基于校園一卡通系統(tǒng)的高校資金內(nèi)控可行性研究

蘇林忠

（華南理工大學(xué)信息化辦公室，廣東 廣州 510640）

基于校園一卡通系統(tǒng)的高校資金內(nèi)控可行性研究

蘇林忠

（華南理工大學(xué)信息化辦公室，廣東 廣州 510640）

針對(duì)目前高校對(duì)大財(cái)務(wù)資金內(nèi)控的需求，著重從校園一卡通系統(tǒng)的角度闡述了如何充分利用校園一卡通系統(tǒng)所具備的功能與條件做到規(guī)避財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)和規(guī)范財(cái)務(wù)行為，以保障資金合法與安全的內(nèi)控目標(biāo)，從而肯定了校園一卡通系統(tǒng)作為高校對(duì)財(cái)務(wù)管控手段的可行性。

高校；一卡通；財(cái)務(wù)；資金；內(nèi)控

1 引言

相關(guān)數(shù)據(jù)表明，高校的本科及以上的招生計(jì)劃已由2000年的306萬躍居到2015年的764萬，增長(zhǎng)幅度高達(dá)150%；2014年的全國(guó)教育經(jīng)費(fèi)總投入高達(dá)32806.46億元，其中，普通高校的各種教育及科研經(jīng)費(fèi)等也呈現(xiàn)以幾倍甚至十幾倍的速度增長(zhǎng)；針對(duì)985、211的個(gè)體院校每年也有高達(dá)幾個(gè)甚至十幾個(gè)億不等數(shù)額的各類經(jīng)費(fèi)。面對(duì)如此活躍的教育事業(yè)以及龐大的資金資源，如何保障財(cái)務(wù)工作的規(guī)范化，避免各類經(jīng)濟(jì)犯罪行為是當(dāng)今高校所面臨的一個(gè)刻不容緩的問題[1]。

2 高校大財(cái)務(wù)資金內(nèi)控所存在的問題

概括來講，困擾高校財(cái)務(wù)資金內(nèi)控工作的原因主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

2.1 內(nèi)控體系不完善，缺乏統(tǒng)一的管控基礎(chǔ)

多數(shù)情況下或因高校自身不重視財(cái)務(wù)內(nèi)控制度體系的建設(shè)[1]，或因執(zhí)行過程中相關(guān)部門配合不積極，或因缺失配套的相關(guān)管理措施等，導(dǎo)致一直以來未能形成一個(gè)具備領(lǐng)導(dǎo)能力的內(nèi)控組織機(jī)構(gòu)和一套操作性強(qiáng)的內(nèi)控實(shí)施方案。

2.2 缺乏統(tǒng)一的收費(fèi)平臺(tái)，無法保障資金的安全性、完整性以及時(shí)效性[3-4]

高校的收費(fèi)業(yè)務(wù)相對(duì)繁多，但由于收費(fèi)項(xiàng)目的歸口管理部門不同，收繳方式以及貨幣形式等亦不盡相同，現(xiàn)金出現(xiàn)假幣、被盜，以及由于管理人員私自挪用或設(shè)立“小金庫(kù)”等侵占高校資產(chǎn)的現(xiàn)象屢見不鮮。

2.3 缺乏統(tǒng)一的數(shù)據(jù)監(jiān)管平臺(tái)，無法保障資金的合法性與實(shí)效性

各部門的辦公系統(tǒng)相互獨(dú)立，信息孤島現(xiàn)象較為突出，財(cái)務(wù)主管部門難以了解和把控全局資金情況，出現(xiàn)資金睡覺、空頭支票、學(xué)生欠費(fèi)以及違背專項(xiàng)資金使用原則等現(xiàn)象[3]，無法為校領(lǐng)導(dǎo)的決策性工作提供及時(shí)準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)信息，某種程度上將阻礙學(xué)校的建設(shè)和發(fā)展。

3 校園一卡通系統(tǒng)的準(zhǔn)金融功能

目前，高校校園一卡通系統(tǒng)已基本普及建設(shè)和使用，校園一卡通除了其介質(zhì)信息在校內(nèi)作為身份證件使用以外，其實(shí)質(zhì)上也是一套準(zhǔn)金融系統(tǒng)，具備資金繳存與商務(wù)消費(fèi)的功能[2]，形同銀行卡的金融功能。以下從校園一卡通金融功能的分析說明校園一卡通系統(tǒng)的財(cái)務(wù)結(jié)算一卡通，金融交易一卡通，信息服務(wù)一卡通等主要功能，見校園一卡通金融功能示意圖1：

圖1 校園一卡通金融功能

圖中，箭頭方向代表了資金的流向，黃色區(qū)域表示校園卡具備的資金功能，紅色框內(nèi)表示該功能及業(yè)務(wù)屬校內(nèi)控制范疇，校園一卡通的金融功能具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

3.1 資金的歸集

校園一卡通資金是持卡人通過校園一卡通充值平臺(tái)預(yù)先將不同渠道的資金統(tǒng)一劃撥到學(xué)校指定的銀行賬戶下所形成的資金集，資金的歸集也有助于推動(dòng)并建立良好的銀校合作關(guān)系，提升學(xué)校的金融服務(wù)質(zhì)量；另外，校外資金到校內(nèi)資金形式的轉(zhuǎn)變，使學(xué)校有了從宏觀上了解與監(jiān)控資金的動(dòng)向，進(jìn)一步做好賬務(wù)規(guī)劃工作提供參考的條件。

3.2 資金的分類與控制

校園一卡通在資金形式上支持校園卡錢包與電子賬戶錢包兩種資金記賬方式形式的并存，校園卡錢包適合于在公共區(qū)域?qū)Ｓ孟M(fèi)終端的支付，而電子賬戶錢包則適合于個(gè)人網(wǎng)絡(luò)終端設(shè)備交易的支付；同時(shí)，每種形式的資金均可以再設(shè)置出各業(yè)務(wù)專用小錢包[2]。兩種支付形式的互補(bǔ)以及對(duì)專用小錢包的限制，全面支持了各類交易需求，極大地提高了交易效率，并實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)對(duì)專款專用的管控。

3.3 交易與支付平臺(tái)的統(tǒng)一

校園一卡通系統(tǒng)作為一個(gè)準(zhǔn)金融系統(tǒng)角色的應(yīng)用，其更多表現(xiàn)的是實(shí)現(xiàn)了交易行為的可控性、資金流向的嚴(yán)密性以及數(shù)據(jù)平臺(tái)的統(tǒng)一性。

校園一卡通系統(tǒng)部署有專屬的商務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)[2]，不但詳細(xì)地記錄著商戶賬戶和校園卡賬戶的詳細(xì)身份信息，而且還記錄著商戶余額、校園卡余額以及每一筆交易所發(fā)生交易對(duì)象、交易時(shí)間、交易地點(diǎn)以及交易狀態(tài)等信息，確保了校園卡資金流向的有效性與安全性，是一個(gè)不折不扣的交易數(shù)據(jù)支撐平臺(tái)。

校園一卡通系統(tǒng)從最初的基于專用終端設(shè)備的現(xiàn)場(chǎng)實(shí)物交易模式，如食堂用餐、商店購(gòu)物，如今也可以通過收費(fèi)與支付功能模塊實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上在線交易，如在線繳納水電費(fèi)、網(wǎng)絡(luò)費(fèi)以及各類學(xué)費(fèi)和考試費(fèi)用等，其商務(wù)功能基本可以覆蓋全校范圍內(nèi)的各類交易需求。

3.4 結(jié)算平臺(tái)的統(tǒng)一

在交易過程中，無論支付的對(duì)象是誰(shuí)，或以什么形式完成支付，校園一卡通系統(tǒng)所發(fā)生的交易行為均基于一卡通的校園卡賬戶和數(shù)據(jù)庫(kù)平臺(tái)來實(shí)現(xiàn)，數(shù)據(jù)規(guī)模和數(shù)據(jù)信息項(xiàng)完全可以支持資金結(jié)算的工作。

4 基于校園一卡通系統(tǒng)的財(cái)務(wù)資金內(nèi)控保障

基于以上校園一卡通的金融功能，可以就以下幾個(gè)方面為高校的財(cái)務(wù)資金內(nèi)控提供相應(yīng)的保障措施：

4.1 設(shè)立結(jié)算中心，對(duì)接財(cái)務(wù)管理工作

校園一卡通系統(tǒng)的結(jié)算中心，負(fù)責(zé)對(duì)一卡通系統(tǒng)現(xiàn)金充值、圈存業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)核算，以及商戶清算業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)核算，并負(fù)責(zé)向?qū)W校財(cái)務(wù)主管部門提供相應(yīng)的結(jié)算報(bào)表等，保障了校園一卡通與財(cái)務(wù)主管理部門的業(yè)務(wù)對(duì)接工作。

4.2 實(shí)現(xiàn)環(huán)境與過程控制，完善內(nèi)控體系[4]

校園一卡通系統(tǒng)是一個(gè)跨平臺(tái)、跨區(qū)域和跨部門的客觀性服務(wù)平臺(tái)，校園一卡通系統(tǒng)運(yùn)用，不但代替?zhèn)鹘y(tǒng)的人工收費(fèi)過程，規(guī)避人工與環(huán)境的干擾因素，而且實(shí)現(xiàn)了不相容職務(wù)分離控制，統(tǒng)一了交易界面，規(guī)范了收費(fèi)過程，可以有效規(guī)避資金的收繳風(fēng)險(xiǎn)。

如通過一卡通系統(tǒng)與教務(wù)和學(xué)工系統(tǒng)的對(duì)接，可以有效杜絕學(xué)生惡意拖欠學(xué)費(fèi)及套取困難補(bǔ)助現(xiàn)金的現(xiàn)象等。

4.3 實(shí)現(xiàn)行為控制，避免主觀行為

校園一卡通系統(tǒng)的運(yùn)維部門多側(cè)重于技術(shù)部門，如一卡通管理中心等，其既不是學(xué)校的財(cái)務(wù)管理部門，也不是資金的結(jié)算對(duì)象，而是一個(gè)非得利單位，某種程度上類似于第三方中介機(jī)構(gòu)，便于以中立的態(tài)度與角色開展校內(nèi)的交易與結(jié)算工作[1]。

校園一卡通設(shè)立的專用錢包可以實(shí)現(xiàn)對(duì)專用款項(xiàng)使用的有效控制，滿足對(duì)資金的安全性、完整性以及時(shí)效性的管理需求。同時(shí)，由于系統(tǒng)統(tǒng)所提供的交易與結(jié)算過程均不涉及現(xiàn)金，整個(gè)過程只是資金數(shù)字的一個(gè)二次分配過程，從而可以有效地避免私設(shè)“小金庫(kù)”和私自挪用等情況的發(fā)生。

4.4 實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)監(jiān)控，發(fā)揮宏觀調(diào)控

利用校園一卡通系統(tǒng)提供的領(lǐng)導(dǎo)查詢功能，校領(lǐng)導(dǎo)或財(cái)務(wù)主管部門可以通過安排財(cái)務(wù)專員的方式，也可以通過與財(cái)務(wù)信息管理系統(tǒng)對(duì)接的方式等實(shí)現(xiàn)對(duì)校園一卡通系統(tǒng)的資金數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)監(jiān)控[1-2]，保障資金的合法性；及時(shí)了解和分析目前資金格局，有助于強(qiáng)化資金使用效益，提高資金的周轉(zhuǎn)調(diào)控能力。

4.5 實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一結(jié)算，規(guī)范資金管理[7]

校園一卡通系統(tǒng)實(shí)行了收支兩條線的管理模式[6]，一方面加強(qiáng)了學(xué)校對(duì)商戶的資金管理，增強(qiáng)其收入的透明度，從源頭上遏制了賬外賬的出現(xiàn)；一方面由于后勤社會(huì)化所引進(jìn)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，一些社會(huì)上的經(jīng)營(yíng)實(shí)體進(jìn)駐學(xué)校經(jīng)營(yíng)后，通過學(xué)校統(tǒng)一的資金結(jié)算有助于學(xué)校更好地了解這些實(shí)體的實(shí)際經(jīng)營(yíng)狀況，便于學(xué)校進(jìn)一步加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理工作。

4.6 大數(shù)據(jù)分析，精確定位工作目標(biāo)[2]

通過對(duì)校園一卡通系統(tǒng)的大數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，可以幫助相關(guān)學(xué)生部門進(jìn)一步了解到學(xué)生個(gè)體的消費(fèi)習(xí)慣與消費(fèi)水準(zhǔn)，以此確定該生是否列為貧困生，是否應(yīng)該發(fā)放困難補(bǔ)助，以及所發(fā)放的困難補(bǔ)助的使用效果等；后勤部門也可以從師生的用餐次數(shù)、用餐時(shí)間以及用餐品種等數(shù)據(jù)中科學(xué)地預(yù)測(cè)未來食品的采購(gòu)量并及時(shí)調(diào)整食品結(jié)構(gòu)等，為確定下一步的工作目標(biāo)提供確切的數(shù)據(jù)依據(jù)。

5 結(jié)語(yǔ)

校園一卡通系統(tǒng)是高校信息化建設(shè)發(fā)展的必然產(chǎn)物，也是數(shù)字化校園建設(shè)的方向和潮流，其不但對(duì)財(cái)務(wù)管理工作起到了優(yōu)化與整合作用，而且實(shí)現(xiàn)以學(xué)校對(duì)財(cái)務(wù)資金的統(tǒng)一監(jiān)管與調(diào)試，增加了學(xué)校對(duì)資金的掌控能力。日趨成熟的校園一卡通應(yīng)用技術(shù)與傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理理念相結(jié)合，從根本上轉(zhuǎn)變了高校財(cái)務(wù)的管理模式，大大提高服務(wù)水平和服務(wù)效率，有效解決了傳統(tǒng)操作模式下的詬病，整體上提升了學(xué)校的核心競(jìng)爭(zhēng)力。

總言之，新的形勢(shì)下，主動(dòng)積極探索新的財(cái)務(wù)內(nèi)控策略已迫在眉睫，借助校外建設(shè)資金，大力推進(jìn)校園一卡通系統(tǒng)不斷向縱深發(fā)展，校園一卡通在高校財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用前景是值得期待的。

[1]朱婧．CE高校財(cái)務(wù)內(nèi)控初探[D]．四川：西南交通大學(xué)，2009．

[2]伍劍宇．校園一卡通系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與應(yīng)用[D]．長(zhǎng)春：吉林大學(xué)，2013．

[3]付饒．淺議高校貨幣資金的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制[J]．中國(guó)管理信息化，2011(7)：44-46．

[4]韓英霞．高校一卡通在貨幣資金內(nèi)部控制中的作用[J]．高教研究，2012(8)：104-105．

[5]胡丹．完善高校內(nèi)控制度強(qiáng)化財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)管理[J]．教育財(cái)會(huì)研究，2009(10)：50-52

[6]劉櫪鎧．試析高校財(cái)務(wù)內(nèi)控體系的構(gòu)建與完善途徑[J]．企業(yè)導(dǎo)報(bào)，2016(3)：68-69．

[7]劉虹．一卡通在高校資金管理中的作用[J]．吉林省教育學(xué)院黨報(bào)，2012(12)：112-113．

[8]林群力．一卡通在高校財(cái)務(wù)信息化管理中的問題及對(duì)策[J]．海南廣播電視大學(xué)學(xué)報(bào)，2011(4)：93-96．

The Feasibility Study on the Internal Control of University Funds Based on the Campus One-card System

Su Linzhong
(South China University of Technology,Guangzhou 510640,Guangdong)

In view of the great financial funds internal control needs in colleges and universities,this paper elaborates emphatically how to make full use the function and conditions of campus one-card system to avoid financial risks and standardize the financial behavior from the angle of the campus one-card system,in order to ensure funds legal and security,thus to affirm the feasibility of campus one-card system as the financial control method.

university;one-card;finance;fund;internal control

文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

1008-6609(2016)05-0076-03

蘇林忠，男，河南濮陽(yáng)人，學(xué)士，軟件工程師，研究方向：計(jì)算機(jī)軟件開發(fā)及應(yīng)用。