計(jì)算機(jī)技術(shù)在固定資產(chǎn)管理中的具體應(yīng)用

趙麗敏

（硅湖職業(yè)技術(shù)學(xué)院，江蘇 昆山 215300）

1 引言

固定資產(chǎn)管理是企業(yè)正常運(yùn)營(yíng)、資金周轉(zhuǎn)的重要措施，是企業(yè)內(nèi)部管理工作的重點(diǎn)。固定資產(chǎn)管理工作貫穿于企業(yè)周期全過程，對(duì)固定資產(chǎn)管理工作要求全面和細(xì)致，管理工作也更為復(fù)雜。如管理內(nèi)容包括資產(chǎn)名稱、類別、設(shè)備編號(hào)、技術(shù)參數(shù)、日期等。因而管理工作對(duì)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和精確性的要求極為嚴(yán)格[1]。而傳統(tǒng)人工管理模式的弊端多，如工作效率低、資源消耗大、企業(yè)需要投入大量人力和物力才能做好管理工作。而且人工管理模式出現(xiàn)數(shù)據(jù)差錯(cuò)的幾率高，增加管理工作難度[2]。而應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)不僅可以彌補(bǔ)傳統(tǒng)人工管理效率低、成本高的弊端，還能方便資料查詢及利用，滿足人們對(duì)固定資產(chǎn)管理工作的需求。

2 傳統(tǒng)固定資產(chǎn)管理弊端

固定資產(chǎn)管理包括對(duì)資產(chǎn)規(guī)劃、選購(gòu)、驗(yàn)收、安裝、使用、維護(hù)、改造、報(bào)廢管理，是對(duì)資產(chǎn)的全過程管理。固定資產(chǎn)類別多、使用頻繁，固定資產(chǎn)管理工作復(fù)雜。傳統(tǒng)管理模式下的固定資產(chǎn)管理存在以下幾個(gè)問題。

2.1 管理具有盲目性，重復(fù)浪費(fèi)問題突出

傳統(tǒng)固定資產(chǎn)管理手段落后，高強(qiáng)度工作任務(wù)下出現(xiàn)差錯(cuò)的幾率更高。差錯(cuò)容易導(dǎo)致對(duì)賬困難、監(jiān)管不力、資產(chǎn)利用率低等問題。同時(shí)固定資產(chǎn)管理人員多為兼職人員，多數(shù)人員缺少專業(yè)知識(shí)，進(jìn)一步降低固定資產(chǎn)管理工作效率和質(zhì)量[3]。另外，傳統(tǒng)固定資產(chǎn)管理模式下，各個(gè)部門負(fù)責(zé)本部門固定資產(chǎn)管理，一些部門缺少集體觀念，追求小而全和局部利益，盲目購(gòu)置固定資產(chǎn)，導(dǎo)致固定資產(chǎn)重復(fù)購(gòu)買。

2.2 固定資產(chǎn)管理制度不健全

固定資產(chǎn)管理分屬多個(gè)部門職責(zé)，缺少統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)部門。如財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)管理固定資產(chǎn)賬務(wù)，總務(wù)部門負(fù)責(zé)管理各個(gè)設(shè)備、物品。各部門分頭管理導(dǎo)致無法形成統(tǒng)一的固定資產(chǎn)賬目，各部門固定資產(chǎn)賬簿信息與實(shí)際物質(zhì)數(shù)量不一致。

2.3 固定資產(chǎn)核算方式不科學(xué)，賬面價(jià)值嚴(yán)重失真

固定資產(chǎn)管理未引進(jìn)計(jì)算機(jī)技術(shù)前，固定資產(chǎn)管理部門之間的信息共享程度低，管理部門獲取資產(chǎn)信息的成本高。而對(duì)于固定資產(chǎn)核算，各部門未形成統(tǒng)一的核算方法及標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于固定資產(chǎn)折舊、維修及報(bào)廢等管理，各部門缺乏統(tǒng)一的制度，導(dǎo)致固定資產(chǎn)管理賬簿數(shù)據(jù)嚴(yán)重失真。

3 計(jì)算機(jī)在固定資產(chǎn)中的應(yīng)用步驟

從傳統(tǒng)管理方式向計(jì)算機(jī)管理轉(zhuǎn)變需要依據(jù)一定步驟，有計(jì)劃地使用計(jì)算機(jī)技術(shù)取代傳統(tǒng)管理方式，逐步過渡。

3.1 確定固定資產(chǎn)分類方法

由于缺少統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)，傳統(tǒng)管理方式主要沿用以往管理方式，資產(chǎn)管理工作較為混亂。第一，分屬不同類資產(chǎn)。部分固定資產(chǎn)既屬于生產(chǎn)設(shè)備范疇，又屬于辦公設(shè)備范疇，如打印機(jī)；第二，同類型資產(chǎn)分屬不同類別。部分同一類資產(chǎn)被劃分為不同類別資產(chǎn)，如顯示器及熒光屏都屬于顯示類設(shè)備；第三，某類固定資產(chǎn)的組成被單獨(dú)分類，如復(fù)印機(jī)內(nèi)安裝的網(wǎng)卡、分頁器等均被單獨(dú)分類管理。由于資產(chǎn)分類混亂，因而需要結(jié)合公司的實(shí)際情況，制定更為全面完善的分類標(biāo)準(zhǔn)和方法。一是，根據(jù)資產(chǎn)類別，劃分資產(chǎn)大類；二是，根據(jù)資產(chǎn)使用部門，明確資產(chǎn)歸口分級(jí)管理內(nèi)容，明確各個(gè)部門的管理職責(zé)；三是，根據(jù)使用狀態(tài)劃分固定資產(chǎn)類別，如使用中固定資產(chǎn)、未使用固定資產(chǎn)、不需用固定資產(chǎn)等[4]。

3.2 清理固定資產(chǎn)

徹底清理固定資產(chǎn)包括核對(duì)固定資產(chǎn)的明細(xì)賬、資產(chǎn)卡片，了解資產(chǎn)的屬性和取向。實(shí)地盤點(diǎn)資產(chǎn)，明確資產(chǎn)數(shù)量、是否存在資產(chǎn)丟失和損毀等問題[5]。另外，還需要確定資產(chǎn)的技術(shù)狀況及使用狀況。實(shí)際工作中，單位變動(dòng)、資產(chǎn)使用都可能導(dǎo)致資產(chǎn)增減，因而需要用足夠的耐心和細(xì)心做好清理工作，認(rèn)真核對(duì)賬務(wù)、資產(chǎn)信息卡信息，確保賬賬、帳卡和賬實(shí)相符。

3.3 做好固定資產(chǎn)清算準(zhǔn)備工作

第一，建立固定資產(chǎn)套賬數(shù)據(jù)系統(tǒng)。調(diào)用套賬管理功能，建立多個(gè)套賬。由于套賬數(shù)據(jù)對(duì)安全性有一定要求，需要設(shè)計(jì)密碼管理，有會(huì)計(jì)主管人員管理套賬密碼。進(jìn)入套賬管理系統(tǒng)后，輸入賬戶名及密碼即可管理界面，操作人員只需數(shù)據(jù)起始日期、操作人員編碼、主管操作人員名稱、密碼、本位幣名稱及符號(hào)等，確定無誤后即可建立固定資產(chǎn)套賬。第二，建立操作系統(tǒng)。調(diào)取操作人員管理功能，進(jìn)入操作人員管理信息界面，輸入每個(gè)操作人員的信息，根據(jù)操作人員的職位、權(quán)力設(shè)置管理和操作權(quán)限。第三，輸入各項(xiàng)固定資產(chǎn)的資料卡片。傳統(tǒng)管理模式下，固定資產(chǎn)卡片可能存在信息混亂、卡片資料不全等問題，如同一批或同一類固定資產(chǎn)記錄在同一卡片上，卡片資料缺少技術(shù)特征、編碼、維護(hù)資料、預(yù)計(jì)使用年限等信息。針對(duì)以上問題，需要依據(jù)新分類標(biāo)準(zhǔn)重新對(duì)固定資產(chǎn)進(jìn)行分類，補(bǔ)充缺失信息，統(tǒng)籌考慮原有分類編碼及現(xiàn)有固定資產(chǎn)分類編碼，并將機(jī)身編碼作為固定資產(chǎn)編號(hào)，資產(chǎn)卡片只分屬一個(gè)固定資產(chǎn)類別。建立卡片附屬資產(chǎn)登記功能，記錄固定資產(chǎn)附屬設(shè)備和配件的信息。調(diào)用固定資產(chǎn)動(dòng)態(tài)分類管理功能，根據(jù)資產(chǎn)變動(dòng)輸入相應(yīng)的信息，例如資產(chǎn)增加或減少、資產(chǎn)報(bào)銷等。

3.4 建立并啟動(dòng)固定資產(chǎn)賬簿

輸入固定資產(chǎn)卡片后，利用卡片編輯和檢索功能統(tǒng)計(jì)固定資產(chǎn)，對(duì)各項(xiàng)固定資產(chǎn)進(jìn)行匯總。匯總后將結(jié)果與固定資產(chǎn)賬簿對(duì)比，結(jié)果無誤后啟動(dòng)固定資產(chǎn)賬簿。固定資產(chǎn)賬簿不具備回檔功能，只具備備份及自動(dòng)恢復(fù)功能。因此，啟動(dòng)固定資產(chǎn)賬簿前需要仔細(xì)核對(duì)并備份，以免賬簿數(shù)據(jù)丟失。

3.5 進(jìn)行日常管理

啟動(dòng)固定資產(chǎn)賬簿，對(duì)固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)變動(dòng)進(jìn)行日常管理。例如調(diào)取卡片編輯功能，輸入當(dāng)月固定資產(chǎn)變動(dòng)情況，包括卡片是否新增或減少；調(diào)取卡片查詢功能，查詢卡片是否增減變動(dòng)。調(diào)用固定資產(chǎn)折舊計(jì)算功能，查詢成本分配表等等。

4 完善計(jì)算機(jī)技術(shù)在固定資產(chǎn)管理中應(yīng)用

4.1 理順及健全管理體制

第一，領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視固定資產(chǎn)管理工作，提高相關(guān)人員對(duì)固定資產(chǎn)管理的認(rèn)識(shí)。應(yīng)將網(wǎng)絡(luò)化管理固定資產(chǎn)作為日常管理工作內(nèi)容，設(shè)置管理目標(biāo)，促使管理人員接受和配合相關(guān)部門的監(jiān)督檢查，確保固定資產(chǎn)的完整性。第二，建立獨(dú)立的固定資產(chǎn)管理部門，強(qiáng)化管理機(jī)構(gòu)的力量，制定固定資產(chǎn)管理責(zé)任制度，健全日常管理工作制度，規(guī)范固定資產(chǎn)管理工作。在建立管理部門方面，應(yīng)在固定資產(chǎn)管理部門統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，依據(jù)分級(jí)管原則強(qiáng)化固定資產(chǎn)管理機(jī)構(gòu)，實(shí)行責(zé)任管理制度，將管理責(zé)任落實(shí)到個(gè)人。領(lǐng)導(dǎo)或高層作為固定資產(chǎn)管理工作的全面負(fù)責(zé)人，分管領(lǐng)導(dǎo)為主要責(zé)任人，部門責(zé)任人為直接責(zé)任人，明確各級(jí)責(zé)任人的權(quán)責(zé)范圍，層層分解固定資產(chǎn)管理職責(zé)。

4.2 加強(qiáng)培養(yǎng)力度，提高管理人員水平

計(jì)算機(jī)技術(shù)用于固定資產(chǎn)管理后，資產(chǎn)管理工作模式發(fā)生變化，對(duì)管理人員的能力有新的要求。管理人員不僅需要具備專業(yè)的固定資產(chǎn)管理知識(shí)，還需要具備相應(yīng)的計(jì)算機(jī)知識(shí)，適應(yīng)信息時(shí)代發(fā)展要求。但是固定資產(chǎn)未使用計(jì)算機(jī)技術(shù)前，管理人員通常只具備固定資產(chǎn)管理專業(yè)知識(shí)，缺乏計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)。人員結(jié)構(gòu)配備也較為薄弱，綜合性人才多，專業(yè)性人才少。應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)后，人員能力缺陷凸顯，導(dǎo)致固定資產(chǎn)管理水平不高。因此，需要結(jié)合固定資產(chǎn)管理需求，培養(yǎng)一批具備豐富的固定資產(chǎn)管理專業(yè)知識(shí)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)基礎(chǔ)知識(shí)的高水平人才，組建高素質(zhì)固定資產(chǎn)管理隊(duì)伍。

4.3 清查固定資產(chǎn)，建立固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)庫(kù)

將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于固定資產(chǎn)管理初期，需要對(duì)現(xiàn)有固定資產(chǎn)進(jìn)行清查，明確現(xiàn)有固定資產(chǎn)現(xiàn)狀。而許多固定資產(chǎn)管理人員對(duì)清查工作不重視，且缺乏責(zé)任心，導(dǎo)致固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)不明。資產(chǎn)初始數(shù)據(jù)是計(jì)算機(jī)管理固定資產(chǎn)的基礎(chǔ)和依據(jù)，缺少初始數(shù)據(jù)無法開展網(wǎng)絡(luò)化管理，也必將導(dǎo)致固定資產(chǎn)管理混亂。因此，需要詳細(xì)、徹底地清算固定資產(chǎn)數(shù)量，在認(rèn)真開展固定資產(chǎn)清算工作的基礎(chǔ)上，按照網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)的要求和規(guī)范，建立信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)，記錄和保存固定資產(chǎn)的信息，如存放地點(diǎn)、使用單位、使用人員等信息。

4.4 做好日常維護(hù)管理工作

計(jì)算機(jī)技術(shù)在固定資產(chǎn)管理中應(yīng)用雖然可以提高固定資產(chǎn)管理水平，但是計(jì)算技術(shù)只能為固定資產(chǎn)管理提供管理系統(tǒng)，管理系統(tǒng)方便了管理人員與使用人員管理交流。要真正發(fā)揮計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)和功能，更在于系統(tǒng)日常維護(hù)，為固定資產(chǎn)管理打下基礎(chǔ)。因此應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)后，仍需要加強(qiáng)維護(hù)管理系統(tǒng)力度，投入足夠的人力、財(cái)力和物力保證系統(tǒng)正常運(yùn)行。雖然計(jì)算機(jī)用于固定資產(chǎn)管理的時(shí)間較短，但是計(jì)算機(jī)技術(shù)憑借其強(qiáng)大的優(yōu)勢(shì)，成為固定資產(chǎn)管理發(fā)展的必然趨勢(shì)。同時(shí)，應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)也可能存在一些問題，需要管理人員根據(jù)問題不斷改進(jìn)、完善管理系統(tǒng)。

4.5 完善資產(chǎn)編碼方式

固定資產(chǎn)編碼分類是一項(xiàng)繁瑣的工作，雖然工作難度低，但是工作量大，容易出現(xiàn)超重。由于固定資產(chǎn)分類編碼缺少統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，管理人員發(fā)生變動(dòng)后，不同管理人員可能使用不同標(biāo)準(zhǔn)對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行編碼，導(dǎo)致固定資產(chǎn)編碼混亂，給固定資產(chǎn)管理工作帶來諸多不便。應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)后，可根據(jù) 《固定資產(chǎn)分類與代碼》 標(biāo)準(zhǔn)及其編碼規(guī)則自動(dòng)編制固定資產(chǎn)代碼。如若新增固定資產(chǎn)，只需根據(jù)系統(tǒng)提示標(biāo)記資產(chǎn)的大類和子類，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)可自動(dòng)按成編碼和記賬程序。編碼過程方便、快速，實(shí)用性強(qiáng)、應(yīng)用范圍廣。

4.6 降低清查盤點(diǎn)工作量

固定資產(chǎn)管理中，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以設(shè)定各項(xiàng)設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)時(shí)間，系統(tǒng)根據(jù)設(shè)定制定自動(dòng)提醒人員[6]。負(fù)責(zé)設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)部門可以在系統(tǒng)總查詢?cè)O(shè)備保養(yǎng)信息，方便維護(hù)人員有針對(duì)性地維護(hù)和檢查設(shè)備情況。完成檢查后，設(shè)備維護(hù)人員在手持式終端設(shè)備中輸入維護(hù)信息，并上傳至系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)，做好相關(guān)記錄。

4.7 減輕工作量

傳統(tǒng)管理方式下，管理人員無法及時(shí)獲取固定資產(chǎn)實(shí)時(shí)信息，更無法獲取資產(chǎn)相關(guān)信息。而應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)后，固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)方便管理人員及時(shí)做好新購(gòu)入固定資產(chǎn)等級(jí)工作，并錄入電子標(biāo)簽，方便管理人員對(duì)資產(chǎn)進(jìn)行定期或不定期全面清查[7]。管理人員手持閱讀器進(jìn)入資產(chǎn)存放地點(diǎn)，閱讀器識(shí)別編碼信息即可獲取資產(chǎn)的全部信息。閱讀器還可以同時(shí)閱讀多個(gè)資產(chǎn)編碼，大大降低了清查工作量，縮短資產(chǎn)清查時(shí)間。由于手持式閱讀器顯示信息與固定資產(chǎn)一一對(duì)應(yīng)，方便數(shù)字化管理固定資產(chǎn)，保證了清查結(jié)果的準(zhǔn)確性和完整性，降低疏漏發(fā)生情況。使用固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)后，清查工作可以和賬務(wù)核對(duì)、編制報(bào)表等工作同步進(jìn)行，大大提高了工作效率。資產(chǎn)管理部門還能根據(jù)清查結(jié)果準(zhǔn)確判斷真實(shí)資產(chǎn)情況額，或使用信息管理系統(tǒng)查詢資產(chǎn)信息，方便管理者掌握不同類型資產(chǎn)，隨時(shí)了解固定資產(chǎn)在各個(gè)部門的分配和使用情況，并以此為根據(jù)進(jìn)行部門間配置或其他處理[8]。

5 結(jié)語

計(jì)算機(jī)技術(shù)管理固定資產(chǎn)改變了傳統(tǒng)的手工記賬模式，財(cái)務(wù)人員的勞動(dòng)時(shí)間大大縮減，管理的效率提高。同時(shí)管理工作更加程序化，對(duì)規(guī)范化工作也有著極為重要的作用。財(cái)務(wù)人員在面對(duì)各種類型的資產(chǎn)統(tǒng)計(jì)表格時(shí)，也不需要在眾多的賬目中算來算去，只需要點(diǎn)擊計(jì)算機(jī)中數(shù)據(jù)編輯或統(tǒng)計(jì)的功能，就可以很快地獲得準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)，從而達(dá)到工作的要求。根據(jù)以上對(duì)計(jì)算機(jī)在固定資產(chǎn)管理的應(yīng)用分析，以及其產(chǎn)生的作用，固定資產(chǎn)電算化必定會(huì)得到更為廣泛的應(yīng)用。