如何做好基層單位辦公室工作探討

張瀟名　袁先勇

摘 要：基層單位辦公室工作從事的大多是比較具體的事務(wù)，筆者先后在兩家大公司的基層單位從事辦公室工作，針對(duì)辦公室存在工作范圍界定不夠清晰，工作內(nèi)容比較模糊，分工不夠明確，責(zé)任督查落實(shí)不到位，員工責(zé)任意識(shí)不夠，服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)等現(xiàn)象，提出了提高基層單位辦公室工作質(zhì)量措施和提升辦公室工作員工素質(zhì)思路。

關(guān)鍵詞：辦公室；分工；責(zé)任；監(jiān)督

辦公室工作的職責(zé)范圍比較寬泛，貫通上下，聯(lián)系左右，協(xié)調(diào)內(nèi)外，工作特點(diǎn)是標(biāo)準(zhǔn)高、要求嚴(yán)、責(zé)任大、時(shí)限強(qiáng)。社會(huì)上有句順口溜說(shuō)辦公室是“流汗水、掉淚水、沒(méi)油水”的部門。筆者先后在兩家大公司的基層單位從事辦公室工作，結(jié)合自己遇到的一些情況，談?wù)劥譁\的認(rèn)識(shí)。

一、基層單位辦公室工作存在的問(wèn)題

（一）工作范圍界定不夠清晰，工作內(nèi)容比較模糊

基層單位的辦公室是個(gè)筐，什么工作都往里裝。筆者經(jīng)歷過(guò)的幾個(gè)基層單位辦公室，都是非常綜合的部門，基本上是包含了除了能明確界定的生產(chǎn)部室工作之外的所有工作，既有傳統(tǒng)的文書文印、辦會(huì)、接待、后勤工作等，也包括黨群、宣傳、工會(huì)、團(tuán)委、計(jì)生、薪資、車輛管理等工作，領(lǐng)導(dǎo)交辦的臨時(shí)性任務(wù)也是一個(gè)不小的工作量。特別是有些原則上應(yīng)該由特定身份或者委員會(huì)完成的任務(wù)，有些領(lǐng)導(dǎo)也直接指定給辦公室辦理，比如工會(huì)工作由非工會(huì)成員身份的辦公室員工辦理、黨支部會(huì)議由非黨員身份員工記錄，這類工作的開(kāi)展就不符合相關(guān)規(guī)定，對(duì)于辦事員來(lái)說(shuō)，實(shí)施過(guò)程會(huì)遇到一些困難，結(jié)果也就達(dá)不到期望的效果。

（二）分工不夠明確，責(zé)任督查落實(shí)不到位

第一，分工不夠明確，“累死拉磨的驢，閑死打鳴的雞”。有些單位有明確的分工，進(jìn)行了文件明確，但也有些單位僅是口頭分工，沒(méi)有用行文方式把職責(zé)落實(shí)人頭，員工就不清楚自己該在哪些業(yè)務(wù)上主動(dòng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)。在日常管理中，有些領(lǐng)導(dǎo)喜歡用聽(tīng)話的、能干的、不計(jì)較的員工辦事，甚至把不少本來(lái)不屬于崗位職責(zé)范圍內(nèi)的工作安排給某個(gè)員工來(lái)做，對(duì)于領(lǐng)導(dǎo)不喜歡或者辦事推諉的員工，就少安排工作，這樣既忽視了被安排員工的心理感受，也違背了管理工作的基本原則，形成“鞭打快?！钡木置妗５诙?，責(zé)任督查落實(shí)不夠，結(jié)果公平無(wú)法體現(xiàn)。對(duì)于已經(jīng)明確的分工，年底考核都應(yīng)該按照職責(zé)對(duì)照進(jìn)行檢查，有些工作不是職責(zé)范圍內(nèi)員工完成的，在結(jié)果上也沒(méi)有進(jìn)行認(rèn)真對(duì)照督查，該考核的考核不到位，一定程度上樹(shù)立了“干不干活干多干少都一樣的”不良導(dǎo)向。

（三）有些員工責(zé)任意識(shí)不夠，服務(wù)意識(shí)不強(qiáng)

有些人認(rèn)為辦公室的工作零零碎碎，僅僅就是跑跑腿打打雜，沒(méi)有什么技術(shù)含量，不像搞主業(yè)生產(chǎn)的，做了也沒(méi)什么成就感，工作上只是被動(dòng)地完成領(lǐng)導(dǎo)交給的事務(wù)，積極性不高，有“不求有功但求無(wú)過(guò)”的心態(tài)，只求過(guò)得去，不求過(guò)得硬。甚至有些人工作拖拉甚至不作為，認(rèn)為“多做多錯(cuò)、少做少錯(cuò)、不做無(wú)錯(cuò)”。

二、提高基層單位辦公室工作質(zhì)量措施

（一）清晰界定辦公室工作范圍和工作內(nèi)容，建好主要陣地

明確辦公室具體要行使的職責(zé)，不能把辦公室當(dāng)成“萬(wàn)金油”部門，辦公室首先把文書文印、辦會(huì)、接待、后勤工作等做好，確需要辦公室落實(shí)的黨群宣傳和車輛管理等工作，也要用行文界定下來(lái)。對(duì)于需要由特定身份或者委員會(huì)完成的任務(wù)，根據(jù)相關(guān)政策要求，明確組成人員，界定出辦公室協(xié)助做的工作內(nèi)容。

（二）落實(shí)崗位職責(zé)，種好責(zé)任地

沒(méi)有明確的分工就不能落實(shí)崗位職責(zé)。首先崗位職責(zé)要明確，責(zé)任落實(shí)到人頭，把每個(gè)人的責(zé)任圈圈畫清楚。全面梳理辦公室要承擔(dān)的所有工作，工作內(nèi)容落實(shí)到崗位，工作目標(biāo)到具體人頭，人人肩上有責(zé)任。落實(shí)責(zé)任還要特別注意不能只畫個(gè)人圈圈，還要畫出相互之間配合的圈圈，避免出現(xiàn)各自為政的情況。

（三）強(qiáng)化責(zé)任考核，當(dāng)好督查員

基層工作要考完善的制度，更要靠落實(shí)和監(jiān)督。這里的責(zé)任考核從兩個(gè)方面來(lái)講，一是做好辦公室人員的責(zé)任考核督查。二是做好協(xié)助基層單位考核督查。兩者的共同點(diǎn)就是，都必須按照年初確定的各項(xiàng)工作任務(wù)目標(biāo)，做好督查考核。通過(guò)廠務(wù)公開(kāi)制度，把基層單位各個(gè)部門的指標(biāo)完成進(jìn)行公開(kāi)，考核結(jié)果進(jìn)行公開(kāi)，把關(guān)系職工切實(shí)利益的事情公開(kāi)，通過(guò)民主監(jiān)督，不僅促進(jìn)責(zé)任考核公開(kāi)透明，同時(shí)也促進(jìn)廉政建設(shè)。

三、提升辦公室工作員工素質(zhì)思路

（一）領(lǐng)導(dǎo)要重視辦公室工作，給員工提供必要支持，明確職業(yè)發(fā)展方向

領(lǐng)導(dǎo)重視辦公室工作，首先要清楚任何一個(gè)機(jī)構(gòu)都只能完成有限的工作任務(wù)，領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)這個(gè)部門的職責(zé)心中有數(shù)。特別要注意每個(gè)員工都有自己的職業(yè)發(fā)展方向，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)有意識(shí)的從“加長(zhǎng)長(zhǎng)板，補(bǔ)全短板”的思路，讓員工在工作中逐步成長(zhǎng)。任務(wù)應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際歸屬范圍而不是從“誰(shuí)聽(tīng)話誰(shuí)辦”等這些角度安排。工作任務(wù)不能只發(fā)指令，要做比較詳細(xì)的說(shuō)明和部署，確保辦公室員工理解指令的意圖，特別是需要單位內(nèi)部和外部多人共同完成的較為大型的工作、會(huì)議或者活動(dòng)，要提供必要的工作支持。職業(yè)發(fā)展上堅(jiān)持培訓(xùn)與培養(yǎng)、實(shí)踐與理論并重，引導(dǎo)辦公室員工勤學(xué)苦練，在實(shí)踐中學(xué)習(xí)、提高和成長(zhǎng)。

（二）提高基礎(chǔ)業(yè)務(wù)能力，努力成為辦公室工作專家

一是找出工作規(guī)律，按計(jì)劃開(kāi)展工作。辦公室工作要從沒(méi)有規(guī)律中找出主要規(guī)律，定期舉行的工作會(huì)、領(lǐng)導(dǎo)班子會(huì)、生產(chǎn)例會(huì)、單位集體活動(dòng)等都是可以提前策劃的。二是行文辦會(huì)講規(guī)矩。以文書崗位為例，就是要收好來(lái)文、起好發(fā)文、管好印章。特別是印章管理，不能看熟人情面，也不能想當(dāng)然或者照顧關(guān)系。三是涉及經(jīng)濟(jì)有關(guān)的事項(xiàng)要慎重。涉及到與經(jīng)濟(jì)相關(guān)的業(yè)務(wù)，比如辦公耗材的采購(gòu)等工作，必須按照規(guī)定辦事，不去貪小便宜。

（三）不斷提升自身素質(zhì)，變成領(lǐng)導(dǎo)得力的助手

一是邁開(kāi)腿，充分了解單位員工情況。想要做到上傳下達(dá)，就必須注意搜集信息和調(diào)查研究。邁開(kāi)腿，既要經(jīng)常到領(lǐng)導(dǎo)辦公室請(qǐng)示，充分理解領(lǐng)導(dǎo)意圖，又要和同事們打成一片，知道他們的一些想法和意見(jiàn)，才能起到辦事參謀作用。二是管好嘴，說(shuō)該說(shuō)的話。辦公室是距離領(lǐng)導(dǎo)比較近的一個(gè)部門，經(jīng)常參加領(lǐng)導(dǎo)的會(huì)議，知道的可能要多一點(diǎn)，但不能因?yàn)橹蓝嗑彤?dāng)“傳話筒”、“小喇叭”違反了崗位職責(zé)要求。關(guān)系比較好的同事有可能有些個(gè)人抱怨，不能不假思索都向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。該向下傳達(dá)的要言簡(jiǎn)意賅傳達(dá)，該向上匯報(bào)的要深思熟慮原意匯報(bào)。三是勤動(dòng)手，留下做事記錄。辦公室工作不容易出成果，但如果不記錄就可能出問(wèn)題。“好記性不如爛筆頭”，正是因?yàn)槭虑槎?，更?yīng)逐條記錄，分清主次和輕重緩急，做了的要有詳細(xì)可追溯的記錄，以備可查。

總之，做好基層單位辦公室工作，既要有制度上的保障，又要有管理者的英明領(lǐng)導(dǎo)，還要有高素質(zhì)的辦公室員工實(shí)施，更要有單位員工的相互支持和配合，這些都缺一不可。辦公室工作關(guān)鍵是要心平氣和，不急功近利，老老實(shí)實(shí)做人，踏踏實(shí)實(shí)工作，才能真正取得一些成績(jī)，得到領(lǐng)導(dǎo)和同事的認(rèn)可。（作者單位：1.中國(guó)石化西南油氣分公司川西采氣廠；2.中石化西南石油局黨委組織部）

參考文獻(xiàn)：

[1] 蔣漢.新時(shí)期如何做好國(guó)有企業(yè)基層工會(huì)工作[J]；東方企業(yè)文化；2014

[2] 劉士芹.新形勢(shì)下如何做好基層工會(huì)工作[J]；經(jīng)濟(jì)視野；2013

[3] 張振京.淺談國(guó)有企業(yè)基層工會(huì)的作用及如何做好基層工會(huì)工作[J]；企業(yè)文化旬刊，2011