基于辦公室綜合業(yè)務(wù)提升需求的臺(tái)賬管理體系建立

孟夏卿 孫如雷 孫捷韻

基于辦公室綜合業(yè)務(wù)提升需求的臺(tái)賬管理體系建立

孟夏卿 孫如雷 孫捷韻

臺(tái)賬管理是規(guī)范化管理的基礎(chǔ)，是提升辦公室業(yè)務(wù)管理的有力支撐。本文以國(guó)網(wǎng)、上級(jí)要求及內(nèi)部管理需求為核心，細(xì)化辦公室業(yè)務(wù)流程過程控制，明確臺(tái)賬種類、臺(tái)賬內(nèi)容及臺(tái)賬標(biāo)準(zhǔn)，建立規(guī)范化臺(tái)賬管理體系。

辦公室業(yè)務(wù)管理 臺(tái)賬管理 精益化管理

一、前言

辦公室是一個(gè)綜合性較強(qiáng)的服務(wù)部門，其工作的各個(gè)方面都可能影響執(zhí)行力效果，其管理水平直接關(guān)系到單位各項(xiàng)工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。臺(tái)賬是管理制度的附表，是管理過程中留下的憑證。臺(tái)賬可以幫助管理者理順日常工作程序，提高工作效率。

在電力體制深入改革的背景下，公司辦公室業(yè)務(wù)逐漸增多，其工作的難度也相應(yīng)增強(qiáng)。綜合性業(yè)務(wù)本身易使崗位人員壓力大，影響工作質(zhì)量及工作效率，而深層次服務(wù)和智慧型部門建設(shè)又對(duì)辦公室業(yè)務(wù)能力提出了更高的要求。因此，辦公室在本部門管理優(yōu)化中，首先要?jiǎng)?chuàng)新臺(tái)賬管理模式，以夯實(shí)辦公室綜合業(yè)務(wù)基礎(chǔ)管理，落實(shí)辦公室綜合業(yè)務(wù)痕跡管控，從而促進(jìn)綜合業(yè)務(wù)水平的提高。

二、主要做法

以國(guó)網(wǎng)通用制度為基礎(chǔ)，以國(guó)網(wǎng)、上級(jí)要求及內(nèi)部管理需求為核心，細(xì)化辦公室綜合業(yè)務(wù)流程過程控制，并在需求明確的基礎(chǔ)上，設(shè)計(jì)臺(tái)賬種類、臺(tái)賬內(nèi)容及臺(tái)賬標(biāo)準(zhǔn)，創(chuàng)新臺(tái)賬管理模式，優(yōu)化資源配置，強(qiáng)化監(jiān)督、管控，從而建立全覆蓋、全流程、全員資料臺(tái)賬管理體系。主要做法包括：

（一）明確目標(biāo)，設(shè)定臺(tái)賬管理創(chuàng)新思路

基于綜合性業(yè)務(wù)、深層次服務(wù)及智慧型部門的挑戰(zhàn)，公司創(chuàng)新臺(tái)賬管理模式，落實(shí)以臺(tái)賬憑證為基準(zhǔn)的基礎(chǔ)精細(xì)化管理，通過查閱臺(tái)賬憑證幫助管理者理順日常工作程序，提高工作效率，并可隨時(shí)了解目前工作是否按計(jì)劃進(jìn)行，是否碰到難題，從而發(fā)現(xiàn)問題、把握細(xì)節(jié)，以查漏補(bǔ)缺、集中攻堅(jiān)、督促落實(shí)，實(shí)現(xiàn)管理的可控性。具體實(shí)施思路如下：

以國(guó)網(wǎng)、上級(jí)管理的要求和公司內(nèi)部管理需求為導(dǎo)向，以辦公室綜合業(yè)務(wù)為基礎(chǔ)設(shè)計(jì)合理的臺(tái)賬模式，以匹配業(yè)務(wù)實(shí)施與管控的要求；針對(duì)不同的臺(tái)賬模式，明確運(yùn)行的周期與記錄方式等要求，設(shè)定保存期限，并建立相應(yīng)共享機(jī)制；通過對(duì)內(nèi)容與節(jié)點(diǎn)、臺(tái)賬形式、通道等的整合，實(shí)現(xiàn)臺(tái)賬管理精益化；最后，落實(shí)資源保障，強(qiáng)化監(jiān)督實(shí)施。

（二）以辦公室綜合業(yè)務(wù)提升為導(dǎo)向，梳理臺(tái)賬管理要求

辦公室業(yè)務(wù)工作紛繁復(fù)雜，通過加強(qiáng)臺(tái)賬管理，能夠落實(shí)各項(xiàng)業(yè)務(wù)實(shí)施痕跡，并通過臺(tái)賬記錄的應(yīng)用，一方面可以直接應(yīng)用到業(yè)務(wù)實(shí)施，提升工作效率，另一方面也可以通過分析相應(yīng)記錄，完善各項(xiàng)工作機(jī)制，實(shí)現(xiàn)辦公室各項(xiàng)業(yè)務(wù)規(guī)章制度、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)程的優(yōu)化改善。

辦公室臺(tái)賬管理以提升辦公室綜合業(yè)務(wù)為核心，依據(jù)辦公室的綜合業(yè)務(wù)范圍，梳理國(guó)網(wǎng)及上級(jí)公司臺(tái)賬管理要求。以辦公室業(yè)務(wù)綜合流程為基礎(chǔ)，以辦公室綜合業(yè)務(wù)管理提升為導(dǎo)向，明確流程控制節(jié)點(diǎn)及節(jié)點(diǎn)臺(tái)賬管理要求。

（三）以管理要求為目標(biāo)，創(chuàng)新臺(tái)賬管理模式

以業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人為主體，依據(jù)辦公室內(nèi)部管理需求，設(shè)計(jì)包括原始憑證、督查表、統(tǒng)計(jì)表、清單、備忘錄、計(jì)劃、總結(jié)7類臺(tái)賬。并根據(jù)不同臺(tái)賬的要求，設(shè)計(jì)臺(tái)賬記錄的內(nèi)容及標(biāo)準(zhǔn)，重點(diǎn)明確：

1.完善臺(tái)賬內(nèi)容。以信訪工作為例，結(jié)合信訪日常工作特點(diǎn)，針對(duì)每次來信、來電和來訪及時(shí)登記，并形成信訪信息統(tǒng)計(jì)表，確保所有信訪件信息齊備；針對(duì)時(shí)間歷程較長(zhǎng)的復(fù)雜信訪件，建立專檔，記錄形成處置過程備忘錄。并結(jié)合上級(jí)公司要求，及時(shí)完成交辦件的處置和辦結(jié)報(bào)告，并于每月完成信訪穩(wěn)定工作月報(bào)及不穩(wěn)定因素排查表、季度分析報(bào)告，全方位加強(qiáng)對(duì)于信訪件的預(yù)警、分析、總結(jié)和妥善處置。

2.創(chuàng)新臺(tái)賬管理方式。針對(duì)不同的臺(tái)賬內(nèi)容，創(chuàng)新臺(tái)賬管理模式，從而精細(xì)、便捷落地臺(tái)賬內(nèi)容。以信訪與公務(wù)接待業(yè)務(wù)為例。

在信訪業(yè)務(wù)建立“一案一檔一表一賬”的動(dòng)態(tài)“流水賬”，確保事事有賬可循，有檔可查。以“一表”對(duì)信訪的每一案實(shí)現(xiàn)“全”記錄；以“一檔”對(duì)重要案件實(shí)現(xiàn)“?！庇涗?；以“一賬”對(duì)跨度較長(zhǎng)案件實(shí)現(xiàn)“完整”記錄。

在公務(wù)接待業(yè)務(wù)方面，建立“3+X”的模塊組合式臺(tái)賬管理法，確保公務(wù)接待流程標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，提升公務(wù)接待管理水平、提高綜合服務(wù)工作效率?！?+X”的模塊組合式臺(tái)賬管理辦法中的“3”便是任務(wù)單、接待方案、職責(zé)分配表，“X”就是接待資源數(shù)據(jù)庫(kù)。

（四）以臺(tái)賬模式為基礎(chǔ)，明確運(yùn)行機(jī)制

1.確定臺(tái)賬記錄周期與方式。對(duì)于不同的臺(tái)賬記錄，按照需求設(shè)定記錄周期。在記錄方式上，以電子化為主，對(duì)于條件限制或性質(zhì)本身要求，如會(huì)議批示、合同流轉(zhuǎn)單及用印申請(qǐng)單等必須建立紙質(zhì)臺(tái)賬。

2.設(shè)定臺(tái)賬記錄的保存期限。根據(jù)《上海市電力公司文件材料歸檔范圍及保管期限表》要求，嚴(yán)格各類臺(tái)賬資料的保管期限。

3.建立共享平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)臺(tái)賬資源分級(jí)共享。公司按照各類臺(tái)賬的共享權(quán)限分層分級(jí)，分為公司范圍內(nèi)共享、相關(guān)部門共享、部門內(nèi)部共享、專業(yè)條線間共享和專業(yè)內(nèi)部共享。

（五）以精益化為目標(biāo)，實(shí)施精益整合

1.臺(tái)賬內(nèi)容與節(jié)點(diǎn)整合。對(duì)于國(guó)網(wǎng)及上級(jí)有明確要求的，以上級(jí)要求為準(zhǔn)；以辦公室綜合業(yè)務(wù)流程為基礎(chǔ)，梳理業(yè)務(wù)節(jié)點(diǎn)，控制業(yè)務(wù)流程的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，去除不必要的臺(tái)賬。

2.臺(tái)賬形式整合。簡(jiǎn)化臺(tái)賬表單形式，將多個(gè)節(jié)點(diǎn)的臺(tái)賬整合到一張表中，如制度廢止會(huì)簽單，一張標(biāo)準(zhǔn)覆蓋業(yè)務(wù)開始到結(jié)束端到端的臺(tái)賬。

3.通道整合。建立資料臺(tái)賬與檔案、協(xié)同辦公的接口，實(shí)現(xiàn)通道整合，為快速獲取數(shù)據(jù)及建立共享機(jī)制奠定基礎(chǔ)。

（六）落地臺(tái)賬管理模式，優(yōu)化資源配置

全員參與、定職定責(zé)，整合各業(yè)務(wù)條線臺(tái)賬記錄，形成精益化臺(tái)賬管理體系。依據(jù)梳理出的臺(tái)賬，辦公室召開專門會(huì)議，對(duì)現(xiàn)有臺(tái)賬進(jìn)行整合。以業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人為業(yè)務(wù)臺(tái)賬的管理者，對(duì)于有交叉的模塊進(jìn)行切分，明確臺(tái)賬管理的負(fù)責(zé)人。

（七）強(qiáng)化監(jiān)督，促進(jìn)臺(tái)賬管理有效實(shí)施

1.實(shí)行動(dòng)態(tài)管理，強(qiáng)化過程監(jiān)管。辦公室工作臺(tái)賬采取自查與監(jiān)督結(jié)合的方式，做到周自查、月交流、年總結(jié)。每周，對(duì)應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)各崗位對(duì)本崗位的臺(tái)賬工作進(jìn)行自查，記錄并改善發(fā)現(xiàn)的問題；每月，辦公室副主任對(duì)各崗位的臺(tái)賬工作進(jìn)行檢查，并在月度辦公室會(huì)議進(jìn)行交流、分析；年度，各崗位對(duì)自身臺(tái)賬管理工作進(jìn)行總結(jié)。

2.與個(gè)人績(jī)效考核直接掛鉤，激發(fā)人員積極性。將辦公室各專職績(jī)效管理情況納入全員績(jī)效管理綜合評(píng)價(jià)中，確保每個(gè)專職都有相應(yīng)臺(tái)賬管理要求，由各業(yè)務(wù)分管副主任根據(jù)季度內(nèi)各專職臺(tái)賬管理情況進(jìn)行綜合評(píng)定；由辦公室主任根據(jù)各專業(yè)臺(tái)賬管理成效及監(jiān)督檢查力度對(duì)副主任進(jìn)行績(jī)效綜合評(píng)價(jià)。對(duì)于在臺(tái)賬管理工作中有突出表現(xiàn)（有創(chuàng)新做法，并獲得一致認(rèn)可、推廣的）的人員給予額外的績(jī)效加分，并直接將加分納入人員的年度績(jī)效考評(píng)中。

三、結(jié)語

實(shí)施基于辦公室綜合業(yè)務(wù)提升需求的臺(tái)賬管理體系，有利于辦公室各崗位建立自己的工作賬本，對(duì)每天的工作內(nèi)容加以記錄，對(duì)工作的完成情況進(jìn)行說明，從而使得業(yè)務(wù)人員明確自己的崗位職責(zé)，理順日常工作程序，提高工作效率，最終提升辦公室的綜合業(yè)務(wù)能力?；谵k公室綜合業(yè)務(wù)提升需求的臺(tái)賬管理體系的建立，對(duì)其他公司提升辦公室業(yè)務(wù)管理水平具有借鑒意義。

（作者單位為國(guó)網(wǎng)上海市電力公司檢修公司）