疾病預防控制檔案信息化現(xiàn)狀分析與對策研究

■張　偉　江菊玲

疾病預防控制檔案信息化現(xiàn)狀分析與對策研究

■張偉江菊玲

隨著我國衛(wèi)生事業(yè)的不斷發(fā)展，疾病預防控制機構的功能也在不斷增加和完善，疾病預防控制機構在日常工作中形成的檔案資料也越來越多。隨著疾控檔案信息量的不斷增加，其管理難度也在加大，傳統(tǒng)的檔案管理模式已無法滿足疾控事業(yè)對檔案的高效利用和需求。因此，加強疾病預防控制機構檔案信息化建設，提高疾控檔案管理水平顯得尤為重要。

一、疾病預防控制檔案信息化現(xiàn)況與面臨的問題

（一）信息化資金投入不足。目前，疾控檔案現(xiàn)代化管理水平不高，不少疾控檔案管理還處在手工操作、人工檢索目錄階段，由于經(jīng)費投入不足，疾控檔案信息化建設需要的軟、硬件設施配置不到位，沒有建立相應的數(shù)據(jù)庫，導致疾控檔案信息化建設明顯滯后于疾病控制業(yè)務工作需求。

（二）檔案信息化建設觀念意識不強，重視程度不夠。疾控檔案與疾控業(yè)務發(fā)展密不可分，但有些疾控中心的領導重業(yè)務發(fā)展、輕檔案信息化建設仍然存在，對檔案信息化建設的必要性認識不足，缺乏全局性，致使檔案管理人員身兼數(shù)職，對檔案信息化知識不夠專業(yè)，這些都阻礙了疾控檔案信息化工作的有序進程。

（三）疾控檔案管理技術手段和管理模式落后。當前，不少疾控中心，尤其是基層的疾控機構在檔案管理模式上，仍沿用傳統(tǒng)紙質化的手工管理模式，信息化檢索、檔案全文掃描、檔案管理軟件均未實現(xiàn)。傳統(tǒng)的紙質檔案管理耗時費力，也受外界環(huán)境的影響。目前的疾控檔案管理技術手段和管理模式已無法滿足疾控事業(yè)的快速發(fā)展。

（四）檔案信息化專業(yè)型人才缺乏。疾病預防控制機構是專業(yè)性非常強的公益性服務機構，專業(yè)技術人員的組成大多都是公共衛(wèi)生專業(yè)，不少從事檔案管理的專（兼）職人員也多為醫(yī)學院校的衛(wèi)生專業(yè)或其他非計算機專業(yè)人員，普遍缺乏真正檔案信息化專業(yè)型人才，他們對檔案專業(yè)知識、現(xiàn)代化信息技術均不能熟悉掌握，導致大多疾病預防控制專業(yè)數(shù)據(jù)資料不能規(guī)范收集、整理、歸檔，信息化管理這些檔案更談不上。

二、疾病預防控制檔案信息化建設的必要性

隨著當今信息化技術的飛速發(fā)展，尤其是互聯(lián)網(wǎng)+的廣泛應用，傳統(tǒng)的疾控檔案管理模式已不能適應疾控事業(yè)的新需求，因此疾病預防控制檔案信息化建設顯得尤為重要。

（一）檔案信息化是疾病預防控制事業(yè)發(fā)展的必然需要。當今世界新發(fā)傳染病不斷出現(xiàn)，慢性非傳染病也在加劇威脅人類的健康，預防與控制這些疾病的手段也在不斷提高，疾病預防控制工作與檔案信息愈加緊密，能及時、有效地掌握疾病控制的相關信息，分析預測疾病發(fā)展趨勢，為第一時間制定科學、有效的防控措施提供依據(jù)。由此看來，檔案信息化建設在疾病預防控制信息利用上顯得十分重要。

（二）疾控檔案信息化是時代發(fā)展的必然趨勢。隨著現(xiàn)代信息技術的高速發(fā)展，以計算機應用為主體的檔案管理軟件已在各類檔案管理系統(tǒng)中廣泛應用。傳統(tǒng)的檔案管理在加工、利用、存貯等手段逐漸落后，亟需采取先進的技術和手段進行管理。因此，疾病預防控制檔案作為信息資源的重要組成部分，加快疾病預防控制檔案信息化建設，是疾病預防控制檔案事業(yè)適應時代發(fā)展的必然趨勢。

（三） 疾病預防控制檔案信息化是適應檔案形式變化的要求。

中國檔案的淵源與人類社會發(fā)展變化是同步的，從最早的檔案開始，經(jīng)歷了甲骨、金石、簡牘、縑帛到紙質檔案，傳統(tǒng)的疾控檔案基本都以紙質、實物檔案為主，既不利于收集、整理，又不易保管和利用，檔案信息化將疾控檔案由紙質檔案向電子檔案轉變，使得疾控檔案文件的形成、整理、利用發(fā)生根本變化。這不僅有利于疾控檔案信息的永久保存，更有利于疾控檔案信息的開發(fā)利用，極大提高了疾控檔案的利用效率。

三、疾病預防控制檔案信息化建設的措施分析

（一）轉變思想觀念，充分認識疾控檔案信息化建設的重要性。疾病預防控制中心的領導首先要轉變思想觀念，改變舊思維，充分認識檔案信息化的重要性，要站在推動疾控檔案現(xiàn)代化建設的高度，成立中心主任為組長的信息化建設領導小組，通盤考慮檔案系統(tǒng)開發(fā)和建設，自始至終參與檔案信息化建設的全過程。同時，指定專門的部門負責信息化建設工作，落實到人，建立獎勵機制，激發(fā)檔案管理人員的責任心和創(chuàng)造力，為疾控檔案信息化建設提供人才支持。同時加大宣傳，提高職工的檔案意識，積極投身疾控檔案信息化建設中去。

（二）增加必要的經(jīng)費投入和加大數(shù)據(jù)庫建設。足額的經(jīng)費投入是疾控檔案信息化建設順利開展的重要保障。各級疾控機構要在現(xiàn)行經(jīng)費來源供給的前提下，積極爭取當?shù)刎斦块T支持，將檔案信息化建設納入財政預算，確保經(jīng)費保障，以投入相關硬件和數(shù)據(jù)庫建設，從實際出發(fā)，配備適合的先進設備，如掃描儀、服務器、微縮系統(tǒng)、數(shù)字音像制作系統(tǒng)、檔案管理軟件系統(tǒng)等，其中數(shù)據(jù)庫的建立是最為關鍵，要結合疾控機構的實際情況，確保數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)的科學性和實用性，提升疾控檔案信息化管理效率。

（三）實施多部門分工協(xié)作機制，實現(xiàn)檔案信息化建設標準化。疾控檔案信息化建設不是檔案管理一個部門職責，涉及到信息部門、業(yè)務科室。檔案管理部門要制定可行的管理制度、標準和規(guī)范，建立科學的工作流程和方法，加強日常指導。信息部門積極提供技術支持，從現(xiàn)代高科技角度保障檔案信息化穩(wěn)步推進。業(yè)務科室的兼職檔案員密切配合做好檔案的收集、整理和錄入工作。因此，需要各部門通力配合，分工協(xié)作，使疾控檔案信息化建設的各項管理工作落到實處。

（四）運用高新技術，實現(xiàn)疾控檔案管理信息化管理運行機制。要充分發(fā)揮計算機在檔案管理中的作用，首先將已歸檔的文件檔案資料進行數(shù)字化，要制定詳細的工作方案，確保紙質檔案在數(shù)字化過程中進行全程安全管理。第二步做好現(xiàn)有文件和電子文件的歸檔，規(guī)范疾病預防控制機構形成的電子文件的歸檔和管理，維護電子文件的真實性、安全性。同時，對具有保存利用價值的電子文件，要生成紙質文件，在歸檔時，應將電子文件和相應的紙質文件一并歸檔。

疾病預防控制檔案信息化建設是項系統(tǒng)工程，資金投入大、建設周期長，但對疾控事業(yè)的未來發(fā)展至關重要。因此，要積極探索適合疾控檔案信息化建設的新模式，以高科技手段為依托，充分開發(fā)和利用疾控檔案資源，為廣大人民群眾身體健康作出積極貢獻。

（作者單位：合肥市疾病預防控制中心）