新時期在高校檔案信息化建設(shè)中的問題探討

■ 高小麗

高校檔案信息化建設(shè)是新時期檔案信息化建設(shè)的重要組成部分，是全面提升高校檔案服務(wù)工作的有力抓手，同時也是檔案服務(wù)高校全面工作的信息支撐的重要途徑。近年來，檔案管理部門作為查閱檔案、信息公開的窗口，其重要性不斷提升，信息化建設(shè)也在穩(wěn)步推進(jìn)，現(xiàn)將檔案信息化建設(shè)中存在的一些問題進(jìn)行探討和思考。

一、當(dāng)前檔案信息化建設(shè)的重點

加強新時期檔案信息化工作是國家檔案局對機關(guān)、人民團(tuán)體、高等院校及企事業(yè)單位等在檔案管理工作中提出的必然要求。根據(jù)2002年國家檔案局發(fā)布《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》之后，檔案信息化建設(shè)在全國各類檔案館（室）中蓬勃開展起來。國家檔案局、教育部2008年聯(lián)合發(fā)布《高等學(xué)校檔案管理辦法》高校檔案信息化工作也隨之逐步開展起來。檔案信息化是指檔案管理模式從以前檔案實體保管為重點，向以檔案實體的數(shù)字化信息形式向社會提供服務(wù)為重心的轉(zhuǎn)變過程。

檔案信息化建設(shè)是一項龐大的系統(tǒng)性工作，其中包括檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)和人才隊伍建設(shè)。高校檔案部門的主要工作是：基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)和檔案信息資源建設(shè)?；A(chǔ)設(shè)施建設(shè)主要是建立檔案管理軟硬件系統(tǒng)，檔案信息資源建設(shè)主要是輸入目錄，建立目錄數(shù)據(jù)庫。做好這兩項最基本的工作，為將來進(jìn)一步開發(fā)檔案信息資源打好基礎(chǔ)。

二、高校檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀

新時期高校檔案信息化建設(shè)發(fā)展是高校領(lǐng)導(dǎo)必須關(guān)注的一項重要工作，同時對高校教學(xué)和科研工作將起到有力的推動作用。隨著社會發(fā)展，高校擴招，基礎(chǔ)建設(shè)、設(shè)備投入都迫在眉睫，需要大量資金投入，與此同時檔案工作信息化開展的前期建設(shè)到后期維護(hù)，都需要大量資金投入是高校檔案信息化建設(shè)工作面臨的巨大困難，此外，一些高校對檔案的重要性認(rèn)識不到位，缺乏足夠的重視。

三、高校檔案信息化建設(shè)中的問題和建議

（一）加強檔案信息化管理工作力度，規(guī)范檔案信息化管理

目前在檔案信息化建設(shè)過程中，各個單位根據(jù)實際情況，選擇符合自己所需的檔案管理系統(tǒng)軟件。高校在選擇使用檔案信息化軟件管理系統(tǒng)時要根據(jù)實際情況采購使用自己的管理軟件。有的高校對檔案管理投入經(jīng)費有限，選擇價位低的軟件，因此系統(tǒng)功能存在很大區(qū)別和限制，有的只能輸入目錄，全文錄入等功能欠缺。有的功能不完善，輸入目錄時字?jǐn)?shù)有限制，如果哪條目錄特別長，那么超過定長的部分不能存，輸入時超過定長也沒有提示，存儲時只能存一部分，致使目錄數(shù)據(jù)不完備。按卷歸檔的檔案中，案卷文件目錄上的總題名和案卷目錄的題名是相同的內(nèi)容，有的軟件卻不能把這兩者的聯(lián)系體現(xiàn)出來，輸入完案卷目錄后，輸入案卷文件目錄時，還得重輸一遍本來相同的內(nèi)容。軟件存儲的格式也相差很大，將來在接收時，可能有的軟件的格式獨特，不能轉(zhuǎn)化。即使能夠通過文本文件中轉(zhuǎn)來實現(xiàn)轉(zhuǎn)化，但數(shù)據(jù)的格式會丟失，新的軟件接收后，或者會發(fā)生混亂，或者數(shù)據(jù)不全。如果檔案管理軟件有一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，接收電子目錄時，就不會發(fā)生難以轉(zhuǎn)化或無法接收的問題，而且功能也會比較完備，實用性強。否則，花了很多年輸入的目錄，將來無法使用，只能是浪費大量的人力、物力和財力。

（二）提高對電子文件管理與歸檔工作重要性的認(rèn)識，確保檔案信息化建設(shè)工作的有序推進(jìn)

隨著辦公自動化的推廣，在高校各部門、科室的工作人員在起草文件的過程中形成了電子文件，但很多高校的電子文件沒有按部門、科室及時收集整理，等到次年歸檔時，有些單位的部門、科室電腦中的電子文件不齊全，還有不少因為各種原因，如重裝電腦系統(tǒng)而丟失。有的高校的檔案工作人員也只顧實物檔案的歸檔，不及時收集各部門、科室的電子文件，時間一長，很多電子文件都找不到了。當(dāng)前隨著高校OA 辦公自動化系統(tǒng)的全面普及，近年來特別是在OA 辦公自動化系統(tǒng)中產(chǎn)生的文件資料和所有教學(xué)、科研工作中形成的電子文件，沒有按照電子文件歸檔要求歸檔，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案和電子檔案雙套管理沒有達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。為了適應(yīng)新時期高校檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化、科學(xué)化的有序推進(jìn)，確保做到查閱利用快捷和信息數(shù)據(jù)安全，服務(wù)全校工作有序推進(jìn)，切實要加強電子文件收集整理，規(guī)范高校檔案信息化管理工作：一是及時對OA 辦公自動化系統(tǒng)進(jìn)行升級改造，增加檔案信息化模塊，對有效儲存電子文件將起到基礎(chǔ)性信息支撐。二是在高校信息化建設(shè)中加強內(nèi)部局域網(wǎng)建設(shè)工作，對信息資源共享和查詢利用服務(wù)將起到方便快捷準(zhǔn)確的服務(wù)。三是加強高校檔案和信息安全管理力度，確保對實體檔案和電子檔案進(jìn)行有效管理，使用計算機端口、U 盤光盤硬盤等加強保密和異質(zhì)備份管理工作，完善信息化管理的檢查登記制度，確保檔案信息安全。四是加強高校檔案信息資源體系建設(shè)。對OA 辦公自動化系統(tǒng)、局域網(wǎng)在使用過程中的電子檔案，要嚴(yán)格執(zhí)行國家對電子檔案管理的有關(guān)規(guī)定。管理好檔案信息、使用好檔案信息、開發(fā)好檔案信息、利用好檔案信息，從而達(dá)到了電子檔案在高校檔案管理工作中發(fā)揮重要作用。因此提倡建立文書、檔案一體化辦公系統(tǒng)，制作的文件及時自動歸檔。在條件達(dá)不到的情況下，加強對行政工作者的培訓(xùn)，提高其檔案意識，自覺保存電子文件，及時歸檔。

（三）提高檔案信息化建設(shè)的認(rèn)知度，確保檔案信息化工作健康全面發(fā)展

新時期高校檔案信息化建設(shè)工作，領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵，落實任務(wù)是前提，加大投入是基礎(chǔ)，完善制度是保障，還要加強繼續(xù)教育培訓(xùn)工作，不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和水平。近年來，有的高?；鶎訖n案管理人員認(rèn)為要走檔案信息化之路，將來紙質(zhì)檔案就沒有多大用了，不需要精心整理，也不重視檔案搶救和收集實物檔案、特色檔案。作為高校綜合檔案館（室）建設(shè)工作，從傳統(tǒng)的文書、會計、人事、學(xué)籍和科技檔案以及照片、聲像、實物檔案管理中，根據(jù)新時期檔案管理的新要求結(jié)合新修訂的《中華人民共和國檔案法》，研究制定結(jié)合高?，F(xiàn)代化檔案管理模式，要運用新方法、新途徑把檔案信息化建設(shè)工作列入高校綜合管理的重要議事日程，加大經(jīng)費投入，結(jié)合國家對檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，積極開展高校檔案館（室）創(chuàng)建國家級數(shù)字檔案館室工作，進(jìn)一步規(guī)范高校檔案信息化建設(shè)工作。依據(jù)國家電子檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，加大對檔案館室（館）藏檔案數(shù)字檔案加工工作，結(jié)合新搭建的檔案信息化管理平臺，充分完善電子文件檔案歸檔工作。

高校檔案信息化建設(shè)工作是新時期檔案管理的必然要求，也是我國在推進(jìn)信息產(chǎn)業(yè)，云計算、大數(shù)據(jù)發(fā)展的必由之路，所以說提升認(rèn)知度是高校檔案信息化建設(shè)的“敲門磚”。完善健全規(guī)范化管理和高校達(dá)到國際化標(biāo)準(zhǔn)示范院校，提供了有力的信息服務(wù)，為全面打造一流高校，將起到有力的推動作用，同時，為開創(chuàng)新時期高?？茖W(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理工作奠定良好基礎(chǔ)。