淺談企業(yè)檔案管理中的問題和對(duì)策

李疆梅（新疆有色金屬工業(yè)集團(tuán)稀有金屬有限責(zé)任公司 可可托海 836300）

淺談企業(yè)檔案管理中的問題和對(duì)策

李疆梅
（新疆有色金屬工業(yè)集團(tuán)稀有金屬有限責(zé)任公司 可可托海 836300）

加強(qiáng)企業(yè)檔案工作的管理，使企業(yè)檔案工作納入企業(yè)管理計(jì)劃，力爭使檔案工作的發(fā)展跟上企業(yè)的發(fā)展速度，為企業(yè)提供及時(shí)、有效的服務(wù)，這是檔案部門和檔案工作人員的光榮任務(wù)。

檔案管理問題對(duì)策

企業(yè)檔案是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動(dòng)中直接形成的有保存價(jià)值的各種形式的文件材料，是一種無形資產(chǎn)，是企業(yè)的寶貴財(cái)富。對(duì)企業(yè)發(fā)展過程中檔案的管理，也是對(duì)國有財(cái)產(chǎn)的有效保護(hù)。企業(yè)檔案管理工作之所以能夠延續(xù)下來并得到不斷發(fā)展，就是因?yàn)樗鼘?duì)社會(huì)、對(duì)企業(yè)有一定的利用價(jià)值。企業(yè)檔案的利用貫穿于企業(yè)檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和始終，為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)提供了大量的數(shù)據(jù)和依據(jù)。本企業(yè)走過了半個(gè)多世紀(jì)的歷程，經(jīng)歷了中蘇合營、獨(dú)立經(jīng)營、和多次的機(jī)制變更，從單一礦山開采發(fā)展到今天地下采礦、鈹選礦、水力發(fā)電、旅游開發(fā)的國有獨(dú)資企業(yè)，期間收集和保存大量的技術(shù)含量高、涉及范圍廣、內(nèi)容極其豐富的珍貴資料，為本企業(yè)解決歷史糾紛、項(xiàng)目建設(shè)和跨越式發(fā)展提供了大量的有力依據(jù)。

在新的經(jīng)濟(jì)形式下，企業(yè)改革深化過程中，企業(yè)的檔案管理工作隨之也發(fā)生了變化。企業(yè)作決策、搞技術(shù)離不開檔案信息做參考，檔案工作配合企業(yè)的中心工作，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，這是勿庸置疑的。加強(qiáng)企業(yè)檔案工作的管理，使企業(yè)檔案工作納入企業(yè)管理計(jì)劃，力爭使檔案工作的發(fā)展跟上企業(yè)的發(fā)展速度，為企業(yè)提供及時(shí)、有效的服務(wù)，這是檔案部門和檔案工作人員的光榮任務(wù)。

1　檔案管理存在的問題

1.1對(duì)檔案工作不重視

企業(yè)在日常活動(dòng)中形成的大量檔案分散保存，極易造成檔案散失。企業(yè)的調(diào)查論證、申報(bào)立項(xiàng)、洽談協(xié)議、審批登記、合同公證等一般都散存在部門經(jīng)辦人手中，事后不能及時(shí)歸檔，極易丟失和下落不明。檔案管理存在著一個(gè)不容忽視的現(xiàn)象，那就是企業(yè)檔案信息資源的管理水平還不高，檔案工作難度還較大。一些基層領(lǐng)導(dǎo)忙于生產(chǎn)和經(jīng)營，缺乏檔案意識(shí)，對(duì)檔案的規(guī)范化和檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不夠。甚至認(rèn)為檔案室僅僅是單位存放資料的地方，使企業(yè)檔案處在資料室的低水平上。沒有認(rèn)識(shí)到企業(yè)檔案工作在生產(chǎn)、經(jīng)營、權(quán)益維護(hù)和市場開拓等各項(xiàng)活動(dòng)中的重要作用。

1.2企業(yè)從外引進(jìn)的重要技術(shù)資料、市場信息等科技檔案，一般都滯留在少數(shù)人手中，沒有有效的控制手段

這些人離開單位，便把檔案私自拿走，據(jù)為己有，給后來的員工帶來了很多麻煩。由于檔案的缺失，單位一旦需要，這些人便張口要錢，不擇手段地謀取私利，還美其名曰“有償服務(wù)”。

1.3存在著重保輕用、利用不足的現(xiàn)象

大批檔案得不到充分的利用，甚至有些很有價(jià)值的檔案長期被束之高閣，變成一文不值的廢紙，造成檔案浪費(fèi)；領(lǐng)導(dǎo)也不能及時(shí)、全面和有效地利用檔案，失去檔案的經(jīng)濟(jì)價(jià)值。

1.4檔案工作人員不穩(wěn)定

一些企業(yè)為提高工作效率，往往不設(shè)專門的檔案人員，采取兼職的辦法。由于檔案人員兼職過多，往往沒有精力顧及檔案，使得檔案工作很難有效展開，個(gè)別單位還出現(xiàn)檔案工作掛空擋的現(xiàn)象。有些領(lǐng)導(dǎo)沒有把檔案工作納入職責(zé)范圍，缺乏有效的檔案管理辦法。

1.5檔案工作隨意性大，不能完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的收集

企業(yè)為了降低生產(chǎn)成本，不愿意對(duì)檔案工作中需要的資金、設(shè)備、裝具、人員培訓(xùn)進(jìn)行過多的投入。使得檔案管理工作中缺少必要的條件，對(duì)檔案收集、整理、統(tǒng)計(jì)、保管、鑒定、提供、利用等檔案管理工作程序缺乏必要的規(guī)范和約束。同時(shí)由于管理人員缺少檔案管理專業(yè)知識(shí)，導(dǎo)致檔案管理不規(guī)范、不科學(xué)，從而也影響企業(yè)檔案的開發(fā)利用率，不利于企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展。

2　對(duì)策及措施

2.1提高企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)，加強(qiáng)檔案人員業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)

提高檔案工作者素質(zhì)，是加速檔案科技進(jìn)步，推動(dòng)檔案事業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵，這點(diǎn)應(yīng)引起各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的重視。檔案主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)主動(dòng)深入基層，為專兼職檔案人員進(jìn)行有針對(duì)性的服務(wù)，為企業(yè)檔案工作發(fā)展提供有效的支持。其次，檔案主管領(lǐng)導(dǎo)要注重人才的使用，把有較強(qiáng)責(zé)任心、事業(yè)心和高度的奉獻(xiàn)意識(shí)的員工選拔上來，發(fā)揮他們的聰明才智。還要加強(qiáng)對(duì)現(xiàn)有檔案人員的繼續(xù)教育，拓寬知識(shí)面，學(xué)習(xí)業(yè)務(wù)知識(shí)，學(xué)習(xí)相關(guān)領(lǐng)域的知識(shí)，開闊視野，增長技能，把檔案管理人員的管理價(jià)值從利用檔案的效果中體現(xiàn)出來。

2.2統(tǒng)一管理，提高企業(yè)檔案利用率

企業(yè)檔案必須實(shí)行集中統(tǒng)一管理，使檔案資料有效的收集管理與積極開發(fā)利用有機(jī)結(jié)合。同時(shí)企業(yè)檔案部門應(yīng)積極做好檔案的提供利用工作，努力開發(fā)檔案信息資源，為企業(yè)提供及時(shí)、有效的服務(wù)，促進(jìn)檔案工作為企業(yè)各項(xiàng)工作服務(wù)。不斷提高檔案利用的效率和效果，使檔案工作有所發(fā)展，為檔案工作帶來生機(jī)和活力，為企業(yè)創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。

2.3做好檔案管理的基礎(chǔ)工作

現(xiàn)代企業(yè)制度是一個(gè)科學(xué)的管理制度，企業(yè)檔案工作屬于現(xiàn)代企業(yè)制度基礎(chǔ)管理的一項(xiàng)內(nèi)容。我公司已在2004年就全面推廣了三標(biāo)體系，建立健全檔案管理的各項(xiàng)規(guī)定，這為進(jìn)一步搞好檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)奠定了基礎(chǔ)。檔案工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的重要中間環(huán)節(jié)，企業(yè)要營造任何人不得拒絕歸檔的氛圍，并且把這項(xiàng)工作納入各單位的年度目標(biāo)管理，與其他各項(xiàng)工作一起，同布置、同檢查、同考核、同獎(jiǎng)懲，推動(dòng)檔案管理跨臺(tái)階、上檔次；嚴(yán)格執(zhí)行國家檔案局發(fā)布的最新檔案執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，并制定企業(yè)內(nèi)部的文書檔案歸檔范圍及保管期限，做到平時(shí)認(rèn)真歸檔，定期檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)整改，保證企業(yè)檔案的完整、真實(shí)、實(shí)用。

2.4組卷實(shí)現(xiàn)案卷規(guī)范化，加強(qiáng)保密工作

維護(hù)企業(yè)檔案的完整與安全，便于企業(yè)對(duì)檔案的有效利用。從數(shù)量上說，要保證企業(yè)檔案在內(nèi)容上齊全配套，不使應(yīng)集中保管的檔案缺文短頁，雜亂無章；從質(zhì)量上說，要保持企業(yè)檔案的系統(tǒng)性和內(nèi)在的有機(jī)聯(lián)系，在范圍上應(yīng)涵蓋企業(yè)全部工作活動(dòng)所產(chǎn)生的各種門類、各種形式的檔案文書，嚴(yán)防對(duì)檔案人為地加以割裂和零亂堆砌；從安全上說，市場競爭越來越激烈，要注意保護(hù)企業(yè)的專業(yè)技術(shù)性檔案資料（包括商業(yè)秘密檔案）。要加強(qiáng)保密工作，嚴(yán)格按照程序辦理檔案借出和閱覽手續(xù)，防止企業(yè)檔案的丟失和失密、泄密現(xiàn)象的發(fā)生。企業(yè)檔案的完整與安全是密切聯(lián)系的統(tǒng)一體，只有維護(hù)了企業(yè)檔案的完整而無遺漏，才能有效地保證企業(yè)檔案的安全。

2.5增強(qiáng)信息意識(shí)，用科學(xué)的技術(shù)手段管理檔案

在信息時(shí)代，檔案作為信息資源的組成部分，檔案人員應(yīng)增強(qiáng)對(duì)其信息的認(rèn)識(shí)，提高辨別水平和處理能力，增強(qiáng)開發(fā)檔案信息資源的意識(shí)，滿足各方面對(duì)檔案信息日益增長的需求。

收稿：2016-03-29

10.16206/j.cnki.65-1136/tg.2016.04.040