辦公室行政管理精細(xì)化的思路與對(duì)策探討

王雪

【摘 要】在當(dāng)今新時(shí)代下，企業(yè)科學(xué)的運(yùn)營(yíng)管理逐漸成為了企業(yè)管理人員需要面對(duì)的問題。在企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)過程中，辦公室站著重要地位。對(duì)辦公室進(jìn)行精細(xì)化管理能夠進(jìn)一步促進(jìn)企業(yè)行政管理持續(xù)有效的進(jìn)行，其對(duì)企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展發(fā)揮著重要作用。

【關(guān)鍵詞】辦公室行政管理；精細(xì)化；思路；對(duì)策

隨著時(shí)代不斷發(fā)展，在企業(yè)行政管理方面，精細(xì)化管理逐漸成為了企業(yè)管理人員面對(duì)的新問題。精細(xì)化管理不但是現(xiàn)代管理的新方向，還是今后辦公室行政管理工作發(fā)展的最終目標(biāo)。它的特點(diǎn)主要是利用合理的管理來作為執(zhí)行依據(jù)，利用嚴(yán)格和精細(xì)的管理不斷節(jié)約成本。這類管理模式將進(jìn)一步提高企業(yè)管理效率和水平[1]。

一、目前辦公室行政管理過程中存在問題

1.管理觀念落后的問題

在企業(yè)辦公室行政管理當(dāng)中，精細(xì)化管理需要對(duì)企業(yè)實(shí)際情況進(jìn)行調(diào)查，制定出科學(xué)的精細(xì)化管理對(duì)策，同時(shí)其是確保工作順利進(jìn)行的基礎(chǔ)。目前，一些企業(yè)管理人員都缺少基本精細(xì)化意識(shí)。在實(shí)際工作過程中往往有許多問題出現(xiàn)。在一定程度上，這些問題嚴(yán)重影響了管理工作順利進(jìn)行?？茖W(xué)的進(jìn)行辦公室精細(xì)化管理要求企業(yè)負(fù)責(zé)人制定出有效的管理制度，強(qiáng)化有關(guān)人員的監(jiān)督和管理。對(duì)可能存在的問題有針對(duì)性的提出解決方法[2]。這樣才可以保證行政工作管理落實(shí)到實(shí)際當(dāng)中，進(jìn)一步提高企業(yè)的經(jīng)營(yíng)水平。

2.管理項(xiàng)目陳舊的問題

隨之社會(huì)形勢(shì)的不斷變化，企業(yè)開展辦公室精細(xì)化管理需要對(duì)于具體內(nèi)容及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。很多企業(yè)依然延續(xù)傳統(tǒng)的辦公室管理方法，這種模式會(huì)導(dǎo)致企業(yè)的日常管理漏洞較多，無(wú)法適應(yīng)現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)形勢(shì)之下對(duì)于辦公室行政工作的要求。因此，企業(yè)急需對(duì)辦公室行政進(jìn)行精細(xì)化的管理[3]。開展辦公室行政精細(xì)化管理，需要結(jié)合企業(yè)實(shí)際情況，重新規(guī)劃管理的內(nèi)容，確保辦公室精細(xì)管理工作具有可執(zhí)行性，把整個(gè)辦公室行政與其他部門的工作有效進(jìn)行結(jié)合，明確考勤，紀(jì)律，監(jiān)察等工作的責(zé)任歸屬和完成標(biāo)準(zhǔn)，通過這些措施都有助于提升企業(yè)的工作效率。

3.管理制度落后問題

科學(xué)的管理制度可以進(jìn)一步確保企業(yè)健康發(fā)展，同時(shí)也是辦公室行政工作的重點(diǎn)。目前，一些企業(yè)在管理制度上還存在許多問題。第一，管理制度設(shè)計(jì)不夠準(zhǔn)確，沒有按照實(shí)際狀況來設(shè)計(jì)管理制度，進(jìn)而造成不同部門之間的工作方式以及管理制度相似，直接影響企業(yè)的正常運(yùn)營(yíng)。第二，分工不明確。一些工作不能充分落實(shí)到實(shí)處，進(jìn)而造成了員工缺少主動(dòng)工作熱情。除此之外，對(duì)考核制度沒有細(xì)化，獎(jiǎng)罰不能做到分明，許多規(guī)定落實(shí)不代為，制度僅僅是空口白話。

二、辦公室行政管理精細(xì)化的思路

1.利用量化和細(xì)化方式來管理科目

我們從目前的研究現(xiàn)狀可以看到：在目前企業(yè)建設(shè)過程中，多數(shù)企業(yè)在管理上不能夠進(jìn)行實(shí)效的管理，往往位于比較模糊的情況下。在實(shí)際工作當(dāng)中，需要對(duì)管理者能力的發(fā)揮進(jìn)行注重，然而沒有量化和細(xì)化工作，忽視了精細(xì)化重要性。所以，要想更好的對(duì)辦公室行政管理進(jìn)行精細(xì)化，就需要轉(zhuǎn)變目前管理模式，將管理工作科學(xué)的進(jìn)行細(xì)化和量化，最終實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理目標(biāo)。精細(xì)化工作指的是將任務(wù)和工作按照自身邏輯和特性，分成許多個(gè)部分，進(jìn)而讓企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)更加直觀的進(jìn)行考慮和分析，充分掌握好工作當(dāng)中的細(xì)節(jié)內(nèi)容。

2.融入標(biāo)準(zhǔn)化和流程化的理念

自從進(jìn)入新世紀(jì)以后，多數(shù)企業(yè)生產(chǎn)方式都轉(zhuǎn)變?yōu)榱魉€作業(yè)，這種作業(yè)方式可以大大提高作業(yè)水平和整體的工作效率。對(duì)當(dāng)前辦公室行政管理來說，也利用流水線模式來進(jìn)行工作管理。將辦公室行政管理工作流程化，可以對(duì)每一部分的工作內(nèi)容進(jìn)行詳細(xì)的了解和分析。除此之外，按照具體狀況以及其他部分的工作來對(duì)接。標(biāo)準(zhǔn)化指在傳統(tǒng)流程化管理前提下，融入到日常工作的整理，構(gòu)建健全的管理工作標(biāo)準(zhǔn)，形成完善的一套管理體系。在目前辦公室行政管理過程當(dāng)中，融入流程化和標(biāo)準(zhǔn)化的管理，可以更加可靠的確保行政管理工作充分實(shí)現(xiàn)精細(xì)化。

3.強(qiáng)化經(jīng)濟(jì)化意識(shí)和協(xié)同化意識(shí)

對(duì)于一個(gè)企業(yè)而言，辦公室的行政管理精細(xì)化工作不能僅靠個(gè)人來完成，而是需要各個(gè)部分之間相互協(xié)調(diào)和配合來實(shí)現(xiàn)的。以文件簽收舉例，從接手到辦理最后存檔，其中的各個(gè)環(huán)節(jié)及步驟都需要部門間的相互配合。因此，各個(gè)部門及其成員都應(yīng)當(dāng)建立協(xié)同化意識(shí)，同時(shí)也要具備經(jīng)濟(jì)化意識(shí)，盡可能在投入最小的成本的基礎(chǔ)之上完成任務(wù)并獲取最大程度的效益。近年來，許多企業(yè)意識(shí)到成本意識(shí)的建立，在辦公室的行政中更應(yīng)當(dāng)大力推行，使辦公人員在此管理模式之上減少投入的管理成本，提升企業(yè)工作管理效率。

三、實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理精細(xì)化的應(yīng)對(duì)策略

1.加大企業(yè)文化建設(shè)力度

目前，在一些企業(yè)建設(shè)過程中，因?yàn)楦邔庸芾砣藛T對(duì)下屬培養(yǎng)方面的重視。所以，對(duì)下級(jí)人員個(gè)性以及工作特點(diǎn)都需要充分的進(jìn)行掌握。對(duì)工作當(dāng)中比較容易出現(xiàn)的問題需要全面的掌握。在當(dāng)前的企業(yè)管理過程中，需要不斷推行精細(xì)化管理理念，利用細(xì)節(jié)來實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理，充分顯現(xiàn)管理成效，給企業(yè)帶來更好的文化建設(shè)發(fā)展方向。

2.推行制度化管理

想要更好的實(shí)現(xiàn)辦公室的行政管理，應(yīng)當(dāng)制定合理的約束機(jī)制和激勵(lì)機(jī)制，制定完善的管理流程。在辦公室行政管理實(shí)現(xiàn)精細(xì)化之前，企業(yè)的內(nèi)部應(yīng)當(dāng)形成一套合理、完善的企業(yè)規(guī)章，使其成為企業(yè)工作中的重要準(zhǔn)則，也是行事的重要依據(jù)，如果企業(yè)內(nèi)部沒能形成科學(xué)、統(tǒng)一的規(guī)范，那么企業(yè)就無(wú)法真正實(shí)現(xiàn)自身的戰(zhàn)略。

3.提升員工素質(zhì)

企業(yè)在內(nèi)部建設(shè)過程當(dāng)中，需要充分做好員工能力和個(gè)人素質(zhì)的培養(yǎng)。從相關(guān)角度來分析，辦公室精細(xì)化管理最終目標(biāo)是員工職業(yè)素養(yǎng)和個(gè)人能力的充分發(fā)揮，將其融入到具體的工作當(dāng)中。所以，要想充分實(shí)現(xiàn)辦公室管理精細(xì)化，就需要引進(jìn)和培養(yǎng)高素質(zhì)專業(yè)的人才，利用對(duì)人才的培養(yǎng)和職業(yè)化規(guī)范，最終真正實(shí)現(xiàn)了工作精細(xì)化和標(biāo)準(zhǔn)化，進(jìn)一步提高辦公室行政工作的質(zhì)量以及效率。對(duì)企業(yè)來說，需要格外重視企業(yè)內(nèi)部各個(gè)部分細(xì)節(jié)管理。將每一個(gè)月的工作任務(wù)進(jìn)行量化，有效反映出工作狀況和成績(jī)，將管理工作內(nèi)的各步驟進(jìn)行確定。所以，提高工作人員職業(yè)素質(zhì)有著重要作用。

4.加強(qiáng)員工的精細(xì)化意識(shí)

在當(dāng)前的企業(yè)建設(shè)中，只有做好細(xì)節(jié)工作，加強(qiáng)員工的精細(xì)化意識(shí)，才能夠推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展創(chuàng)新。辦公室的行政管理精細(xì)化更是能夠體現(xiàn)細(xì)節(jié)工作的重要性。因此，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)員工的規(guī)范意識(shí)，同時(shí)培養(yǎng)起創(chuàng)新精神。在企業(yè)中，創(chuàng)新工作建立在企業(yè)完善的規(guī)范管理制度之上，企業(yè)的規(guī)范制度是一切工作開始的根本。應(yīng)當(dāng)培養(yǎng)員工嚴(yán)格按照企業(yè)管理制度的要求，將工作不斷精細(xì)化，在依照規(guī)章制度完成規(guī)定的任務(wù)的基礎(chǔ)之上引導(dǎo)員工進(jìn)行思維發(fā)散和創(chuàng)新，將企業(yè)引上發(fā)展和成功的道路。

四、結(jié)束語(yǔ)

在目前企業(yè)辦公室管理當(dāng)中，因?yàn)槠髽I(yè)事務(wù)比較繁多，并且責(zé)任大。當(dāng)對(duì)事務(wù)不能很好的處理的時(shí)候，就會(huì)增加辦公室工作任務(wù)，嚴(yán)重的時(shí)候?qū)?huì)直接干擾企業(yè)正常的工作。針對(duì)當(dāng)前辦公室的工作特點(diǎn)，企業(yè)需要向合理化和精細(xì)化管理方面發(fā)展。在辦公室內(nèi)完善制度規(guī)范，讓精細(xì)化意識(shí)深入到辦公室人員日常工作當(dāng)中。整體來說，辦公室行政管理精細(xì)化管理可以大大提高管理效率，減小企業(yè)管理的成本，進(jìn)而收到更好的管理效果。所以，企業(yè)需要強(qiáng)化辦公室行政管理精細(xì)化，進(jìn)一步促進(jìn)企業(yè)持續(xù)健康的發(fā)展。

【參考文獻(xiàn)】

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