油氣地質(zhì)資料管理業(yè)務(wù)外包的實踐與探討

趙傳玉，封永泰，孫 沁，唐來洲

(1.中國石油化工股份有限公司石油勘探開發(fā)研究院，北京 100083；2.中國石油化工股份有限公司油田勘探開發(fā)事業(yè)部，北京 100027)

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油氣地質(zhì)資料管理業(yè)務(wù)外包的實踐與探討

趙傳玉1，封永泰2，孫 沁1，唐來洲1

(1.中國石油化工股份有限公司石油勘探開發(fā)研究院，北京 100083；2.中國石油化工股份有限公司油田勘探開發(fā)事業(yè)部，北京 100027)

目前各石油公司普遍面臨著地質(zhì)資料庫房容積緊張、地質(zhì)資料管理專業(yè)化要求不斷提高等問題，急需推進(jìn)油氣地質(zhì)資料管理業(yè)務(wù)的外包。本文在梳理國內(nèi)外檔案資料管理業(yè)務(wù)外包市場發(fā)展情況，以及國內(nèi)主要石油公司地質(zhì)資料管理業(yè)務(wù)外包實踐的基礎(chǔ)上，總結(jié)了地質(zhì)資料編目著錄、數(shù)字化、管理信息化以及寄存四種外包類型和離場、駐場兩種外包形式，分析了在實施外包時存在的外包范圍劃定錯誤、優(yōu)質(zhì)服務(wù)商選擇困難、地質(zhì)資料實體損毀丟失以及內(nèi)容泄露等風(fēng)險，提出了建立風(fēng)險防控機(jī)制、開展詳盡的市場調(diào)研與服務(wù)商優(yōu)選、制定詳細(xì)的合同條款以及實施外包全過程的監(jiān)督控制等防范措施。

油氣地質(zhì)；資料管理；業(yè)務(wù)外包；風(fēng)險

1 油氣地質(zhì)資料管理業(yè)務(wù)外包的背景

1)石油公司降本壓力驟增。油氣地質(zhì)資料管理的成本，除了收集、整理、保管等環(huán)節(jié)產(chǎn)生的費用外，庫房建設(shè)、裝具、數(shù)字化加工設(shè)備、專業(yè)化管理人員等成本耗費也十分巨大。目前，國際原油價格“斷崖式”下跌并且長期低位運行，油氣勘探開發(fā)行業(yè)正遭遇前所未有的“寒冬期”，石油公司降本增效壓力驟增，在此情況下實施油氣地質(zhì)資料管理業(yè)務(wù)外包，可大大減少企業(yè)在地質(zhì)資料庫房建設(shè)與管理、裝具采購、數(shù)字化加工設(shè)備購置與運維等方面的高成本消耗。

2)油氣地質(zhì)資料庫房容積緊張。油氣勘探開發(fā)工作取得的每件地質(zhì)資料,都涵蓋了石油地質(zhì)工作者大量的知識與長期的經(jīng)驗積累，具有重要的價值，需要長期乃至永久保存，并且對其防水、防火、防霉、防蛀等“八防”保管要求也十分嚴(yán)格。經(jīng)過長期的積累，各石油公司都保管了大量的地質(zhì)資料，并且還在急劇增長，占據(jù)了大量的庫房空間。以中國石化為例，截至2015年底，15家油氣勘探開發(fā)科研、生產(chǎn)單位累計保管地質(zhì)資料1700余萬件，各單位都不同程度地存在著庫房容積緊張的問題。將已經(jīng)數(shù)字化、不涉及國家秘密及企業(yè)商業(yè)秘密的地質(zhì)資料，委托外包公司進(jìn)行寄存，可以大大緩解地質(zhì)資料庫房容積的壓力。

3)油氣地質(zhì)資料管理專業(yè)化要求越來越高。油氣地質(zhì)資料的管理工作，必需按照國家、行業(yè)和企業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行，是一項專業(yè)性程度較高的工作，不僅包含著軟件研發(fā)、系統(tǒng)建設(shè)與運維等技術(shù)性工作，也包含著大量的諸如地質(zhì)資料整理編目，紙質(zhì)地質(zhì)資料數(shù)字化等基礎(chǔ)性工作。目前各石油公司的地質(zhì)資料管理部門，都不同程度地存在著人員短缺、年齡老化、信息化知識欠缺等問題，僅靠企業(yè)自身力量完成這些工作，很不現(xiàn)實。而提高信息化管理水平，提升地質(zhì)資料在信息時代的利用服務(wù)水平，又是地質(zhì)資料管理業(yè)務(wù)發(fā)展的必然方向，在此情況下實施業(yè)務(wù)外包，將技術(shù)性工作、基礎(chǔ)性工作分別外包給專門的技術(shù)公司和專門的勞動密集型公司進(jìn)行，既可以充分利用外包公司的專業(yè)性，提升這些工作環(huán)節(jié)的質(zhì)量和效率，也可以使企業(yè)地質(zhì)資料管理人員集中精力開展地質(zhì)資料的收集、提供利用等業(yè)務(wù)工作，把好地質(zhì)資料進(jìn)館源頭關(guān)，拓展利用服務(wù)的方式和手段，大大提高油氣地質(zhì)資料管理業(yè)務(wù)的專業(yè)化水平。

2 檔案資料管理業(yè)務(wù)外包市場發(fā)展情況

2.1 全球檔案資料業(yè)務(wù)外包服務(wù)市場規(guī)?；?/p>

信息技術(shù)飛速發(fā)展、經(jīng)濟(jì)全球化、國際市場競爭加劇，使非核心的輔助性業(yè)務(wù)外包市場飛速發(fā)展，在20世紀(jì)90年代中期迎來其黃金發(fā)展階段，到2000年已形成席卷歐美，波及全球的業(yè)務(wù)外包浪潮[1]。資料檔案的業(yè)務(wù)外包服務(wù)始于第二次世界大戰(zhàn)后，經(jīng)過了60多年的發(fā)展，據(jù)不完全統(tǒng)計，至2011年全球已有至少600個商業(yè)性的文件檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)，在全球各大洲55個國家和地區(qū)建立了2000多個運營中心。2000年美國GRM(信安達(dá))公司與上海市檔案館合作創(chuàng)辦的上海信安達(dá)檔案文件管理有限公司，是國內(nèi)第一家提供檔案資料托管寄存外包服務(wù)的商業(yè)化公司。截至2012年5月，國內(nèi)已有376家檔案資料管理的商業(yè)化外包服務(wù)機(jī)構(gòu)，其中北京42家[2]，業(yè)務(wù)外包服務(wù)市場形成了一定的規(guī)模，并且還在不斷發(fā)展壯大。

2.2 國內(nèi)檔案資料業(yè)務(wù)外包服務(wù)市場發(fā)展成熟

經(jīng)過十余年的發(fā)展，國內(nèi)的外包服務(wù)企業(yè)，將資料檔案業(yè)務(wù)外包市場進(jìn)行了進(jìn)一步細(xì)分，在資料檔案整理、數(shù)字化、托管寄存等各個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行深耕細(xì)作，建立了專業(yè)的管理運營隊伍，配備了專門的技術(shù)團(tuán)隊，建設(shè)了標(biāo)準(zhǔn)的存放庫房，配置了符合管理要求的裝具、設(shè)施、設(shè)備等。在外包服務(wù)企業(yè)自主發(fā)展的同時，中國檔案學(xué)會還開展了檔案設(shè)備、用品與服務(wù)定點企業(yè)的資格認(rèn)證與定期檢查，確保業(yè)務(wù)外包服務(wù)市場的規(guī)范發(fā)展。經(jīng)過企業(yè)和國家兩方面的努力，國內(nèi)油氣地質(zhì)資料檔案管理業(yè)務(wù)外包服務(wù)市場已經(jīng)發(fā)展的非常成熟。

3 油氣地質(zhì)資料管理業(yè)務(wù)外包的種類與形式

3.1 業(yè)務(wù)外包的種類

1)編目著錄業(yè)務(wù)外包。編目著錄業(yè)務(wù)外包是指將地質(zhì)資料的整理、編目、元數(shù)據(jù)提取、目錄與全文掛接等基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)實行外包。這些業(yè)務(wù)是地質(zhì)資料規(guī)范化管理的基礎(chǔ)，技術(shù)含量不高但規(guī)范性要求很高，且重復(fù)進(jìn)行，需要工作人員具有高度的責(zé)任心，熟悉業(yè)務(wù)流程和相關(guān)管理系統(tǒng)的操作，嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范進(jìn)行。在一些大的油氣勘探開發(fā)單位，進(jìn)館的地質(zhì)資料量很大，現(xiàn)有工作人員難以及時完成對進(jìn)館地質(zhì)資料的整編著錄工作，在此情況下可以考慮實施這種業(yè)務(wù)外包。

2)數(shù)字化業(yè)務(wù)外包。數(shù)字化業(yè)務(wù)外包是目前較流行、業(yè)務(wù)量最大的一種業(yè)務(wù)外包，是指石油公司將非涉密紙質(zhì)地質(zhì)資料，交由外包公司通過專業(yè)的圖像掃描、圖像壓縮等技術(shù)，轉(zhuǎn)化成數(shù)字地質(zhì)資料，并與紙質(zhì)地質(zhì)資料建立對應(yīng)關(guān)系。中國石化地質(zhì)資料中心早在2006年就將館藏成果地質(zhì)資料數(shù)字化業(yè)務(wù)進(jìn)行外包，至2009年全面完成。另據(jù)了解，國內(nèi)三大油公司的各油氣勘探開發(fā)單位，近年來都不同程度地開展了油氣地質(zhì)資料數(shù)字化業(yè)務(wù)的外包，不斷提高館藏數(shù)字化地質(zhì)資料的比重。

3)管理信息化業(yè)務(wù)外包。管理信息化業(yè)務(wù)外包是指石油公司將地質(zhì)資料管理信息化過程中非核心、非保密的業(yè)務(wù)交由外包公司完成，以充分利用外部的人力資源、物質(zhì)資源以及其他可用資源[3]。對于大多數(shù)石油公司地質(zhì)資料管理部門而言，依靠自身力量難以充分開展信息化建設(shè)，或多或少地都需要借助外部技術(shù)力量進(jìn)行全部或者部分的信息化外包。典型的信息化業(yè)務(wù)外包即是地質(zhì)資料管理信息系統(tǒng)的建設(shè)，一般由地質(zhì)資料管理部門提出功能需求，由外包公司進(jìn)行系統(tǒng)開發(fā)。中國石化西北油田分公司、西南油氣分公司、勘探分公司等單位在早期的地質(zhì)資料管理信息化建設(shè)過程中，就采用了這種外包形式來研發(fā)其地質(zhì)資料管理系統(tǒng)。

4)寄存業(yè)務(wù)外包。寄存業(yè)務(wù)外包是指石油公司將非涉密地質(zhì)資料寄存于外包公司，由外包公司提供專業(yè)化保管服務(wù)的行為，這是出現(xiàn)最早的資料檔案外包業(yè)務(wù)。近幾年寄存業(yè)務(wù)外包的市場需求逐年擴(kuò)大，專門的寄存外包服務(wù)公司不斷涌現(xiàn)。中國石化地質(zhì)資料中心在經(jīng)過詳盡的市場考察后，2014年將一批形成年代較早、利用率很低的地質(zhì)資料外包給某寄存公司進(jìn)行保管，并采取嚴(yán)格措施確保地質(zhì)資料信息安全，既緩解了庫房容積壓力，又降低了保管費用。

3.2 業(yè)務(wù)外包的形式

1)駐場外包。駐場外包是指外包公司的工作人員進(jìn)駐石油公司地質(zhì)資料管理部門提供的場地，開展相關(guān)的業(yè)務(wù)，較適用于地質(zhì)資料編目著錄業(yè)務(wù)、數(shù)字化業(yè)務(wù)的外包，也適用于管理信息化業(yè)務(wù)的外包，不適用于寄存業(yè)務(wù)的外包。其優(yōu)勢是便于地質(zhì)資料管理部門實施質(zhì)量監(jiān)管，保證地質(zhì)資料載體與內(nèi)容的安全；劣勢是需要地質(zhì)資料管理部門提供場地、設(shè)施設(shè)備等業(yè)務(wù)保障條件。

2)離場外包。離場外包是指將地質(zhì)資料管理相關(guān)業(yè)務(wù)移入外包公司提供的場所開展。寄存業(yè)務(wù)的外包，就必須離場進(jìn)行；管理信息化業(yè)務(wù)、數(shù)字化業(yè)務(wù)外包也可離場進(jìn)行。編目著錄業(yè)務(wù)則不適用該形式的外包。其優(yōu)勢是石油公司無需提供場地、設(shè)施設(shè)備等，也無需對外包實施人員進(jìn)行管理；劣勢是對工作質(zhì)量的監(jiān)管、對地質(zhì)資料載體與內(nèi)容的安全控制較為困難。

4 油氣地質(zhì)資料管理業(yè)務(wù)外包的安全風(fēng)險分析

一份完整的油氣地質(zhì)資料由載體和記錄信息兩部分組成，油氣地質(zhì)資料管理的安全問題也主要體現(xiàn)在載體的安全和記錄信息的安全兩個方面，在業(yè)務(wù)外包實施之前和之中，都要從這兩個方面全面分析可能存在的安全風(fēng)險。

4.1 業(yè)務(wù)外包實施前的安全風(fēng)險

1)外包范圍劃定錯誤風(fēng)險。業(yè)務(wù)外包的實施前提是識別地質(zhì)資料管理部門的核心業(yè)務(wù)、核心優(yōu)勢，把非核心的業(yè)務(wù)工作進(jìn)行外包。因此在外包實施前，地質(zhì)資料管理部門需要全面梳理本部門的業(yè)務(wù)流程，全面辨析各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的具體內(nèi)容，正確劃定業(yè)務(wù)外包范圍。否則，盲目地將核心業(yè)務(wù)與非核心業(yè)務(wù)全部外包，雖然短時間內(nèi)可能會減輕地質(zhì)資料管理部門的壓力，但從長遠(yuǎn)看無異于飲鴆止渴，不僅會導(dǎo)致地質(zhì)資料管理人員工作能力下降，而且會對地質(zhì)資料管理工作的價值、地質(zhì)資料管理部門存在意義產(chǎn)生惡劣影響。

2)優(yōu)質(zhì)外包服務(wù)商選擇困難風(fēng)險。經(jīng)過十余年的發(fā)展，資料檔案管理業(yè)務(wù)外包服務(wù)商數(shù)量大幅增長，不可避免地存在魚龍混雜的情況，優(yōu)質(zhì)外包服務(wù)商的選擇將變得困難。一方面，石油公司地質(zhì)資料管理部門對外包服務(wù)商的市場地位、技術(shù)能力、財務(wù)狀況、服務(wù)質(zhì)量、信譽經(jīng)驗等信息難以透徹了解；另一方面，受經(jīng)費影響，當(dāng)石油公司地質(zhì)資料管理部門過度強(qiáng)調(diào)成本控制時，存在選擇劣質(zhì)外包服務(wù)商而放棄優(yōu)質(zhì)外包服務(wù)商的可能，此種情況下外包服務(wù)商可能會利用監(jiān)管不嚴(yán)等條件，降低服務(wù)質(zhì)量，最終給石油公司帶來損失。

4.2 業(yè)務(wù)外包實施中的安全風(fēng)險

1)地質(zhì)資料實體損毀與丟失風(fēng)險。在地質(zhì)資料編目著錄、數(shù)字化及寄存業(yè)務(wù)外包過程中，都會涉及到地質(zhì)資料的搬運，如果管理不當(dāng)，在搬運過程中極易發(fā)生地質(zhì)資料實體的損毀和丟失。與寄存業(yè)務(wù)外包相比，編目著錄、數(shù)字化業(yè)務(wù)外包的實體損毀與丟失風(fēng)險更大，因為在編目著錄以及數(shù)字化時，外包人員需要對地質(zhì)資料逐件進(jìn)行整理與元數(shù)據(jù)錄入，逐頁進(jìn)行掃描與核對，不僅需要多次搬運、開盒、取出、拆裝、裝盒，而且涉及眾多的人員。

2)地質(zhì)資料內(nèi)容泄露風(fēng)險。油氣資源是國家重要的戰(zhàn)略資源，油氣地質(zhì)資料的內(nèi)容涉及到油氣勘探、開發(fā)科研生產(chǎn)的方方面面，對其內(nèi)容的安全管控更是絲毫不能懈怠。無論是編目著錄、數(shù)字化、寄存業(yè)務(wù)外包，還是信息化業(yè)務(wù)外包，外包工作人員都不可避免地要接觸到地質(zhì)資料的內(nèi)容，都存在造成油氣地質(zhì)資料內(nèi)容泄露的風(fēng)險。相較實體損毀和丟失，內(nèi)容泄露更容易發(fā)生且危害性更大。

5 油氣地質(zhì)資料管理業(yè)務(wù)外包安全風(fēng)險的防范措施探討

就需要避免油氣地質(zhì)資料管理業(yè)務(wù)外包的安全風(fēng)險，就需要在業(yè)務(wù)外包實施的全過程中采取嚴(yán)格的措施來進(jìn)行。具體來說，主要有如下幾個方面。

1)建立業(yè)務(wù)外包安全風(fēng)險預(yù)防控制機(jī)制。石油公司首先要結(jié)合本單位的核心業(yè)務(wù)，對外包工作進(jìn)行全面的安全風(fēng)險梳理，盡可能細(xì)致地列出風(fēng)險控制點及風(fēng)險等級，確保無遺漏；其次要運用風(fēng)險管理理論和方法，對貫穿在整個項目實施過程中客觀存在的各種風(fēng)險因素的具體形式、風(fēng)險成因進(jìn)行剖析，建立具體的風(fēng)險控制手段；再次要制定應(yīng)對風(fēng)險發(fā)生的具體措施，力爭將風(fēng)險發(fā)生后的影響降至最低。

2)開展詳盡的市場調(diào)研，選擇優(yōu)質(zhì)外包服務(wù)商。石油公司可以通過三種方法進(jìn)行市場調(diào)研，一是，通過國家工商、稅務(wù)、保密、消防、征信等行政管理部門，詳細(xì)了解外包服務(wù)商的背景、資質(zhì)、信譽等情況，需要注意的是，由于油氣資源對國家的戰(zhàn)略意義，實施油氣地質(zhì)資料管理業(yè)務(wù)外包，要密切關(guān)注外包服務(wù)商的資本背景，一般不宜選擇外資背景的服務(wù)商；二是，派員到服務(wù)商駐地進(jìn)行現(xiàn)場考察，詳細(xì)了解其技術(shù)能力、隊伍素質(zhì)、庫房條件、設(shè)施設(shè)備配置等情況；三是，根據(jù)服務(wù)商提供的成功案例，到與該服務(wù)商合作過的其他單位調(diào)研，了解合作方對該服務(wù)商的評價，作為選擇服務(wù)商的參考。

3)明確權(quán)利義務(wù)，把握業(yè)務(wù)外包合同細(xì)節(jié)。石油公司在與外包服務(wù)商簽訂外包合同時，要對合同條款進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的推敲，對雙方的權(quán)利、義務(wù)等進(jìn)行詳細(xì)的規(guī)定，對涉及地質(zhì)資料安全的條款，更要逐字逐句進(jìn)行推敲，通過合同條款來規(guī)避可能發(fā)生的風(fēng)險。不同的業(yè)務(wù)外包服務(wù)，其合同條款也要根據(jù)該項業(yè)務(wù)的風(fēng)險控制點有所側(cè)重。筆者認(rèn)為，可在合同中設(shè)立高額的安全控制措施違約處罰條款，以使外包服務(wù)商在經(jīng)濟(jì)效益層面更加重視外包過程中的安全控制工作。與外包服務(wù)商除簽訂外包合同外，還必須簽訂嚴(yán)格的保密協(xié)議[4]。

4)做好監(jiān)督，控制業(yè)務(wù)外包全程運作。業(yè)務(wù)外包，并不是也不能“一包了之”，石油公司需要對外包業(yè)務(wù)的運行全過程進(jìn)行監(jiān)督管理，對地質(zhì)資料的安全管理更要重點監(jiān)督，既要保證外包業(yè)務(wù)按合同規(guī)定嚴(yán)格執(zhí)行，也要盡可能的發(fā)現(xiàn)外包業(yè)務(wù)運作中存在的安全風(fēng)險。在編目著錄和數(shù)字化業(yè)務(wù)外包中，要對外包服務(wù)商的項目管理進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)督；在寄存業(yè)務(wù)外包中，要定期不定期的對寄存于外包公司的資料密封情況進(jìn)行檢查；在管理信息化業(yè)務(wù)外包中，要定期不定期的檢查外包人員的系統(tǒng)操作日志和記錄，保證地質(zhì)資料信息內(nèi)容不泄露。

6 結(jié)語

從國際國內(nèi)環(huán)境來看，業(yè)務(wù)外包未來必將會得到進(jìn)一步發(fā)展，石油公司實施油氣地質(zhì)資料管理非核心業(yè)務(wù)外包也將是大勢所趨。在具體實施過程中，石油公司要針對本單位的實際需求，劃定具體的業(yè)務(wù)外包范圍，選擇合適的外包形式進(jìn)行。通過實施業(yè)務(wù)外包，石油公司既要實現(xiàn)降本增效，更要實現(xiàn)油氣地質(zhì)資料的安全、有序、科學(xué)保管，不斷提高油氣地質(zhì)資料管理的專業(yè)化水平，不斷提升油氣地質(zhì)資料管理部門的服務(wù)能力，為油氣勘探開發(fā)科研生產(chǎn)工作提供持續(xù)、優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。

[1] 李洪洋. 當(dāng)代企業(yè)檔案管理外包的動因與可行性[J]. 蘭臺世界, 2016(5): 60-62.

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[4] 劉俊. 企業(yè)檔案外包服務(wù)及其安全風(fēng)險防范的實踐與探討——以國泰君安證券股份有限公司檔案外包服務(wù)為例[J]. 數(shù)字與縮微影像, 2015(1): 41-44.

Practice and study on oil&gas geological data management outsourcing

ZHAO Chuan-yu1, FENG Yong-tai2, SUN Qin1, TANG Lai-zhou1

(1. Exploration & Production Research Institute, SINOPEC, Beijing 100083, China; 2. Department of Oilfield Exploration & Production, SINOPEC, Beijing 100027, China)

Oil and gas geological data management outsoucing is an effective way to solve the problems, which oil companies are facing at present, such as the geological data warehouse volume reducing，the professional management requirements rising，and so on. Based on studying the development of data management outsourcing market both at home and abroad, as well as the outsourcing practice of major domestic oil companies, the authors list four outsourcing types, including cataloging, digitizing, storage and management informatization, and two outsoucing forms, including residing in or departing from oil companies. In the implementation of outsourcing, there are a range of risks like wrong outsourcing scope, difficult choosing of high-quality service providers, geological data entities damaging or losing, and content leaking. Several methods are givien to prevent these risks, including establishing a risk prevention and control mechanism, conducting a detailed market research to select high-quality service provider, detailing the contract terms and supervising the whole process of outsourcing.

oil&gas geology; data management; business outsourcing; risk

2016-08-03

趙傳玉(1983-)，男，漢族，安徽舒城人，副研究館員，管理學(xué)碩士，從事地質(zhì)資料管理與服務(wù)以及地質(zhì)資料管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息化研究方面的工作。E-mail：zhaochuanyu2001@126.com。

G251.5

A

1004-4051(2016)11-024-04