高校檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化問題

◆江心乾

(山東理工職業(yè)學(xué)院)

高校檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化問題

◆江心乾

(山東理工職業(yè)學(xué)院)

隨著國家的現(xiàn)代化發(fā)展，全社會各個領(lǐng)域都在實現(xiàn)著科技化進步。高等院校作為廣大學(xué)生的最后校園教育階段，科技發(fā)展和現(xiàn)代化管理更應(yīng)該首當其沖。高校檔案管理是高校教育工作中十分重要的一部分，應(yīng)當充分體現(xiàn)創(chuàng)新意識，用科技方法完成高校檔案管理數(shù)字化。

檔案管理 創(chuàng)新 數(shù)字化

一個國家的科技進步情況，可以反映出國家的發(fā)展階段與狀態(tài)，而科技的發(fā)展離不開創(chuàng)新意識。高等院校在校園管理上要緊跟時代的步伐，用現(xiàn)代化科技手段完善校園內(nèi)部管理。在高校的檔案管理上也是一樣，要注重管理的創(chuàng)新意識，完成檔案管理數(shù)字化的轉(zhuǎn)變。

一、高校檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化具有重要意義

高校檔案管理的創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化是以現(xiàn)代管理科學(xué)方法為指導(dǎo)，充分運用現(xiàn)代管理理念和手段，以及先進的管理技術(shù)和設(shè)備，改革過去以往的管理方式，使高校檔案管理具有創(chuàng)新意識，更加系統(tǒng)化、科技化、數(shù)字化。

高校檔案管理的現(xiàn)代化相對于傳統(tǒng)的檔案管理方式具有很多優(yōu)勢，如占用空間相對較小，信息存儲量較大，個性應(yīng)用能力較強，實用速度較快等?？梢栽趯嶋H的高校檔案管理工作中及時迅速，準確大量的儲存并查閱檔案，提高了檔案管理工作的工作效率。高校的檔案數(shù)量極大并且時間跨度很大，現(xiàn)代化的管理是發(fā)展的必然結(jié)果。

二、高校檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化存在的問題

高校檔案管理創(chuàng)新及實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化，并不是一朝一夕就能完成的事情，這是一條需要長期堅定持續(xù)發(fā)展的道路。在現(xiàn)階段的高校檔案管理中，還存在著各種問題。

(一)檔案標準缺乏統(tǒng)一性

因為學(xué)校的發(fā)展程度不同，檔案管理也有很大的區(qū)別。就同一所學(xué)校而言，因為時間的不同，技術(shù)發(fā)展階段不同，導(dǎo)致檔案無法遵從統(tǒng)一的標準。硬件設(shè)備的好壞，機器型號的不同，教職員工個人素質(zhì)的高低等，這些都可以變成影響檔案標準統(tǒng)一性的因素。

(二)管理方式缺乏創(chuàng)新性

前面說到高校的檔案管理是長期發(fā)展需要，具有很強的連貫性。從信息化發(fā)展初期，國家開始重視檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。但隨著科技與時代的進步，在高校檔案管理上，很多高校并沒有跟上時代的步伐，缺乏創(chuàng)新性。科技發(fā)展是迅速的，檔案管理也應(yīng)該保持創(chuàng)新意識，用科技去引領(lǐng)現(xiàn)代化管理工作。

(三)數(shù)據(jù)庫建設(shè)缺乏實用性

目前，國家在對高校的管理經(jīng)濟投入上，針對檔案管理投入的經(jīng)費相對較少。因為經(jīng)費有限，所以很多高校也是有心無力，無法及時更換更先進的軟硬件設(shè)備，使現(xiàn)有建成的檔案數(shù)據(jù)庫規(guī)模較小。大多數(shù)的高校檔案數(shù)據(jù)庫都顯現(xiàn)出實用性不足的問題，數(shù)據(jù)庫規(guī)模相對較小，標準化程度偏低，類型過于單一，且無規(guī)范化的控制，不能夠滿足用戶的多樣化需求，一定程度上降低了高校檔案數(shù)據(jù)庫的利用率。

三、高校檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化的合理性建議

高校檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化對于校園管理部門和檔案使用者來說，都是一場革命性的歷史變革。

(一)加強標準化建設(shè)

在高校檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化中要加強標準化建設(shè)，首先要做的就是形成檔案管理標準體系。高校要根據(jù)現(xiàn)行的相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合自身特點，制定和建立起符合實際的各類檔案管理辦法和措施，在檔案建立、交換、傳遞、共享的過程中，用統(tǒng)一的標準去規(guī)范和指導(dǎo)。使高校的檔案管理創(chuàng)新及數(shù)字化發(fā)展在初期的建設(shè)運行，后期的管理和維護工作中，都可以做到有章可依，有規(guī)可循，充分地保障了高校檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。

(二)實現(xiàn)管理現(xiàn)代化

目前，在很多的高校實際檔案管理工作中，信息工作會出現(xiàn)一定程度的分離狀態(tài)，如檔案和信息部門之間的部門分離，部門內(nèi)部的分離等。因為這種分離狀態(tài)的產(chǎn)生會給統(tǒng)一的現(xiàn)代化管理造成嚴重阻礙，從而無法實現(xiàn)真正意義上的檔案管理現(xiàn)代化。因此，在實現(xiàn)管理現(xiàn)代化之前，學(xué)校一定要制定相關(guān)的標準流程，并且加強組織領(lǐng)導(dǎo)。比如：可以組成以校領(lǐng)導(dǎo)作為實踐管理組長的領(lǐng)導(dǎo)小組，負責相關(guān)協(xié)調(diào)工作，有專職的信息部門負責人進行現(xiàn)代化的檔案管理工作，所有相關(guān)崗位人員都需要從自身職責出發(fā)，遵循既定的標準流程進行高校檔案管理，真正實現(xiàn)管理現(xiàn)代化。

(三)重視科技人才培養(yǎng)

在高校檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化的變革中，還要重視相關(guān)科技人才的培養(yǎng)。管理理念的現(xiàn)代化是高校檔案管理的發(fā)展靈魂，所以一定要增強工作人員檔案管理現(xiàn)代化的創(chuàng)新意識，如果管理人員缺少這種管理創(chuàng)新意識，那么就會影響到檔案現(xiàn)代化的發(fā)展腳步。高校檔案管理人員要樹立起科學(xué)的發(fā)展實踐觀念，學(xué)習(xí)先進的科技知識和最新的管理使用方法，改變過去封閉保守的思想，主動提高創(chuàng)新意識，不怕吃苦甘于奉獻，促進高校檔案管理的現(xiàn)代化進程。只有把優(yōu)秀的科技人才加以培訓(xùn)教育，使他們成為復(fù)合知識型人才，全身心的投入到現(xiàn)代化的高校檔案管理工作中心，才能使高校檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化更快地邁向新的臺階。

四、結(jié)語

計算機和互聯(lián)網(wǎng)的產(chǎn)生，讓我們的生活與學(xué)習(xí)進入了互聯(lián)網(wǎng)時代，信息數(shù)字化已經(jīng)成為當今社會經(jīng)濟和科技發(fā)展的整體趨勢。高校檔案管理作為檔案管理事業(yè)的重要組成部分，保持創(chuàng)新意識，完成數(shù)字化轉(zhuǎn)變既是順應(yīng)了當今時代的發(fā)展要求，同時也加快了檔案信息化的管理步伐。

[1]青格樂圖.淺談高校檔案管理創(chuàng)新及檔案管理數(shù)字化問題[J].大觀周刊，2012，(02).

[2]張記銘.淺析檔案管理現(xiàn)代化[J].黑龍江對外經(jīng)貿(mào)，2010，(05).