高校照片檔案管理對策

（沈陽建筑大學(xué)，遼寧 沈陽 110000）

照片檔案基本上可以劃分為記錄照片檔案和藝術(shù)照片檔案兩大類。記錄照片檔案是以歷史紀(jì)實(shí)為目的，記載和反映國家機(jī)關(guān)、社會(huì)組織或個(gè)人的工作、生活的歷史真實(shí)面貌而拍攝的社會(huì)或個(gè)人活動(dòng)的整個(gè)發(fā)展過程中的某些重要場面，記錄照片包括公務(wù)照片和科學(xué)技術(shù)照片等。高校照片檔案是高校歷經(jīng)多年的發(fā)展和變遷，形成積累的大量反映學(xué)校歷史發(fā)展，具有保管和收藏價(jià)值的照片檔案，與紙質(zhì)檔案相同，承載著記錄學(xué)校歷史、還原學(xué)校發(fā)展、生動(dòng)展現(xiàn)學(xué)校歷史面貌的影像載體。隨著時(shí)間的推移及現(xiàn)代社會(huì)新媒介的產(chǎn)生，照片檔案已日益凸顯其寶貴價(jià)值。如何更好地收集、保管、利用照片檔案，更好地發(fā)揮其實(shí)際價(jià)值，已成為高校檔案管理部門思考的問題。

一、高校照片檔案存檔現(xiàn)狀

1.老照片處于半封閉狀態(tài)，載體老化，難以長久保管

在學(xué)校發(fā)展初期，形成大量的紙質(zhì)版黑白老照片，距今已有幾十年的歷史，由于當(dāng)時(shí)傳統(tǒng)光學(xué)照片由感光材料制成，不論是黑白或是彩色照片，經(jīng)過多年的存放和長久的借用翻拍，照片的耐久性、畫面質(zhì)量均不同程度受到影響。無論如何注意保管，都會(huì)隨著時(shí)間的推移發(fā)生影像的褪色、滲化、失真、褶皺等現(xiàn)象，在溫濕度不達(dá)標(biāo)的情況下，還會(huì)出現(xiàn)照片的腐蝕和霉變，嚴(yán)重影響了照片的使用價(jià)值和有效利用。

2.照片存貯空間大，檢索不利、影響工作效率

經(jīng)過多年的積累，學(xué)校在各項(xiàng)重大活動(dòng)中形成了大量的照片檔案，由于照片檔案載體的特殊性，即照片檔案的底片與照片相對應(yīng)，這就要求照片檔案要有足夠的特殊的存放載體；畢業(yè)生合影一般為非常規(guī)尺寸的大照片，占用檔案庫房的大量空間，優(yōu)化存放照片檔案的空間已成為高校檔案管理部門亟待解決的問題。

3.照片檔案缺乏統(tǒng)一的行之有效的分類標(biāo)準(zhǔn)

目前，照片檔案基本以時(shí)間為順序，以事件為集合體來存放和保管，一般情況下，一卷照片檔案只能存放5-10組活動(dòng)照片，卷脊為本卷照片關(guān)鍵字索引，當(dāng)照片檔案越來越多時(shí)，不便于檢索和利用。

二、照片檔案管理對策研究

1.老照片檔案的修復(fù)和數(shù)字化處理

對于學(xué)校存檔的老照片，應(yīng)按照片形成的年度順序，逐冊逐張地進(jìn)行掃描或翻拍，為了保護(hù)老照片，翻拍過程中，應(yīng)使用棉質(zhì)手套，以避免指紋、汗液對照片檔案的污染和侵害，并注意輕拿輕放。拍攝工具可為數(shù)碼相機(jī)，雖然拍攝速度快，但拍攝質(zhì)量難以保證，翻拍后需再次進(jìn)行二次處理；利用掃描儀、高拍儀對照片進(jìn)行掃描處理是目前比較常用的方法，掃描后照片一般不需要進(jìn)行二次加工，掃描類型采用JPG格式，分辨率為300PI即可，掃描后的照片應(yīng)及時(shí)歸位，以便于下次查找。掃描后的數(shù)碼照片應(yīng)及時(shí)編寫電子照片的編號及文字說明。數(shù)學(xué)化后的照片編號與實(shí)物照片保持對應(yīng)。

2.對現(xiàn)有紙質(zhì)照片檔案進(jìn)行整理及數(shù)字化處理

按照《照片檔案管理規(guī)范》的有關(guān)規(guī)定，照片檔案的歸檔應(yīng)該是底片、照片、說明齊全，底片與照片的影像一致。而且對照片說明也有明確要求，即文字說明應(yīng)包括主題、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等六要素。照片檔案管理者應(yīng)遵循《照片檔案管理規(guī)范》要求，對照片重新編號，在區(qū)分全宗的前提下，以事件為單位，按年度編好流水號，即全宗號——目錄號——照片號，所有的底片應(yīng)與相對應(yīng)的照片檔案同編一個(gè)流水號，并注明底片，如照片和底片因褪色或損壞已沒有利用價(jià)值，應(yīng)刪除。反映同一場景的若干張照片，應(yīng)選擇其主要照片歸檔。歸檔照片應(yīng)具備主題鮮明、影像清晰、畫面完整、未加修飾等特點(diǎn)，對同一事件、同一活動(dòng)內(nèi)容中的照片應(yīng)按時(shí)間順序排列，最后確定保管期限，裝入照片檔案盒，確保照片檔案資料齊全、完整。照片檔案數(shù)字化管理根本目地就是為了利用方便，如果照片內(nèi)容不清楚，即使對所有照片檔案進(jìn)行數(shù)字轉(zhuǎn)換，也無法很好利用。因此，在對照片檔案歸檔時(shí)，盡量要保證照片檔案資料齊全完整。

對傳統(tǒng)照片進(jìn)行掃描轉(zhuǎn)入存儲(chǔ)，傳統(tǒng)載體的照片和底片可通過掃描儀或數(shù)碼相機(jī)等設(shè)備轉(zhuǎn)換成數(shù)字影像存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)中，在掃描過程中，要設(shè)置好分辯率、色彩位數(shù)、灰度級等相關(guān)參數(shù)，照片掃描分辯率應(yīng)大于等于300DPI,黑白照片一般采用256級灰度圖像方式掃描，彩色照片適合用24位真彩方式掃描。照片掃描轉(zhuǎn)換成數(shù)字形式后，通常以JPEG和TIFF格式存儲(chǔ)。JPEG格式是一種有損壓縮的數(shù)據(jù)格式，但占用數(shù)據(jù)空間較小，存儲(chǔ)速度較快；TIFF是一種無損壓縮的數(shù)據(jù)格式，質(zhì)量好但文件戰(zhàn)友用數(shù)據(jù)空間較大。如果照片很重要，建議采用TIFF格式存儲(chǔ)。對具有永久保存價(jià)值的數(shù)碼照片，歸檔時(shí)必須沖印或打印出紙質(zhì)照片，按雙套制要求保存。

對于存儲(chǔ)照片進(jìn)行圖像處理。把掃描輸入計(jì)算機(jī)的照片，在不失真實(shí)性的前提下，利用PHOTOSHOP等軟件對其進(jìn)行必要的處理，如調(diào)色、調(diào)方位、銳化、修飾去除因照片老化或掃描不當(dāng)而造成的瑕疵，使照片效果達(dá)到最佳。

對照片檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，首先建立數(shù)據(jù)庫，建立數(shù)據(jù)庫是一項(xiàng)工作量大、時(shí)間長且十分細(xì)致的工作，要求檔案工作人員不僅具備檔案專業(yè)知識，還要具備熟練操作計(jì)算機(jī)的能力。以確保錄入數(shù)據(jù)的時(shí)效性、齊全性、準(zhǔn)確性，為實(shí)現(xiàn)照片檔案的數(shù)字化管理打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

照片檔案是學(xué)校發(fā)展的見證，不僅真實(shí)直觀地記載了學(xué)校歷史，更生動(dòng)地展現(xiàn)了學(xué)校的文化內(nèi)涵建設(shè)，學(xué)校檔案管理部門應(yīng)重視照片檔案的管理工作，切實(shí)將照片檔案管理真正列入檔案管理范疇中，不斷加強(qiáng)和完善照片檔案的監(jiān)管工作，尤其注重學(xué)校老照片的保護(hù)利用，加快照片檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程，充分挖掘照片檔案潛能，深層次開發(fā)利用，最大限度發(fā)揮照片檔案的價(jià)值，服務(wù)于學(xué)校、服務(wù)于社會(huì)。

[1]《檔案業(yè)務(wù)探索》2011.3劉萍《照片檔案數(shù)字化管理初探》

[2]《探索》2015.4韓瑛《老照片檔案的數(shù)字化管理》