《企業(yè)檔案工作規(guī)范》解讀

《企業(yè)檔案工作規(guī)范》解讀

4.1企業(yè)檔案是企業(yè)知識(shí)資產(chǎn)和信息資源的重要組成部分。企業(yè)檔案工作是企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動(dòng)的基礎(chǔ)性管理工作。

這一條明確了企業(yè)檔案及企業(yè)檔案工作的性質(zhì)和作用，體現(xiàn)了對檔案與檔案工作的價(jià)值與作用的認(rèn)識(shí)的提升。

關(guān)于檔案的性質(zhì)和作用，幾十年來，我國對企業(yè)檔案的認(rèn)識(shí)經(jīng)歷過若干階段。20世紀(jì)50年代初除了文書檔案外，企業(yè)其他各類文件材料都被認(rèn)為是資料。1956年國家檔案局提出“技術(shù)檔案”的概念。在我國社會(huì)主義建設(shè)初創(chuàng)時(shí)期，技術(shù)檔案的管理受到黨和國家的高度重視。從1956年4月16日國務(wù)院做出《關(guān)于加強(qiáng)檔案工作的決定》，到1963年11月21日國務(wù)院批轉(zhuǎn)《國家檔案局關(guān)于切實(shí)改善圖紙質(zhì)量和圖紙復(fù)制技術(shù)的報(bào)告》的八年多時(shí)間，由中共中央、國務(wù)院發(fā)出、批準(zhǔn)、批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)、批示的有關(guān)檔案工作的21件文件中，專門關(guān)于企業(yè)技術(shù)檔案工作的就有1 0件。說明企業(yè)檔案工作是在黨中央、國務(wù)院的直接領(lǐng)導(dǎo)和指導(dǎo)下建立和發(fā)展的。

2004年中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳發(fā)出的《關(guān)于加強(qiáng)信息資源開發(fā)利用工作的若干意見》指出：要“高度重視信息資源開發(fā)利用對促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的重要作用。信息資源作為生產(chǎn)要素、無形資產(chǎn)和社會(huì)財(cái)富，與能源、材料資源同等重要，在經(jīng)濟(jì)社會(huì)資源結(jié)構(gòu)中具有不可替代的地位，已成為經(jīng)濟(jì)全球化背景下國際競爭的一個(gè)重點(diǎn)”。生產(chǎn)要素，可能各種情報(bào)、資料、檔案信息都在某種程度上具有這一屬性，但是論無形資產(chǎn)，或自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)的承載、證明，恐怕就非檔案莫屬，因?yàn)闄n案才是企業(yè)自身各項(xiàng)工作中所形成，是企業(yè)的核心信息資產(chǎn)。

在經(jīng)濟(jì)日益全球化的當(dāng)今社會(huì)，國際上對檔案信息的性質(zhì)、價(jià)值及作用的認(rèn)識(shí)，也是殊途同歸。國際標(biāo)準(zhǔn)IS015489《檔案管理通則》第4章“檔案管理的收益”明確指出：檔案中包含的信息是有價(jià)值的資源和重要的企業(yè)資產(chǎn)。對于機(jī)構(gòu)和社會(huì)來說，為了保護(hù)并保存活動(dòng)的證據(jù)，采用系統(tǒng)的方法對檔案進(jìn)行管理是必要的。檔案管理系統(tǒng)是業(yè)務(wù)活動(dòng)的信息源，這些信息可以為業(yè)務(wù)決策及其后續(xù)活動(dòng)提供支持，也可以確保對當(dāng)前和未來的受益人的責(zé)任承諾。

企業(yè)的目的是創(chuàng)造價(jià)值、利潤和效益，建立檔案資產(chǎn)觀對企業(yè)檔案工作尤為重要。資源是處于靜態(tài)、潛在的，需要開發(fā)才有效益；而資產(chǎn)本身就具有價(jià)值，處于動(dòng)態(tài)，管理得當(dāng)隨時(shí)都可產(chǎn)生效益。企業(yè)檔案既是企業(yè)各項(xiàng)活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄，更具有資源、資產(chǎn)的雙重屬性。企業(yè)檔案的資產(chǎn)與資源屬性相近而不同，在一定條件下發(fā)生轉(zhuǎn)化，需要我們不斷深化認(rèn)識(shí)，以引導(dǎo)企業(yè)檔案工作的深入開展和創(chuàng)新發(fā)展。需要說明的是，《企業(yè)檔案工作規(guī)范》總則中首先確定了企業(yè)檔案的性質(zhì)，但是強(qiáng)調(diào)資產(chǎn)性不代表否定檔案價(jià)值和屬性的多樣性，過去對檔案的認(rèn)識(shí)依然是開展檔案業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)。

關(guān)于檔案工作的性質(zhì)和作用，《企業(yè)檔案工作規(guī)范》將其定位在“企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動(dòng)的基礎(chǔ)性管理工作”。企業(yè)活動(dòng)最終結(jié)果是通過為社會(huì)提供產(chǎn)品和服務(wù)（IS0 9001將服務(wù)解釋為是產(chǎn)品的一種，因此實(shí)際上檔案工作的服務(wù)，也是檔案工作所提供的一種產(chǎn)品）而創(chuàng)造價(jià)值和利潤。而企業(yè)無論行業(yè)、規(guī)模、類型，為達(dá)到此目的和結(jié)果，需要開展研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理等活動(dòng)。由于企業(yè)活動(dòng)具有連續(xù)性，因此在這一過程中無論是企業(yè)自身還是社會(huì)都因某種需要而要追溯產(chǎn)品和服務(wù)的過程，如法律責(zé)任、產(chǎn)晶質(zhì)量、事故調(diào)查、效益分析、改進(jìn)提高、維護(hù)保養(yǎng)、業(yè)績考核等。雖然企業(yè)檔案工作不直接對社會(huì)提供產(chǎn)品和服務(wù)，但企業(yè)所有產(chǎn)品、服務(wù)及其形成過程都需要檔案工作的支撐，沒有檔案工作的支撐，所有追溯、查證、確認(rèn)責(zé)任都將無法實(shí)現(xiàn)。因此，這里將檔案工作定位在“企業(yè)研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動(dòng)的基礎(chǔ)性管理工作”