淺析出版企業(yè)資金管理

王雪耘

淺析出版企業(yè)資金管理

王雪耘

從20世紀末開始，國家著力推動文化產業(yè)體制改革，新聞出版行業(yè)迎來了大發(fā)展的時代，同時也面臨著前所未有的挑戰(zhàn)。新聞出版行業(yè)從面向主管部門向兼顧面向市場轉化的過程中，原有的經營方式和管理模式必須進行相應的調整，企業(yè)從領導層到相關管理部門都面臨著調整經營方向與管理思路的問題。而脫胎于行政管理與行業(yè)管理遠高于市場管理的出版行業(yè)，一直以來對于資金管理意識比較淡泊，這在新形勢下顯得不相適宜。在此背景下，適應行業(yè)發(fā)展的需要，探尋與出版企業(yè)發(fā)展相適應的資金管理模式顯得尤為重要。本文試從闡述出版企業(yè)資金管理現狀入手，分析目前資金管理中存在的問題與歷史成因。嘗試提出了：從領導意識轉變到財務人員知識更新；從管理理念上的思路轉變到企業(yè)內部管理制度與流程和設計；以及輔助以數字化管理手段的管理思路。旨在探尋一條適合出版企業(yè)資金管理的道路，給在管理工作中尚在摸索階段的同行以啟示，同時希望起到拋磚引玉的作用，借此得到專業(yè)人士的關注與指點，以使出版企業(yè)能在較短的時間內達到理想的管理效果，盡快完成管理模式的轉變。未來出版企業(yè)的資金管理將如何深化，行業(yè)從員應該在多大程度上拓寬管理思路等問題，還需行業(yè)從業(yè)人員在實踐中一邊借鑒資金管理比較成熟的行業(yè)經驗，一邊繼續(xù)摸索完善本行業(yè)的適用方法。

出版企業(yè) 資金管理 內控設計

一、前言

新聞出版業(yè)在國民經濟體系中是一個占比較小的行業(yè)，同時又是一個政策性強、行業(yè)特點突出的行業(yè)。由于該行業(yè)的特殊性，新聞出版單位一方面受到行業(yè)主管部門的嚴格限制，另一方面其市場又受到一定保護，行業(yè)競爭壓力小。因此，財務資金管理帶有明顯的事業(yè)單位計劃經濟的痕跡。由此帶來的問題是，出版企業(yè)在資金管理方面意識較為淡泊，管理方法落后于現代企業(yè)管理，與新聞出版行業(yè)實為現代企業(yè)的本質嚴重脫節(jié)。20世紀末以來，國家推動的文化產業(yè)體制改革，使新聞出版行業(yè)向現代化企業(yè)轉型，原有資金管理模式已無法適應新的體制與市場環(huán)境的需求，資金管理方式的轉變勢在必行。本文從探討出版企業(yè)從何入手進行資金管理模式的轉變?yōu)槌霭l(fā)點，為資金管理較薄弱的出版企業(yè)找出一條資金管理入門的道路。同時希望借此文拋磚引玉，即能為渴望尋求資金管理之路的同行推開一扇小窗，又能引來專業(yè)人士的指導。

二、出版企業(yè)資金管理的特點及其困難

出版企業(yè)的資金管理特點是與其產品特點及業(yè)務運行方式相適應的。出版企業(yè)業(yè)務運行中的一些“特色”給資金管理帶來了一定困難。

（一）產品品種數量巨大

出版企業(yè)生產的是以一定載體形式呈現的文化產品，核心內容是其所表現的意識形態(tài)。意識形態(tài)領域內容的豐富性與多樣性表現在出版企業(yè)為產品品種數量巨大。比如一個中小型出版企業(yè)在銷產品品種應在上千種之上，而大型出版企業(yè)會達到上萬或幾十萬。這就使得出版企業(yè)的存貨成為企業(yè)資產中一種主要的占用形式，而這種資產在儲存、發(fā)、退過程中的損耗難以避免。

（二）銷售回款周期不確定

由于出版企業(yè)在一直實行“新華書店總經銷”，雖然隨著市場的發(fā)展各出版企業(yè)早已實現自辦發(fā)行，但歷史遺留的銷售方式為“經銷包退”，實際上是把滯銷的風險全部留在出版企業(yè)，出版企業(yè)在控制退貨與結算方面可施展的空間較小。

（三）產品生產周期受到外在因素影響較大

由于出版物這種特殊商品的生產源頭起于作者（著作權方），作者（著作權方）與出版社的配合情況很大程度上影響了出版進度。在產品寫作、編校與出版過程中，作者（著作權方）與出版社之間溝通是否順暢，往往會很大程度上影響出版進度，甚至出現選題中途流產。因此，出版企業(yè)的選題實現程度通常與選題計劃相去很遠。

（四）政策性影響

出版物這種特殊商品還是一種對政策極其敏感的商品。比如考試類產品。如果國家對某類考試在考試方式、考試大綱上進行調整，則在新規(guī)定出現前出版的同類產品則立刻全部成為無法出售的商品，這種無法預料的損失也是出版社必須承擔的。

以上各種不可控因素都給出版企業(yè)的資金管理帶來一定的困難，在無法控制的進程中尋找可控點，成為資金管理的難點和關鍵。

三、出版企業(yè)資金管理的現狀及存在的問題

（一）企業(yè)領導者沒有充分認識資金管理的重要性

新聞出版的行業(yè)發(fā)展具有注重意識形態(tài)、資金管理意識薄弱的特點。在傳統(tǒng)出版企業(yè)中，企業(yè)領導者更注重產品在意識形態(tài)方面的問題，關注選題方向。文化產業(yè)改制后企業(yè)領導者需要關注市場，但很少關注資金的運營與管理。

（二）財務人員缺乏資金管理意識

在傳統(tǒng)出版企業(yè)中，財務人員更注重“會計核算”和“財經制度”，企業(yè)沒有在資金管理方面給財務人員提出更高的要求，長此以往，資金管理幾乎被排除在財務工作之外。

（三）缺少資金管理專業(yè)人才

在資金管理意識薄弱的前提下，出版企業(yè)更是缺少資金管理專業(yè)人才的儲備，當文化產業(yè)轉企改制后，資金管理的問題才顯得日趨重要，但由于知識和人才的缺乏，很難在短時間內建立起完整的資金管理鏈條和管理模式，仍處于亡羊補牢的被動狀態(tài)。

四、影響出版企業(yè)資金管理效果的因素分析

鑒于上述的行業(yè)發(fā)展歷史，現階段出版企業(yè)在資金管理方面存在著上述諸多問題，這些問題的形成原因多樣，并對資金管理的效果產生的很大影響。

（一）管理層思想認識

資金是現代企業(yè)運行的基本保證，因此在現代企業(yè)中，企業(yè)領導已經把資金管理當作日常工作不可缺少的一部分，整個企業(yè)資金管理的流程是成熟而順暢的，任何資金活動中出現的問題都會得到迅速的反饋，并處理解決。而出版企業(yè)的管理層對資金管理的重要性認識尚且不足，主要還集中在如何搶占市場、準確把握政策并判斷企業(yè)發(fā)展方向上。在這種情況下，企業(yè)領導層無暇有效組織和建立適合本企業(yè)的資金管理架構，使資金管理工作明顯落后于企業(yè)的發(fā)展。在這種管理缺失的狀態(tài)下，經營過程隨時面臨資金風險，一旦出現問題，就會給企業(yè)帶來經濟損失，并且會錯失市場良機。

（二）管理體系的完整性

在管理體系相對完整健全的現代企業(yè)中，資金管理作為企業(yè)管理的重要組成部分，已形成了較為成熟的組織機構及運營模式，資金管理已滲透到業(yè)務運行的各個環(huán)節(jié)中。在這樣一個完善的管理體系框架下，企業(yè)資金活動被限定在最有效、最安全的監(jiān)控系統(tǒng)中，對資金的管理也是最高效的。而在出版企業(yè)中尚未建立完善的資金管理體系，甚至未抓住資金管理中關鍵的環(huán)節(jié)，在資金管理中的部門職責不清晰、分工不明確，資金管理工作尚在摸索中，無法形成完整的資金管理鏈條。遇到問題都是采取臨時補救措施，甚至造成了資金損失才完善管理制度。這種被動的工作狀況，使得資金管理工作不能成為企業(yè)管理中有效部分，更談不上有效地開展管理工作，給企業(yè)帶來了極大的財務風險和安全隱患。

（三）資金管理崗位設置

在現代化的企業(yè)中，資金管理工作均設有專門的崗位甚至專門的部門來完成，職責劃分清晰、責任明確、流程順暢，與日常財務工作相輔相成，可以有效地完成資金管理工作，及時反饋資金情況，為企業(yè)決策提供依據。而在傳統(tǒng)的出版企業(yè)中并沒有設置資金管理專屬崗位，更沒有相應的專業(yè)人才。在資金管理工作開展初期，多由財務部門的人員兼任。這種情況使得在面臨資金管理問題時，往往無法將應該由資金管理崗位完成的工作同日常財務工作明確區(qū)分，削弱了資金管理職能，工作中不能切中要害，也不能達到應有的管理效果。

（四）監(jiān)管措施

監(jiān)管機制是現代企業(yè)運行中與各個業(yè)務流程并存的機制，業(yè)務運行到哪里，監(jiān)管工作就應該同樣到哪里，這樣才能及時發(fā)現業(yè)務流轉中出現的問題，糾正業(yè)務運行中的偏差，保證業(yè)務運行在正確的軌道上。這對資金管理工作同樣適用，在有效監(jiān)管機制下運行的資金管理系統(tǒng)，才是安全有效的管理系統(tǒng)，能夠保證資金管理以企業(yè)資金效益最大化為目標，符合企業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略。而出版企業(yè)在資金管理工作初期，管理體系尚不健全，管理力量薄弱，更談不上對資金管理工作的監(jiān)管，這必定會給企業(yè)的資金安全帶來潛在的風險。

五、完善出版企業(yè)資金管理的建議

面對上述現狀及各種問題，出版企業(yè)在資金管理方面可以嘗試從以下幾個方面入手，逐步建立完善的管理體系，理順管理與運營的關系，從而達到理想的管理效果。

（一）提高資金管理意識，強化資金管理責任

企業(yè)管理層應充分認識到資金管理的重要性，加強有關資金管理知識的學習以提高認識，根據企業(yè)的實際情況適當加大在資金管理工作方面的人員和資金投入。管理層應直接參與資金管理工作，建立健全資金管理組織機構，至少應設置專門的資金管理崗位，并落實資金管理責任制。管理層對資金管理工作的重視程度，能在很大程度上影響企業(yè)資金管理工作運行的有效性，使資金管理機構和崗位不至于成為“擺設”。

（二）加強財務人員培訓，提高財務人員素質，引進相關專業(yè)人才

企業(yè)應在財務人員培訓上應加大力度，組織財務人員學習現代企業(yè)管理知識，充實專業(yè)知識，做好應對準備。有條件的企業(yè)可以考慮引進有資金管理經驗的專業(yè)人才，彌補人才上的不足，同時通過專業(yè)人才來推動資金管理工作的專業(yè)化，提高管理效率，縮短適應周期。

（三）設計內部資金管理與控制流程

改變“亡羊補牢”的被動局面，做好資金管理的事前計劃、事中控制和事后總結與修正三個階段的工作。

第一，建立全面預算管理機制。財務預算是經過現代企業(yè)運行實踐證明的一種比較成熟的，有效進行資金管理事前控制的手段。從這里入手對于之前沒有設立相應機制的出版企業(yè)來說相對容易，通過財務預算的編制與執(zhí)行，可以將“不確定”變?yōu)椤坝杏媱潯?。預算管理至少要包括以下幾個方面：

一是預算編制。預算編制可以生產為出發(fā)點，也可以銷售為出發(fā)點，或兩者兼而有之，在此基礎上將企業(yè)下一年度的經營收支全部在預算中得以反映，并計算出下一年度的經營結果。這個經營結果必須與企業(yè)的經營規(guī)劃相適應，如果有差異，應分析原因、調整預算，并最終使財務預算的經營結果與企業(yè)目標相一致。財務預算至少以預算的利潤表為終點，有條件的企業(yè)還應完成預算的資產負債表和現金流量表。

二是預算控制。財務預算在實際執(zhí)行過程中應成為衡量經營業(yè)務完成情況的標尺。預算執(zhí)行情況應通過相應的財務報告及時反饋到企業(yè)領導和相關部門，企業(yè)領導應針對報告中反映出的問題作出經營調整，修正執(zhí)行中的偏差，以保證預算的完成。

三是預算調整。對于年度內出現的突發(fā)事件，如由于政策的變化使得原來預算無法完成，或出現新的市場機會影響預算結果，應降這些突發(fā)事件作為預算變動的因素及時調整原有預算，并將新的預算結果作為執(zhí)行目標。這種調整預算的工作也可視為編制滾動的財務預算，其目的是讓預算隨時符合業(yè)務發(fā)展的實際情況，而不致因為經營出現的新情況使預算失去指導作用。

四是預算完成情況的分析。對于預算執(zhí)行的結果要定期進行數據分析，從實際完成情況與預算的偏差中找出原因，如果是預算編制的問題，應在今后的編制中加以避免，如果是執(zhí)行的問題，應提請相關部門采取措施，改變執(zhí)行狀況。

第二，建立健全資金管理的內部控制制度，做到有章可循。資金的有效管理離不開健全的內部控制制度，制度是流程控制的保障。因此，建立健全資金管理的內部控制在企業(yè)的資金管理中起著關鍵性作用。

資金管理內部控制制度應當覆蓋企業(yè)資金流的各個環(huán)節(jié)，落實到崗位。制定資金內部控制制度，需注意內部控制的幾大原則：全面性原則、重要性原則、制衡性原則、適應性原則、成本效益原則（參見財會〔2008〕7號文件）。對于一時沒有條件制訂更細的資金管理制度的企業(yè)，可以先制定一些關鍵流程的控制規(guī)范。比如存貨、固定資產、銷售、費用支出；其他資金管理制度可以在經營業(yè)務過程中不斷完善。

制定好的資金管理制度要不斷根據業(yè)務的變化和發(fā)展進行修訂和補充，使得管理制度不會過時，成為資金管理的依據和保障。

（四）選擇適合的資金管理系統(tǒng)，協助業(yè)務流程規(guī)范化

現代企業(yè)資金管理僅靠人工完成不僅管理成本高，而且存在信息不及時、錯誤率高的問題，所以資金管理信息化勢在必行。出版企業(yè)可以根據自身的條件選擇適當的資金管理信息系統(tǒng)，來輔助業(yè)務流程控制和數據統(tǒng)計分析。資金管理系統(tǒng)往往在規(guī)范資金業(yè)務流程的同時，還能起到降低管理成本、提高統(tǒng)計分析效率及降低差錯率的作用。

（五）借助社會中介機構的力量，提高資金管理水平

社會中介機構因其專業(yè)性和中立性，在企業(yè)資金管理過程中起到的監(jiān)督作用和指導作用不容小覷。新聞出版企業(yè)，傳統(tǒng)上只把中介機構當作一個審查機構，實際在現代企業(yè)管理中，中介機構更是企業(yè)管理的助手。作為專業(yè)的咨詢評估機構，中介機構能發(fā)現企業(yè)資金管理中的薄弱環(huán)節(jié)，并給企業(yè)提供專業(yè)的改進建議。有條件的企業(yè)可以請專業(yè)機構介入資金管理流程和制度的設計，并對流程的執(zhí)行情況進行評估。由于中介機構的獨立性，其往往能提出比企業(yè)財務人員更客觀和切中要害的建議，對企業(yè)的資金管理起到很好的幫助。

總之，建立及完善出版企業(yè)資金管理體系，在出版企業(yè)的財務管理工作中占據著非常重要的位置。出版企業(yè)要在認真考量本企業(yè)的管理現狀及管理要求的基礎上，確定本企業(yè)資金管理的途徑與方向，以資金使用效率最優(yōu)化為目標，并本著由簡入繁、由淺入深、由易到難、由內至外、由急到緩的原則，優(yōu)先解決實際工作中重點控制環(huán)節(jié)，層層深化，不斷完善和提高資金管理效率。對于出版企業(yè)財務人員來講，在學習中探索適應本企業(yè)的資金管理方式還有很長的路要走，筆者也將在工作中持續(xù)關注資金管理理論的發(fā)展與新動向，學習先進的管理經驗，并將其應用于自己的工作之中。

（作者單位為北京語言大學）

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