淺談提升高校學籍檔案管理科學化的途徑

牟艷艷

（齊魯理工學院　山東曲阜　273100）

淺談提升高校學籍檔案管理科學化的途徑

牟艷艷

（齊魯理工學院山東曲阜273100）

高校學籍檔案作為高校檔案的重要組成部分，不僅高校學生在校學習、生活等的真實寫照，更是高校教學活動、管理活動的真實寫照?，F在隨著社會的發(fā)展，網絡信息技術的普及，高校學生的學籍檔案管理正在由手工管理模式向電子計算機管理模式過渡。筆者在本文主要是根據現在高校學籍檔案管理的特點以及規(guī)律，對如何提升高校學籍檔案管理的科學化途徑進行了研究，希望能夠給相關的工作者一定的借鑒作用。

高校學籍 檔案管理 管理科學化 信息化

高校學籍檔案指的是從學生辦理學籍一直到畢業(yè)資格審查認定的過程，通俗的將就是對學生在校期間的表現、學習成績等全方面的考察審核過程，也是學生成長的真實記錄。高校學籍檔案客觀的反應了學生在校期間德智體美勞全面發(fā)展情況，也是學生接受教育的真實憑證，可以在學生進入社會參加工作時為社會提供的真實的信息證明，可以說高校學籍檔案與學生的個人利益息息相關。但是由于高校學籍檔案涉及到的學校的部門較多，所以在日常的管理活動中有一定的難度。那么如何實現高校學籍檔案的科學管理正是筆者在本文中研究的內容。［1］

一、高校學籍檔案管理現狀

1.規(guī)章制度不完善，管理模式落后

高校學籍檔案在管理的過程中，由于學籍檔案自身的特點，導致了管理過程太過隨意，沒有固定的符合要求的管理模式，結果就是學籍檔案自身沒有規(guī)范性、材料整理的雜亂無章，并且在整理的過程中浪費了大量的人力物力。今年來，隨著國家經濟形勢的快速發(fā)展，國家對于教育越來越重視，教學模式也在不斷改革。部分高校通過多樣化的手段，比如：招生、招班以及社會力量和教育局聯合辦學等，這些都增加了高校學籍檔案在管理過程中的難度。并且在學籍檔案的處理過程中涉及的部門較多，造成了多部門管理的局面。最常見的就是教務處管理學生學籍的變動情況，政教處負責學生的獎懲制度，學生在校的具體表現有各個院系輔導員具體負責。在高校內部，各個部門之間缺乏交流溝通，就造成了學生在校期間的一些具體表現不能夠完全在學籍檔案中體現出來，降低了高校學籍檔案的真實性。［2］

2.檔案意識淡薄

由于人們在生活中具體到接觸到檔案的機會不是特別多，所以一般都對檔案意識比較淡薄，造就了學校對學籍檔案管理的認識有所偏波，尤其是對高校學籍檔案的重要性認識不夠。高校中最為常見的錯誤就是過分的重視教務活動，而忽略了對學籍檔案的管理。

3.學籍檔案材料收集不及時

高校學生的學籍主要是有教務處、學工處、招生就業(yè)指導中心、黨團部門等部門形成的，具有很強的分散性，但是高校學籍檔案的參考價值就在于它的真實性、原始性和完整性。對于高校學籍檔案來說，手機原始信息是最基本也是最重要的工作，只有將學校各個管理學籍檔案的信息收集完整，才能夠對高校學籍檔案進行系統(tǒng)管理。部分高校經常由于補錄、擴招等造成了學籍信息材料不能及時收集，這也是高校學籍檔案難以管理的原因之一。

4.檔案管理不規(guī)范

高校學籍檔案的管理就是講收集到的原始材料進行分類排序，要求在整理的過程中做到目錄清晰、裝訂有序，并且需要進行編號按照順序排列。但是在整理的過程中，存在學籍檔案材料是在不同的時間段內形成的，最常見的畢業(yè)生信息材料、新生信息材料的形成時間不同，而學生平時的學習成績管理有分別產生于不同的年份，所以在管理的過程中有一定的難度。高校學籍檔案管理的不規(guī)范的地方主要有以下幾個方面：一、時間和材料比較混亂，有的學生的學籍檔案是按照畢業(yè)年度編制的，有的是按照入學年度編制的，編制的時間都沒有統(tǒng)一的標準，所以比較混亂。二、學籍檔案質量較低，由于檔案管理人員的專業(yè)素質較低，檔案意識不強，所以在編制學籍檔案的時候字跡潦草不清，書寫也不規(guī)范，有的使用黑色簽字筆，有的用的藍色圓珠筆，還有的使用的是鋼筆。三、學籍檔案裝訂不規(guī)范，有的學籍檔案是按照幾個班的裝訂在一起，有的則是按照專業(yè)裝訂在一起，還有的是按照年級裝訂在一起，比較混亂，沒有統(tǒng)一的標準，隨意性較大。

二、實現高校學籍檔案管理科學化的途徑

1.加強領導，積極宣傳，增強檔案意識

高校內部管理學籍檔案的人員應該系統(tǒng)的學習《檔案法》，尤其是有細致認真的學習最新于二零零八年修訂的《高等學校檔案管理辦法》，不斷的提高宣傳力度，是高校的學籍檔案管理人員充分認識到學籍檔案管理工作的重要性。因為學籍檔案管理材料收集工作對于檔案管理至關重要，材料的真實性和完整性影響著學生的整體情況考核，進入社會以后也關系著學生找工作，以及用人單位對于應聘人員的考察。［3］

2.健全機構，建章立制，事項檔案管理標準化、科學化

高校學籍檔案管理工作必須要健全機構，建章立制，根據最新修訂的《高等學校檔案管理辦法》，由高校親自領導指揮，并且有專門的部門進行監(jiān)督。學校方面應該對學籍檔案管理的各個部門進行明確分工，保證遞交的學籍檔案材料的真實性。而且學校應該要改變高校學籍檔案管理分散的現狀，將學籍信息檔案進行集中管理，學校可以設立專職的高校學籍檔案管理部門，對于各個院校、專業(yè)、班級配備兼職的學籍方案管理部門，整個高校內部建立系統(tǒng)、完整的學籍檔案管理體系。

3.堅持紙質學籍檔案與電子學籍檔案共存的管理辦法

盡管現在的網絡技術已經非常發(fā)達，網絡信息已經成為了一種發(fā)展趨勢，高校的學籍檔案也形成了大量的電子檔案，但是電子檔案和紙質檔案并存的局面一直存在，并且在未來也要不斷的進行下去。因為盡管電子檔案使用方便，便于檢索和查找，但是紙質檔案確實最好的法律憑證，能夠便于永久保存。所以高校內部的學籍管理不僅要重視建設化工作，也要重視具有法律效益的紙質檔案。

結語

總而言之，高校學籍檔案管理不論是對于高校內部的檔案管理工作，還是對于學生以后的發(fā)展都是至關重要的，因此高校內部的學籍檔案管理人員應該充分意識到學籍檔案管理的重要性，學校內部應該不斷的提升學籍檔案管理科化學的途徑，促進我國學籍檔案管理的發(fā)展。

［1］李萍.高校學籍檔案管理存在的問題與對策［J］.株洲師范高等專科學校學報，2005，（5）

［2］中華人名共和國教育部第27號令.高等學校檔案管理辦法［Z］.2008-09-01

［3］趙秀英.高校學籍檔案管理改革的必要性及對策［J］.綏化學院學報，2005（4）