秘書信息運(yùn)籌能力的提升途徑

劉冰

秘書部門是各級辦公機(jī)構(gòu)承上啟下、聯(lián)系各方的信息中心，在信息化快速交互的今天，秘書信息運(yùn)籌能力的提高必須符合知識經(jīng)濟(jì)時代的特征。一名優(yōu)秀的秘書工作者，信息運(yùn)籌能力的高低不僅關(guān)系自身工作，更對輔助領(lǐng)導(dǎo)決策、協(xié)助其科學(xué)管理、開拓決策思維等諸多方面都有著重要影響。因此，積極探索提高秘書信息運(yùn)籌能力途徑，對管理決策具有重大的現(xiàn)實(shí)意義。

一、秘書信息運(yùn)籌能力概述

隨著知識經(jīng)濟(jì)時代的到來，秘書信息運(yùn)籌能力的提高迫在眉睫。社會企業(yè)大力投入對秘書信息運(yùn)籌能力的研究，如何正確認(rèn)識并提高秘書工作者的信息運(yùn)籌能力是當(dāng)務(wù)之急。只有信息運(yùn)籌能力得以提高，秘書工作者才能更好的服務(wù)工作，更高效的輔助決策者推進(jìn)決策的實(shí)行。秘書信息運(yùn)籌能力的涵義信息是事物存在的方式或運(yùn)動狀態(tài)的直接或間接反映，而現(xiàn)代信息是指通信系統(tǒng)傳輸和處理的對象；后引伸到泛指消息、信號、情報(bào)、資訊。信息的收集、分析、提煉、整合工作，往往由秘書擔(dān)任，對于電子設(shè)備無法包攬的信息而言，秘書信息的信息運(yùn)籌能力便越顯珍貴。一名合格優(yōu)秀的工作者在收集、分析和儲存信息的過程中能夠發(fā)現(xiàn)別人忽視的東西，質(zhì)疑信息的真實(shí)性并且熟練的運(yùn)用現(xiàn)代科技設(shè)備組織和提煉信息，以此更好的為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。組織中的最終決策通常由領(lǐng)導(dǎo)者發(fā)出，雖然秘書工作者一般而言沒有決策權(quán)，但是作為組織決策的中心環(huán)節(jié)，其工作質(zhì)量往往影響著領(lǐng)導(dǎo)者的決策方向，因此，秘書信息運(yùn)用能力的高低對領(lǐng)導(dǎo)者的最終決定起著不容小覷的作用。

二、知識經(jīng)濟(jì)時代秘書信息運(yùn)籌能力存在的不足

自2001年我國加入世貿(mào)組織，知識經(jīng)濟(jì)時代的大幕在我國揭開，互聯(lián)網(wǎng)、手機(jī)等電子通訊設(shè)備如雨后春筍般瞬時遍布神舟大地，各種跡象無一例外的宣告知識經(jīng)濟(jì)時代的到來，信息化社會的發(fā)展。

1、信息的收集能力有待提高

科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展在推動信息快速傳遞的同時，也擴(kuò)大著信息收集的范圍。廣播、電視、報(bào)紙?jiān)缫巡皇切畔⑹占氖走x，同一主題的信息來源由狹窄變得寬闊，枯燥呆板的案例也因?yàn)樾畔⒎秶臄U(kuò)大變得更鮮活。廣闊的信息范圍帶來的好處不言而喻，但龐大的信息量在增加可選性的同時，也不可避免的加大了秘書的工作量。不論從廣播、電視、報(bào)紙中收集獲取，還是利用互聯(lián)網(wǎng)，信息魚目混雜，若要甄選出對工作有利用價值的信息，不得不挑燈夜戰(zhàn)，即使結(jié)果稱人心意，可其中的工作量之大，繁瑣度之高也只有秘書工作人員知道。

2、信息的分析處理能力不夠全面

信息范圍的擴(kuò)大使秘書信息工作量加大的同時，也加劇了分析處理方法的復(fù)雜性。信息的收集只是對信息進(jìn)行最初步的篩選，信息成為信息資料的過程是利用有效方法對其分析、提煉、整合的過程。過去的信息處理只擁有較少的信息資源，因而分析處理的方法即便有詳細(xì)的步驟，秘書工作人員也沒必要參照要點(diǎn)來實(shí)現(xiàn)。隨著信息量的逐漸增大，最后成文的信息資料要求逐漸提高，因而信息分析處理的方法便缺一不可化。

3、信息的反饋能力不能滿足領(lǐng)導(dǎo)需要

信息的反饋有助于正確決策的進(jìn)步實(shí)施和完善，更有助于新決策在經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)上的總結(jié)與制定。決策的發(fā)布執(zhí)行如果沒有恰當(dāng)?shù)幕貞?yīng)，組織者便無法明確信息的傳遞階段和信息接受者的反應(yīng)，決策的有效實(shí)施無法得到保障，因此，秘書工作的主動性和超前性的重要性油然而生。而主動和超前的反饋溝通在推動信息傳播的同時，也對秘書自身帶來了一定的挑戰(zhàn)。

三、知識經(jīng)濟(jì)時代提高秘書信息運(yùn)籌能力的對策

信息運(yùn)籌能力的提高給秘書工作者大大提高了工作效率和質(zhì)量。面對這場信息革命，如何消除秘書信息運(yùn)籌能力的缺陷，切實(shí)培養(yǎng)信息運(yùn)籌能力是當(dāng)務(wù)之急。培養(yǎng)秘書信息運(yùn)籌能力，推進(jìn)高效決策輔助，也是社會企業(yè)普遍關(guān)注的問題。

1、提高思想道德，強(qiáng)化保密意識

當(dāng)今社會，信息傳播的途徑多種多樣，信息媒介的多樣性使信息在傳播過程中不可避免的帶入了發(fā)射者的主觀意識，與此同時，在虛擬空間的隱蔽下無政府狀態(tài)也有可能產(chǎn)生。如果沒有自覺自律的道德意識和道德約束，便極易使人在享受信息網(wǎng)絡(luò)快捷便利的同時，衍生出與日常道德倫理，甚至與法律規(guī)范相悖的行為。秘書工作者在自覺遵守信息道德同時，應(yīng)該提防信息獲取過程中自覺或不自覺的泄密事件發(fā)生。只有提高思想道德，強(qiáng)化保密意識，才能從根本上杜絕信息失密和泄密事件的發(fā)生。

2、轉(zhuǎn)變固有信息理念，運(yùn)用科學(xué)信息網(wǎng)絡(luò)方法

知識經(jīng)濟(jì)時代最顯著的特征是高度集中的信息化和網(wǎng)絡(luò)化，辦公系統(tǒng)自動化的普及，使管理體制得到調(diào)整，決策得以高效實(shí)施。然而信息化社會的來到也使得各種消極負(fù)面信息通通撲面而來，一場場激烈卻沒有硝煙的戰(zhàn)爭時時刻刻在網(wǎng)絡(luò)上展開。在這樣的形勢下，只有掌握爭取的理論觀念，遵循“講政治、講學(xué)習(xí)、講正氣”的精神理念，才能樹立正確堅(jiān)定的立場，不受不良信息干擾。這要求秘書工作人員應(yīng)用知識，創(chuàng)造知識，在掌握理論概念的前提下，更新知識結(jié)構(gòu)，具備工作需要的政策理論水平、協(xié)調(diào)綜合能力、分析解決能力，從容不迫地迎接知識經(jīng)濟(jì)時代的挑戰(zhàn)。

3、強(qiáng)化信息觀念，增強(qiáng)公關(guān)傳播意識

公共關(guān)系是一種組織的職能和行為，它在管理過程中發(fā)揮著獨(dú)一無二的作用，現(xiàn)代社會組織內(nèi)部的公眾關(guān)系復(fù)雜多樣，公眾關(guān)系的處理不好勢必會削弱組織內(nèi)部的發(fā)展動力。秘書公關(guān)意識的培養(yǎng)是企業(yè)發(fā)展的需要，更是協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)部人際關(guān)系的需要。公共傳播關(guān)系意識作為一種深層次的影響，能幫助秘書工作人員順其自然地融入秘書與公關(guān)的雙重角色，從而積極高效地完成各項(xiàng)信息任務(wù)。經(jīng)濟(jì)發(fā)展信息重要性日益凸現(xiàn)，計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，使信息獲取和傳遞方式都有了根本性變革。知識經(jīng)濟(jì)時代秘書信息收集、整理及利用等能力都有著巨大變化，信息運(yùn)籌能力高低影響著管理決策各個方面，只有與時俱進(jìn)，才能更好服務(wù)于工作，才能更好迎接新時期的挑戰(zhàn)。（作者單位：深圳中電投資股份有限公司）