規(guī)范醫(yī)院工程檔案管理的思路與做法

陳泊羽紅河哈尼族彝族自治州第一人民醫(yī)院檔案辦公室，云南蒙自　661199

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規(guī)范醫(yī)院工程檔案管理的思路與做法

陳泊羽
紅河哈尼族彝族自治州第一人民醫(yī)院檔案辦公室，云南蒙自661199

［摘要］醫(yī)院工程檔案是醫(yī)院檔案的寶貴財(cái)富，是醫(yī)院建設(shè)項(xiàng)目的歷史記錄，是醫(yī)院后期再建、管理、維修的重要參考依據(jù)，是醫(yī)院進(jìn)行宣傳教育的生動(dòng)資料。規(guī)范醫(yī)院工程檔案的管理，推動(dòng)醫(yī)院工程檔案管理新模式，充分發(fā)揮工程檔案在醫(yī)院發(fā)展中的黃金價(jià)值，對(duì)深化公立醫(yī)院改革試點(diǎn)工作尤為重要，值得我們每一位醫(yī)院檔案工作人員深入思考。鑒于此，下文將立足該院遷建工程中的實(shí)際情況，闡述醫(yī)院工程檔案管理工作的具體思路與做法。

［關(guān)鍵詞］工程檔案；醫(yī)院檔案；醫(yī)院管理；醫(yī)院發(fā)展

信息時(shí)代高速發(fā)展，檔案管理緊跟步伐，大力挖掘檔案價(jià)值，使之更好地為時(shí)代發(fā)展服務(wù)，是當(dāng)下檔案管理的主要任務(wù)之一。近年來，隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，隨著我院醫(yī)療質(zhì)量和服務(wù)質(zhì)量逐年提高，醫(yī)療技術(shù)不斷發(fā)展的新形勢下。擴(kuò)大醫(yī)院規(guī)模，加強(qiáng)醫(yī)院重點(diǎn)項(xiàng)目建設(shè)，成為我院發(fā)展的主旋律。而醫(yī)院工程檔案是建設(shè)工程的歷史記錄，是聯(lián)系過去、現(xiàn)在、未來的信息紐帶，它承載著醫(yī)院建設(shè)的發(fā)展軌跡、規(guī)律和歷史，能為醫(yī)院今后的規(guī)劃、建設(shè)、管理工作提供有效的憑證和依據(jù)，為醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展提供更好的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

1　充分認(rèn)識(shí)工程檔案在醫(yī)院發(fā)展中重要性

紅河州第一人民醫(yī)院始建于1950年2月，是一所有六十多年的悠久歷史，集醫(yī)療、教學(xué)、科研、預(yù)防、康復(fù)、急救為一體的三級(jí)乙等綜合性醫(yī)院，擔(dān)負(fù)著全州十三個(gè)縣（市）及周邊地區(qū)人民的防病、治病重任。為了實(shí)現(xiàn)云南跨越式發(fā)展，面向東南亞的戰(zhàn)略部署，滇南中心綜合醫(yī)院暨紅河州第一人民醫(yī)院整體遷建項(xiàng)目，經(jīng)云南省衛(wèi)生計(jì)生委批準(zhǔn)，在紅河州第一人民醫(yī)院的基礎(chǔ)上，實(shí)行一個(gè)醫(yī)院兩個(gè)名稱，即云南省滇南中心醫(yī)院（紅河州第一人民醫(yī)院），工程自2014年6月奠基動(dòng)工，預(yù)計(jì)主體工程將于2016年4月完成封頂，2017年8月搬遷運(yùn)營，建筑面積37萬平方米左右，總床位數(shù)2000張。對(duì)此醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)借助此次遷建之機(jī)，推動(dòng)醫(yī)院工程檔案管理工作更上一個(gè)新臺(tái)階，立足從根本上轉(zhuǎn)變我院長期以來普遍存在的對(duì)工程檔案管理意識(shí)淡薄，歸檔意識(shí)和建檔意識(shí)不強(qiáng)、檔案基礎(chǔ)設(shè)施配備不到位等情況，加大對(duì)工程檔案管理工作的宣傳力度，提高全院職工對(duì)工程檔案管理意識(shí)，推動(dòng)醫(yī)院工程檔案管理工作更上一個(gè)新臺(tái)階。

一是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)高度重視檔案管理工作，在遷建奠基動(dòng)工前就根據(jù)建設(shè)工程實(shí)施情況，及時(shí)召開醫(yī)院黨委會(huì)，成立遷建醫(yī)院工程檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，并在遷建工程指揮部下設(shè)立醫(yī)院遷建工程綜合檔案室，設(shè)有工程檔案專用庫房，配有標(biāo)準(zhǔn)鐵皮檔案柜等。

二是結(jié)合醫(yī)院實(shí)際情況以及今后發(fā)展趨勢，組建工程檔案管理人員。首先，合理科學(xué)地配備專職管理人員，負(fù)責(zé)工程檔案具體管理工作，建立相應(yīng)的工程檔案網(wǎng)絡(luò)管理機(jī)制；其次，在醫(yī)院遷建工程各部門中，指定管理綜合技能較高、職業(yè)責(zé)任感較強(qiáng)工作人員作為兼職的部門工程檔案管理人員，以此不斷提升我院工程檔案管理者的綜合素質(zhì)，同時(shí)也在此基礎(chǔ)上使我院工程檔案管理整體水平得到一定程度上的提高，把工程檔案工作與工程進(jìn)度同步抓，醫(yī)院發(fā)展建設(shè)同步進(jìn)行。

三是加強(qiáng)工程檔案管理人員的業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)以及教育的力度。首先，通過不同形式與途徑選送工程檔案管理骨干人員外出參加學(xué)習(xí)培訓(xùn)，形成“以點(diǎn)帶面，點(diǎn)面結(jié)合”的方式輻射學(xué)習(xí)；其次，加強(qiáng)工程檔案管理人員繼續(xù)教育培訓(xùn)學(xué)習(xí)及跟班學(xué)習(xí)，邊干邊學(xué)的形式，把理論與實(shí)踐有機(jī)結(jié)合起來，即可提高理論水平，又快速增強(qiáng)兼職人員的實(shí)際動(dòng)手工作能力，將該學(xué)習(xí)培訓(xùn)內(nèi)容納入個(gè)人考核機(jī)制和激勵(lì)機(jī)制中去，進(jìn)一步提高工程檔案管理人員的整體素質(zhì)，提升檔案管理工作水平。

四是加大工程檔案管理工作的宣傳力度，通過多種方式和渠道，強(qiáng)化全院職工的工程檔案意識(shí)。首先，從思想入手轉(zhuǎn)變思想觀念，組織全院職工參加《檔案法》及有關(guān)重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目的法律法規(guī)學(xué)習(xí)，讓全院職工認(rèn)識(shí)到工程檔案工作給醫(yī)院未來發(fā)展帶來的效益；其次，分批分次組織醫(yī)院各科室部分人員到遷建工程指揮部，觀看醫(yī)院遷建方案及設(shè)計(jì)，聽取工程進(jìn)展情況匯報(bào)，了解工程檔案工作流程，以此增強(qiáng)對(duì)遷建醫(yī)院工作的認(rèn)識(shí)，對(duì)工程檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，提高工程檔案在醫(yī)院管理中的地位和作用，促進(jìn)工程檔案建設(shè)健康發(fā)展。

2　求真務(wù)實(shí)地做好醫(yī)院工程檔案管理工作

醫(yī)院建設(shè)工程檔案是醫(yī)院發(fā)展的見證，記載了遷建醫(yī)院的發(fā)展軌跡、規(guī)律和歷史。因此科學(xué)、規(guī)范地將遷建醫(yī)院工程檔案信息資源收集整理好，既為醫(yī)院后期的再建、管理、維修提供參考依據(jù)，又為醫(yī)院醫(yī)療事業(yè)發(fā)展提供服務(wù)。把握時(shí)機(jī)、立足實(shí)踐，嚴(yán)格遵照工程檔案管理的相關(guān)法律、法規(guī)、制度的具體要求，腳踏實(shí)地，求真務(wù)實(shí)地做好我院遷建工程檔案管理工作。

（一）立制度，求規(guī)范

要確保醫(yī)院工程檔案管理工作順利開展，保證醫(yī)院工程檔案完整、準(zhǔn)確、可靠，建立科學(xué)的工程檔案管理制度是首要任務(wù)，關(guān)鍵所在，也是提高立卷質(zhì)量的關(guān)鍵。我院根據(jù)《檔案法》《醫(yī)藥衛(wèi)生檔案管理暫行辦法》《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》等相關(guān)規(guī)定，結(jié)合我院工程檔案管理工作實(shí)際，先后制定下發(fā)了《紅河州第一人民醫(yī)院工程檔案管理工作制度》和《紅河州第一人民工程檔案管理部門的職責(zé)》等行之有效的工程檔案管理體制，形成一套具有我院特點(diǎn)的醫(yī)院工程檔案管理工作制度體系，有利于及時(shí)做好工程檔案材料的收集、整理，有利于各類數(shù)據(jù)庫的建立促進(jìn)信息化建設(shè)，有利于檔案資源共享利用。同時(shí)，為了分工明確、分級(jí)管理，制定出臺(tái)了《紅河州第一人民醫(yī)院工程檔案管理人員職責(zé)》，形成了一級(jí)抓一級(jí)，層層抓落實(shí)的工作格局，確保了工程檔案管理工作有人管，有人抓，工作扎實(shí)開展，落到實(shí)處的局面，將遷建工程檔案管理專職人員和各工程部門兼職檔案管理人員納入管理監(jiān)督機(jī)制和激勵(lì)機(jī)制范圍，對(duì)工作認(rèn)真細(xì)致、負(fù)責(zé)到位，有突出貢獻(xiàn)的檔案管理工作人員，給予物資獎(jiǎng)勵(lì)和精神鼓勵(lì)，促進(jìn)工程檔案管理的規(guī)范操作，實(shí)現(xiàn)工程檔案管理與醫(yī)院的同步發(fā)展。

（二）依特點(diǎn)，細(xì)分類

醫(yī)院工程檔案具有門類多、數(shù)量大、涉及廣特殊性的特點(diǎn)，如果忽視對(duì)工程檔案管理的成套性、階段性、補(bǔ)充性、同時(shí)性的認(rèn)識(shí)，不僅會(huì)造成工程檔案的失真、散失、遺漏、損毀，也會(huì)影響到工程檔案質(zhì)量。因此，如何把復(fù)雜多變的工程原始材料根據(jù)其特點(diǎn)，細(xì)致系統(tǒng)地進(jìn)行科學(xué)分類。首先，建立我院工程檔案工作網(wǎng)絡(luò)，執(zhí)行工程檔案統(tǒng)一歸檔制，各工程部門兼職檔案管理人員，按時(shí)按質(zhì)按量地收集整理好每一環(huán)節(jié)原始材料，定期向遷建工程綜合檔案室上報(bào)，明確形成材料和負(fù)責(zé)收集整理材料的部門和人員，避免造成工程檔案材料流失，確保工程檔案的完整齊全。避免原始材料因工程檔案管理渠道不暢通，材料的齊全完整得不到保證，影響工程檔案材料的收集、整理、歸檔工作。同時(shí)，也避免出現(xiàn)工程建設(shè)中因?yàn)榧媛殭n案管理人員變動(dòng)，造成的人走原始材料遺失，人走檔案無人管等現(xiàn)象的發(fā)生；其次，按照工程檔案材料的內(nèi)容分為三類：批件類（包括規(guī)劃批件、各種開工前的批準(zhǔn)文件，按材料形成先后順序排列）、圖紙類（包括勘探報(bào)告、工程建筑結(jié)構(gòu)、暖通、給排水、電氣、醫(yī)用氣體等圖紙）、變更類（包括設(shè)計(jì)變更、修繕改造），通過這三類的劃分后又根據(jù)材料形成的先后時(shí)間順序排列編號(hào)，歸檔立卷，便于查找，較好地提高工程檔案歸檔質(zhì)量，使之符合醫(yī)院工程檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)。避免只重視收集批件類原始材料，而忽視照片、圖紙、變更、改造等圖紙類和變更類材料的收集歸檔，給工程檔案管理工作帶來的不規(guī)范、不完整、不真實(shí)現(xiàn)象發(fā)生；最后，要及時(shí)更新工程檔案內(nèi)容。避免歸檔材料不齊、內(nèi)容缺頁、漏項(xiàng)、簽章手續(xù)不到位、復(fù)印件多等現(xiàn)象發(fā)生，而嚴(yán)重影響工程檔案的成套性和準(zhǔn)確性，因此做好醫(yī)院工程檔案的跟蹤收集，及時(shí)掌握工程檔案的變化情況，集中統(tǒng)一地把有變化材料及時(shí)收集歸檔，上報(bào)到醫(yī)院遷建工程綜合檔案室，適時(shí)更新工程檔案內(nèi)容，準(zhǔn)確地將有關(guān)變更情況及時(shí)落實(shí)到工程檔案之中。

（三）強(qiáng)設(shè)施，促發(fā)展

實(shí)現(xiàn)醫(yī)院工程檔案管理現(xiàn)代化，促進(jìn)醫(yī)院新發(fā)展。就必須加大加強(qiáng)檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，綜合檔案室建設(shè)、設(shè)備配置、經(jīng)費(fèi)等方面投入。首先，我院依照綜合檔案室設(shè)備設(shè)施的建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，做到檔案庫房、閱覽室、辦公室三分開，實(shí)現(xiàn)“三鐵”鐵門、鐵窗、鐵架，同時(shí)也配備空調(diào)機(jī)、去濕機(jī)、滅火器等設(shè)備和物品，制定出《紅河州第一人民醫(yī)院綜合檔案室管理制度》，規(guī)范工程綜合檔案室標(biāo)準(zhǔn)化管理，提升工程綜合檔案室開發(fā)利用率；其次，加大辦公自動(dòng)化力度，按照辦公現(xiàn)代化標(biāo)準(zhǔn)，配備計(jì)算機(jī)、復(fù)印件、購買掃描儀、刻錄機(jī)、高拍儀、錄音筆、攝像機(jī)等現(xiàn)代化設(shè)備，極大地提高工作效率，有效保管好和利用好工程檔案；最后，我院還積極引進(jìn)工程檔案資料管理系統(tǒng)，通過計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息通信技術(shù)等實(shí)現(xiàn)醫(yī)院工程檔案資料的處置、保存、管理與應(yīng)用，讓以前繁瑣的檢索在瞬間得以解決，把醫(yī)院工程檔案管理人員從繁瑣的手工勞動(dòng)中解放出來，極大地提高工作質(zhì)量與效率，取得事半功倍的實(shí)效。

3　立足實(shí)踐推動(dòng)醫(yī)院工程檔案管理新模式

隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來，如何與時(shí)俱進(jìn)、立足該院實(shí)際情況，增強(qiáng)開發(fā)意識(shí)，不斷探索創(chuàng)新，讓我院工程檔案管理工作模式得以全面提升，將是我院下一步工程檔案管理工作的重中之重。

一是管理創(chuàng)新。在實(shí)踐中不斷根據(jù)實(shí)際情況，增加有關(guān)統(tǒng)計(jì)、保密、利用等方面內(nèi)容，完善修改工程檔案管理制度與方式方法，使之符合該院工程檔案管理工作實(shí)際，便于執(zhí)行，以適應(yīng)工程檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展的趨勢，避免按部就班地執(zhí)行長期以來形成的習(xí)慣做法，避免照抄照搬其他單位制度的做法等脫離實(shí)際的管理制度，造成醫(yī)院工程檔案規(guī)范化管理滯后。

二是科研合作。樹立依靠科技進(jìn)步和科學(xué)管理的新理念，建立與時(shí)代合拍的醫(yī)院工程檔案管理意識(shí)，積極爭取開展各級(jí)各類科研合作項(xiàng)目，形成以科研促發(fā)展的良好發(fā)展局面，而不應(yīng)該只滿足于工程檔案不丟失，裝進(jìn)盒子，鎖進(jìn)柜子，只管不理，不開發(fā)、不利用的狀況，讓寶貴的工程檔案資料得不到充分的開發(fā)利用和資源共享，也就更談不上科研合作。

三是信息共享。逐步實(shí)現(xiàn)信息互通、共享資料工程檔案管理模式，讓查閱利用、編研工作都變得方便快捷，利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)為我院工程檔案管理工作提供一個(gè)良好平臺(tái)。變被動(dòng)為主動(dòng)，甚至還可以逐步擴(kuò)大服務(wù)范圍，開辦展覽、編印檔案史料等活動(dòng)，以滿足社會(huì)進(jìn)步和醫(yī)院發(fā)展的需求，為更好地建設(shè)醫(yī)院工程檔案服務(wù)。

總之，醫(yī)院工程檔案管理是一項(xiàng)長期的基礎(chǔ)性工作，還面臨著諸多亟待解決的問題。因此，醫(yī)院檔案工作者必須密切關(guān)注醫(yī)院建設(shè)發(fā)展大局，不斷探索創(chuàng)新，完善管理，不斷地提高檔案業(yè)務(wù)水平和服務(wù)質(zhì)量，使檔案工作融入大局、服務(wù)大局，為醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展提供更好的服務(wù)，發(fā)揮應(yīng)有價(jià)值。

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Thoughts and Methods of Engineering Specification Hospital Archives Management

CHEN Bo-yu
Honghe hani and yi autonomous prefecture archive office，the first people's hospital，Mengzi，Yunnan Province，661199 China

［Abstract］Hospital project files are the treasures of the hospital files，is the history of hospital construction project is to build the hospital late important reference basis，management，maintenance，is the hospital propaganda education vivid material.Engineering specification hospital archives management，and promote hospital archives management mode，give full play to the engineering value of gold in the development of archives in hospital，the pilot work is very important to deepen the reform of public hospitals，worth every hospital archivists deep thinking.In view of this，the following will be based on the reality of the relocation project in our hospital，hospital engineering archives management work of specific ideas and practices.

［Key words］Engineering archives；Hospital archives；Hospital management；The hospital development

［中圖分類號(hào)］R19

［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A

［文章編號(hào)］1672-5654（2016）04（a）-0003-03

DOI：10.16659/j.cnki.1672-5654.2016.10.003

［作者簡介］陳泊羽（1976.6-），女，云南楚雄州人，碩士研究生，檔案館員，主要從事檔案管理。

收稿日期：（2016-01-06）