檔案保密性的尺度，既不能因?yàn)槔萌耸聶n案數(shù)據(jù)而泄密，也不能因?yàn)檫^(guò)度強(qiáng)調(diào)數(shù)據(jù)的安全而影響檔案的利用。對(duì)具有永久和長(zhǎng)期保存價(jià)值的電子公文，要制成紙質(zhì)公文與原電子公文的存儲(chǔ)載體一同歸檔，并使二者建立互聯(lián)。人事檔案要由專(zhuān)人管理、專(zhuān)人移送或使用國(guó)家郵政系統(tǒng)的文件郵遞渠道，不可交給個(gè)人保管或通過(guò)商業(yè)郵遞系統(tǒng)移送。到期的檔案文件材料，要及時(shí)移送綜合檔案機(jī)構(gòu)保存或按照規(guī)范的程序銷(xiāo)毀，防止人事檔案信息的無(wú)序擴(kuò)散。

總之，電子政務(wù)環(huán)境下的高校人事檔案管理工作，面臨著前所未有的機(jī)遇與挑戰(zhàn)。在校園信息化的新環(huán)境中，檔案工作者要把握高校人事改革的契機(jī)，有序推進(jìn)高校人事檔案管理與服務(wù)的網(wǎng)絡(luò)化集成，建立管理機(jī)制完善的人事檔案電子信息系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫(kù)，整合人事檔案信息資源，提高人事檔案利用的深度與廣度，使高校人事檔案工作突破時(shí)間、空間及部門(mén)之間的阻隔和限制，更好地服務(wù)于教學(xué)、科研和行政管理工作。

［1］王秋楠.電子政務(wù)環(huán)境下檔案信息資源作用淺析［J］.黑龍江檔案，2011（2）：87.

［2］國(guó)家質(zhì)量監(jiān)督檢驗(yàn)檢疫總局.電子文件歸檔與管理規(guī)范：GB/T18894—2002［S］.北京：中國(guó)標(biāo)準(zhǔn)出版社，2002：1-6.

［3］國(guó)家檔案局.電子公文歸檔管理暫行辦法［J］.中國(guó)檔案，2003（11）：28-30.

［4］何奕忠.創(chuàng)新服務(wù)方式拓寬服務(wù)渠道［J］.中國(guó)檔案，2014 （8）：34-35.

［5］張志行，陳艷.高校人事檔案信息化管理研究與探索［J］.江蘇教育學(xué)院學(xué)報(bào)，2010（3）：57-59.

［6］陳永生.楊茜茜.電子政務(wù)系統(tǒng)中的檔案管理：?jiǎn)栴}與思考［J］.檔案學(xué)研究，2015（2）：28-37.

Thoughts on the Management of College Personnel Files Based on ElectronicAdministration

LIU Yan
（Xi'an Conservatory of Music，Xi'an 710061，Shaanxi，China）

In the electronic administration environment，the university personnel wo rk informationization not only promoted the modernization of the university personnel file management，but also changed the personnel file management tradition mode.The reality of the mobility of electronic documents affects the legal binding force of personnel files，which is in conflict with the stability of the personnel files，personal and confidential nature.Therefore，the information management system adapting to the professional characteristics of personnel archives must be established to realize the scientific management of personnel archives data，the original state and authenticity of the personnel file security，safeguard the“confidential”safety of the personnel files，and to promote the scientific management and efficient use of personnel archives.

electronic administration；colleges and universities；personnel files；management

G273

A

1672-2914（2016）04-0104-03

2016-03-06

劉妍（1988—），女，陜西咸陽(yáng)市人，西安音樂(lè)學(xué)院教師，碩士，研究方向?yàn)闄n案管理理論與實(shí)踐。