疾病預(yù)防控制檔案信息化現(xiàn)狀分析與對(duì)策研究

■張　偉　江菊玲

疾病預(yù)防控制檔案信息化現(xiàn)狀分析與對(duì)策研究

■張偉江菊玲

隨著我國(guó)衛(wèi)生事業(yè)的不斷發(fā)展，疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)的功能也在不斷增加和完善，疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)在日常工作中形成的檔案資料也越來(lái)越多。隨著疾控檔案信息量的不斷增加，其管理難度也在加大，傳統(tǒng)的檔案管理模式已無(wú)法滿足疾控事業(yè)對(duì)檔案的高效利用和需求。因此，加強(qiáng)疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)檔案信息化建設(shè)，提高疾控檔案管理水平顯得尤為重要。

一、疾病預(yù)防控制檔案信息化現(xiàn)況與面臨的問(wèn)題

（一）信息化資金投入不足。目前，疾控檔案現(xiàn)代化管理水平不高，不少疾控檔案管理還處在手工操作、人工檢索目錄階段，由于經(jīng)費(fèi)投入不足，疾控檔案信息化建設(shè)需要的軟、硬件設(shè)施配置不到位，沒(méi)有建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，導(dǎo)致疾控檔案信息化建設(shè)明顯滯后于疾病控制業(yè)務(wù)工作需求。

（二）檔案信息化建設(shè)觀念意識(shí)不強(qiáng)，重視程度不夠。疾控檔案與疾控業(yè)務(wù)發(fā)展密不可分，但有些疾控中心的領(lǐng)導(dǎo)重業(yè)務(wù)發(fā)展、輕檔案信息化建設(shè)仍然存在，對(duì)檔案信息化建設(shè)的必要性認(rèn)識(shí)不足，缺乏全局性，致使檔案管理人員身兼數(shù)職，對(duì)檔案信息化知識(shí)不夠?qū)I(yè)，這些都阻礙了疾控檔案信息化工作的有序進(jìn)程。

（三）疾控檔案管理技術(shù)手段和管理模式落后。當(dāng)前，不少疾控中心，尤其是基層的疾控機(jī)構(gòu)在檔案管理模式上，仍沿用傳統(tǒng)紙質(zhì)化的手工管理模式，信息化檢索、檔案全文掃描、檔案管理軟件均未實(shí)現(xiàn)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理耗時(shí)費(fèi)力，也受外界環(huán)境的影響。目前的疾控檔案管理技術(shù)手段和管理模式已無(wú)法滿足疾控事業(yè)的快速發(fā)展。

（四）檔案信息化專業(yè)型人才缺乏。疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)是專業(yè)性非常強(qiáng)的公益性服務(wù)機(jī)構(gòu)，專業(yè)技術(shù)人員的組成大多都是公共衛(wèi)生專業(yè)，不少?gòu)氖聶n案管理的專（兼）職人員也多為醫(yī)學(xué)院校的衛(wèi)生專業(yè)或其他非計(jì)算機(jī)專業(yè)人員，普遍缺乏真正檔案信息化專業(yè)型人才，他們對(duì)檔案專業(yè)知識(shí)、現(xiàn)代化信息技術(shù)均不能熟悉掌握，導(dǎo)致大多疾病預(yù)防控制專業(yè)數(shù)據(jù)資料不能規(guī)范收集、整理、歸檔，信息化管理這些檔案更談不上。

二、疾病預(yù)防控制檔案信息化建設(shè)的必要性

隨著當(dāng)今信息化技術(shù)的飛速發(fā)展，尤其是互聯(lián)網(wǎng)+的廣泛應(yīng)用，傳統(tǒng)的疾控檔案管理模式已不能適應(yīng)疾控事業(yè)的新需求，因此疾病預(yù)防控制檔案信息化建設(shè)顯得尤為重要。

（一）檔案信息化是疾病預(yù)防控制事業(yè)發(fā)展的必然需要。當(dāng)今世界新發(fā)傳染病不斷出現(xiàn)，慢性非傳染病也在加劇威脅人類的健康，預(yù)防與控制這些疾病的手段也在不斷提高，疾病預(yù)防控制工作與檔案信息愈加緊密，能及時(shí)、有效地掌握疾病控制的相關(guān)信息，分析預(yù)測(cè)疾病發(fā)展趨勢(shì)，為第一時(shí)間制定科學(xué)、有效的防控措施提供依據(jù)。由此看來(lái)，檔案信息化建設(shè)在疾病預(yù)防控制信息利用上顯得十分重要。

（二）疾控檔案信息化是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的高速發(fā)展，以計(jì)算機(jī)應(yīng)用為主體的檔案管理軟件已在各類檔案管理系統(tǒng)中廣泛應(yīng)用。傳統(tǒng)的檔案管理在加工、利用、存貯等手段逐漸落后，亟需采取先進(jìn)的技術(shù)和手段進(jìn)行管理。因此，疾病預(yù)防控制檔案作為信息資源的重要組成部分，加快疾病預(yù)防控制檔案信息化建設(shè)，是疾病預(yù)防控制檔案事業(yè)適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。

（三） 疾病預(yù)防控制檔案信息化是適應(yīng)檔案形式變化的要求。

中國(guó)檔案的淵源與人類社會(huì)發(fā)展變化是同步的，從最早的檔案開(kāi)始，經(jīng)歷了甲骨、金石、簡(jiǎn)牘、縑帛到紙質(zhì)檔案，傳統(tǒng)的疾控檔案基本都以紙質(zhì)、實(shí)物檔案為主，既不利于收集、整理，又不易保管和利用，檔案信息化將疾控檔案由紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)變，使得疾控檔案文件的形成、整理、利用發(fā)生根本變化。這不僅有利于疾控檔案信息的永久保存，更有利于疾控檔案信息的開(kāi)發(fā)利用，極大提高了疾控檔案的利用效率。

三、疾病預(yù)防控制檔案信息化建設(shè)的措施分析

（一）轉(zhuǎn)變思想觀念，充分認(rèn)識(shí)疾控檔案信息化建設(shè)的重要性。疾病預(yù)防控制中心的領(lǐng)導(dǎo)首先要轉(zhuǎn)變思想觀念，改變舊思維，充分認(rèn)識(shí)檔案信息化的重要性，要站在推動(dòng)疾控檔案現(xiàn)代化建設(shè)的高度，成立中心主任為組長(zhǎng)的信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組，通盤考慮檔案系統(tǒng)開(kāi)發(fā)和建設(shè)，自始至終參與檔案信息化建設(shè)的全過(guò)程。同時(shí)，指定專門的部門負(fù)責(zé)信息化建設(shè)工作，落實(shí)到人，建立獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制，激發(fā)檔案管理人員的責(zé)任心和創(chuàng)造力，為疾控檔案信息化建設(shè)提供人才支持。同時(shí)加大宣傳，提高職工的檔案意識(shí)，積極投身疾控檔案信息化建設(shè)中去。

（二）增加必要的經(jīng)費(fèi)投入和加大數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。足額的經(jīng)費(fèi)投入是疾控檔案信息化建設(shè)順利開(kāi)展的重要保障。各級(jí)疾控機(jī)構(gòu)要在現(xiàn)行經(jīng)費(fèi)來(lái)源供給的前提下，積極爭(zhēng)取當(dāng)?shù)刎?cái)政部門支持，將檔案信息化建設(shè)納入財(cái)政預(yù)算，確保經(jīng)費(fèi)保障，以投入相關(guān)硬件和數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，從實(shí)際出發(fā)，配備適合的先進(jìn)設(shè)備，如掃描儀、服務(wù)器、微縮系統(tǒng)、數(shù)字音像制作系統(tǒng)、檔案管理軟件系統(tǒng)等，其中數(shù)據(jù)庫(kù)的建立是最為關(guān)鍵，要結(jié)合疾控機(jī)構(gòu)的實(shí)際情況，確保數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的科學(xué)性和實(shí)用性，提升疾控檔案信息化管理效率。

（三）實(shí)施多部門分工協(xié)作機(jī)制，實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化。疾控檔案信息化建設(shè)不是檔案管理一個(gè)部門職責(zé)，涉及到信息部門、業(yè)務(wù)科室。檔案管理部門要制定可行的管理制度、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，建立科學(xué)的工作流程和方法，加強(qiáng)日常指導(dǎo)。信息部門積極提供技術(shù)支持，從現(xiàn)代高科技角度保障檔案信息化穩(wěn)步推進(jìn)。業(yè)務(wù)科室的兼職檔案員密切配合做好檔案的收集、整理和錄入工作。因此，需要各部門通力配合，分工協(xié)作，使疾控檔案信息化建設(shè)的各項(xiàng)管理工作落到實(shí)處。

（四）運(yùn)用高新技術(shù)，實(shí)現(xiàn)疾控檔案管理信息化管理運(yùn)行機(jī)制。要充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)在檔案管理中的作用，首先將已歸檔的文件檔案資料進(jìn)行數(shù)字化，要制定詳細(xì)的工作方案，確保紙質(zhì)檔案在數(shù)字化過(guò)程中進(jìn)行全程安全管理。第二步做好現(xiàn)有文件和電子文件的歸檔，規(guī)范疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)形成的電子文件的歸檔和管理，維護(hù)電子文件的真實(shí)性、安全性。同時(shí)，對(duì)具有保存利用價(jià)值的電子文件，要生成紙質(zhì)文件，在歸檔時(shí)，應(yīng)將電子文件和相應(yīng)的紙質(zhì)文件一并歸檔。

疾病預(yù)防控制檔案信息化建設(shè)是項(xiàng)系統(tǒng)工程，資金投入大、建設(shè)周期長(zhǎng)，但對(duì)疾控事業(yè)的未來(lái)發(fā)展至關(guān)重要。因此，要積極探索適合疾控檔案信息化建設(shè)的新模式，以高科技手段為依托，充分開(kāi)發(fā)和利用疾控檔案資源，為廣大人民群眾身體健康作出積極貢獻(xiàn)。

（作者單位：合肥市疾病預(yù)防控制中心）