水土保持科技示范園工程建設(shè)中的檔案管理——以江西水土保持生態(tài)科技園為例

熊 永，房煥英，龔來紅，左 文

(江西省水土保持科學(xué)研究院，江西 南昌 330029)

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水土保持科技示范園工程建設(shè)中的檔案管理
——以江西水土保持生態(tài)科技園為例

熊 永，房煥英，龔來紅，左 文

(江西省水土保持科學(xué)研究院，江西 南昌 330029)

水土保持科技示范園；工程檔案；管理措施；江西水土保持生態(tài)科技園

檔案是工程建設(shè)的重要組分，記錄反映了工程的原始狀況，是工程竣工交付使用的必備文件，也是日后保養(yǎng)、維護(hù)的依據(jù)，以及擴(kuò)建和改建等的技術(shù)資料。水土保持科技示范園工程建設(shè)迫切需要提高對檔案建設(shè)的重視度和建檔的規(guī)范化水平。以江西省水土保持生態(tài)科技園為例，對工程檔案類別、范圍、程序等進(jìn)行梳理，并提出了常見問題和管理對策，旨在加強(qiáng)水土保持科技示范園檔案建設(shè)，更好地為水土保持工作服務(wù)。

水土保持科技示范園是為我國水土流失治理服務(wù)的，具有水土保持社會宣傳、示范推廣作用和科普示范功能。20世紀(jì)末以來我國各地相繼建設(shè)了大量水土保持科技示范園[1]，江西水土保持生態(tài)科技園就是其中之一，該園區(qū)的建成和投入使用為我國南方紅壤坡地區(qū)水土流失研究與綜合防治提供了有力的科技支撐。檔案工作是水土保持科技示范園建設(shè)與管理工作的重要組成部分——檔案驗(yàn)收是工程實(shí)體驗(yàn)收的先決條件，竣工檔案是工程質(zhì)量的“軟件”保證。檔案管理則是針對工程檔案收集、保存、應(yīng)用而實(shí)施的一系列管理手段，旨在規(guī)范檔案建設(shè)，更好地為工程建設(shè)服務(wù)。本研究以江西水土保持生態(tài)科技園為例，對水土保持科技示范園檔案形成和管理過程中出現(xiàn)的常見問題進(jìn)行梳理，并提出解決措施和管理對策等，旨在加強(qiáng)水土保持科技示范園檔案建設(shè)。

1 工程檔案分類

水?？萍际痉秷@工程檔案包括：工程建設(shè)前期文件，由項(xiàng)目法人負(fù)責(zé)立卷；工程建設(shè)管理文件，由項(xiàng)目法人負(fù)責(zé)立卷；施工文件，由施工單位負(fù)責(zé)立卷；監(jiān)理文件，由監(jiān)理單位負(fù)責(zé)立卷；科研項(xiàng)目文件，由項(xiàng)目法人負(fù)責(zé)立卷；財務(wù)、器材管理文件，由項(xiàng)目法人負(fù)責(zé)立卷；竣工驗(yàn)收文件，由項(xiàng)目法人負(fù)責(zé)立卷。

2 不同實(shí)施階段歸檔范圍

2.1 前期

工程建設(shè)前期主要是準(zhǔn)備工作，涉及以下資料：勘測資料；規(guī)劃資料；項(xiàng)目建議、報批、審批等資料；可行性研究相關(guān)文件；初步設(shè)計(jì)相關(guān)文件；各種專項(xiàng)文件，如環(huán)評、水土保持評價、水資源評價等；評估、鑒定、試驗(yàn)等專題報告；招標(biāo)設(shè)計(jì)文件；技術(shù)設(shè)計(jì)文件；施工圖設(shè)計(jì)文件等。

2.2 建設(shè)期

在工程建設(shè)期主要?dú)w檔施工開始后、竣工驗(yàn)收前的所有資料。

由項(xiàng)目法人負(fù)責(zé)立卷的資料包括：管理及涉及的法律事務(wù)文件；開工資料；所有會議資料；大事記及聲像材料等；各種合同、協(xié)議等文件；移民、索賠及其他反索賠等資料；各種工程計(jì)劃資料；各種設(shè)計(jì)及審查資料、控制文件等；安全及事故處理資料；招投標(biāo)資料；專項(xiàng)驗(yàn)收資料；工程啟用移交等各種資料；科研資料；開題報告，任務(wù)書，批準(zhǔn)書，合同，研究方案，計(jì)劃報告，記錄、圖表、照片資料，分析、計(jì)算、數(shù)據(jù)成果，試驗(yàn)裝置資料，各種報告和技術(shù)鑒定，成果申報，審批、推廣、考察報告；財務(wù)、器材管理文件;財務(wù)計(jì)劃，投資統(tǒng)計(jì)，概算、預(yù)算、決算、審計(jì)文件，器材、耗材等清單和使用情況，固定、流動、無形、遞延資產(chǎn)等。

由施工單位負(fù)責(zé)立卷的資料：技術(shù)交底、圖紙會審資料；施工組織設(shè)計(jì)、審核資料；建筑原材料相關(guān)資料；設(shè)備相關(guān)資料；設(shè)計(jì)變更、商洽等資料；施工定位、放樣等資料；地質(zhì)勘探、土(巖)試驗(yàn)報告；基礎(chǔ)工程相關(guān)資料；工程設(shè)備、管線相關(guān)資料；工程質(zhì)量相關(guān)資料；技術(shù)總結(jié)、施工預(yù)決算；事故及缺陷處理等相關(guān)資料；工程各階段檢查資料，單項(xiàng)工程驗(yàn)收結(jié)論及相關(guān)文件；竣工圖；聲像資料、大事記、施工記錄、日記等。

由監(jiān)理單位負(fù)責(zé)立卷的資料：合同；監(jiān)理大綱、規(guī)劃、細(xì)則、采購方案、監(jiān)造計(jì)劃、批復(fù)文件等；施工進(jìn)度、延長工期、索賠、付款報審等相關(guān)資料；開(停、復(fù)、返)工令、許可證等；各種通知、往來函電、重要文件等；工程材料相關(guān)資料；監(jiān)理日志、周(月、季、年)報、備忘錄等；控制、測量、檢測、抽查等相關(guān)資料；各種報告；工程進(jìn)度資料；價格、支付、索賠、投資、采購等資料；簽證、認(rèn)證、評估等資料；設(shè)備、材料、配件相關(guān)資料；會議紀(jì)要、通知單、聯(lián)系單、聲像資料等。

2.3 竣工驗(yàn)收期

在工程竣工驗(yàn)收期主要?dú)w檔準(zhǔn)備驗(yàn)收、工程正式投入使用前產(chǎn)生的所有資料，包括：驗(yàn)收相關(guān)文件；各種工作報告、總結(jié)(如建設(shè)管理、工程監(jiān)理、運(yùn)行管理、質(zhì)量監(jiān)督)等；聲像資料；項(xiàng)目評優(yōu)報獎材料。

3 檔案管理程序

3.1 組建部門、安排人員

“檔案先行”是完善檔案工作的前提，始于工程立項(xiàng)。江西水土保持生態(tài)科技園實(shí)行項(xiàng)目法人責(zé)任制，設(shè)立有專門的機(jī)構(gòu)及專職的管理員，明確崗位職責(zé)，實(shí)施規(guī)范化管理。建設(shè)單位項(xiàng)目部計(jì)財處在《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》(水辦〔2005〕480號)、《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB/T 11822—2008)，以及當(dāng)?shù)爻墙ú块T對檔案接收要求的基礎(chǔ)上，參考水利廳直屬相關(guān)兄弟單位的檔案整理經(jīng)驗(yàn)，同時征求工程人員的意見，在監(jiān)理和施工單位的協(xié)作下制定出適合本工程的管理辦法，包括檔案形成、積累、整理、歸檔等，明確了搜集范圍、分類方案、編號法則，于施工單位進(jìn)場時印發(fā)，以督促其做好歸檔工作。

3.2 檔案搜集及預(yù)存檔

項(xiàng)目開展過程中，前期文件、設(shè)計(jì)文件、施工文件、監(jiān)理文件與竣工文件等逐步積累。參建單位在編制工程進(jìn)度計(jì)劃時，按照“誰形成，誰編制”的原則各司其職，依據(jù)檔案管理法則進(jìn)行整理，對于不符合規(guī)范的資料及早整改。為規(guī)避材料分散現(xiàn)象，須及時收回以免遺失。為確保檔案質(zhì)量并順利通過驗(yàn)收，所有文件宜按分部分項(xiàng)工程預(yù)存檔、歸類、初步編號等，同時方便后續(xù)文件有序入庫。所有文件的借閱應(yīng)嚴(yán)格依制度執(zhí)行，一般只出借復(fù)印件，且要進(jìn)行出、入庫登記，期間敦促歸還，以確保文件的完整、及時歸還等。

3.3 工程檔案接收與竣工驗(yàn)收工作

竣工文件依制度編制，施工單位所編檔案由監(jiān)理單位負(fù)責(zé)審核。檔案接收時要嚴(yán)格審查，包括歸檔范圍、案卷質(zhì)量、文件材料的系統(tǒng)性等，對不達(dá)標(biāo)者拒絕接收，并責(zé)令整改。在檔案正式驗(yàn)收前進(jìn)行預(yù)驗(yàn)收，檢查其完整性、規(guī)范性，缺失項(xiàng)目盡快補(bǔ)齊，以免錯過完善檔案的最適時期。檔案通過驗(yàn)收后，方可申請工程驗(yàn)收。

3.4 項(xiàng)目運(yùn)行過程中的檔案管理

項(xiàng)目運(yùn)行階段，檔案已完全入庫、正式管理，主要用于工程運(yùn)營過程中的檢修和保養(yǎng)等。檔案室要符合存放要求，并張貼檔案室管理辦法、檔案員職責(zé)、檔案借閱辦法等，無關(guān)人員不可隨意進(jìn)出檔案室、翻動資料等，要保證檔案整齊整潔，尤其是資料查閱和外借需嚴(yán)格依制度執(zhí)行，避免出現(xiàn)破損、遺失的現(xiàn)象。在條件具備的情況下，管理員可將所有資料錄成電子檔或者將某些重要文件掃描存檔，并建立合理的查詢方式，既方便查詢又避免紙質(zhì)材料破損。

4 檔案管理常見問題

檔案的質(zhì)量包括內(nèi)容質(zhì)量和案卷質(zhì)量。內(nèi)容質(zhì)量指檔案反映的科技水平及數(shù)據(jù)材料的準(zhǔn)確性，案卷質(zhì)量指材料的齊全性、系統(tǒng)性和規(guī)范性[2]。根據(jù)江西水土保持生態(tài)科技園的情況，水土保持科技示范園檔案管理中存在的問題有：

(1)檔案員專業(yè)素質(zhì)低。設(shè)計(jì)單位對檔案工作重視不足，檔案員一般是快退休的或者是兼職人員。這樣會產(chǎn)生一些弊端：一是檔案員缺乏工作熱情，檔案意識低下；二是資料整理停留在文書檔案水平，缺乏專業(yè)素質(zhì)；三是檔案員兼職或同時兼顧多個工程，可能出現(xiàn)管理混亂問題。

(2)收集范圍不明確。沒有及時出臺檔案管理辦法，由參建單位自行存檔，經(jīng)常出現(xiàn)收集內(nèi)容和整理方式不統(tǒng)一的問題，若發(fā)生缺失、遺漏等則很難彌補(bǔ)。

(3)材料不齊全、質(zhì)量難保證。材料質(zhì)量包含完整性、準(zhǔn)確性、原始性等。一是不及時收集，資料散亂在個人手中，或遺失或破損；二是材料自身的缺陷，內(nèi)容不夠完整，缺少記錄、合格證、蓋章甚至簽字等。

(4)整編方式不合格。檔案管理辦法中要有明確的分類方案，指導(dǎo)資料分門別類地歸置，編號后附卷內(nèi)目錄于檔案盒，盒子封面要注明所裝內(nèi)容。此過程較為復(fù)雜、耗時費(fèi)力，也經(jīng)常發(fā)生問題。

(5)檔案室不達(dá)標(biāo)。檔案室樓層安排出現(xiàn)“頂天立地”現(xiàn)象，不利檔案的儲存，尤其南方氣候濕潤更不適合，有鼠咬、蟲吃甚至霉變腐爛風(fēng)險。更有甚者，檔案室配備奇缺，只是簡單的一間房、幾排架，不符合管理要求。

(6)查閱程序不嚴(yán)格。一是缺乏簡便快捷的查閱工具，更有甚者翻箱倒柜亂找，對資料造成不必要的損傷；二是沒有嚴(yán)格執(zhí)行借閱制度，借出后無人追要導(dǎo)致遺失等，有的甚至出借原件，造成無法彌補(bǔ)的損失。

5 檔案管理的關(guān)鍵措施

5.1 增強(qiáng)意識，提升能力

(1)建檔部門。檔案質(zhì)量的高低取決于領(lǐng)導(dǎo)的重視度。項(xiàng)目伊始，檔案積累便形成，管理工作的人、財、物就要到位，檔案員要熟悉《中華人民共和國檔案法》，樹立依法治檔的觀念。檔案工作量大、持久，檔案員業(yè)務(wù)素質(zhì)的提升是確保竣工檔案質(zhì)量的根本措施。原則上領(lǐng)導(dǎo)安排職員時避免出現(xiàn)“照顧崗位”。在江西水土保持生態(tài)科技園建設(shè)過程中，負(fù)責(zé)人對工程檔案高度重視并直接分管，配備專職檔案員，無論學(xué)歷還是綜合素質(zhì)均做嚴(yán)格要求。檔案員到崗后便著手學(xué)習(xí)檔案知識，參加相關(guān)培訓(xùn)，參觀相關(guān)部門檔案室，與其他參建單位檔案員溝通協(xié)調(diào)，建立健全了檔案管理體制，形成了檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系。

(2)驗(yàn)收和接收部門。項(xiàng)目預(yù)驗(yàn)收或正式驗(yàn)收時，由建設(shè)單位項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、檔案管理人員和施工單位組成驗(yàn)收小組，對檔案的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行全面系統(tǒng)地審核驗(yàn)收，及時發(fā)現(xiàn)問題并提出整改意見。正式驗(yàn)收安排在建設(shè)單位向城建檔案館等報送時，由接收人員再次審查，并著重審核預(yù)驗(yàn)收時存在的問題及檔案的立卷質(zhì)量等，進(jìn)行全面評估，以決定是否同意移交。

5.2 制定制度，嚴(yán)格落實(shí)

(1)檔案管理制度。包含形成、積累、整理、歸檔等內(nèi)容的檔案管理辦法，在項(xiàng)目伊始便要形成。要明確歸檔范圍和質(zhì)量要求，產(chǎn)生約束力，在新項(xiàng)目進(jìn)場時便印發(fā)并及時追蹤。所有參建單位要高度重視，嚴(yán)格依此執(zhí)行，注意時間節(jié)點(diǎn)，避免出現(xiàn)遺漏等現(xiàn)象。建設(shè)過程中的資料借閱，要按事先制定的檔案借閱制度執(zhí)行，文件出入均要詳細(xì)登記，以確保資料完整、及早歸還等。檔案員要高度負(fù)責(zé)，使各項(xiàng)制度付諸實(shí)踐。建議檔案員不要隨意調(diào)換，尤其是在工程竣工檔案尚未交驗(yàn)合格時，若必須調(diào)動則需提前報負(fù)責(zé)人同意并全面交接，避免對檔案工作造成不利影響。

(2)檔案監(jiān)督機(jī)制。①建設(shè)行政主管部門。在建設(shè)單位辦理工程規(guī)劃許可或者工程施工許可時，最好與其簽訂檔案責(zé)任書，明確參建單位的責(zé)任和義務(wù)，并監(jiān)督執(zhí)行。②總指揮部。充分發(fā)揮其主體作用，督促參建單位對檔案員定期進(jìn)行統(tǒng)一、規(guī)范的管理和指導(dǎo)；對竣工檔案進(jìn)行檢查，出現(xiàn)問題勒令整改；基于總指揮部對資金的使用控制，建議為參建單位劃撥專項(xiàng)資金，切實(shí)保證檔案管理工作的順利開展。③建設(shè)方?？刹扇〖惺占?、隨到隨收、跟蹤收取、滯后補(bǔ)充等方式收集資料，并定期舉行檔案管理例會，及時發(fā)現(xiàn)、協(xié)調(diào)解決資料收集和積累中出現(xiàn)的問題。④監(jiān)理方。在監(jiān)督過程中，要充分發(fā)揮監(jiān)理的作用，將資料整理與工程建設(shè)同步進(jìn)行。對拒不履行或拖延者，聯(lián)合建設(shè)方發(fā)函提醒或采取其他措施。⑤檔案接收方。嚴(yán)格管理，開工前或技術(shù)交底時，要明確檔案整理范圍和要求；及時指導(dǎo)收集程序和步驟、整理程序等，采取深入項(xiàng)目現(xiàn)場宣傳和不定期培訓(xùn)的方式，提高檔案管理人員業(yè)務(wù)水平。

(3)檔案獎懲制度。一是合同約束、經(jīng)濟(jì)制裁。對檔案材料的收集、整理、移交等要求不達(dá)標(biāo)者，實(shí)行經(jīng)濟(jì)制裁并明示于合同中，或者對在規(guī)定時間內(nèi)未完成者進(jìn)行經(jīng)濟(jì)處罰。二是驗(yàn)收程序約束。檔案驗(yàn)收是工程驗(yàn)收的前提。城建檔案館要嚴(yán)把竣工資料初驗(yàn)合格證關(guān)，對不合格者堅(jiān)決不發(fā)放“工程竣工檔案初驗(yàn)認(rèn)可證”，從而對施工方施壓。三是負(fù)責(zé)人的約束力。對不配合者，積極督促，并進(jìn)一步采取施壓措施，如發(fā)函要求更換檔案負(fù)責(zé)人、要求與高層次負(fù)責(zé)人通話等。

6 檔案管理探討

受限于負(fù)責(zé)人的重視度及管理員的專業(yè)素質(zhì)，現(xiàn)有檔案管理方法存在不同程度的滯后現(xiàn)象，如：資料多是紙質(zhì)，規(guī)整耗費(fèi)時間，查找麻煩，不利于竣工驗(yàn)收后運(yùn)營單位的使用；建設(shè)過程中重要的工作細(xì)節(jié)，因無法快速形成紙質(zhì)版資料而被忽視，降低了檔案質(zhì)量[3]。因此，建議水?？萍际痉秷@檔案實(shí)施信息化管理，以便較快速、用較小空間實(shí)現(xiàn)其統(tǒng)一有序管理，同時可使紙質(zhì)和電子音像資料相結(jié)合等。電子化管理需要紙質(zhì)檔案和電子文件同步收集，以避免電子文件缺失對檔案完整性的威脅。當(dāng)然，管理方式的提升要有專項(xiàng)資金保障，配備專用軟件(檔案管理系統(tǒng)軟件等)、硬件設(shè)施(如打印機(jī)、掃描儀、電腦等)，提高信息化建設(shè)水平。在此基礎(chǔ)上，應(yīng)推廣以局域網(wǎng)為平臺的網(wǎng)絡(luò)化管理，在相關(guān)處室建立局域網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)檔案存儲和檢索的網(wǎng)絡(luò)化、自動化，從而更準(zhǔn)確、快捷、有效地提供服務(wù)。

[1] 房煥英,熊永,龔來紅,等.水土保持科技示范園建設(shè)實(shí)踐[J].中國水土保持,2016(2):44-46.

[2] 劉爽.提高建設(shè)工程竣工檔案的編制質(zhì)量[J].城建檔案,2011(11):39-40.

[3] 楊綺梅.電力工程建設(shè)檔案管理探析[J].經(jīng)營管理者,2014(36):343.

(責(zé)任編輯 李楊楊)

S157

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1000-0941(2016)11-0055-03

熊永(1987—)，男，江西南昌市人，助理工程師，碩士，從事水土保持工程建設(shè)與管理工作；通信作者龔來紅(1966—)，男，江西南昌市人，高級工程師，學(xué)士，從事水土保持工程建設(shè)及相關(guān)管理工作。

2016-08-15