網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下醫(yī)院收費系統(tǒng)面臨的風險及其控制策略

王芳芳

(無錫市第五人民醫(yī)院財務(wù)科，江蘇省無錫市214005)

網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下醫(yī)院收費系統(tǒng)面臨的風險及其控制策略

王芳芳

(無錫市第五人民醫(yī)院財務(wù)科，江蘇省無錫市214005)

信息時代，使用醫(yī)院信息系統(tǒng)是醫(yī)院管理的主要手段，其中收費系統(tǒng)的軟件設(shè)計缺陷、內(nèi)部控制缺失等會嚴重影響醫(yī)院資金安全，因此要積極應(yīng)對，確保信息系統(tǒng)的安全。筆者針對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下可能出現(xiàn)的風險，結(jié)合平時工作中已經(jīng)發(fā)現(xiàn)的收費系統(tǒng)安全問題進行了剖析，提出風險防范與控制的措施。

網(wǎng)絡(luò)；醫(yī)院收費系統(tǒng)；風險；控制策略

為實現(xiàn)管理信息化、現(xiàn)代化，醫(yī)院門診與住院收費都采用了醫(yī)院信息管理系統(tǒng)(HIS)軟件的收費系統(tǒng)模塊，雖然軟件操作大大提高了醫(yī)院各項工作的質(zhì)量和效率，縮短了病人的就診時間，減少了人工，但操作系統(tǒng)漏洞、計算機網(wǎng)絡(luò)設(shè)備故障、軟件設(shè)計中存在的缺陷等都會嚴重影響醫(yī)院資金安全，為避免醫(yī)院受到損失，應(yīng)一方面加強醫(yī)院信息化建設(shè)，強化信息技術(shù)標準應(yīng)用和數(shù)據(jù)安全管理[1]，另一方面還應(yīng)加強醫(yī)院內(nèi)部控制，有效防范舞弊和預防腐敗，提高公共服務(wù)的效率和效果[2]。

1 可能存在的風險

在實際應(yīng)用中，由于HIS存在的缺陷和漏洞，數(shù)據(jù)安全會存在很大風險。

1.1 銀行POS機終端增加了資金回籠風險

醫(yī)院引進POS機劃卡收費系統(tǒng)，一方面方便病人，提高了病人滿意度，又減輕了收費員負擔，減少了現(xiàn)金結(jié)算時的差錯，另一方面卻增加了醫(yī)院資金回攏的風險。該收費系統(tǒng)的結(jié)算是由不同銀行安裝的，資金結(jié)算有的是安裝銀行清算，有的是銀行委托第三方××電子商務(wù)服務(wù)有限公司清算。理論上講，不論誰負責清算，排除時間差，POS機劃卡金額和結(jié)算金額應(yīng)該一致，但由于系統(tǒng)有時會出現(xiàn)故障:重復刷卡、刷卡未結(jié)算、未刷到卡或瞬間信號中斷導致醫(yī)院客戶端已刷卡而結(jié)算方無信息等情況，導致財務(wù)上POS機劃卡金額長期得不到清算而形成醫(yī)院往來欠款。

1.2 操作員綜合素質(zhì)良莠不齊導致收費系統(tǒng)產(chǎn)生操作風險

病人就診付費的劃卡金額每天必須由收費員手工錄入“銀聯(lián)收費匯總表”，然后根據(jù)門診和住院收費日報表扣除銀聯(lián)收費和支票金額后，向財務(wù)科上交現(xiàn)金，但手工錄入經(jīng)常會發(fā)生差錯，操作員不是多輸入就是少輸入金額，甚至還有漏輸入，導致銀聯(lián)卡實際結(jié)算金額與財務(wù)數(shù)據(jù)出現(xiàn)了差額，而且日積月累越來越多。這種情況在我院收費處經(jīng)常發(fā)生，等到財務(wù)對賬時發(fā)現(xiàn)再進行調(diào)整，既影響了醫(yī)院資金流量的計算，又影響了財務(wù)報表數(shù)據(jù)的正確性，增加了財務(wù)管理的難度。

由于POS機劃卡系統(tǒng)獨立于HIS之外，兩者不兼容，不可避免會有人利用軟件設(shè)計的缺陷動歪腦筋。如果操作員收費同時又執(zhí)行退費的操作，從銀聯(lián)結(jié)算公司反饋的報表中是無法顯示這一記錄的，但是如果該操作員在HIS產(chǎn)生的個人“銀聯(lián)收費匯總表”中虛增一筆刷卡記錄，則他當天的收款扣除病人POS機刷卡金額后上交財務(wù)的現(xiàn)金就可以減少，等財務(wù)發(fā)現(xiàn)該筆記錄未被結(jié)算時，則可解釋為在HIS中未執(zhí)行“退費”的操作，導致虛增當天的“在途銀行卡結(jié)算”和“醫(yī)療收入”，這樣就會直接導致醫(yī)院資金損失，而且隱蔽性較強。我院去年收費處就發(fā)生了兩次以上情況，加上監(jiān)管不到位，時間一長涉及的醫(yī)技部門當事人已經(jīng)無法回憶起當時的情況，所以也無從排查該“退費”的真實性，最后不了了之，從財務(wù)賬面上沖減了醫(yī)療收入和應(yīng)收POS機刷卡額，給醫(yī)院造成了直接損失。

1.3 收費票據(jù)使用的不規(guī)范很容易被鉆空子

醫(yī)院收費系統(tǒng)使用的是市財政局統(tǒng)一印制的收費票據(jù)，從財務(wù)科領(lǐng)用票據(jù)后，每位操作員使用的起訖號碼就固定了，收費員每打印一張收據(jù)，收據(jù)上的印刷號碼與打印號碼理論上應(yīng)一致，但如果監(jiān)督和管理不到位，兩者不一致又未被發(fā)現(xiàn)，票據(jù)使用就會出現(xiàn)風險。我院收費處去年就發(fā)現(xiàn)了以上情況，一位收費員由于長期屯積收據(jù)，再加上使用不規(guī)范，未按領(lǐng)用的先后順序使用，票據(jù)核銷人員也未及時核銷已用票據(jù)，導致丟失了100張未使用的病人出院收費收據(jù)，雖然造成的后果無法估量，最后只能對該收費員罰款了事，但HIS存在的風險是顯而易見的。

1.4 內(nèi)部授權(quán)審批未得到有效控制導致管理漏洞

由于要執(zhí)行病人退費操作，每位收費員都設(shè)有開立醫(yī)囑的功能，這就增加了收費系統(tǒng)風險。在正常為有需求的病人進行退票操作外，他們還可以隨意使用醫(yī)生的個人賬戶和密碼，私自開立醫(yī)囑，進行門診檢查及藥品費用的結(jié)算以滿足個人私欲，醫(yī)院雖然沒有經(jīng)濟上的損失，但這嚴重擾亂了醫(yī)院內(nèi)部管理，更違反了《處方管理辦法》和醫(yī)療質(zhì)量安全法規(guī)等，同時也影響醫(yī)院某些宏觀經(jīng)濟指標的調(diào)控。我院今年就發(fā)現(xiàn)幾起私開醫(yī)囑的案例，而且牽涉的藥品都較貴重，事后經(jīng)相關(guān)職能部門調(diào)查發(fā)現(xiàn)，這已經(jīng)不是一次兩次了，而且牽涉的收費員也不是個案，這已經(jīng)是公開的秘密，長此以往導致門診藥品比例持續(xù)升高。

2 風險防范與控制的對策

隨著醫(yī)院信息化建設(shè)不斷深入和發(fā)展，計算機網(wǎng)絡(luò)化管理對于提高醫(yī)院工作效率、規(guī)范收費行為、方便患者就醫(yī)、減少醫(yī)患矛盾等方面發(fā)揮著愈來愈重要的作用，因此如何打造一個高效可靠的醫(yī)院信息化網(wǎng)絡(luò)，已成為大家共同關(guān)注與探討的重點。

2.1 軟件完善是加強醫(yī)院收費系統(tǒng)風險防范與控制的重要前提

HIS軟件的開發(fā)到使用完善，是一個需要不斷改進的動態(tài)過程，因此在使用中發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)缺陷，就需要軟件開發(fā)者配合改進。譬如:一是在減免和退費的風險控制點，應(yīng)鎖定各操作員的這一功能，設(shè)置統(tǒng)一的減免和退費操作賬戶和密碼，設(shè)立由負責人授權(quán)的制度，在沒有被授權(quán)的情況下，任何人無權(quán)進行減免病人費用和退費操作；二是在收費票據(jù)打印風險控制點，設(shè)置預警提示功能，如果手工輸入的發(fā)票號碼與電腦中預先設(shè)置的號碼不匹配，系統(tǒng)就無法執(zhí)行打印功能，必須由操作員修改一致后才能打印出正式的收費收據(jù)；三是要研究開發(fā)與銀聯(lián)刷卡系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)接口，HIS刷卡額可以直接從POS機刷卡系統(tǒng)信息中提取，使兩套獨立軟件的數(shù)據(jù)能兼容并共享，使“銀聯(lián)收費匯總表”與“門診收費匯總表”“病人出院日報表”數(shù)據(jù)存在勾稽關(guān)系，收費員憑系統(tǒng)自動生成的匯總表向財務(wù)科上交現(xiàn)金，從而在整個收費過程中規(guī)避風險。

2.2 制度健全是加強醫(yī)院收費系統(tǒng)風險防范與控制的有力保障

制度缺位或流程不規(guī)范，任何環(huán)節(jié)都可能產(chǎn)生風險。因此，需制訂和完善有關(guān)醫(yī)院減免病人費用及退費制度的規(guī)定，如果病人符合制度中認定的合理原因需要減免或退費的，必須經(jīng)相關(guān)醫(yī)技科室主任認定并簽字，在收費收據(jù)與存根聯(lián)齊全的情況下，收費處負責人認可并授權(quán)，在病人簽收的情況下，才能由操作員執(zhí)行系統(tǒng)退費的操作。另外，還要細化票據(jù)領(lǐng)用與核銷的相關(guān)規(guī)定，如票據(jù)保管員要實時監(jiān)控各位收費員的票據(jù)使用情況，并根據(jù)病人就診量核定每次領(lǐng)用的空白收據(jù)數(shù)量，避免屯積收據(jù)；票據(jù)核銷員要定期逐日按號碼核銷已使用的各類票據(jù)，及時發(fā)現(xiàn)并糾正票據(jù)使用中的不規(guī)范行為，加強票據(jù)的監(jiān)管等[3]。

2.3 人本管理是加強醫(yī)院收費系統(tǒng)風險防范與控制的關(guān)鍵要素

軟件是由人操作才能達到開發(fā)者既定管理目標的，所以人的管理才是第一位的。因此，要定期對收費人員進行培訓并考試，對成績排名較后的按百分比執(zhí)行待崗處理，以增強職工的緊迫感和危機感[4]，定期開展關(guān)鍵崗位人員警示教育，提高職業(yè)道德修養(yǎng)，增強員工忠誠度和主人翁意識；開展改進軟件操作流程的“金點子”有獎?wù)骷顒樱欢ㄆ陂_展收費處人員思想動態(tài)分析會，滿足他們的合理訴求，平時加強連帶談心，了解他們的工作、生活狀況，有無不良生活嗜好，積極倡導誠實守信、愛崗敬業(yè)、積極向上的醫(yī)院文化。

2.4 財務(wù)審核是加強醫(yī)院收費系統(tǒng)風險防范與控制的必要環(huán)節(jié)

根據(jù)不相容職務(wù)相分離原則，設(shè)財務(wù)復核崗位是保證財務(wù)數(shù)據(jù)正確性的不可或缺的環(huán)節(jié)。通過復核各操作員上交的收據(jù)存根、報表以及定期與銀聯(lián)結(jié)算報表核對，可以發(fā)現(xiàn)報表數(shù)據(jù)是否正確；退費和減免病人費用流程是否符合規(guī)定，有無越權(quán)；財政票據(jù)使用、核銷是否規(guī)范，雖然需花費大量人力和時間，但這財務(wù)再監(jiān)督卻是保證醫(yī)院資金安全的必要方法。還應(yīng)加強醫(yī)院收費的內(nèi)部審計，通過定期或不定期地抽查財務(wù)票據(jù)的使用，不斷提高收費流程的規(guī)范性，及時發(fā)現(xiàn)并堵住漏洞。

2.5 績效考核是加強醫(yī)院收費系統(tǒng)風險防范與控制的有效方法

醫(yī)院的競爭說到底就是人才、創(chuàng)新能力以及知識的比拼，一個優(yōu)秀的團隊是保證醫(yī)院健康發(fā)展的基礎(chǔ)，科學合理的績效考核方法對進一步提升員工工作效率和工作質(zhì)量起到積極的推動和促進作用。因此，建立行之有效的績效考核指標體系，通過系統(tǒng)原理和科學方法制定合理的獎懲規(guī)定，客觀、公平、公正地考核員工的工作行為和工作效果，能有效提升所有員工的團隊意識、責任意識、目標意識、效率意識和自律意識，激發(fā)員工的工作熱情，引導員工將個人利益和醫(yī)院發(fā)展目標緊密結(jié)合起來，有助于醫(yī)院和個人實現(xiàn)雙贏[5]。

[1] 國務(wù)院辦公廳關(guān)于城市公立醫(yī)院綜合改革試點的指導意見:國辦發(fā)〔2015〕38號[A].

[2] 財政部.行政事業(yè)單位內(nèi)部控制規(guī)范(試行):財會[2012]21號[A].

[3] 阮曉丹.論醫(yī)院計算機收費票據(jù)管理的內(nèi)部控制[J].衛(wèi)生經(jīng)濟研究，2009(12):50-51.

[4] 葛長君.HIS環(huán)境下醫(yī)院會計信息系統(tǒng)存在的風險及防范[J].當代經(jīng)濟，2015(5):44-45.

[5] 劉世恩.淺談績效考核的作用[J].新財經(jīng)(理論版)，2013 (9):164-164.

修回日期:2016-08-11

(編輯 馬蘭)

Risks Facing Hospital Charging System in Network Context and the Controlling Strategies

WANG Fang-fang
(WuxiNo.5 People's Hospital，Wuxi，Jiangsu 214005，China)

In information era，HIS system acts as the importantmethod in hospitalmanagement.The deficiency in software design for charging system，and insufficient internal control affects fund security in hospitals，which calls for active interaction to ensure the safety of information system.The author analyzes security problems in charging system aim ing at the possible risks in network and puts forward themeasures for risk prevention and control.

network；hospital charging system；risk；controlling strategy

R197

A

1672-4232(2016)06-0080-03

10.3969/j.issn.1672-4232.2016.06.027

王芳芳(1973-)，女，經(jīng)濟學學士，高級會計師；研究方向:醫(yī)院管理，醫(yī)保管理，財務(wù)管理。

2016-06-17