梅雪琴,陸迎春
湖州市中心醫(yī)院設(shè)備科,湖州市,313000
植入醫(yī)療器械溯源管理信息系統(tǒng)的研究與實(shí)現(xiàn)
【作者】梅雪琴,陸迎春
湖州市中心醫(yī)院設(shè)備科,湖州市,313000
目的 利用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段進(jìn)行內(nèi)植入醫(yī)療器械溯源管理工作。方法 整理和分析植入醫(yī)療器械溯源管理中存在的問(wèn)題,結(jié)合自身工作實(shí)踐,借鑒其它行業(yè)及國(guó)外的先進(jìn)方法對(duì)溯源管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)和流程進(jìn)行針對(duì)性地研究和分析,找出利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行其溯源管理的模式、方案和基本要求。結(jié)果 設(shè)計(jì)和開(kāi)發(fā)一套用于植入醫(yī)療器械進(jìn)行溯源管理的信息系統(tǒng),其中包括貨物流通、使用監(jiān)管、溯源追蹤以及受用人知情溯源等。結(jié)論 該系統(tǒng)很好地規(guī)范了溯源管理的體系,統(tǒng)一了溯源管理的流程,提高了溯源管理的效率。該系統(tǒng)的設(shè)計(jì)理念也順應(yīng)了溯源管理未來(lái)發(fā)展的方向,同時(shí)也滿足了主管部門(mén)、醫(yī)療機(jī)構(gòu)及受用人等多方面的要求。
內(nèi)植入物;溯源管理;信息系統(tǒng)
植入醫(yī)療器械是指植入人體用于支持、維持生命或者幫助修復(fù)器官功能的醫(yī)療器械,屬于高風(fēng)險(xiǎn)醫(yī)療器械,大多為Ⅲ類(lèi)[1]。作為植入人體內(nèi)部的醫(yī)療器械,其質(zhì)量、安全使用和規(guī)范管理是關(guān)系患者愈后及醫(yī)療安全的重要問(wèn)題。為了確保植入醫(yī)療器械的使用安全,行業(yè)主管部門(mén)也相繼出臺(tái)了一系列相關(guān)的法律法規(guī)來(lái)規(guī)范這類(lèi)材料的使用與管理,并在此基礎(chǔ)上提出了溯源管理要求[2]。目前大部分地區(qū)采用的是以手工表格溯源為主,并且溯源管理全程涉及的單位多、人員多、產(chǎn)品多、環(huán)節(jié)多等問(wèn)題,導(dǎo)致溯源工作質(zhì)量較低,效果不明顯。隨著現(xiàn)代化技術(shù)的飛速發(fā)展,有必要考慮利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)進(jìn)行植入醫(yī)療器械的溯源管理,將產(chǎn)品的生產(chǎn)、流通、使用、銷(xiāo)毀等各個(gè)環(huán)節(jié),以及各個(gè)環(huán)節(jié)中的接觸者銷(xiāo)售、采購(gòu)、醫(yī)生、護(hù)士、病人等多個(gè)溯源對(duì)象有機(jī)地聯(lián)系在一起,真正做到植入醫(yī)療器械的全程可追溯管理,保障患者利益,促進(jìn)醫(yī)護(hù)人員的自我保護(hù)[3]。
醫(yī)療器械的溯源管理,即對(duì)醫(yī)療器械的產(chǎn)品基本信息、生產(chǎn)信息、銷(xiāo)售流通信息、使用信息進(jìn)行溯源追蹤[4]。由于植入醫(yī)療器械的特殊性,其溯源管理是重中之重,包括追溯到其生產(chǎn)、銷(xiāo)售、使用,受用人的詳細(xì)信息等。然而,現(xiàn)有的溯源管理體系存在著多個(gè)問(wèn)題,主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:
1.1 模式太簡(jiǎn)單
現(xiàn)有的溯源模式主要有以下兩種:第一種是自上而下,即從生產(chǎn)企業(yè)開(kāi)始,依次溯源到經(jīng)營(yíng)企業(yè)、醫(yī)療機(jī)構(gòu)及病人;另一種是從自下而上,即從病人著手,依次溯源到醫(yī)療機(jī)構(gòu)、經(jīng)營(yíng)企業(yè)及生產(chǎn)企業(yè)[5]。
然而這兩種模式都是從頭或者尾入手,然后一步一步順著溯源下去,而不能從中間入手進(jìn)行溯源,一旦中間某個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)問(wèn)題,無(wú)法進(jìn)行全程溯源,且處于一種各管各的局面。隨著植入醫(yī)療器械的大量使用和高值化,現(xiàn)行的溯源模式顯得較為簡(jiǎn)單,已不能滿足新形勢(shì)下的管理要求[6]。
1.2 方法較滯后
目前溯源方法主要以紙質(zhì)記錄為主,包括各種登記表格、標(biāo)簽以及記錄單為主,各自分布在相應(yīng)單位中存檔。同時(shí),大量的各種紙質(zhì)記錄中,往往涉及人員較多、信息范圍較廣, “弄虛作假”現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生[7]。
現(xiàn)行的溯源方法,由于管理體系的不完善,相對(duì)滯后,且均需要相關(guān)人員手工整理和核對(duì),導(dǎo)致了人員素質(zhì)要求高、工作量大、差錯(cuò)多,甚至出現(xiàn)了填錯(cuò)、漏填、字跡不清無(wú)法辨認(rèn)、有意亂填等問(wèn)題,這都給溯源管理帶來(lái)了一定的隱患[8]。同時(shí),大量的醫(yī)療器械證件也給溯源管理工作帶來(lái)不小的麻煩[9]。
1.3 對(duì)象不明確
植入醫(yī)療器械產(chǎn)品種類(lèi)多、規(guī)格雜,如骨科鋼板及螺釘系統(tǒng),涉及到的注冊(cè)證很多,且每張注冊(cè)證中又包括多個(gè)型號(hào),每個(gè)型號(hào)中又含多個(gè)產(chǎn)品編碼[10]。在流通及使用過(guò)程中,經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)產(chǎn)品混淆,即溯源的對(duì)象與植入體內(nèi)的產(chǎn)品不符。
由于溯源對(duì)象的不明確,在信息登記過(guò)程中,經(jīng)辦人員容易弄錯(cuò)產(chǎn)品信息,影響溯源的準(zhǔn)確性和可靠性,也導(dǎo)致了整個(gè)溯源管理的失敗。隨著醫(yī)療需求的的不斷增長(zhǎng),植入醫(yī)療器械的產(chǎn)品,無(wú)論是從種類(lèi),還是從數(shù)量上也將增長(zhǎng)幾個(gè)數(shù)量級(jí),這些問(wèn)題也將會(huì)越來(lái)越嚴(yán)重,迫切需要我們從技術(shù)上解決。
1.4 制度難落實(shí)
為了更好地進(jìn)行植入醫(yī)療器械的溯源管理,主管部門(mén)及相關(guān)單位也制定了一些規(guī)章制度,尚無(wú)一部法律或行政法規(guī)對(duì)其進(jìn)行規(guī)范,包括溯源的要求、數(shù)據(jù)的格式,也沒(méi)有實(shí)行責(zé)任制度,導(dǎo)致了在實(shí)際操作過(guò)程中,部分單位和個(gè)人不執(zhí)行。
由于其制度落實(shí)的不到位,在溯源管理過(guò)程中,出現(xiàn)了只是填寫(xiě)單據(jù),而不按照程序進(jìn)行的現(xiàn)象,往往是事情做完了以后,再補(bǔ)填相關(guān)記錄。同時(shí),也出現(xiàn)了漏掉部分環(huán)節(jié),導(dǎo)致溯源管理只停留在形式,而不是實(shí)質(zhì)上[11]。
1.5 信息不對(duì)稱
植入醫(yī)療器械溯源管理過(guò)程中的生產(chǎn)、銷(xiāo)售、使用、監(jiān)督各方信息的不暢通,如生產(chǎn)企業(yè)只知生產(chǎn)情況,卻不知道銷(xiāo)售和使用情況;經(jīng)營(yíng)企業(yè)只知經(jīng)營(yíng)情況、卻不知生產(chǎn)和使用情況;醫(yī)療機(jī)構(gòu)只知使用情況,卻不知道生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)情況;而病人幾乎什么都不知道。
就是因?yàn)樗菰葱畔⒌牟粫惩?,為假冒植入醫(yī)療器械及重復(fù)使用植入醫(yī)療器械提供了可能??梢赃@么說(shuō),溯源信息的不對(duì)稱,聯(lián)系溝通少,是溯源管理的主要的障礙之一。同時(shí),原有溯源信息的集成度不高,導(dǎo)致其利用率低下,基本無(wú)法體現(xiàn)溯源管理的本質(zhì),需要進(jìn)一步加強(qiáng)。
2.1 溯源策略及方法
由于植入醫(yī)療器械溯源管理過(guò)程中,涉及的單位多、人員雜、時(shí)間跨度長(zhǎng)、信息量大,這給溯源管理帶來(lái)了極大的困難。所以在采用計(jì)算機(jī)軟件進(jìn)行管理時(shí),需采用一定的策略和方法:
溯源體系建設(shè):構(gòu)建一個(gè)較為完善和全面的溯源體系,從而進(jìn)行強(qiáng)制和引導(dǎo)性地開(kāi)展溯源工作。利用信息化對(duì)溯源管理中的每一個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行監(jiān)管。
關(guān)鍵信息管理:選擇一些關(guān)鍵信息,如植入物生產(chǎn)信息、流通信息、手術(shù)信息、銷(xiāo)毀記錄等進(jìn)行管理,提高工作效率,減少信息累贅,讓溯源需要掌握的重要信息一目了然。
字典庫(kù)的運(yùn)用:對(duì)溯源信息中可定量、定性的內(nèi)容進(jìn)行字典庫(kù)設(shè)計(jì),便于信息的錄入,同時(shí)也統(tǒng)一和規(guī)范了溯源信息,為統(tǒng)計(jì)和分析溯源信息打下基礎(chǔ)。
簡(jiǎn)化操作流程:簡(jiǎn)化了操作流程,只需在相關(guān)節(jié)點(diǎn)錄入信息,如收貨確認(rèn)、手術(shù)確認(rèn)、處置確認(rèn)等環(huán)節(jié),而對(duì)于流通過(guò)程中的其它信息則采用日期簡(jiǎn)單確認(rèn)為主。
形成倒逼機(jī)制:將最關(guān)心植入醫(yī)療器械質(zhì)量安全的病人引入到溯源體系,監(jiān)督醫(yī)療機(jī)構(gòu)、經(jīng)營(yíng)企業(yè)及生產(chǎn)企業(yè)按質(zhì)按量完成溯源信息登記工作,形成一個(gè)倒逼機(jī)制。
定性定量管理:采用定性管理與定量管理相結(jié)合的方法,從質(zhì)和量的兩個(gè)方面來(lái)進(jìn)行溯源管理,如對(duì)手術(shù)信息采用定量管理,對(duì)流通信息采用定性管理。
建立信息系統(tǒng):對(duì)植入性醫(yī)療器械溯源管理的各個(gè)環(huán)節(jié)(生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、使用、處置)各環(huán)節(jié)的法規(guī)、制度、流程進(jìn)行逐一分析,形成符合各環(huán)節(jié)操作規(guī)范的流程圖,將這些流程圖轉(zhuǎn)換成符合計(jì)算機(jī)使用的具體業(yè)務(wù)流程,并通過(guò)信息系統(tǒng)表達(dá)出來(lái)。
2.2 溯源內(nèi)容與指標(biāo)
根據(jù)現(xiàn)行植入醫(yī)療器械溯源管理各個(gè)環(huán)節(jié)的實(shí)際工作內(nèi)容,并結(jié)合相關(guān)規(guī)章制度和管理要求,從患者安全著手,對(duì)其溯源內(nèi)容和指標(biāo)進(jìn)行深入的分析。其次圍繞內(nèi)植入醫(yī)療器械產(chǎn)品的特性,整理出新的溯源內(nèi)容和指標(biāo)[12]。
生產(chǎn)企業(yè):應(yīng)該如實(shí)填報(bào)或選擇產(chǎn)品注冊(cè)證信息(產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號(hào)、注冊(cè)證號(hào)、性能與組成、適用范圍等),以及生產(chǎn)信息(生產(chǎn)批號(hào)、出廠編號(hào)、包裝條碼及配件信息等)。同時(shí),當(dāng)發(fā)貨時(shí),還需錄入產(chǎn)品銷(xiāo)售信息(銷(xiāo)往單位)等。
經(jīng)營(yíng)企業(yè):應(yīng)該如實(shí)填報(bào)或選擇產(chǎn)品的購(gòu)進(jìn)記錄(收貨信息),銷(xiāo)售記錄(產(chǎn)品注冊(cè)證及生產(chǎn)信息、產(chǎn)品數(shù)量、采購(gòu)單位、發(fā)貨日期等)。
使用單位:應(yīng)該如實(shí)填報(bào)或選擇器械的使用情況(產(chǎn)品注冊(cè)證及生產(chǎn)信息、產(chǎn)品銷(xiāo)售信息、驗(yàn)收信息等),手術(shù)信息(病人姓名、住院號(hào)、身份證號(hào)、手術(shù)名稱、手術(shù)醫(yī)生、手術(shù)護(hù)士、手術(shù)日期等),銷(xiāo)毀記錄(銷(xiāo)毀日期、銷(xiāo)毀單位、經(jīng)辦人、情況備注)。
混合輸入:考慮到使用單位的輸入工作量,系統(tǒng)中允許有經(jīng)營(yíng)企業(yè)輸入器件使用情況和手術(shù)信息,但須由使用單位進(jìn)行確認(rèn)。
2.3 溯源信息與數(shù)據(jù)庫(kù)
在醫(yī)療器械溯源管理過(guò)程中,涉及到數(shù)據(jù)量較大,需要對(duì)部分基礎(chǔ)信息建立數(shù)據(jù)庫(kù),包括產(chǎn)品數(shù)據(jù)庫(kù)、企業(yè)數(shù)據(jù)庫(kù)、人員數(shù)據(jù)庫(kù)[13]。數(shù)據(jù)庫(kù)建立前,需對(duì)每條記錄(相關(guān)證件)進(jìn)行審核后入庫(kù),具體如下:
產(chǎn)品數(shù)據(jù)庫(kù):須含產(chǎn)品注冊(cè)證全息信息,包括產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號(hào)、制造商、性能與組成、適用范圍、注冊(cè)證號(hào)、有效期等。對(duì)于已過(guò)期的產(chǎn)品,系統(tǒng)將自動(dòng)隱去。
單位數(shù)據(jù)庫(kù):包括生產(chǎn)企業(yè)、經(jīng)營(yíng)企業(yè)、醫(yī)療機(jī)構(gòu)等單位信息,包括單位名稱、單位地址、行政許可范圍、聯(lián)系人及聯(lián)系電話等。同時(shí),提供黑名單標(biāo)示。
人員數(shù)據(jù)庫(kù):包括生產(chǎn)企業(yè)人員(市場(chǎng)人員、質(zhì)檢人員等)、經(jīng)營(yíng)企業(yè)人員(銷(xiāo)售人員、跟臺(tái)護(hù)士等)、醫(yī)療機(jī)構(gòu)人員(醫(yī)生、護(hù)士等)等信息,包括姓名、聯(lián)系電話、身份證號(hào)等。
以上數(shù)據(jù)庫(kù)的建立,一方面便于主管部門(mén)及相關(guān)單位可以準(zhǔn)確實(shí)時(shí)掌握溯源基礎(chǔ)信息,確保正在使用的產(chǎn)品及其企業(yè)的合法性、有效性等;另一方面也便于溯源管理信息的統(tǒng)一、規(guī)范。
2.4 溯源信息化的意義
實(shí)行植入醫(yī)療器械的溯源管理主要是出于保護(hù)患者及醫(yī)護(hù)人員的需要,在其發(fā)生質(zhì)量等問(wèn)題時(shí),可以立即找到相關(guān)責(zé)任人,包括生產(chǎn)企業(yè)、經(jīng)營(yíng)企業(yè)、經(jīng)辦人員等[14]。同時(shí),也可對(duì)已使用“問(wèn)題植入醫(yī)療器械”的患者進(jìn)行持續(xù)監(jiān)測(cè)。另外,還可有效防止相關(guān)的違法行為,避免使用假冒或重復(fù)使用植入醫(yī)療器械。
通過(guò)信息系統(tǒng),可實(shí)現(xiàn)信息交叉共享,提高信息利用率,供管理人員科學(xué)決策使用;通過(guò)信息系統(tǒng),由于網(wǎng)絡(luò)的便捷,經(jīng)辦人員可以隨時(shí)隨地利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行相關(guān)信息的錄入,從而第一時(shí)間完成相關(guān)溯源環(huán)節(jié);通過(guò)信息系統(tǒng),可通過(guò)多種方式快速追蹤溯源到問(wèn)題產(chǎn)品或企業(yè);通過(guò)信息系統(tǒng),可以引導(dǎo)和規(guī)范內(nèi)植入醫(yī)療器械溯源管理工作;通過(guò)信息系統(tǒng),解決了以往紙質(zhì)記錄溯源的弊端,大大地降低了工作量,提高了工作效率;最后,通過(guò)信息系統(tǒng),還可建立內(nèi)植入醫(yī)療器械溯源電子檔案,以便進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析,避免一些異常事件的發(fā)生。
首先在溯源內(nèi)容和指標(biāo)研究結(jié)果的基礎(chǔ)上,完成了整個(gè)溯源系統(tǒng)的功能設(shè)計(jì)。其次根據(jù)功能分析以及溯源數(shù)據(jù)的特點(diǎn),從實(shí)用角度出發(fā),設(shè)計(jì)了數(shù)據(jù)庫(kù)。最后采用B/S結(jié)構(gòu),利用MySQL數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù),初步開(kāi)發(fā)了內(nèi)植入物溯源管理信息系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)了相應(yīng)的功能。
該系統(tǒng)包含5個(gè)角色,包括監(jiān)管部門(mén)、生產(chǎn)企業(yè)、經(jīng)營(yíng)企業(yè)、醫(yī)療機(jī)構(gòu)與患者。每個(gè)角色的人員憑用戶名和密碼進(jìn)入系統(tǒng)后,可在線完成相應(yīng)的工作和查詢相關(guān)信息。
本系統(tǒng)的部分功能簡(jiǎn)介如下:
溯源追蹤:當(dāng)需要進(jìn)行溯源追蹤時(shí),可使用掃描槍識(shí)別出置入醫(yī)療器械的出廠編號(hào),系統(tǒng)將自動(dòng)在數(shù)據(jù)庫(kù)中搜索符合條件的植入物的溯源信息并顯示。
貨物流通:對(duì)植入醫(yī)療器械的流通信息進(jìn)行管理,包括生產(chǎn)企業(yè)發(fā)貨,經(jīng)營(yíng)企業(yè)收貨、發(fā)貨,醫(yī)療機(jī)構(gòu)收貨整個(gè)流程。首先由生產(chǎn)企業(yè)錄入發(fā)貨的產(chǎn)品,經(jīng)營(yíng)企業(yè)在收到貨物后進(jìn)行確認(rèn)并登記發(fā)貨信息,醫(yī)療機(jī)構(gòu)收到貨物后進(jìn)行確認(rèn)。
使用管理:對(duì)病人的手術(shù)信息進(jìn)行管理,包括手術(shù)名稱、主刀醫(yī)生、主管護(hù)士、手術(shù)日期等。同時(shí),對(duì)被植入病人體內(nèi)的醫(yī)療器械進(jìn)行選擇確認(rèn)。
銷(xiāo)毀管理:系統(tǒng)中還提供了植入物的銷(xiāo)毀管理功能。醫(yī)療機(jī)構(gòu)在取出植入物后,須按相關(guān)規(guī)定進(jìn)行銷(xiāo)毀處置操作,并將銷(xiāo)毀記錄登記在系統(tǒng)中[15]。
單位管理:實(shí)現(xiàn)對(duì)植入物生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)企業(yè)基本信息及聯(lián)系人信息(按區(qū)域)的管理、查詢、檢索、統(tǒng)計(jì)分析。
溯源報(bào)告:系統(tǒng)可以自行生成包括所有信息,包括醫(yī)療器械產(chǎn)品及生產(chǎn)信息、貨物物流信息、使用信息、銷(xiāo)毀記錄(若有)等。
條碼生成:系統(tǒng)可根據(jù)植入醫(yī)療器械的出廠編號(hào),自動(dòng)生成條形碼,便于顯示在報(bào)告中或者打印粘貼在產(chǎn)品包裝上[16]。
信息共享:系統(tǒng)中所有信息都按照用戶角色權(quán)限,管理需要進(jìn)行共享,最大限度地利用信息資源。
本系統(tǒng)已初步開(kāi)發(fā)完成,并在區(qū)域內(nèi)進(jìn)行了試用。目前涉及到的用戶有市、縣(區(qū))10余家衛(wèi)生、食藥監(jiān)等監(jiān)管部門(mén)、二級(jí)及以上公立醫(yī)療機(jī)構(gòu)30多家、供應(yīng)區(qū)域內(nèi)骨科植入物生產(chǎn)企業(yè)近30家、 負(fù)責(zé)區(qū)域內(nèi)配送的經(jīng)營(yíng)企業(yè)50余家、使用病人患者:平均160人/月、骨科植入物注冊(cè)證160余個(gè)、 溯源記錄平均每月達(dá)600多個(gè)。
隨著溯源系統(tǒng)的不斷深入應(yīng)用,積累了大量的溯源數(shù)據(jù),一方面為監(jiān)管部門(mén)提供了有力的實(shí)時(shí)監(jiān)管手段和信息支撐,另一方面也規(guī)范了植入物的市場(chǎng)行為,確保了其產(chǎn)品的質(zhì)量有效,從而達(dá)到高風(fēng)險(xiǎn)醫(yī)用耗材安全使用的目的,造福于人民群眾。
植入醫(yī)療器械溯源管理是一個(gè)不斷完善的過(guò)程,科學(xué)的管理手段和方法是提高其管理質(zhì)量的重要保證?!盎诰W(wǎng)絡(luò)技術(shù)的植入醫(yī)療器械溯源管理信息系統(tǒng)”作為一種新型的管理手段,通過(guò)它的引入應(yīng)用,提升了溯源管理質(zhì)量,規(guī)范了溯源管理流程及內(nèi)容。本系統(tǒng)有機(jī)地將溯源管理的各個(gè)環(huán)節(jié)緊密地結(jié)合在一起,體現(xiàn)了追蹤溯源的管理理念,實(shí)現(xiàn)了以動(dòng)態(tài)溯源為核心,以產(chǎn)品信息可查詢、生產(chǎn)信息有記錄、經(jīng)營(yíng)信息可追蹤、問(wèn)題責(zé)任可追究、質(zhì)量安全有保障的基本目標(biāo)要求,有效地保證了骨科植入材料使用的安全性、有效性和可追溯性。
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Development of Implantable Medical Device Traceability Management Information System
【W(wǎng)riters】MEI Xueqin, LU Yingchun
Department of Equipment, Huzhou Central Hospital, Huzhou, 313000
Objective Using modern information technology means to manage implantmedical traceability. Methods Collect and analyze the implantable medical device traceability management problems inside, combine with their own work practice, learn from the advanced methods of other industry and foreign key links for traceability management and process of study and analysis, f nd out the model, scheme and basic requirements for the traceability management by network. Results Design and develop an information system for traceability management of implant medical instruments, including the flow of goods, supervision, traceback and employing the traceability. Conclusion The system well regulates the traceability management system, unif es the traceability management processes, improves the eff ciency of traceability management. The design of this system also conforms to the future development of traceability management direction, many aspects also meet needs of administrations, the medical departments and the users.
implants, traceability management, information system
R197.32
A
10.3969/j.issn.1671-7104.2016.05.012
1671-7104(2016)05-0359-04
2016-03-02
梅雪琴,E-mail: meixueqin1970@163.com