學校教學檔案對教育事業(yè)的深遠影響

學校教學檔案對教育事業(yè)的深遠影響

湖北 宋灼蓉

在學校檔案管理中，構(gòu)建信息化檔案管理策略，不僅可以滿足學校檔案管理工作需求，也可以提升學校檔案管理的整體水平，利用信息化技術(shù)開發(fā)檔案信息資源，提高學校檔案管理質(zhì)量，全面提學校的發(fā)展水平。

檔案信息化建設

一、學校教學檔案管理信息化的含義

信息化是在現(xiàn)代通信、網(wǎng)絡、數(shù)據(jù)庫技術(shù)的基礎之上將相關(guān)對象匯總至指定數(shù)據(jù)庫，從而為人們所用的一種技術(shù)。這種技術(shù)極大提高了各種行為的效率，充分實現(xiàn)了信息共享。學校檔案管理信息化即在學校檔案管理過程中引入信息化，改變學校傳統(tǒng)檔案管理模式，使其由紙質(zhì)檔案、人工化管理向電子檔案、計算機輔助管理轉(zhuǎn)變。

二、學校檔案信息化工作的標準化建設，應當把握以下幾點

（一）進一步增強檔案部門的服務意識

檔案提供利用是檔案工作的中心內(nèi)容，也是檔案管理工作最為活躍的一個環(huán)節(jié)。但筆者在工作中發(fā)現(xiàn)，檔案的利用卻不是很多，其中很大的一個原因就是基礎工作薄弱，被動服務，直接制約了檔案利用工作的開展。檔案利用者的范圍狹小，利用方式單一，利用效果不良。學校檔案部門可通過舉辦展覽、宣傳板報、校園網(wǎng)絡、召開會議、知識競賽等向廣大教職工宣傳國家有關(guān)檔案的法律、法規(guī)及有關(guān)檔案管理工作的知識，從而澄清檔案利用中存在的模糊認識，提高對檔案利用工作重要性的認識，喚起人們對檔案利用工作的重視，激發(fā)人們利用檔案愿望與熱情，消除人們對檔案工作的神秘感，引導更多的人利用檔案，樹立起利用檔案的觀念。要加強有關(guān)檔案價值、作用及利用效果的宣傳，開發(fā)檔案信息資源，積極主動收集保存好檔案。檔案材料具有某種“滯后性”，但經(jīng)過分類加工后與現(xiàn)實工作緊密結(jié)合，可以為領導決策，為業(yè)務部門工作提供“超前任務”．檔案人員要改變過去那種墨守成規(guī)、安于現(xiàn)狀等使用者上門的服務方式，面向市場經(jīng)濟，把開發(fā)利用工作的重心轉(zhuǎn)移到經(jīng)濟建設服務中來。轉(zhuǎn)變思想觀念，變被動服務為主動服務。宣傳完善學校檔案管型若干對策建檔意義，確立檔案的重要地位。

（二）完善日常的學校檔案管理制度

建立以下學校檔案管理制度和保障措施比較符合日常學校檔案管理的需求，制定詳盡合理的檔案歸檔方法，以往各個學校的檔案歸檔范圍都是根據(jù)建設部的《城建檔案管理規(guī)定》實施細則來規(guī)定，千篇一律，認為這樣做比較規(guī)范。的確，從某種角度上來說，這樣是比較齊全，但是在實際利用中可發(fā)現(xiàn)，其實不是所有的資料都是可以利用的。因此，學校的檔案管理者應當本校的特點制訂自其檔案歸檔范圍，這樣既減少了歸檔收集時收集人的工作強度，又使得檔案能在利用范圍內(nèi)較齊全規(guī)范。因此，學校檔案館可以對大型、重點項目和本校的一般項目檔案管理分別對待，只保存學校經(jīng)常利用的檔案。這樣可以在減少物力、財力的同時達到檔案歸檔和可利用的效果。這種分類管理的方式，效果不錯。

（三）大力加強定標工作

從現(xiàn)狀看,制約學校檔案信息化發(fā)展的主要瓶頸因素是標準不健全、完備，工作缺乏有效依據(jù)。加快制定出臺標準，形成配套的檔案信息化標準體系已十分緊迫。標準建設，在加快制定基礎性的管理標準的同時，重點應分三個層面積極研制應用性的技術(shù)標準。一是基本條件層面，即檔案信息化建設相關(guān)方面的軟、硬件設施的配置及建設的技術(shù)標準，旨在科學創(chuàng)建檔案信息化運行必需的平臺條件；二是信息資源建設層面，主要針對檔案信息資源的形成、保護和利用，滿足檔案信息生成、傳遞、勾鏈、保存、共享等功能需求，如電子文件格式、信息存儲格式、數(shù)據(jù)交換格式等標準等；三是安全保障層面，主要是為了加強檔案信息保管利用中的安全防范，達到維護真實、永久保存、保障秘密的目的，如數(shù)字加密、電子簽名、權(quán)限設置等方面的標準。

（四）提高認識,引進和培養(yǎng)信息化建設人才

要拓寬知識領域，在提高信息化水平方面多進行一些培訓工作，改變現(xiàn)有的知識結(jié)構(gòu)，以適應信息化建設的需要。從目前學校檔案人員學歷上看，碩士畢業(yè)的人員比例偏少，對檔案信息化工作的開展十分不利。要改變這種狀況，比較簡捷的辦法就是調(diào)入碩士畢業(yè)生，改變隊伍素質(zhì)結(jié)構(gòu)，以適應新的工作需要。對有發(fā)展前途的年輕同志，要進行業(yè)務培訓，培養(yǎng)懂得計算機知識與檔案管理的復合型人才，為檔案信息化建設提供必要的人才保障，促進這項工作的健康發(fā)展

（五）加大投入，增配軟、硬件設施

要舍得投入財力，配置與檔案信息化相適應的軟、硬件設施。加快更新改造的步伐。使檔案信息化建設得到更快的發(fā)展。繼續(xù)推進應用計算機管理檔案工作，逐步提高檔案室計算機和網(wǎng)絡技術(shù)的應用水平。開展檔案文件目錄數(shù)據(jù)庫建設和電子文檔管理工作。逐步增加配備郵件服務器、應用服務器、數(shù)據(jù)庫服務器、WEB服務器、備份服務器、多媒體視頻服務器，滿足海量數(shù)據(jù)存儲以及紙質(zhì)載體檔案掃描、數(shù)字檔案信息存貯、音視頻轉(zhuǎn)換存儲設備。

（六）確立檔案信息化總體規(guī)劃

要想順利地開展檔案信息化建設工作就必須制定出一個科學合理地信息化建設規(guī)劃，并逐步執(zhí)行。檔案信息化建設規(guī)劃需要立足各事業(yè)單位的具體情況，包括檔案數(shù)量、檔案工作投入資金預算、檔案和信息專業(yè)人才配置、單位發(fā)展總體戰(zhàn)略等。只有從自身實際情況出發(fā)制定出一個詳細的近期規(guī)劃和長遠目標，并根據(jù)開展效果逐步調(diào)整，才能更好地實現(xiàn)事業(yè)單位的檔案信息化建設工作。

（七）加強檔案信息化建設的硬件配置

加強檔案管理的硬件設施建設是實現(xiàn)事業(yè)單位檔案信息化建設的物質(zhì)基礎。檔案信息化建設需要配備符合現(xiàn)行規(guī)范的電腦設備、網(wǎng)關(guān)設備、硬盤存儲設備等。同時，需要根據(jù)技術(shù)發(fā)展，不斷引進其他先進的硬件設備，提高檔案存儲量和保存穩(wěn)定性，以便充分發(fā)揮信息化建設的優(yōu)勢，確保檔案工作的順利開展。

[1]孫兆偉.關(guān)于檔案信息化建設的兩點宏觀思考.2011-8

（作者單位：湖北省黃岡職業(yè)技術(shù)學院）

宋灼蓉，女，館員，黃岡職業(yè)技術(shù)學院辦公室研究方向：檔案管理