計算機技術(shù)在醫(yī)保檔案管理中的應用

成利菏澤市人力資源和社會保障局507室，山東菏澤　274000

計算機技術(shù)在醫(yī)保檔案管理中的應用

成利
菏澤市人力資源和社會保障局507室，山東菏澤274000

社會不斷發(fā)展進步，計算機已經(jīng)廣泛地被運用于人們的工作及生活中。醫(yī)療保險行業(yè)的紙質(zhì)檔案管理辦法已經(jīng)不能滿足日益擴展的業(yè)務量及人們對檔案信息的需求程度。該文從計算機技術(shù)在醫(yī)保檔案領域中的重要性著手，分析計算機技術(shù)參與其中的必然性，同時也可以從建設信息化及提高檔案人員及社會大眾的素質(zhì)上充分利用計算機技術(shù)。

應用；醫(yī)療保險；檔案管理工作；計算機技術(shù)

［Abstract］With the continuous development and progress of social，the computer has been widely used in people's job and life，the paper file management has failed to meet the increasingly extensible business volumes and demand degree of people for file information.The paper analyzes the necessity of the participation of computer technology from the importance of computer technology in the medical insurance file field，at the same time，we can make full use of computer technology from the informational construction and improving the qualities of file staff and social mass.

［Key words］Application；Medical insurance；File management work；Computer technology

計算機技術(shù)滲透到各個領域，在各個行業(yè)中的地位日益重要，方便人們的工作和生活，促進了整個社會的進步。毋庸置疑，計算機技術(shù)也帶動醫(yī)療保險領域的檔案管理工作效率提高，實現(xiàn)檔案的信息化管理。

1　計算機技術(shù)在醫(yī)保檔案管理中的地位

計算機是現(xiàn)代人們?nèi)粘９ぷ髦械闹匾ぞ咧?，它的出現(xiàn)改變了人們的工作方式。當代社會越來越重視醫(yī)療保險，因此，醫(yī)保行業(yè)的業(yè)務內(nèi)容不斷擴展，覆蓋范圍也日益廣泛，隨之形成的文件數(shù)量也日益增多，檔案工作方式、方法也發(fā)生了變化［1］。計算機被用于醫(yī)保行業(yè)的事實很快優(yōu)化了醫(yī)保業(yè)務流程，優(yōu)化其檔案工作，結(jié)果是產(chǎn)生了電子化檔案。

電子化檔案是相對于紙質(zhì)檔案而言的，我國對紙質(zhì)檔案的使用已經(jīng)上千年，在東晉末年 （公元403年12月），東晉將軍桓玄叛變，逼晉安帝禪位于自己，雖然在位時間僅3個月，但是他做了一件非常重要的事情，即下令公文全部用紙書寫?！肮艧o紙，故用簡，非主于敬也。今諸用簡者，皆以黃紙代之?！保?］自此之后就產(chǎn)生了大量的紙質(zhì)檔案。紙質(zhì)檔案承接甲骨檔案、金石檔案及簡牘檔案的演變歷程，而計算機的出現(xiàn)將會使這一演變歷程繼續(xù)升華。計算機技術(shù)在檔案領域的使用比傳統(tǒng)檔案管理方式更加方便，主要表現(xiàn)在以下幾個方面:第一，節(jié)約業(yè)務成本。計算機技術(shù)在醫(yī)保檔案中應用的結(jié)果是出現(xiàn)了無紙化辦公，減少了紙張印刷和浪費；第二，提高了檔案保存質(zhì)量，紙質(zhì)檔案容易受到外界環(huán)境的影響，發(fā)生磨損、蟲蛀、發(fā)霉的情況，而計算機具有強大的存儲功能，同時可以保存這些元數(shù)據(jù)，追溯到文件形成時間、修改時間，相對延長了文件檔案的壽命；第三，大大提高了工作效率。計算機技術(shù)在文件產(chǎn)生初期即可錄入系統(tǒng)，實現(xiàn)實時歸檔，方便了人們的檔案整理工作，簡化了業(yè)務流程，提高了檔案利用率［3］。計算機技術(shù)促進了醫(yī)保檔案管理工作更加科學、規(guī)范及高效，對檔案事業(yè)起到了舉足輕重的作用。

2　計算機技術(shù)在醫(yī)保檔案管理中的緊迫性和必然性

近幾年，伴隨著計算機技術(shù)在各個領域的大范圍使用，相關(guān)檔案信息系統(tǒng)的應運而生。醫(yī)療保險機構(gòu)中檔案工作的地位和作用也日益凸顯，對計算機技術(shù)的依賴程度越來越高，也對其提出了更高的要求。伴隨著醫(yī)療保險事業(yè)的快速發(fā)展，醫(yī)保工作服務的對象和工作內(nèi)容日益增加，產(chǎn)生了大量的文件資料和存儲檔案，借閱的頻率也有所遞增，檔案業(yè)務人員的工作壓力逐漸增大，而計算機技術(shù)的出現(xiàn)能夠相對緩解這個問題，計算機技術(shù)具備足夠大的儲存系統(tǒng)，同時也方便檢索，這樣就可以減少許多繁瑣的工作［4］。所以計算機技術(shù)成為醫(yī)保機構(gòu)的檔案管理過程的必然選擇，為滿足更大范圍和容量的參保需求以及更高的工作效率提供了保障。

電子檔案的產(chǎn)生和應用，不僅在一定程度上節(jié)約了檔案管理的經(jīng)費，而且也對檔案管理工作整理流程進行梳理，優(yōu)化了檔案網(wǎng)絡環(huán)境，使檔案人員的工作步驟和內(nèi)容更加便捷、完善。檔案人員有充足的時間思考提高檔案業(yè)務能力，探索電子文件的管理規(guī)范等新的時代課題。

3　開展醫(yī)保檔案信息化建設

所謂的醫(yī)保檔案信息化建設就是將計算機技術(shù)與醫(yī)療保險行業(yè)中的檔案管理工作相結(jié)合。最近幾年，我國檔案工作取得了很大進步，醫(yī)療保險行業(yè)對檔案人員的要求也越來越高，不僅要具備良好的職業(yè)素養(yǎng)，扎實的專業(yè)基礎知識，同時也需要有很強的工作能力和職業(yè)技能［5］。遺憾的是，醫(yī)保檔案管理的信息化步伐仍然滯后，與高?；蛘叽笾行统鞘械男畔⒒竭€有一定的差距。檔案信息化建設就是用信息化的手段重新思考檔案工作各環(huán)節(jié)，重新探索檔案管理新問題和新方法，從而確定檔案管理和檔案服務的基本方式和框架，促進檔案信息在保障安全的前提下迅速社會化，提高檔案信息的利用率和發(fā)揮更大的檔案價值。

開展檔案信息化建設有兩種途徑，一是電子化工作業(yè)務流程。從紙質(zhì)檔案的管理進程逐步轉(zhuǎn)移到電子化辦公，刪掉不必要的簽字蓋章手續(xù)，簡化業(yè)務流程，并且實現(xiàn)在線初審和答復。這不僅方便了醫(yī)保對象即省錢且省力，同時也為檔案工作人員提供更舒適的工作環(huán)境；二是引入檔案信息系統(tǒng)，在辦公業(yè)務流程與檔案信息系統(tǒng)之間搭接一個橋梁即做接口，做到實時歸檔，實現(xiàn)文檔一體化管理。其實，文書和檔案貫穿于醫(yī)保行業(yè)業(yè)務工作的始終，是一項業(yè)務的兩個階段，在未歸檔之前是文件，歸檔之后是檔案。通過計算機技術(shù)，能夠很好地連接起文書和檔案；三是建立檔案網(wǎng)站，分享檔案相關(guān)法規(guī)、政策，發(fā)布一些編研成果如專題報道和主題展覽，添加一些圖片豐富內(nèi)容。在此基礎上的醫(yī)保檔案工作能夠充分展現(xiàn)機構(gòu)的發(fā)展歷史，記錄行業(yè)的發(fā)展軌跡。

4　提高檔案管理人員和利用者的素質(zhì)

既然計算機技術(shù)能夠在醫(yī)保檔案中發(fā)揮如此重要的作用，那么檔案信息化主體的素質(zhì)就顯得尤為重要。檔案信息化正在變?yōu)樯鐣l(fā)展的必然趨勢，需要從如下幾個方面做好信息化工作:第一，強化檔案人員的思想認識。意識決定行動力，因此，從“頭”開始就成為素質(zhì)建設工作的重要內(nèi)容。尤其是要強化醫(yī)保部門檔案領導的思想意識，包括普及科技意識、現(xiàn)代化的意識以及計算機管理檔案的意識。然而，意識的形成不是一蹴而就的，需要很長的發(fā)展過程，需要設計一定的途徑或者方式才能實現(xiàn)。其次是檔案隊伍建設［6］。檔案人員的綜合素質(zhì)包括職業(yè)道德、業(yè)務知識和操作技能。通過選拔優(yōu)秀的檔案人員到醫(yī)保檔案工作中，同時檔案隊伍結(jié)構(gòu)要保障老中青三個層級的恰當比例，并且經(jīng)過培養(yǎng)的培訓或者讓檔案人員學習計算機知識，學習如何操作信息系統(tǒng)，為檔案人員輸送新的知識，幫助其掌握新的業(yè)務技能。

社會大眾對醫(yī)保檔案信息的利用程度不僅有利公眾自身，同時也在一定程度上推動了檔案工作的進一步發(fā)展。社會大眾所扮演的是兩個角色，一是對檔案人員的業(yè)務督促，群眾的眼睛是雪亮的，利用大眾的力量促使醫(yī)療保險工作人員敬業(yè)、奉獻；二是是醫(yī)保行業(yè)的直接受益者，檔案工作做的好壞直接影響到大眾使用效果，而大眾對信息化系統(tǒng)的熟悉程度及其自助服務熟練程度直接關(guān)系到檔案業(yè)務人員及檔案信息系統(tǒng)的存在價值。因此，檔案人員和社會人員的素質(zhì)與計算機系統(tǒng)密切相關(guān)，二者相輔相成。

5　計算機在醫(yī)保檔案管理中應用需要注意的問題

檔案不同于其他工作，它的價值依據(jù)不同的情況可以分為很多種，例如短期價值和長遠價值，顯性價值和隱性價值，經(jīng)濟社會價值和政治價值，歷史價值和現(xiàn)實價值等等。短期價值和長遠價值使醫(yī)保機構(gòu)的工作人員認識到檔案需要認真謹慎對待，對于具有短期價值的文件可以在單位保留一定時間后銷毀，長期的檔案需要使用更高密級和更穩(wěn)妥的方式來保護。

檔案工作是一項政治性很強的工作，有時也是一項保密性工作。尤其是在計算機技術(shù)介入到檔案工作中，計算機所具有的特性除了高密度性、內(nèi)容與載體的可分離性、快捷性、共享性之外還存在著不穩(wěn)定性和不安全性［7］。因此，首先需要建立和完善電子檔案相關(guān)制度。制度能夠保證電子文件從形成直到開發(fā)利用的多個環(huán)節(jié)中都能有章可循，有據(jù)可依。由于電子文件的易更改性，任何一個環(huán)節(jié)的考慮不周或者職責不清，都將削弱電子文件的真實性和唯一性；其次，醫(yī)保機構(gòu)的檔案種類除了文書、業(yè)務檔案之外還有其他相關(guān)類別的檔案，要建立各類別檔案的預立卷制度，收集、整理制度和利用制度等，全過程管理電子文件的形成、收集、鑒定、整理、保管和檢索，并由檔案主管部門統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，指派專職人員負責檔案，并在各個部門配有兼職檔案員，從而保證了檔案工作的連貫和有序；再次，嚴格把關(guān)電子文件的存儲載體，明確載體的保護措施，避免對電子文件的完整性、真實性和原始性造成不良后果；最后，要重視電子文件利用保密工作。電子文件也稱電子檔案，保密和安全工作是檔案利用中的重點和難點。相比紙質(zhì)檔案，電子檔案的保密性和安全性更加難以控制。在電子檔案的利用中，通過審核使用權(quán)限和調(diào)整劃控級別（公開、秘密、機密、絕密）。電子檔案載體妥善包括需要運用到檔案專業(yè)中的“八防”中的四個防（防磁、防濕、防塵、防光）。

6　計算機在醫(yī)院檔案管理中的方便和好處

運用計算機管理醫(yī)院檔案，其方便和好處在于以下幾點:

（1）有效提高檔案管理工作效率。檔案管理人員利用計算機管理檔案，除了可以進行詞匯檢索和數(shù)據(jù)統(tǒng)計，還可以進行檔案卷宗的分類、組別、編制、制作目錄、資料打印等等，因為檔案管理工作量大，運用計算機管理檔案，有效地降低了工作人員的工作強度，提高了工作效率。

（2）有力提升檢索速度。計算機的檢索系統(tǒng)高準確率、效率高、多樣化的檢索方式，在運用計算機檢索相關(guān)的文件時，管理檔案人員只需要在電腦上檢索相關(guān)詞匯，將主要的詞匯輸入，就可以快速找到文件，所需時間很少，既方便又快捷。

（3）有利于保護檔案資料。將計算機運用于檔案管理之中，在查找資料時可以直接運用計算機進行查找和翻閱，既減少了查找的時間，也減少資料翻閱而帶來的資料磨損，有利于原件檔案的保存，減少翻閱，減少磨損，有利于保護檔案資料。

（4）方便借閱。用計算機進行檔案管理，借閱者只需要在電腦上輸入相關(guān)詞匯，就可以直接查找到資料，借閱者在計算機就可以直觀地了解到資料的相關(guān)信息。如果借閱者超出了借閱時間，檔案工作管理人員可以直接在電腦上輸入相關(guān)信息，就可以打印出催還單，節(jié)省了時間，提高了工作效率。

（5）有利于檔案資料信息的傳遞。傳統(tǒng)的信息傳遞考郵政傳送，但是由于傳送所需時間長，耽誤了文件的處理時間。而計算機管理，可以實時傳遞資料信息，通過網(wǎng)絡完成信息的傳送，有效提高了信息的傳送速度，提高了管理的工作效率。

7　結(jié)語

綜上所述，計算機技術(shù)在檔案管理活動中具有不可缺少的作用。檔案信息化建設要求在醫(yī)療保險行業(yè)中檔案工作人員始終保持著一份責任心，用心地采集和保管好檔案信息，全心全意地為社會大眾服務。同時也要求檔案人員不斷地提升自我，提高業(yè)務工作能力和水平，提高為社會工作服務的水平。在工作中不免會出現(xiàn)許多難題和困苦，但是不可否認，計算機技術(shù)已經(jīng)成為人們工作、生活的一部分，應當充分發(fā)揮其在檔案管理領域的價值。

［1］張桂云.試論計算機技術(shù)在醫(yī)保檔案管理中的應用［J］.辦公室業(yè)務，2013（4）：221-222.

［2］王璐.探索分析計算機技術(shù)在醫(yī)保檔案管理中的應用［J］.科技風，2014（4）：227.

［3］閆瑞鳳.計算機網(wǎng)絡技術(shù)在檔案管理工作中的應用［J］.福建電腦，2015（3）：90-91.

［4］劉燕江.新形勢下計算機技術(shù)在檔案管理中的應用研究［J］.信息與電腦，2013（4）：166.

［5］余忠銀.論計算機技術(shù)在檔案管理中的應用［J］.信息與電腦，2013（7）：160-161.

［6］王超飛.計算機技術(shù)在檔案信息管理中的應用［J］.數(shù)碼世界，2014（2）：10-11.

［7］陶鑫.淺談計算機技術(shù)在檔案管理中的應用［J］.科技資訊，2014（2）：32.

［8］王玲.計算機技術(shù)在檔案信息管理中的應用［J］.電子制作，2015（9）：136-137.

Application of Computer Technology in the Medical Insurance File Management

CHENG Li
507 Room，Heze's Bureau of Human Resources and Social Security，Heze，Shandong Province，274000 China

R47

A

1672-5654（2016）05（a）-0117-03

成利（1970.10-），女，山東菏澤人，本科，館員，主要從事醫(yī)療保險檔案管理工作。

2016-02-24）