中小型軟件企業(yè)的項目管理改進研究

吳亞男

(中國人民大學，北京 100872)

?

中小型軟件企業(yè)的項目管理改進研究

吳亞男

(中國人民大學，北京 100872)

我國自改革開放以來，在發(fā)展軟件產業(yè)方面取得了巨大成績，對科技進步、經濟騰飛起到了重要作用。然而，隨著我國軟件產業(yè)發(fā)展的加快，逐步暴露了很多問題，有些甚至開始影響產業(yè)的進一步發(fā)展。同時，我國中小型軟件企業(yè)的項目管理中存在的問題貫穿了項目管理的各個領域，本文僅就需求、計劃、進度和風險控制這三個領域做了初步的探討，并整理出針對我國中小型軟件開發(fā)企業(yè)的項目管理改進方案。

項目管理;風險控制;軟件項目

1　明確定義用戶需求，明晰項目價值和目標

明確定義用戶需求，它是軟件項目正式啟動的基礎，也是控制項目范圍的基礎。主要包含以下幾個方面：

1.1識別和定義項目的利益相關者

現(xiàn)代項目管理的核心理念是項目必須讓其利益相關者滿意，要理解定義項目的價值，進而在此基礎上定義項目的目標，必須從識別項目的利益相關者入手，識別項目的真正用戶。然而，時間表明識別清楚軟件項目的利益相關者并不是一件容易的事情。有時一個項目進行了很長時間，但項目組未必知道項目的真正客戶是誰，最常犯的錯誤是僅將項目成果的使用者作為客戶。必須識別出具體的項目發(fā)起人并充分發(fā)揮其作用。

1.2相關者必須全程參與和積極配合

不僅在項目重啟策劃中，在整個軟件項目的生命周期內都必須強調項目利益相關者的參與，必須要與利益相關者一起啟動項目。由于軟件項目的成果將改變人們的生活或工作方式，客戶必須在項目策劃階段就了解項目成果對其生活或工作方式的影響，他們必須開發(fā)相應的政策、流程等準備接受項目成果。

1.3善于利用外部行業(yè)專家

軟件項目的價值就是為了實現(xiàn)某些商業(yè)目的，一般是由行業(yè)專家(包括用戶)根據現(xiàn)有業(yè)務流程設想出來的，而不僅僅是由項目需求分析人員設計出來的。開發(fā)商劣勢在于缺乏完全理解業(yè)務流程的行業(yè)專家，沒有意識到行業(yè)專家也是專業(yè)人員。在項目定義活動中，軟件項目常犯的錯誤有3點：需求鍍金、需求過濾和需求包辦。所謂需求鍍金，是指項目成員客戶的實際需求，片面強調和夸大技術先進性；需求過濾指項目需求人員根據自己的偏好對客戶的需求進行主觀篩選；需求包辦是指客戶將需求分析委托給專業(yè)的“軟件人員”。實踐證明，缺乏行業(yè)專家的參與，對項目需求的定義不僅不適用，有可能完全不能用，造成資源的無謂浪費。

1.4正確理解客戶需求的多樣性

客戶的需求包含多個方面，其中既有對項目成果特性的要求，又有客戶在感情等反面的需求?？蛻舴譃槿悾旱谝活愂恰癕usts”，即如果缺少了就不能實現(xiàn)項目基本目的的成果特性；第二類是“Wants”，即客戶希望得到的能夠豐富項目成果的東西；第三類是“Nice-to-haves”,即對客戶和項目而言多多益善的東西。從對客戶的重要性而言，這三類需求是遞減的。然而，在項目的運行過程中，客戶向項目承擔方表達的頻率卻常常是遞增的。這是導致項目管理范圍蔓延最終失控乃至失敗的重要原因。

2　提高計劃執(zhí)行準確率，加強基礎數據積累和分析

軟件項目開發(fā)過程中面臨的最大挑戰(zhàn)就是計劃的準確性差。根據統(tǒng)計，在對軟件項目進度與成本估算時，開發(fā)者的估算比現(xiàn)實要樂觀，大約低20%到30%，大多數項目實際完成時間超過估算進度的25%到100%，少數的進度估算精確度達到了10%，能控制在5%之內的項目十分罕見。提高計劃的準確性，需要把握以下三點：

2.1加強基礎數據的統(tǒng)計與分析

軟件項目都是具有獨特性的，不能照搬其他項目的經驗作為制定本項目計劃的依據。由于不重視基礎數據的收集和統(tǒng)計，中小型軟件企業(yè)中，軟件項目的計劃常常是憑經驗或“拍腦袋”決定的，并沒有足夠統(tǒng)計數據來支持計劃的制定和完成。想要“一次就將事情做正確”，就需要遵照項目管理中計劃管理的方法，充分利用項目估算和安排。

2.2小心謹防里程碑陷阱

里程碑式項目計劃于控制中的一個極為重要的概念，但過于依賴里程碑反而會使項目計劃落空。具體表現(xiàn)在以下幾個方面：首先在軟件項目的里程碑被設定以后，認為“目標管理是只問結果，不計過程”，從而忽視對過程的監(jiān)控而導致項目里程碑不能按期達到。第二，對里程碑控制不嚴。因為大部分里程碑畢竟只是一些項目的中間結果，在項目過程中人們易于放松對里程碑變更的控制，易于出現(xiàn)里程碑大多按期完成而項目卻難以按期完成的現(xiàn)象。第三，里程碑的設置僅僅由項目組根據項目本身的特點而定，忽視了利益相關者的溝通并得到他們的承諾。為避免落入里程碑陷阱，特別強調客戶、供應商等利益相關者對這些里程碑提供承諾，并通過建立各方簽字的責任矩陣將其鎖定。

3　加強項目風險管理與過程控制

IT項目管理的主要對象就是與信息技術緊密相關的各類IT項目，諸如軟件開發(fā)、組件計算機網絡和信息系統(tǒng)集成等。隨著建設環(huán)境的日趨復雜，IT項目的投資和建設規(guī)模急劇增加，然而IT項目固有的建設標準不統(tǒng)一、人員流動性強、技術發(fā)展迅猛等特點決定了它不但要考慮項目管理可能遭遇的一般風險，還面臨著其他類型項目所不具備的特殊風險。這些風險的存在很有可能會造成數據丟失、進度延遲、成本增加等不良后果，更為嚴重的可能會導致整個項目的失敗。因此，在IT項目管理中引入風險研究很有必要。目標主要在于：識別可能影響IT項目成功的任何風險，提供識別和評估風險的標準過程和方法；通過適當的行動將風險產生的概率或后果壓制最低；實時監(jiān)測和報告風險，為制定防范和應對風險的措施提供決策依據。

在國內外學者研究的基礎上，單就IT項目管理這一領域將影響IT項目風險定義為以下五個方面：

3.1外部風險

外部風險主要是指那些超出IT項目經理乃至整個項目組織控制范圍的影響項目成功的干擾因素，主要體現(xiàn)在：市場和政策的變化、IT行業(yè)的迅猛發(fā)展、威脅IT項目的安全因素、先關法律問題、自然災害等。

3.2成本風險

成本風險指因項目或項目組織的變化或失誤從而影響項目成本控制的隱患，主要包括：項目運營成本溢出、項目范圍的改變導致成本上升、出現(xiàn)未估算的項目成本、項目預算超支。

3.3進度風險

進度風險指由于錯失或延誤IT項目產品或服務的市場機會而導致項目失敗的可能性，其直接表現(xiàn)：項目進度估計不準確，過多的技術、運營和外部問題牽扯項目進程、資源短缺或變更導致項目進度拖延。

3.4技術風險

技術風險指干擾項目達到預期功能或性能目標或期望的不可靠因子，突出體現(xiàn)在：技術成熟度不夠、開發(fā)與管理工具選擇不當，項目測試不嚴謹，軟硬件的集成矛盾。

3.5運營風險

運營風險指項目無法達到預期收益目標或期望的可能性。主要包括：對優(yōu)勢和沖突的理解不充分、溝通不善、多項目管理。

在項目管理中，建立風險管理策略和在項目的生命周期中不斷控制風險是非常重要的，一般來說，一套完整的IT風險管理策略包括以下四個階段：確定業(yè)務需求、評估風險等級、設計與實施解決方案、監(jiān)控、管理與發(fā)展。

風險管理在IT項目管理中并沒有得到應有的重視，因此從事IT項目管理的專業(yè)人員必須通過學習或培訓了解風險管理的重要性并掌握風險管理的只是和防范風險的方法與手段，也只有將風險管理的內容納入正規(guī)培訓日程才能突顯其重要性。

項目管理的指導思想在于不僅關注項目的成果，還要關注項目的過程。項目管理是一種典型系統(tǒng)管理，也是一種典型的變化管理。項目過程控制的目標在于對項目成果(包括中間成果)的可預見、項目資源的可調度、項目問題的可追溯、項目組績效的可評價等幾個方面。項目管理的定律之一是“魔鬼藏在細節(jié)中”，項目經理必須在對項目各種活動全面了解的基礎上，才能確定工作地重心。同樣，由于項目組成員存在不同的分工，要是他們能夠明了各自的工作對象目的目標到什么作用和影響，不能僅靠鼓勵他們提高對項目的整體責任感，也不能僅靠評價機制來驅動他們的共同承擔的責任，還必須使他們能夠直觀地看到他們的工作于項目目標之間的動態(tài)關系。即便是一個經驗豐富的項目團隊，如果不能完全理解項目的每一個組成部分，不能形象、直觀地了解項目的各部分之間的關聯(lián)關系，也容易“一葉障目，不見泰山”。只有將項目的運行做到可視化才能夠幫助他們解決這些問題。

計劃是項目進度控制的基準，項目執(zhí)行過程中采用定期和不定期的檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時采取糾正措施。

4　成功的軟件開發(fā)項目標準

成功的項目標準解釋為：項目范圍、項目成本、項目開發(fā)時間、客戶滿意度四點達到要求。項目范圍、客戶滿意度主要代表客戶的利益，項目成本主要代表開發(fā)商的利益，項目開發(fā)時間同時影響雙方的利益。成功的軟件開發(fā)項目應取決于三個階段的努力：

第一，項目開始前必須做到“了解什么是客戶的成功”，只有客戶成功了項目才能成功。就是要了解客戶的真正需求，客戶需求是項目存在的根本原因。一定要站在客戶的立場上考慮問題，客戶需要的不是將一堆硬件和軟件組裝起來，而是一定要能解決實際問題。

第二，項目執(zhí)行中能夠“擔負客戶成功的責任”，按要求完成承諾的工作。

第三，項目結束后能“幫客戶實現(xiàn)價值”，只有客戶說項目成功了才是真正的成功。要讓客戶達到預期目標。

做好企業(yè)內部的支撐體系：

4.1質量管理意識

質量管理意識是實施任何管理思路的主觀因素，如果沒有質量管理意識，往往看不到存在的問題，也看不到質量改進的必要性和緊迫性。企業(yè)一味追求經濟效益，在項目上只是往前沖，而忽略了從項目中總結問題，就是因為質量管理意識薄弱。沒有真正感受到質量管理的重要性。只有加強培養(yǎng)質量管理意識，才能將質量管理提上重要日程。

4.2軟件工程思想

軟件工程中對軟件項目的各個環(huán)節(jié)都做了明確的規(guī)定。每個做IT項目的人不管是系統(tǒng)的還是非系統(tǒng)的都學習過軟件工程，但只有將軟件工程思想真正貫徹到實際的工作中去，才能從根本上找到提高質量的方法論。

4.3合理的組織架構

合理的組織架構能使組織內部的資源得到合理的分配。更多適合項目的資源能分配到項目中來，只有這樣才能使需求管理、測試、文檔管理得到有力的資源支持。

4.4培訓

軟件項目中人力資源是最主要的資源。而人的能力是資源好壞的重要標準。很多能力需要長時間的培養(yǎng)與培訓。培訓對于質量管理來說是一件基礎性的工作，主要側重的是以下四種能力：第一，質量管理意識，如何讓項目組把項目的質量管理而非進度放在第一位，是當前最需要解決的問題。就算是有多好的人員配備，多優(yōu)秀的管理手段，沒有人重視，那質量管理也不能真正開展起來。當前質量管理的首要問題就是，項目組過度的關注開發(fā)進度，而質量問題放到最后幾種處理。導致質量維護成本居高不下，這都是質量管理意識薄弱造成。第二，文檔規(guī)范性培訓，隨著開發(fā)技術和開發(fā)模式的變化，以及文檔規(guī)范化的自身要求越來越高，規(guī)范文檔的格式和要求也隨之變化。這些規(guī)范需要通過培訓的方式傳遞給每一個使用文檔的人員，使得每一個人都可以規(guī)范使用文檔。第三，規(guī)范性培訓，不管是開發(fā)部門、測試部門、研發(fā)管理部門，都有工作的規(guī)范流程以及工作細節(jié)上的規(guī)范。開發(fā)部門的規(guī)范可以保證提交產品的高質量。測試部門的規(guī)范可以使得研發(fā)管理的工作更好的管理和指導項目。第四，行業(yè)知識的培訓，每個項目根據項目本身所屬行業(yè)的不同，項目需求會有所不同。想要保證項目需求的準確掌握，對行業(yè)的了解也是必不可少的，行業(yè)知識的培訓能使得項目組成人員更好把握需求并實現(xiàn)需求。

5　項目的目標實現(xiàn)是多重的

項目的目標實現(xiàn)需要考慮范圍目標、質量目標、進度目標、成本目標和其他目標等待。在一定條件的約束下，要想使各種目標都達到完美是不可能的，必須根據當前項目的特點，對各種目標的重要性進行排序、取舍、平衡。假如沒有足夠的資源或時間，又要完成項目范圍目標，則質量目標必然受到犧牲。

信息化建設是當前世界經濟和社會發(fā)展的必經之路，更是我國實現(xiàn)產業(yè)化結構和建立長期經濟戰(zhàn)略的手段和方法，IT項目的成功率是體現(xiàn)信息化成熟度的一個標尺，可以說如何成功地管理IT項目是我國企業(yè)信息化建設過程中面臨的最大挑戰(zhàn)和關鍵問題，項目管理理念的引入使得IT項目的管理逐步實現(xiàn)標準化和可執(zhí)行化，項目管理方式、方法的延伸和擴展對IT領域的管理提供了多種選擇和機會，IT項目管理正進入一個快速發(fā)展的空間。

對于我國IT項目來說，IT行業(yè)發(fā)展極不均衡，直接導致發(fā)達地區(qū)IT項目實施的成功率越來越高，而欠發(fā)達地區(qū)能成功實施IT項目的數量普遍較低，從本質上分析主要是地方政府支持及人才流向聚集等原因產生的，IT行業(yè)聚集的省份對IT行業(yè)的建設從整體上看投入都比較大，無論從政策上還是經濟上都有傾斜，行業(yè)成長速度快，產業(yè)鏈比較成熟。IT行業(yè)本身又屬于高科技行業(yè)，其對工作人員要求比較高，待遇也比較好，進而高素質、高水平、高技術的人才都匯入該行業(yè)中，在實施項目管理過程發(fā)揮著不可替代的作用。所以，IT項目管理不能僅僅從自身做文章，還要考慮地區(qū)間交流和協(xié)作，只有這樣才能更好地完成該項目的管理工作。

吳亞男(1987.04-)，女，漢族，遼寧撫順人，初級會計師，大學本科，研究方向：IT項目管理。

F830.59

A

1671-1602(2016)18-0125-02