談高職學院基建檔案管理攻略
——基于案例的分析

許勝君

(天津機電職業(yè)技術學院，天津　300350)

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談高職學院基建檔案管理攻略
——基于案例的分析

許勝君

(天津機電職業(yè)技術學院，天津300350)

高職學院基建檔案作為學院發(fā)展的原始資料積累，是不可或缺的寶貴財富，學院基建檔案是否收集的齊全與準確，管理是否規(guī)范，將直接影響學院后期的發(fā)展建設速度與成效。文章從案例分析角度，探討高職學院基建檔案管理攻略。

高職學院；案例；基建檔案；管理；攻略

高職學院基建檔案作為學院發(fā)展的原始資料積累，是不可或缺的寶貴財富，學院基建檔案是否收集的齊全與準確，管理是否規(guī)范，將直接影響學院后期的發(fā)展建設速度與成效。筆者結合本學院情況及調研相關鄰校的基建檔案管理情況，匯集成案例，進行分析探討高職學院基建檔案管理中的混亂現(xiàn)象，針對這些現(xiàn)象提出一些解決攻略。

案例一：形成檔案的首要環(huán)節(jié)，即檔案的收集嚴重不足。對于檔案的收集問題，在文書類、教學類、科研類等各類檔案管理中都會或多或少地存在一些不足，基建檔案相對于其他各類檔案，收集資料不足表現(xiàn)得更為突出。這主要是由于基建檔案自身產(chǎn)生的特性造成的，基建檔案的產(chǎn)生不只是由本學院獨立完成基礎設施建設活動后產(chǎn)生的文件資料，大部分情況是由多數(shù)不同建設單位共同完成建設項目，由此產(chǎn)生的一系列歸檔材料。在眾多不同建設單位參與建設的過程中，由于各建設單位對于建設項目中應該產(chǎn)生的歸檔材料認知不同，在收集材料管理方面會有不同程度的缺失。具體表象為：建設部門檔案管理人員配備不足，懂得檔案專業(yè)知識的人員更是少之又少，多數(shù)情況為建設部門的管理人員兼任檔案管理人員，當建設項目任務處于繁忙階段，為了保證建設項目的質量，更多的精力在于關注建設項目的各環(huán)節(jié)管控上、質量管控上，基本上不能監(jiān)督管理建設項目過程中產(chǎn)生的重要檔案材料的歸檔問題，由此造成了建設項目中檔案材料的收集嚴重不足，這一現(xiàn)象將不同程度地影響學院今后的檔案查考與利用。

案例二：形成檔案的次要環(huán)節(jié)，即數(shù)據(jù)精準度有所偏差。高職學院基礎設施建設檔案的數(shù)據(jù)產(chǎn)生，是在建設項目過程中形成的。每件標段建設項目從其初期的籌備、中期的展開、末期的驗收各部分都會產(chǎn)生大量的數(shù)據(jù)及文件資料，而這些資料精準度的高與低，是檢驗每件標段建設項目質量的關鍵，無論哪一部分的設計與測試數(shù)據(jù)精準度偏差，直接影響的是整個標段建設項目的總體質量，導致高職學院今后的各項教育教學、實習實訓、科研及實踐活動等開展不暢。例如：某高職學院的建設單位在對行政樓、教學樓、實訓樓等院區(qū)內(nèi)全部樓宇的窗戶設計施工時，考慮后期使用時方便清潔和美觀、整齊等因素，全部窗戶向室內(nèi)開關，這個設計理念無可厚非，但問題的關鍵是忽略了抵抗風雨時窗戶密封度強度的測試數(shù)據(jù)的精準度，由于向室內(nèi)開關的窗戶密封度沒有控制好，當大雨來臨時，所有迎風的窗戶全部灌水，造成室內(nèi)墻壁被雨水沖刷，墻上辦公電源插座因雨水而產(chǎn)生漏電現(xiàn)象，形成不安全隱患，影響了該高職學院的正常教學、生活與管理工作。還有其他一些現(xiàn)象：如：各樓宇建筑因其使用功能的不同，電力、基礎設施配置也應有所差異、院區(qū)水電管網(wǎng)的布局、設備設施的安裝等諸多方面，任何一方面產(chǎn)生的數(shù)據(jù)偏差，都會使高職學院產(chǎn)生不可預測的損失。

案例三：檔案的管理存在疏漏。提到管理，基本的反映就是管理制度的建設的問題，在基建檔案的管理工作中也不例外，大部分高職學院和各有資質中標參加建設項目的建設單位都會有一系列的管理制度，有的還將部分制度懸掛上墻，以示管理有方，但在落實與執(zhí)行這些管理制度上確出現(xiàn)“兩層皮”現(xiàn)象。例如：建設單位在中標前的初始時期，為了加重本單位中標的籌碼，不僅在建設成本預算方面精打細算，給出合理預算方案，在整體建設項目的宏觀管理中，會制定各個施工部分的管理辦法、現(xiàn)場質量管理制度、質量責任制、施工技術標準、工程質量檢驗制度、工程測量、檢測與實驗設備記錄管理制度等措施贏得建設單位中標。當建設項目開啟后，這些制度有時就在落實上會打折扣。具體表現(xiàn)為：該按照方案執(zhí)行的問題，有時會因各種主客觀因素改變方案的執(zhí)行力度，該檢驗合格后再進入下一道工序的，不經(jīng)檢驗合格就趕著進入下一道工序，造成建設效果不達標，影響了建設項目總體質量。在建設材料的使用方面，明明有施工材料的標準和使用要求，也會有不按要求的建筑材料投入施工，造成地磚突起、新交付使用的樓梯短時間內(nèi)出現(xiàn)破損、學生宿舍洗漱間上下水不暢，中央空調漏水等不良現(xiàn)象。影響了高職學院師生的學習、工作和生活。

在高職學院對建設單位的檔案管理與監(jiān)督指導方面也存在著力不從心的現(xiàn)象。主要是缺乏對基建專業(yè)知識的了解，不能把握基建檔案產(chǎn)生的關鍵環(huán)節(jié)，監(jiān)督滯后，沒能先期介入建設單位的施工項目實行約束指導收集檔案材料，造成后期移交檔案時的整理、分類困難。

針對上述案例，如何做好高職院?；n案的管理工作，充分發(fā)揮檔案在學院發(fā)展建設中的重要作用，筆者提出以下解決攻略：

一、從檔案形成的首要環(huán)節(jié)入手，加強檔案的信息收集工作力度，保證檔案收集的完整與齊全

高職學院基建檔案的信息收集基于其自身產(chǎn)生的特性，有別于其它類檔案的收集過程。學院檔案管理部門要面對眾多不同中標建設單位的多個部門，從檔案產(chǎn)生的源頭抓起，即從建設單位開啟動工的同時跟進指導收集歸檔材料，建設單位也應設定專職人員接受學院檔案人員的業(yè)務指導，了解基本的檔案收集的專業(yè)知識，鑒別每項建設項目中產(chǎn)生的各類數(shù)據(jù)資料的收集與分類整理?；n案收集是否完整與齊全，與建設項目雙方有著密不可分的聯(lián)系，需要高職學院和中標建設項目的單位共同努力，才能達到檔案收集的完整與齊全。只有具備完整與齊全的檔案資料，才能更好地為高職學院的發(fā)展建設提供優(yōu)質的服務利用，同時也是深層次開發(fā)檔案信息資源的必要保障。

二、確保歸檔數(shù)據(jù)的準確無誤，提升檔案參考的利用價值

歸檔數(shù)據(jù)的準確無誤歷來都是各類檔案管理的重點，尤其是基建檔案數(shù)據(jù)的準確無誤，更是各高職院校關注的重中之重。因為該檔案的形成與產(chǎn)生，是高職學院整體基礎設施發(fā)展建設過程中的全部資料的積累，是學院史實原貌的記錄，具有不可逆性，也具有法律的維權憑證作用。例如：學院的總體占地面積、地上建筑物面積、體育館所面積、運動操場面積、內(nèi)部結構設置、各建筑物及院區(qū)附屬設施、園林綠化面積等各種數(shù)據(jù)，都是學院的基本情況信息數(shù)據(jù)。這類信息的真實有效是學院開展各類教育教學、科研、學生創(chuàng)新創(chuàng)業(yè)實踐等活動的基礎。為了保證歸檔數(shù)據(jù)的準備無誤，要求學院的檔案人員及主管檔案工作的領導高度關注建設單位各建設項目的數(shù)據(jù)來源，與建設單位負責人保持溝通順暢，督導建設單位責任人對各類數(shù)據(jù)的祥實復核與修正，確保每一工作環(huán)節(jié)收集匯總上來的數(shù)據(jù)完整和準確無誤。只有做到歸檔數(shù)據(jù)的準確無誤，才能最大程度地發(fā)揮基建檔案的參考利用作用。

三、規(guī)范檔案管理工作，形成科學的管理體系，貫徹并落實到檔案管理的每一項工作中，全面提升高職學院檔案管理水平

高職學院要建立并完善基建檔案管理規(guī)范體系，編制檔案管理實施細則，制定切合實際并可操作的歸檔材料收集范圍，按照基建檔案產(chǎn)生的各個不同的工作環(huán)節(jié)，制定與之對應的歸檔材料的分類和整理規(guī)范。即：歸檔材料的質量要標準統(tǒng)一、流程統(tǒng)一，立卷的方法、卷內(nèi)材料的排序、編號、裝訂要有符合檔案專業(yè)的整理要求。學院要將這一系列的管理規(guī)定下發(fā)到所有中標參加建設的施工單位，根據(jù)實際情況，以文件或手冊等靈活多樣的形式下發(fā)，并督促各部門相關人員學習掌握檔案材料的歸檔管理操作規(guī)范。有了系統(tǒng)的制度管理規(guī)定，可以使高職學院與中標建設單位的檔案管理人員在相同的標準下，完成各自的檔案管理工作，有利于學院的基建檔案管理工作在有序中良性發(fā)展。

為了不使檔案管理制度形同虛設，高職學院還要建立貫徹并落實這些制度的監(jiān)督管理機制。要制定崗位責任制和目標責任制，使每項制度的貫徹與落實都體現(xiàn)在建設項目的檔案管理工作中，上至領導，下至具體操作的檔案管理人員，全員實行監(jiān)督管理機制，做到人人有目標，事事有人管理，嚴格按照規(guī)章制度執(zhí)行并完成各項工作任務。高職學院只有在制度建設體系完善與貫徹落實各項制度到位的情況下，才能真正地做到有效地提升檔案材料的歸檔質量，為學院的發(fā)展規(guī)模提供強有力的支持與保障。

四、強化檔案管理人員綜合素質的提升，成為合格的檔案管理復合型人才

現(xiàn)階段，正處于大數(shù)據(jù)發(fā)展迅猛時期，筆者認為，終生學習已經(jīng)成為檔案管理人員的必備素質。拓展檔案管理人員的創(chuàng)新思維，加大知識結構的儲備，掌握多種專業(yè)技能的理論，是當下檔案管理人員綜合素質急需提升的關鍵。提升自主學習的能力，利用各種媒介，在實踐中積累并檢驗經(jīng)驗，善于與同行溝通，豐富自己的檔案管理技能，是做好檔案管理工作的基礎。

除了具備多種檔案管理技能以外，高職學院的檔案管理人員還該具備勇于承擔、踏實做事的責任心。上述的制度也好，監(jiān)督管理機制也罷，所有的條條框框的執(zhí)行，都是為了更好的完成檔案管理工作，提升檔案管理質量和水平，那么檔案管理人員是如何去完成這些枯燥又繁索的工作，完成質量的高低與否，完全取決于檔案管理人員是否有著一顆對待工作認真負責的態(tài)度和責任心。在檔案管理的實際工作中，特別是基建檔案的收集、分類、整理中，檔案管理人員的責任心較強時，是不會放過各個產(chǎn)生歸檔材料的工作環(huán)節(jié)的，每份材料的收集、每項數(shù)據(jù)的復核都會本著積極負責的態(tài)度去完成檔案管理的基礎性工作。雖然建設項目過程復雜，情況多變，工作環(huán)境惡劣等，這些因素都不會影響具備較強責任心的檔案管理人員的工作質量。因此，檔案人員綜合素質的提升要從兩方面考量：責任心與專業(yè)技能并存。只有具備這兩點要素，才能成為當下合格的檔案管理復合型人才，才能為學院的檔案事業(yè)做出更大的貢獻。

五、加快基建檔案數(shù)字化管理的進程，為學院的發(fā)展建設提供多元化的服務利用工作

高職學院要加快基建檔案信息資源數(shù)字化管理的進程，全面提升學院檔案管理水平。根據(jù)學院的實際需要，構建基建檔案管理信息服務平臺，配置適應學院可持續(xù)發(fā)展的計算機服務器，開發(fā)或購置基建檔案專用管理系統(tǒng)軟件，利用規(guī)范化、標準化、程序化的信息管理系統(tǒng)平臺，對各中標參與建設的施工單位、政府部門、上級行政管理部門的文件進行系統(tǒng)地、專業(yè)地收集、分類、整理、排序、編目等操作歸檔管理工作。實現(xiàn)檔案管理前期介入中標單位的建設項目，檔案的收集工作與中標單位的建設項目同時開展，有效地保證了檔案收集的完整與齊全，充分利用計算機的比對功能，較驗各項數(shù)據(jù)的精準度，修正數(shù)據(jù)的誤差與遺漏，使歸檔材料的數(shù)據(jù)準確無誤，從而保證了檔案材料的有效參考價值。設置信息平臺管理機構，配備專人負責數(shù)據(jù)庫的管理與維護工作，建立多種形式的數(shù)據(jù)庫，利用計算機網(wǎng)絡信息平臺傳輸、檢索、瀏覽、管理基建檔案，并獲取更多的校際和社會資源。深層次開發(fā)利用學院基建檔案信息資源，編研各種圖文并荗的專題卡片、知識手冊、基礎數(shù)據(jù)匯編等材料，為學院的發(fā)展建設提供多元化的服務利用工作。

結語

高職學院的基建檔案是學院各項基礎設施建設的史實記錄，做好基建檔案管理工作，需要多方面的統(tǒng)籌規(guī)劃與管理，要將基建檔案管理工作納入學院整體發(fā)展規(guī)劃中，分析并解決工作中出現(xiàn)的問題，不斷提升基建檔案的歸檔質量，才能為學院的可持續(xù)發(fā)展發(fā)揮其應有的考憑作用。

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[4]傅毅.高?；n案管理應與工程建設進程同步[J].經(jīng)驗交流，2005，(07).

Discussion on Infrastructure Construction Archive Management Strategy of Higher Vocational Colleges——based on case studies

XU Sheng-jun

(TianjinEngineeringVocationalTechnicalCollege,Tianjin,300131)

as the original material accumulation,Vocational College infrastructure construction archive is indispensable treasure,whether collection of the college infrastructure archives are complete and accurate or not and whether the management is standard or not will directly affect the development speed and effectiveness of the college construction in later phase.This paper discusses strategies for infrastructure archives management of higher vocational colleges from the perspective of case studies.

vocational college; case; infrastructure archives; management; strategy

2016-08-09

許勝君(1964-)，女，漢族，天津市人，天津機電職業(yè)技術學院辦公室檔案科科長，館員，主要從事檔案管理研究。

G275.3

A

1673-582X(2016)10-0100-04