全生命周期文檔管理在核電項(xiàng)目的應(yīng)用

文/趙越 中國中原對(duì)外工程有限公司 北京 100191

全生命周期文檔管理在核電項(xiàng)目的應(yīng)用

文/趙越 中國中原對(duì)外工程有限公司 北京 100191

在傳統(tǒng)核電項(xiàng)目管理模式下，項(xiàng)目參與者之間關(guān)系通常為縱向的指令關(guān)系或合同關(guān)系，各方在合同范圍內(nèi)彼此孤立，造成項(xiàng)目文檔信息不流通。由于核電項(xiàng)目前期、建造、調(diào)試、運(yùn)營不同階段的管理者不同，導(dǎo)致了管理活動(dòng)的非連續(xù)性、相互獨(dú)立性和項(xiàng)目的內(nèi)在聯(lián)系被割裂，從而造成項(xiàng)目文檔無法按照其全生命周期的正常規(guī)律進(jìn)行管理。如何采取適當(dāng)?shù)墓芾砟Ｊ絹砀纳坪穗娢臋n管理問題，以適應(yīng)EPC模式下核電各方管理角色的變化，從而最大限度地提高項(xiàng)目文檔管理效益，已經(jīng)成為核電項(xiàng)目各參與方共同關(guān)注的課題。

全生命周期；文檔管理；核電項(xiàng)目；應(yīng)用

1、核電項(xiàng)目文檔管理系統(tǒng)功能實(shí)現(xiàn)

1.1 通過多個(gè)功能及模塊實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目文檔管理

1.1.1 多項(xiàng)目協(xié)同管理

支持多種文件類型管理，不同文件類型具有不同的關(guān)鍵屬性并支持不同的工作流程；支持樹形目錄結(jié)構(gòu)，遵循固定規(guī)則創(chuàng)建多層文件夾，系統(tǒng)既能在相同功能實(shí)現(xiàn)對(duì)多項(xiàng)目文件管理的并行不悖，又能通過對(duì)文件權(quán)限的管理區(qū)分不同項(xiàng)目的不同文件。

1.1.2 文檔排序

支持根據(jù)文檔的編號(hào)、標(biāo)題、創(chuàng)建日期、修改日期、創(chuàng)建者、修改者、生命周期、修改權(quán)限等屬性排序；支持顯示屬性的設(shè)置，按不同次序顯示需要的屬性類型。

1.1.3 文件版本管理

歷史版本，即文件的修訂版本；系統(tǒng)版本，即通過審核流程等工作流程生成的不同文件版本。系統(tǒng)接收到新版本文件時(shí)可自動(dòng)與舊版本建立關(guān)聯(lián)，系統(tǒng)默認(rèn)顯示文件最新版本，用戶可通過操作查看文件的各個(gè)歷史版本及系統(tǒng)版本。移動(dòng)文件時(shí)連同系統(tǒng)版本、歷史版本一并移動(dòng)，當(dāng)上傳或接收同編號(hào)同版本文件時(shí)，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)進(jìn)行提醒。

1.1.4 文件的關(guān)聯(lián)關(guān)系

核電文件的往來關(guān)系較復(fù)雜，因此，核電文檔管理系統(tǒng)應(yīng)支持多種關(guān)聯(lián)關(guān)系，如版本關(guān)系、回文關(guān)系、參考文件關(guān)系、發(fā)文傳遞關(guān)系等等。通過對(duì)多種文件關(guān)聯(lián)關(guān)系的支持，系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)往來文件、同一文件的不同版本及相關(guān)文件的相互關(guān)聯(lián)，進(jìn)一步提升系統(tǒng)的功能性和實(shí)用性。

1.1.5 文件搜索功能

具備全文搜索及高級(jí)搜索引擎，可以快速、準(zhǔn)確找到所需文件；高級(jí)搜索支持通過多種邏輯關(guān)系的搜索條件的限制，快速查找出對(duì)應(yīng)文件。

1.2 工作流程管理及無紙化辦公

文檔管理系統(tǒng)可與Office集成融合，使用戶通過熟悉的界面進(jìn)行操作，便于文件的生成和流轉(zhuǎn)，同時(shí)降低培訓(xùn)成本，提高工作效率。系統(tǒng)與電子郵件集成，在用戶收到任務(wù)時(shí)向其郵箱發(fā)送郵件提醒。根據(jù)任務(wù)處理流程分為：待辦、辦理中、已辦、待閱、已閱等狀態(tài)。系統(tǒng)中發(fā)生事件后可自動(dòng)向相關(guān)用戶發(fā)送通知郵件，同時(shí)應(yīng)支持在系統(tǒng)中收發(fā)郵件，實(shí)現(xiàn)郵箱與文檔管理系統(tǒng)的融合。系統(tǒng)可以與掃描儀及打印機(jī)集成，同時(shí)配合嚴(yán)格的權(quán)限管理，既方便文件的輸入、輸出，又保證文件的安全性。支持在系統(tǒng)中創(chuàng)建信函、文件，系統(tǒng)可按事先錄入的編碼規(guī)則自動(dòng)為文件取號(hào)，并在系統(tǒng)中走文件編制、審核、批準(zhǔn)及發(fā)布流程，管理員預(yù)先在系統(tǒng)上傳用戶的簽名，為用戶在文件中加入電子簽章做好準(zhǔn)備；系統(tǒng)可自動(dòng)將批準(zhǔn)后的文件轉(zhuǎn)化為PDF格式。支持設(shè)計(jì)變更、糾正措施、各類技術(shù)文件按不同流程進(jìn)行流轉(zhuǎn)和審核，并支持各類文件在系統(tǒng)上的分發(fā)，系統(tǒng)可以按多種方式對(duì)用戶分組，方便文件的自動(dòng)分發(fā)和流轉(zhuǎn)。流程應(yīng)具備可追溯性，即用戶可通過流程報(bào)告查看流程的歷史路徑和進(jìn)度，且系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)向每一個(gè)節(jié)點(diǎn)的責(zé)任人發(fā)送郵件通知。文檔借閱功能：用戶可在系統(tǒng)中辦理借閱手續(xù)，借閱一定使用權(quán)限和借閱期限內(nèi)的文件，系統(tǒng)可自動(dòng)對(duì)借閱過程進(jìn)行跟蹤管理。

1.3 文件的保密管理

文檔管理系統(tǒng)應(yīng)具備權(quán)限控制機(jī)制，為不同用戶、角色、部門開放瀏覽、修改、刪除等不同的權(quán)限，實(shí)現(xiàn)對(duì)每份文檔的區(qū)別化管理，既方便利用又便于保密管理。也可通過為特定用戶安裝密鑰等方式對(duì)瀏覽用戶進(jìn)行控制，從而實(shí)現(xiàn)文檔的安全共享。通過對(duì)文件和用戶的權(quán)限控制，可實(shí)現(xiàn)控制目標(biāo)文件在本地保存和打印，從而實(shí)現(xiàn)文件加密存儲(chǔ)，實(shí)現(xiàn)文件在保密情況下的有限共享。

1.4 文件交換管理

根據(jù)文獻(xiàn)資料統(tǒng)計(jì)：建設(shè)工程項(xiàng)目實(shí)施過程中存在的三分之二的問題與信息交流有關(guān)；10%-33%的費(fèi)用增加與信息交流存在的問題有關(guān)，信息交流問題導(dǎo)致工程變更和工程實(shí)施的錯(cuò)誤約占工程總成本的3%-5%。由此可見信息和文件及時(shí)、準(zhǔn)確傳遞的重要性。文檔管理系統(tǒng)應(yīng)包含文件交換的模塊，實(shí)現(xiàn)通過系統(tǒng)進(jìn)行文件、信函的收發(fā)，系統(tǒng)文件和交換區(qū)文件可以相互轉(zhuǎn)化，文件根據(jù)事先設(shè)定的規(guī)則及文件編號(hào)可以自動(dòng)存入對(duì)應(yīng)文件夾，用戶可以通過交換區(qū)與外部進(jìn)行交流，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的外部集成。

2、用戶在系統(tǒng)功能實(shí)現(xiàn)過程中的考慮

以上總結(jié)了方便用戶使用的核電項(xiàng)目文檔管理系統(tǒng)的功能，為實(shí)現(xiàn)這些功能用戶應(yīng)有何考慮呢？由于系統(tǒng)開發(fā)商缺乏工程建設(shè)經(jīng)驗(yàn)，即使有系統(tǒng)開發(fā)經(jīng)驗(yàn)，也不能保證開發(fā)完成的系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)用戶所需求的全部功能。正式的書面需求文檔和及時(shí)有效的溝通可以統(tǒng)一用戶和系統(tǒng)開發(fā)商的認(rèn)知，減少開發(fā)過程中的溝通障礙，避免長(zhǎng)周期的返工。用戶應(yīng)提供完善的文檔管理系統(tǒng)要求，為系統(tǒng)開發(fā)者提供更加明確的開發(fā)方向，及時(shí)有效的溝通可以避免由于認(rèn)知和經(jīng)驗(yàn)不同造成的理解偏差。用戶可以派專人對(duì)開發(fā)商整個(gè)功能實(shí)現(xiàn)過程進(jìn)行跟蹤，并定期對(duì)需求的實(shí)現(xiàn)情況進(jìn)行梳理，最終完成各功能模塊的有效開發(fā)。優(yōu)秀的文檔管理系統(tǒng)會(huì)使項(xiàng)目的文檔管理變得輕松愉快，在提升工作效率、簡(jiǎn)化工作流程、無紙化辦公的基礎(chǔ)上更加保證文件的安全性和文檔管理的智能性。在系統(tǒng)投入使用后，用戶也應(yīng)根據(jù)不同角色，理解自己業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的系統(tǒng)流程，使系統(tǒng)充分發(fā)揮作用，使各功能模塊物盡其用，不但方便文檔管理，更方便項(xiàng)目流程管理，為項(xiàng)目建設(shè)提供更高端的支持

結(jié)論：

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，戰(zhàn)略合作理念的出現(xiàn)和核電項(xiàng)目系統(tǒng)性、模塊化的發(fā)展趨勢(shì)，傳統(tǒng)的各方目標(biāo)割裂、相對(duì)對(duì)抗式的文檔管理模式顯然不符合項(xiàng)目文檔發(fā)展的需要，新的項(xiàng)目文檔管理模式將會(huì)應(yīng)運(yùn)而生。

[1]王柏釗,鄒鵬.基于文件生命周期淺談核電工程項(xiàng)目文檔一體化管理[J].辦公室業(yè)務(wù),2014,17:107.

[2]韓一犁.核電建設(shè)項(xiàng)目前期管理關(guān)鍵成功因素研究[D].華北電力大學(xué)(北京),2014.