淺談企業(yè)檔案管理與創(chuàng)新

魏敏（新疆維泰開(kāi)發(fā)建設(shè)（集團(tuán)）股份有限3司　烏魯木齊　830026）

淺談企業(yè)檔案管理與創(chuàng)新

魏敏
（新疆維泰開(kāi)發(fā)建設(shè)（集團(tuán)）股份有限3司烏魯木齊830026）

本文闡述了當(dāng)代企業(yè)檔案管理工作的基本內(nèi)容，對(duì)企業(yè)檔案在運(yùn)用過(guò)程當(dāng)中的問(wèn)題和企業(yè)檔案管理工作當(dāng)中的發(fā)展與創(chuàng)新等方面進(jìn)行了探討。當(dāng)代科學(xué)技術(shù)不斷的創(chuàng)新與發(fā)展，信息作為當(dāng)代社會(huì)的重要財(cái)富，成為了企業(yè)發(fā)展的重中之重，管理好信息就像管理好企業(yè)內(nèi)部的資產(chǎn)一樣的重要，所以，我們要做好企業(yè)檔案的管理，在管理的同時(shí)，不斷的摸索和創(chuàng)新，最后為企業(yè)檔案管理，摸索出一條真正適用于自己企業(yè)的道路。

企業(yè)檔案管理創(chuàng)新信息化

當(dāng)今，企業(yè)所掌握的重要信息已經(jīng)成為多數(shù)企業(yè)發(fā)展的命脈，信息關(guān)乎企業(yè)的正常發(fā)展與走向，如果一個(gè)企業(yè)沒(méi)有合理的檔案管理機(jī)制，則這個(gè)企業(yè)必定不能做到持續(xù)、持久的正常經(jīng)營(yíng)。所以，企業(yè)不僅要重視信息帶來(lái)的思維，同時(shí)，更是要做好信息的管理工作。當(dāng)代，很多的企業(yè)并不能足夠的認(rèn)知企業(yè)檔案的管理工作的性質(zhì)，不知道如何利用企業(yè)檔案，把企業(yè)檔案的資源白白的浪費(fèi)掉，對(duì)企業(yè)造成沒(méi)必要的資源流失和浪費(fèi)。所以，本文具體的分析了當(dāng)代企業(yè)檔案的管理工作與創(chuàng)新方法的一些見(jiàn)解。希望可以為我國(guó)企業(yè)檔案管理工作的實(shí)踐者帶來(lái)一些新的思路。

1　認(rèn)知檔案管理工作

1.1如何使用檔案信息

檔案信息的使用條件是檔案信息的一個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)，是檔案可以被安全利用的一個(gè)重要保障。在檔案管理的部門(mén)運(yùn)作的伊始，就必須對(duì)檔案管理的工作人員進(jìn)行不斷的培訓(xùn)與考核。一個(gè)合格的檔案管理人員才能對(duì)企業(yè)檔案信息做到專(zhuān)業(yè)的、用心的、合理的使用。同時(shí)，檔案信息的管理者要不斷的對(duì)檔案的使用環(huán)境進(jìn)行熟悉和認(rèn)知。做到庖丁解牛的熟練度，哪部分檔案何時(shí)、何人進(jìn)行的信息儲(chǔ)存。同時(shí)，還要與時(shí)俱進(jìn)的利用現(xiàn)代的科學(xué)技術(shù)，進(jìn)行信息化、專(zhuān)業(yè)化的檔案管理。信息管理者要盡職盡責(zé)，合理的保存和謹(jǐn)慎的利用是檔案管理者工作的主要部分。

1.2清晰、規(guī)范檔案使用的權(quán)限

檔案的權(quán)限、級(jí)別也要根據(jù)不同的設(shè)備，不同的檔案室進(jìn)行合理有效的分配。對(duì)于一些重要的信息，要更加的重視。根據(jù)檔案的重要程度，劃分檔案的使用權(quán)限。不能因?yàn)楣ぷ鞯氖韬?，或者電子信息的漏洞，?duì)關(guān)鍵檔案造成不必要的遺失和泄露。如果發(fā)生這種情況，要對(duì)檔案管理的工作者進(jìn)行問(wèn)責(zé)，甚至是重新的培訓(xùn)。當(dāng)然，對(duì)于一些檔案，超過(guò)了保管日期，無(wú)需控制使用的檔案，也可以向企業(yè)或者社會(huì)進(jìn)行開(kāi)放，要合理的依法對(duì)檔案進(jìn)行公開(kāi)和利用活動(dòng)。

1.3檔案使用當(dāng)中的問(wèn)題以及注意事項(xiàng)

為了檔案的使用者可以更加迅速、準(zhǔn)確的使用檔案當(dāng)中的信息。要在檔案儲(chǔ)藏室設(shè)置方便閱讀的閱覽室。在檔案的使用過(guò)程當(dāng)中，對(duì)因大量閱讀，容易造成檔案損壞的文件，要及時(shí)的做好檔案的備份?；蛘?，復(fù)制檔案當(dāng)中的內(nèi)容，對(duì)檔案原件進(jìn)行保護(hù)。至于一些重要文件，禁止帶出檔案儲(chǔ)藏室，對(duì)儲(chǔ)藏室的內(nèi)部要安裝一些監(jiān)視設(shè)備以便管理，對(duì)那些私自把檔案帶出的人員進(jìn)行制止，對(duì)于一些因私自把檔案帶出且對(duì)企業(yè)造成損失的人員進(jìn)行企業(yè)內(nèi)部的處理和問(wèn)責(zé)，嚴(yán)重的還要有請(qǐng)當(dāng)?shù)氐墓踩藛T進(jìn)行介入。使檔案的使用規(guī)范化、合理化，做到對(duì)檔案行之有效的管理。

2　企業(yè)檔案在運(yùn)用過(guò)程當(dāng)中的問(wèn)題

2.1檔案管理工作人員工作態(tài)度問(wèn)題

在企業(yè)檔案的運(yùn)用當(dāng)中，檔案管理當(dāng)中有一些嚴(yán)重且突出的問(wèn)題。比如，檔案管理的工作人員不專(zhuān)業(yè)，不能對(duì)檔案進(jìn)行合理的管理，在工作當(dāng)中會(huì)破壞或者遺失部分檔案信息，人員素質(zhì)相對(duì)較低，不能做到認(rèn)真負(fù)責(zé)的管理。或者是一些有能力的人被分配到檔案管理的部門(mén)，內(nèi)心生氣，覺(jué)得自己的才華沒(méi)有用到所謂的“刀刃”上。覺(jué)得檔案管理工作只是個(gè)閑差，對(duì)這份工作的熱情不夠，做事寥寥草草，認(rèn)為檔案管理工作可有可無(wú)，在這份工作上就是得不到企業(yè)重用的表現(xiàn)。所以，企業(yè)必須讓檔案管理的工作人員意識(shí)到，檔案管理工作是企業(yè)發(fā)展的重中之重，自己管理著檔案信息，就是管理著企業(yè)的現(xiàn)在和未來(lái)。檔案管理工作絕對(duì)不是閑職，不是可有可無(wú)的。要把重視企業(yè)檔案管理工作的傳統(tǒng)延續(xù)下去，對(duì)于剛進(jìn)入部門(mén)的新人，資歷比較老的檔案管理者要細(xì)心耐心的傳授其豐富的工作經(jīng)驗(yàn)，為企業(yè)培養(yǎng)一批盡職盡責(zé)的檔案管理者，為企業(yè)檔案管理的工作進(jìn)行長(zhǎng)期的負(fù)責(zé)。

2.2企業(yè)檔案的利用率問(wèn)題

如果企業(yè)檔案的利用率低下，就說(shuō)明檔案編制、檔案研究的成果沒(méi)有得到合理的利用，這是對(duì)企業(yè)內(nèi)部資源的一種浪費(fèi)，當(dāng)然，企業(yè)檔案是企業(yè)信息比較重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，不可能過(guò)多的進(jìn)行公開(kāi)，檔案的保密性決定了一部分檔案的利用率低下，而更多的可以開(kāi)放的檔案也會(huì)不被利用，導(dǎo)致了企業(yè)檔案利用率低下的問(wèn)題。部分檔案也可能在管理的過(guò)程中，保存不善，被管理者遺失或者是損壞，都是造成利用率較低的原因。

2.3企業(yè)檔案管理工作在企業(yè)內(nèi)部的地位不高

很多企業(yè)對(duì)自己內(nèi)部的檔案管理工作的重視程度不夠高，把絕大多數(shù)的資源投入到生產(chǎn)當(dāng)中，對(duì)檔案部門(mén)的投入極少，缺少資金的投入，無(wú)法讓企業(yè)檔案的管理者利用先進(jìn)的檔案管理設(shè)備對(duì)檔案進(jìn)行合理的、科學(xué)的保存。很多企業(yè)內(nèi)部的檔案管理工作十分的落后。就是因?yàn)殚L(zhǎng)期沒(méi)有對(duì)檔案管理部門(mén)進(jìn)行資金的投入，使得自己的企業(yè)檔案部門(mén)比其他企業(yè)的檔案管理部門(mén)落后，檔案遺失、不合理等狀況頻發(fā)。這些情況的發(fā)生，就是企業(yè)檔案管理工作得不到重視的結(jié)果。

3　企業(yè)檔案管理工作當(dāng)中的發(fā)展與創(chuàng)新

3.1引進(jìn)科技化

企業(yè)檔案科技化是企業(yè)信息管理的必經(jīng)之路。檔案信息是非常重要的信息資源，當(dāng)今互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展迅速，企業(yè)檔案也要跟上時(shí)代的步伐，把企業(yè)檔案科技化，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案一般都是用紙張，書(shū)裝成冊(cè)，然后再把檔案分類(lèi)的儲(chǔ)藏在檔案柜里。這樣的儲(chǔ)存方法會(huì)出現(xiàn)很多的問(wèn)題，比如耗費(fèi)紙張比較多，占地空間大，往往為了檔案就要準(zhǔn)備幾個(gè)屋子的地方存放，尋找起來(lái)更是麻煩，要翻閱大量的無(wú)效檔案，才可以尋找到自己所需要的檔案，如果把企業(yè)檔案信息化，這樣一來(lái)，幾臺(tái)電腦就可以解決企業(yè)檔案的儲(chǔ)藏問(wèn)題，企業(yè)可以把信息放到安全的網(wǎng)絡(luò)云上去，再利用局域網(wǎng)管理企業(yè)信息檔案，這樣，不僅占地小，更是方便查找，需要用檔案的使用者，在電腦上輸入所需檔案的時(shí)間就可以輕而易舉的尋找到自己所需的檔案，不僅方便，而且對(duì)檔案管理人員更是方便了管理。

3.2加強(qiáng)企業(yè)檔案管理內(nèi)部人員的創(chuàng)新

企業(yè)要逐步加快檔案管理工作人員隊(duì)伍的建設(shè)。通過(guò)一些宣傳教育，讓企業(yè)內(nèi)部的員工對(duì)自己的工作，自己的團(tuán)隊(duì)感到滿意，對(duì)工作充滿著熱情。同時(shí)，企業(yè)要與時(shí)俱進(jìn)，對(duì)檔案管理者要不斷的用先進(jìn)的知識(shí)武裝頭腦，更是要讓企業(yè)檔案的管理者對(duì)工作得心應(yīng)手，會(huì)用比較先進(jìn)的方法處理問(wèn)題。與此同時(shí)，要不斷的對(duì)企業(yè)檔案服務(wù)方式進(jìn)行創(chuàng)新，對(duì)于企業(yè)員工有用的檔案，要印刷，宣傳，讓企業(yè)內(nèi)部的員工了解自己所需要的東西，把員工對(duì)檔案的需求由被動(dòng)轉(zhuǎn)為主動(dòng)，由被迫轉(zhuǎn)為自愿學(xué)習(xí)。加強(qiáng)實(shí)踐，不能紙上談兵，實(shí)踐是發(fā)展的基礎(chǔ)，實(shí)踐是檢驗(yàn)真理的唯一標(biāo)準(zhǔn)，要想做到企業(yè)真正的發(fā)展，就要通過(guò)實(shí)踐，不斷的創(chuàng)新，創(chuàng)新的過(guò)程可以不是企業(yè)檔案管理人員，可以通過(guò)其他部門(mén)的同事，相互學(xué)習(xí)，相互交流，從而推動(dòng)企業(yè)檔案管理的發(fā)展。

3.3提高企業(yè)檔案的利用率

企業(yè)檔案信息要在新時(shí)代的背景下適度的開(kāi)放，這里所說(shuō)的適度并不是大幅度的開(kāi)放，更不是閉塞自封。要把檔案信息合理的、合法的讓企業(yè)內(nèi)部的員工學(xué)習(xí)了解。應(yīng)該堅(jiān)持企業(yè)至上的原則，堅(jiān)持以人為本的方針。加大企業(yè)內(nèi)部的利用效率。堅(jiān)持維護(hù)檔案的完整性與真實(shí)性。努力的實(shí)現(xiàn)檔案的利用價(jià)值，為企業(yè)發(fā)展謀福利。

4　結(jié)語(yǔ)

企業(yè)檔案管理部門(mén)是企業(yè)重要的部門(mén)，是企業(yè)通向未來(lái)的重要支撐。管理好企業(yè)檔案是檔案管理者不可推卸的責(zé)任與義務(wù)。沒(méi)有好的企業(yè)檔案的管理，就像河水會(huì)斷流，就像樹(shù)木沒(méi)有了根基。文章里所講述的是當(dāng)今企業(yè)檔案管理當(dāng)中的部分問(wèn)題，以及個(gè)人對(duì)如何管理好企業(yè)檔案的見(jiàn)解。希望對(duì)廣大的檔案管理者提供新思路、新見(jiàn)解。為企業(yè)檔案管理獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策，從而推動(dòng)企業(yè)檔案管理的發(fā)展。

［1］陳曉莉.如何做好企業(yè)檔案管理工作［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2013，01：68-69.

［2］何燕寧.淺談企業(yè)檔案信息化管理［J］.經(jīng)濟(jì)與社會(huì)發(fā)展，2010，11：131-133+138.

［3］劉紅遠(yuǎn).如何在創(chuàng)新中完善企業(yè)檔案管理工作［J］.價(jià)值工程，2011，11：125-126.

收稿：2016-05-30

10.16206/j.cnki.65-1136/tg.2016.05.035