探討高校檔案管理的創(chuàng)新及其優(yōu)化

孔 菲

（湖南城市學(xué)院 湖南 413099）

探討高校檔案管理的創(chuàng)新及其優(yōu)化

孔 菲

（湖南城市學(xué)院 湖南 413099）

新時期發(fā)展下，各高校要想要做好檔案管理工作，則需要對檔案管理進行創(chuàng)新優(yōu)化，提高其影響力，將檔案管理全面融入高校工作中，作為衡量各校工作的效率，同時也是進行檔案管理的落腳點，本文主要對高校檔案管理的優(yōu)化措施和創(chuàng)新發(fā)展，進行簡單的闡述。

高校檔案管理 創(chuàng)新發(fā)展 優(yōu)化策略

近些年來，高校檔案管理成為高校教育工作的一部分，而在新的發(fā)展形勢下，想要完善檔案管理工作，則需要不斷的擴大規(guī)模，健全制度，優(yōu)化檔案管理模式，創(chuàng)新體制建設(shè)發(fā)展，進而提高工作效率，使檔案管理發(fā)揮真正的作用。［1］

一、優(yōu)化檔案管理

1．優(yōu)化檔案管理理念

優(yōu)化檔案管理理念的首要任務(wù)，吸取新理念、創(chuàng)新思維發(fā)展，同時也是優(yōu)化檔案管理的基礎(chǔ)，優(yōu)化思維發(fā)展，離不開創(chuàng)新管理。所以，各部門要堅持“為人民服務(wù)”的工作宗旨，將復(fù)合高校管理理念為發(fā)展方向，在檔案管理上，以優(yōu)化和創(chuàng)新發(fā)展為管理目標。

2．完善管理內(nèi)容

各高校一般會設(shè)有檔案管理部門，建立數(shù)據(jù)庫，但有的數(shù)據(jù)并非是完整，檔案管理部門，想要將學(xué)校數(shù)據(jù)全部搜集全，是具有一定困難的，所以，要對檔案管理進行優(yōu)化、調(diào)動，盡量使學(xué)校數(shù)據(jù)完善化，并且保證管理質(zhì)量，要能夠進行規(guī)劃性、完整性的搜集數(shù)據(jù)，對數(shù)據(jù)進行整合優(yōu)化，將其變得完整化、實效化、整合化，服務(wù)于人民群眾。［2］

3．優(yōu)化創(chuàng)新方式

為了緊跟時代發(fā)展的步伐，檔案管理部門不僅對外在形象進行了優(yōu)化，從根本上對檔案管理模式進行改革。管理工作人員要堅持以服務(wù)為宗旨，而從工作人員的表現(xiàn)，就能夠體現(xiàn)出服務(wù)效果。此外，檔案管理部門也要通過先進的科學(xué)技術(shù)，提高工作效率，實踐檔案管理機械化，打破傳統(tǒng)依靠人工管理的方式，不僅能夠節(jié)省時間，更能夠便于實現(xiàn)科學(xué)化的管理。通過多樣化的方法，將學(xué)習(xí)檔案管理落實到實處，進而實現(xiàn)管科學(xué)化、先進化的管理模式。［3］

4．團隊創(chuàng)新

培養(yǎng)大量的管理人才，是目前我國各高校所應(yīng)履行的義務(wù)，根據(jù)管理人員自身的發(fā)展，培養(yǎng)一批務(wù)實、認真、高水平、高技術(shù)的管理團隊。建立全面的檔案管理制度，提高工作人員的綜合素質(zhì)和水平，能夠通過專業(yè)的方法，解決實際問題。

二、檔案管理工作中的問題

高校建設(shè)發(fā)展與檔案管理部門是分不開的，不僅擁有記載、影響、信息的特點，還擁有專業(yè)性和應(yīng)用性，但這些特點，從目前發(fā)展形勢看，并未被體現(xiàn)出來，并且有一些問題，有待解決。

1．缺乏規(guī)范的管理

目前，能夠真正做到檔案規(guī)范管理的學(xué)校少之又少，有些學(xué)校從表面上看，檔案的管理井然有序，與國家相關(guān)法律規(guī)定相符合，擁有專門的檔案館，而實際上則問題百出，也有一些學(xué)校，由于受一些外界因素的影響，導(dǎo)致管理缺乏規(guī)范化模式，缺乏科學(xué)的管理和優(yōu)化管理的方法。而對于檔案的管理，只是由各部門管理，缺少專業(yè)的工作人員管理、缺乏完善的機制、缺少完善的管理方式等一些問題。

2．基礎(chǔ)設(shè)施落后

優(yōu)化檔案管理，首先要具備一定基礎(chǔ)管理條件。而一些學(xué)校的基礎(chǔ)建設(shè)并未達到國家相關(guān)規(guī)定要求，根本不具備相應(yīng)的防范措施。例如：防火設(shè)施、防盜設(shè)施、防蟲害等，另一方面，缺乏相應(yīng)的設(shè)備，致使管理室規(guī)模狹小、設(shè)施落后等。例如：2015年，一所高校由于基礎(chǔ)設(shè)施落后，致使一些檔案資料因天氣原因，而受潮，這給工作人員帶來了較大的麻煩。

3．綜合素質(zhì)有待提高

隨著社會化進程的加快，社會各行業(yè)的工作人員要求逐漸增高，當然檔案管理人員也是其中之一，一批專業(yè)、高水平的管理人員是檔案管理工作的必然要求，目前，我國從事相關(guān)職業(yè)的人員，均在大專學(xué)歷，但現(xiàn)代化信息技術(shù)的發(fā)展速度驚人，現(xiàn)階段水平的檔案管理人員，已不能滿足行業(yè)的需要，并且管理人員的綜合素質(zhì)有待提高，對于工作的責(zé)任認識不到位，缺少專業(yè)的管理方法等。尤其是在深化管理方面的人才，較為稀缺。這也是高校檔案管理模式落后的主要原因。

三、創(chuàng)新優(yōu)化檔案管理的策略

1．提升檔案管理人員的整體水平

管理人員的水平，決定著其部門的工作效率，想要提高管理水平，有必要提升管理人員的整體水平，筆者認為：首先，提高錄取條件，在進行招聘時，要綜合每個應(yīng)聘人員的自身條件，錄用一些專業(yè)水平過硬、具有相關(guān)管理經(jīng)驗、責(zé)任感較強的人員，其目的是：讓他們身上的優(yōu)勢能夠完全體現(xiàn)在工作上，對于一些錯誤，要能夠及時進行改正，將他們身上應(yīng)有的年輕活力，全部灑在工作中。檔案管理工作，需要對工作內(nèi)容和法律法規(guī)具有一定的掌握。其次，定期安排培訓(xùn)。管理人員想要完全勝任這份工作，則需要不斷學(xué)習(xí)、強化自身能力，以跟上社會發(fā)展的步伐。因此，相關(guān)部門要進行定期培訓(xùn)，不斷增加工作人員的工作能力。最后，注重培養(yǎng)人才。檔案管理部門可以適當建立獎懲機制，對于表現(xiàn)突出的員工，部門可以給予職稱評定，挖掘具有工作潛力的員工，重點培養(yǎng)。

2．規(guī)范工作體制

實行統(tǒng)一管理。由學(xué)校集中管理，避免出現(xiàn)混淆的想象。其二，建立管理制度。沒有規(guī)矩不成方圓，因此，檔案管理部門要健全規(guī)章制度，檔案實行分類、整合管理，從搜集檔案、保存檔案、輸入系統(tǒng)、整理、建檔等都要建立完善的管理制度，對于保管的材料，要進行歸納裝訂、排序、按類別劃分。職能劃分明確，避免當問題出現(xiàn)時，找不到責(zé)任人的情況出現(xiàn)。

3．優(yōu)化管理模式

其一，管理人員要學(xué)會通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對信息實行管理，打破傳統(tǒng)單一的展示方法，實現(xiàn)檔案多樣性的管理模式。通過計算機管理，不僅能夠節(jié)省工作時間，還能夠提高工作效率，這也是傳統(tǒng)管理模式所不能超越的，例如：在查找某學(xué)生檔案時，即通過計算機幾秒就能夠完成，而傳統(tǒng)人工的方式卻要按照分類進行查找，較為繁瑣。并且計算機保存不需要空間要求、不需要大量的資金投入，最為重要的是，具有較高的保密性。

其二，創(chuàng)新信息升級。創(chuàng)新信息升級是現(xiàn)代檔案管理的前提條件，是優(yōu)化創(chuàng)新管理進步的體現(xiàn)。加大檔案信息技術(shù)管理力度，實行信息化發(fā)展，成為現(xiàn)階段優(yōu)化檔案管理信息的落腳點，加大經(jīng)濟投資，引進先進技術(shù)設(shè)施，健全檔案管理制度。

結(jié)語

檔案管理是各高校的基本義務(wù)，也是工作的職責(zé)，新時期發(fā)展下，各高校要全面致力于檔案的管理方式，管理人員的綜合素質(zhì)，優(yōu)化管理，使之能夠充分發(fā)揮檔案的真正意義和作用，使檔案管理能夠跟上時代發(fā)展的步伐。

［1］關(guān)莉莉.淺析高校檔案管理創(chuàng)新［J］.科技風(fēng).2014(22).

［2］鐘杏梅.淺議企業(yè)檔案管理創(chuàng)新［J］.東方企業(yè)文化.2013(14).

［3］耿亞楠.檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式研究［J］.辦公室業(yè)務(wù).2013(18).