IT項目的費用與進度管理研究

李曉鋒

(廣東輕工職業(yè)技術(shù)學(xué)院，廣東 廣州 510300)

IT項目的費用與進度管理研究

李曉鋒

(廣東輕工職業(yè)技術(shù)學(xué)院，廣東 廣州 510300)

針對目前IT項目在我國得到迅猛發(fā)展，而其管理水平卻仍處于落后的局面，本文對IT項目的費用與進度管理進行了淺析。首先對IT項目的管理現(xiàn)狀進行了分析，其次對IT項目的費用管理進行了探討，最后對IT項目的進度管理進行了闡述。本文對IT項目管理的從業(yè)人員有一定的積極意義。

IT項目；費用管理；進度管理

1 引言

目前，我國信息技術(shù)正處于飛速發(fā)展的時期，IT（Information Technology）企業(yè)如雨后春筍般紛紛成立，而對IT項目能否有效管理，關(guān)系到企業(yè)的生存大計。IT項目是一種軟件密集項目，其管理的主要宗旨是最大限度地利用現(xiàn)有資源，控制軟件項目的生命周期，提高工作效率，以最低成本，保質(zhì)保量地完成項目，交付用戶使用。如何在合理的控制成本費用與有效的縮短項目生命周期之間找到平衡，是我們每一個從事項目管理人員必須要考慮的問題。下面結(jié)合我國目前IT項目管理的現(xiàn)狀，對項目費用管理與進度管理進行初步探討。

2 IT項目的管理現(xiàn)狀

隨著我國IT行業(yè)的飛速發(fā)展，IT項目的投資持續(xù)增加，在我國各個行業(yè)的投資中處于前茅。但過速的生長致使IT項目管理的粗放，整個行業(yè)的項目管理水平仍然較低：缺乏既有專業(yè)技術(shù)又有專業(yè)項目管理水平的人才；缺乏對IT項目管理的系統(tǒng)性規(guī)劃；普遍存在對項目的啟動、計劃、執(zhí)行、控制以及收尾五大過程無法有效管理，對項目的成本費用管理、進度管理、質(zhì)量管理、風(fēng)險管理以及溝通管理等九大領(lǐng)域無法合理協(xié)調(diào)的問題。

目前國內(nèi)IT企業(yè)管理模式上采用“項目經(jīng)理制”的模式，而在組織結(jié)構(gòu)上多采用弱矩陣形式，傳統(tǒng)的行政結(jié)構(gòu)處于主導(dǎo)地位。在這種組織結(jié)構(gòu)中，項目經(jīng)理往往授權(quán)不足，責(zé)大而權(quán)小，尤其是在涉及到多部分協(xié)調(diào)工作時，無法有效開展工作，最終導(dǎo)致項目的失控。因此為使項目目標能夠?qū)崿F(xiàn)，使企業(yè)能夠獲得最大利潤，必須加強IT項目的有效管理。

3 基于IT項目的費用管理

3.1 什么是項目費用管理

項目費用管理，即項目成本管理，主要是在項目實施過程中，根據(jù)事先制定的目標和項目的要求，對項目成本費用進行組織、施行、控制、跟蹤、分析以及考核等活動，從而達到提高成本費用核算水平，最大限度降低項目成本，實現(xiàn)既定目標利潤的過程。項目費用管理主要包括資源計劃、費用預(yù)算、費用安排以及費用控制。

3.2 項目費用管理的過程

下面就如何進行項目費用管理，我們結(jié)合費用管理的主要內(nèi)容進行簡要探討。

資源計劃。在項目管理中，我們首先視項目的大小，來決定資源計劃的形式。小的項目用一個章節(jié)記錄，大的項目用一個單獨的文檔記錄來形成一個資源需求清單，其中主要包括完成項目每個階段所需各種資源（人、設(shè)備、材料）種類及數(shù)量。然后對文檔進行分析確認，提交專家評審。這是項目費用管理的第一步，要盡可能做到對資源的合理、細化規(guī)劃。

費用預(yù)算。這項工作我們主要是把估計總費用分配到各項具體工作中，主要包括費用估算、輔助細節(jié)以及費用管理計劃。其中對項目的成本費用估算要和公司擬定的總預(yù)算相比較，要控制在一個合理的差異范圍內(nèi)，以利于公司整體工作的開展。

費用控制。在這項工作中，一方面我們要盡量做到項目所需成員的結(jié)構(gòu)和人數(shù)合理，避免在項目開發(fā)過程中對人員的調(diào)動；另一方面我們要盡量按計劃對資源進行啟用和釋放，如：UI（User Interface）設(shè)計師完成界面設(shè)計之后，應(yīng)盡快對其釋放；在V字型的測試過程中，不需要測試人員進行需求調(diào)研，而確定需求之后，就應(yīng)當盡快啟用測試，明確需求。成本費用控制主要包括：對費用估算的修正、預(yù)算的更新、行動的糾正以及最后的完工估算。費用控制是項目費用管理的重中之重，也是整個項目管理的重要環(huán)節(jié)，直接關(guān)系到企業(yè)的經(jīng)濟效益。

在項目費用和進度管理中，我們常用到掙值法，即掙值管理系統(tǒng)EVMS(Earned Value Management System)。在此技術(shù)方法中，要求項目負責(zé)人員能及時發(fā)現(xiàn)并進行糾正項目執(zhí)行與計劃之間的偏差，因此團隊要經(jīng)常測量項目的執(zhí)行情況，越早發(fā)現(xiàn)項目偏差，對解決問題就越有主動權(quán)。

掙值分析法主要涉及三個基本因素，分別是：預(yù)計值、實際值以及掙值。其中預(yù)計值對應(yīng)的參數(shù)為BCWS(Budgeted Cost for Work Scheduled，計劃工作預(yù)算費用)，是指在項目開發(fā)過程中，各個階段計劃工作量所需的預(yù)算費，反映了各階段計劃要完成的工作量。其公式為:BCWS=預(yù)算單價×計劃工作量。實際值對應(yīng)的參數(shù)為ACWP(Actual Cost for Work Performed，已完成工作的實際費用)，是指在項目開發(fā)過程中，各個階段已完成的工作量所用掉的費用，反映了項目實施的實際消耗指標。其公式為:ACWP=實際單價×已完成工作量。掙值對應(yīng)的參數(shù)為BCWP(Budgeted Cost for Work Performed，已完工作的預(yù)算費用)，是指在項目開發(fā)過程中，各個階段依據(jù)實際完成的工作量及預(yù)算單價計算出來的成本，其公式為:BCWP=預(yù)算單價×已完成工作量。

如圖1所示為掙值法進行某項目費用控制的數(shù)據(jù)示例圖。三條折線代表三個參數(shù)，根據(jù)參數(shù)數(shù)據(jù)我們可以計算出掙值法的主要評價指標：成本偏差（CV）＝BCWP-ACWP、進度偏差（SV）＝BCWP－BCWS、成本執(zhí)行指標（CPI）＝BCWP/ACWP、進度執(zhí)行指標（SPI）＝BCWP/BCWS。

一般認為，CV＞0或CPI＞1則表示項目節(jié)支，反之，則為項目超支；而SV＞0或SPI＞1則表示項目進度提前，反之項目延遲。

圖1 掙值分析法數(shù)據(jù)示例圖

4 基于IT項目的進度管理

4.1 什么是項目進度管理

進度管理就是對項目中的活動及其之間的關(guān)系進行科學(xué)的分析，對活動所需時間進行預(yù)估，來合理安排各項活動的起止，制定合理的進度計劃，同時在實施計劃進程中，時刻給予關(guān)注，對于出現(xiàn)的偏差，及時補救并調(diào)整原計劃，最終完成整個項目。

4.2 項目進度管理的方法

做好工作分解結(jié)構(gòu)WBS（Work Breakdown Structure）。WBS是以產(chǎn)品為中心，對工作項目進行逐層分解的層次體系，每分解一個層次，解釋就更加詳細。利用WBS可以清晰地描述項目的規(guī)劃設(shè)計，展現(xiàn)項目的所有工作，并可將具體工作落實到具體的個人或部門，在一定程度上避免了“事情出了，沒人認賬”的情況。WBS的表示形式一般有兩種：樹型結(jié)構(gòu)和列表形式。前者用在中小項目中，后者用在大的、復(fù)雜的項目中。

如圖2所示為一個分級的樹型WBS示例圖，將打字游戲的軟件項目分解成若干個相對獨立、易于核算成本的工作單元。層次清晰，非常直觀。在此基礎(chǔ)上我們需要制作WBS工作表，在這里由于篇幅問題就不再舉例。

圖2 某項目WBS示例圖

制定項目計劃書。由于WBS僅生成工作范圍，對工作責(zé)任實行了分配，所以還需要制定詳細的項目計劃書來明確活動流程的時間、所需資源，以及各項活動之間的關(guān)聯(lián)。編寫項目計劃書的最終目標是建立一份科學(xué)合理的項目進度計劃，監(jiān)控人員依據(jù)進度計劃書來監(jiān)控項目的各階段工作的完成情況，對于因某些原因造成階段工作提前或延后完成的情況，負責(zé)人應(yīng)及時做好計劃書的變更工作。

對于項目經(jīng)理，在項目初期對整個項目時間周期作一個精準的預(yù)測是一件很難的事情。但我們可以結(jié)合往期項目的信息估計和自身項目的特點，做出一個基準計劃。常用的方法是：依據(jù)項目相關(guān)的信息，估算出悲觀工期(Tp)、樂觀工期(To)以及最可能的工期(Tm)，之后計算期望工時Te=(To+4Tm+Tp)/6，從而得出一個基準計劃的時間。

項目進度控制。在項目進度控制中，會根據(jù)活動的重要性，將其分為關(guān)鍵路徑活動和非關(guān)鍵路徑活動。項目經(jīng)理應(yīng)結(jié)合各方面因素，著重做好關(guān)鍵路徑上活動的偏差分析，管理好關(guān)鍵路徑上的各項活動。關(guān)鍵路徑上有一項活動拖延，整個項目進度就會超時，從而造成嚴重后果。當出現(xiàn)偏差時，項目經(jīng)理應(yīng)及時發(fā)現(xiàn)、及時做出糾正措施，來控制整個項目的進度。

項目經(jīng)理在偏差分析中，如果對關(guān)鍵路徑與非關(guān)鍵路徑上得到的掙值不加區(qū)分，就有可能被信息所誤導(dǎo)。我們通過一個小例子來做一下簡要說明：如表1所示為某項目各活動的所用時間及預(yù)算費用表，其中關(guān)鍵路徑為a→b→d→f，非關(guān)鍵路徑為a→c→e→f。

表1 活動所用時間及預(yù)算費用表

如果在第八天末進行檢查，那么此時活動a,b,c都已完成，活動e已完成了一半。則在第八天末，項目的預(yù)計費用為：BCWS==5+10+5+10×50%=25。假設(shè)由于特殊原因，b只完了一半，而e提前完成。則按掙值法計算機為：BCWP=5+ 10×0.5+5+10=25。此時項目的SV=BCWP-BCWS=25-25=0，也就是進度偏差為0。很明顯，這種進度偏差分析會給項目經(jīng)理帶來誤導(dǎo)。因為活動b是關(guān)鍵路徑上的活動，它的延遲必然會影響整個項目的進展。因此，我們要將掙值分為兩部分，來區(qū)分兩個路徑上的掙值，這樣可以清楚知道項目進度的偏差來自哪里，有助于項目經(jīng)理準確地掌握項目的進度情況。

人際關(guān)系協(xié)調(diào)。團隊良好的人際關(guān)系，有助于項目的順利完成，而不協(xié)調(diào)的人際關(guān)系有可能造成整個項目工期的延誤。對客戶要做到積極溝通、及時響應(yīng)；對發(fā)現(xiàn)的問題要做到及時匯總、及時處理，文檔的變更要與相關(guān)干系人及時溝通、確認并歸檔?？傊l(fā)揚團隊合作精神，創(chuàng)造和諧人際氛圍，激發(fā)大家的主動性，一起為項目的如期完成而努力。

5 結(jié)語

綜上所述，我們看到IT項目的費用管理和進度管理不僅僅是對一堆數(shù)據(jù)的處理，它應(yīng)當始終貫穿于項目，在項目的開發(fā)進程中，幫助項目經(jīng)理及時、準確地發(fā)現(xiàn)項目出現(xiàn)的偏差，作出補救措施，從而控制整個項目的良好運行。經(jīng)驗告訴我們，科學(xué)有效的項目管理可以使資源得到最佳的利用，可以以最小的成本代價為企業(yè)收獲最大的利益。我國目前的IT項目管理水平與國外相比，仍有很大差距，這就需要我們IT項目管理從業(yè)人員多學(xué)習(xí)、掌握先進的管理技術(shù)，推動我國管理知識水平的發(fā)展，為企業(yè)謀利，為國家經(jīng)濟增長作出貢獻。

[1]盧向南．項目計劃與控制[M]．北京：機械工作出版社，2004．

[2]Gerald M．Weinberg．質(zhì)量·軟件·管理[M]．北京：清華大學(xué)出版社，2005．

[3]白思俊．現(xiàn)代項目管理[M]．北京：機械工業(yè)出版社，2002．

Research on Cost and Schedule Management of IT Project

Li Xiaofeng
(Guangdong Industry of Polytechnic,Guangzhou 510300,Guangdong)

In view of the situation that the current IT projects of our country being developing rapidly,and the management level still being falling behind,this paper analyzes the cost and schedule management of IT project.Firstly,it analyzes IT project management status;secondly,it discusses on the cost management;finally,it explains the schedule management.This paper has certain positive significance to the IT project management practitioners.

IT project;cost management;schedule management

F272

A

1008-6609(2016)05-0098-03

李曉鋒，男，廣東揭陽人，碩士，科員，研究方向：計算機項目管理方向。