冶金企業(yè)檔案管理工作探討

朱丹（天津冶金集團(tuán)中興盛達(dá)鋼業(yè)有限公司，天津301600）

冶金企業(yè)檔案管理工作探討

朱丹
（天津冶金集團(tuán)中興盛達(dá)鋼業(yè)有限公司，天津301600）

針對(duì)冶金企業(yè)檔案管理中存在的問題，指出對(duì)檔案管理人員進(jìn)行有效的培訓(xùn)，完善檔案管理制度，對(duì)檔案管理工作方式進(jìn)行創(chuàng)新，對(duì)企業(yè)檔案管理過程中的信息化水平進(jìn)行有效的提升，加快檔案信息化建設(shè)是做好檔案工作的必然要求。

企業(yè)；檔案管理；創(chuàng)新

1 引言

企業(yè)的檔案就是對(duì)企業(yè)的發(fā)展過程中進(jìn)行記錄，同時(shí)也是對(duì)企業(yè)的信息進(jìn)行儲(chǔ)存以及表現(xiàn)的重要途徑，檔案也可以作為一種企業(yè)文化存在。對(duì)于一些發(fā)展?fàn)顩r較好，同時(shí)經(jīng)濟(jì)效益是非常突出的企業(yè)來說，對(duì)企業(yè)檔案的管理是非常的細(xì)致的，企業(yè)也能夠在檔案精細(xì)化的管理者中獲得一定的經(jīng)濟(jì)效益，相關(guān)的調(diào)查以及數(shù)據(jù)顯示，企業(yè)進(jìn)行有效的檔案管理能夠有助于企業(yè)進(jìn)行發(fā)展思路的整理，對(duì)發(fā)展過程中的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行有效的回避是非常重要的。所以對(duì)企業(yè)檔案管理中的問題進(jìn)行及時(shí)的發(fā)現(xiàn)與總結(jié)，是對(duì)于企業(yè)改革過程中的一個(gè)積極的促進(jìn)因素。

2 企業(yè)檔案管理中的問題

2.1 企業(yè)檔案管理人才缺乏

很多企業(yè)來說，想要保證企業(yè)的檔案管理有序的進(jìn)行，檔案管理人員發(fā)揮著重要作用，但是現(xiàn)在在企業(yè)從事檔案管理的工作人員往往都是不具備專業(yè)技能的，沒有接受過專門的培訓(xùn)，受教育的程度都是相對(duì)較低的，并且對(duì)企業(yè)檔案管理過程中的情報(bào)以及計(jì)算機(jī)等相關(guān)專業(yè)的都是沒有運(yùn)用能力的。在企業(yè)中進(jìn)行檔案管理的工作人員往往都不是專門從事該項(xiàng)工作的人，很多人都是身兼數(shù)職，所以對(duì)于很多的業(yè)務(wù)的處理都是相對(duì)較慢。對(duì)于大多數(shù)的企業(yè)來說，經(jīng)營過程中的重點(diǎn)都是在經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的經(jīng)營上，對(duì)于檔案管理過程中的重視程度也是非常低的。企業(yè)的這種態(tài)度導(dǎo)致了工作人員對(duì)檔案管理也無法投入更多的重視，對(duì)于企業(yè)的發(fā)展都是有著消極的影響。

2.2 企業(yè)的檔案管理工作極其不規(guī)范

在企業(yè)進(jìn)行檔案管理的過程中，在企業(yè)檔案管理過程中的約束制度是非常少的，對(duì)于檔案管理也是非常的松散的，對(duì)于企業(yè)檔案管理過程中的各個(gè)工作人員的分工都是非常的模糊的，很難將各種責(zé)任進(jìn)行有效的落實(shí)，該問題使得企業(yè)管理雜亂無章，對(duì)于檔案中的很多內(nèi)容不能做到保密，進(jìn)而發(fā)生了隨意泄露的問題。這種問題的存在并沒有引起相關(guān)工作人員的重視，從而對(duì)企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益產(chǎn)生了非常嚴(yán)重的影響。

2.3 企業(yè)的管理方法是相對(duì)較為落后

在企業(yè)進(jìn)行檔案管理的過程中，并沒有對(duì)相應(yīng)的檔案管理辦法進(jìn)行轉(zhuǎn)變，在管理的過程中仍然是使用較為傳統(tǒng)的方法進(jìn)行，而這種傳統(tǒng)的方法也是較為落后的，對(duì)于企業(yè)在現(xiàn)代企業(yè)的發(fā)展無法進(jìn)行相應(yīng)的適應(yīng)，導(dǎo)致了企業(yè)檔案管理與企業(yè)的發(fā)展之間是無法進(jìn)行有效的連接的。在現(xiàn)代的企業(yè)發(fā)展的過程中，很多時(shí)候都是需要應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的，這種技術(shù)的應(yīng)用能夠?qū)ζ髽I(yè)工作效率進(jìn)行提高。但是在檔案管理的過程中并且沒有對(duì)計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行有效的應(yīng)用，所以導(dǎo)致了檔案工作效率相對(duì)較低的。

3 對(duì)企業(yè)的檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新的途徑

3.1 對(duì)檔案管理人員進(jìn)行有效的培訓(xùn)

在進(jìn)行檔案管理的過程中，是需要由專業(yè)性較強(qiáng)的工作人員來進(jìn)行的，檔案管理工作也是較為系統(tǒng)的一個(gè)工作，所以需要對(duì)檔案管理工作人員提出了更高的要求，不論是在專業(yè)技術(shù)還是道德品質(zhì)方面。所以企業(yè)需要對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行有效的培訓(xùn)，從知識(shí)技能以及道德素質(zhì)方面進(jìn)行一定的提升。同時(shí)進(jìn)行相應(yīng)的激勵(lì)制度的建立，將工作人員的工作與其收入進(jìn)行綜合分析，對(duì)于工作效率非常高的工作人員進(jìn)行一定的獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)工作落后的對(duì)工作人員相反的需要通過一定的懲罰措施來進(jìn)行激勵(lì)，從而使得工作人員對(duì)檔案管理投入更多的精力。

3.2 完善檔案管理制度

一個(gè)完善的檔案管理制度對(duì)于企業(yè)的檔案管理來說是非常的重要的，只有對(duì)該項(xiàng)工作通過一定的制度進(jìn)行約束，才能夠保證其向著有序的方向發(fā)展，這也是檔案管理工作能夠正常進(jìn)行的關(guān)鍵。所以企業(yè)需要對(duì)檔案管理制度投入更多的重視，對(duì)管理制度進(jìn)行完善，對(duì)檔案管理工作人員的責(zé)任范圍進(jìn)行明確的劃分，并且將工作技術(shù)以及規(guī)劃都納入到管理制度中來，對(duì)檔案存放的地點(diǎn)，也需要在國家相關(guān)規(guī)定的基礎(chǔ)上進(jìn)行明確，保證企業(yè)的檔案的私密性得到有效的保護(hù)。

3.3 對(duì)檔案管理工作方式進(jìn)行創(chuàng)新

在進(jìn)行企業(yè)檔案管理的過程中，需要與時(shí)代以及企業(yè)的發(fā)展之間進(jìn)行充分的融合，所以對(duì)檔案管理方式進(jìn)行創(chuàng)新是非常重要的。在對(duì)企業(yè)的檔案管理方式進(jìn)行創(chuàng)新的過程中，首先就是需要對(duì)檔案管理工作投入更多的資金，保證檔案管理工作能夠?qū)鹘y(tǒng)的工作方式進(jìn)行革新，另外就是在各個(gè)部門之間進(jìn)行相應(yīng)的合作制度的建立，從而能夠保證各個(gè)部門之間能夠進(jìn)行正常有序的交流。

3.4 對(duì)企業(yè)檔案管理過程中的信息化水平進(jìn)行有效的提升

隨著我國信息技術(shù)的不斷發(fā)展，將信息化技術(shù)與各個(gè)行業(yè)進(jìn)行充分的融合成為現(xiàn)在最為關(guān)鍵的工作內(nèi)容，在檔案管理的工作中也是不例外的。在進(jìn)行檔案管理的過程中僅僅是通過傳統(tǒng)是方式進(jìn)行，就無法保證檔案管理工作能夠有效的進(jìn)行，檔案管理的重要作用也無法得到有效的發(fā)揮。所以在檔案管理工作的基礎(chǔ)上將信息化技術(shù)進(jìn)行充分的使用是非常關(guān)鍵的。

要保證在檔案管理過程中應(yīng)用信息化技術(shù)，首先，需要企業(yè)投入更多的資金，保證有設(shè)備可以進(jìn)行使用，另外要對(duì)工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，使其能夠掌握信息化技術(shù)，從而保證在檔案管理工作中應(yīng)用信息化技術(shù)。

3.5 加快檔案信息化建設(shè)是做好檔案工作的必然要求

在進(jìn)行檔案管理的過程中，對(duì)信息化進(jìn)行建設(shè)是非常的關(guān)鍵的，信息是企業(yè)經(jīng)營與管理的各個(gè)環(huán)節(jié)都存在的。只有信息能夠有效的傳遞與交流，才能夠?qū)崿F(xiàn)各個(gè)部門之間的有序合作，所以在進(jìn)行檔案管理的過程中也需要對(duì)信息化進(jìn)行有效的建設(shè)。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，在進(jìn)行檔案管理的過程中，進(jìn)行電子檔案的使用是非常重要的，通過這種技術(shù)能夠有效的減少檔案管理過程中所消耗的時(shí)間，在進(jìn)行檔案調(diào)度的過程中也是更加的方便快捷。

4 我公司檔案管理工作的初步實(shí)踐

天津冶金集團(tuán)中興盛達(dá)鋼業(yè)有限公司是在2007年12月30日建立的，占地面積為650畝（≈433 355 m2），每年生產(chǎn)鋼材35萬t。在我公司進(jìn)行檔案管理的工作面積為300 m2，由兩人對(duì)檔案進(jìn)行管理，兩位工作人員的學(xué)歷為本科，并且具有相應(yīng)的工作職稱，同時(shí)公司也會(huì)在定期對(duì)管理人員進(jìn)行相應(yīng)的培訓(xùn)，從而使其的專業(yè)技術(shù)得到更新與提

升。在硬件方面，配備了計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描機(jī)等。在軟件方面進(jìn)行了檔案目錄檢索軟件的配置，從而實(shí)現(xiàn)電子檔案的管理。并且使用了OA辦公軟件，從而對(duì)檔案的查看等過程更加的方便。要保證企業(yè)持續(xù)發(fā)展，進(jìn)行檔案管理也是非常的關(guān)鍵的，所以需要對(duì)檔案管理工作投入更多的重視，對(duì)工作人員以及工作硬件與軟件方面投入更多的資本，保證檔案管理工作能夠正常有序的進(jìn)行，同時(shí)對(duì)檔案管理水平進(jìn)行提升。

［1］夏利宏.新形勢下電子檔案管理存在的問題及對(duì)策［J］.新西部下半月，2014（8）：166.

［2］張愛陽.檔案管理現(xiàn)代化中應(yīng)注意的問題［J］.蘭臺(tái)世界（上半月），2005（8）：27-28.

［3］都玉榮.論檔案信息管理工作的創(chuàng)新性及其發(fā)展［J］.資治文摘（管理版），2010（3）：62.

［4］李春燕.論國有企業(yè)案件檔案的管理 ［J］.中國檔案，2011（3）：52-53..

［5］田媛.夯實(shí)基礎(chǔ)，強(qiáng)化管理，不斷提升國有企業(yè)檔案管理水平［J］.陜西檔案，2011（3）：16-18.

Discussion on Archives Management for Metallurgy Enterprise

ZHU Dan
（Tianjin Metallurgy Group Zhongxing Shengda Steel Industry Co.，Ltd.，Tianjin 301616，China）

Aiming at the existing problems at the archives management of metallurgy enterprises，the author points out it is the inevitable demand on archives activities to effectively train archives management personnel，improve archives management system，carry out the innovation of archives management method，effectively lift informatization level during enterprise archives management and speed up the construction of archives informatization.

enterprise；archives management；innovation

10.3969/j.issn.1006-110X.2016.02.024

2015-10-13

2015-11-02

朱丹（1984—），女，本科，主要從事檔案管理方面的研究工作。