■張 偉 江菊玲
疾病預(yù)防控制檔案信息化現(xiàn)狀分析與對(duì)策研究
■張偉江菊玲
隨著我國(guó)衛(wèi)生事業(yè)的不斷發(fā)展,疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)的功能也在不斷增加和完善,疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)在日常工作中形成的檔案資料也越來(lái)越多。隨著疾控檔案信息量的不斷增加,其管理難度也在加大,傳統(tǒng)的檔案管理模式已無(wú)法滿足疾控事業(yè)對(duì)檔案的高效利用和需求。因此,加強(qiáng)疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)檔案信息化建設(shè),提高疾控檔案管理水平顯得尤為重要。
(一)信息化資金投入不足。目前,疾控檔案現(xiàn)代化管理水平不高,不少疾控檔案管理還處在手工操作、人工檢索目錄階段,由于經(jīng)費(fèi)投入不足,疾控檔案信息化建設(shè)需要的軟、硬件設(shè)施配置不到位,沒(méi)有建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù),導(dǎo)致疾控檔案信息化建設(shè)明顯滯后于疾病控制業(yè)務(wù)工作需求。
(二)檔案信息化建設(shè)觀念意識(shí)不強(qiáng),重視程度不夠。疾控檔案與疾控業(yè)務(wù)發(fā)展密不可分,但有些疾控中心的領(lǐng)導(dǎo)重業(yè)務(wù)發(fā)展、輕檔案信息化建設(shè)仍然存在,對(duì)檔案信息化建設(shè)的必要性認(rèn)識(shí)不足,缺乏全局性,致使檔案管理人員身兼數(shù)職,對(duì)檔案信息化知識(shí)不夠?qū)I(yè),這些都阻礙了疾控檔案信息化工作的有序進(jìn)程。
(三)疾控檔案管理技術(shù)手段和管理模式落后。當(dāng)前,不少疾控中心,尤其是基層的疾控機(jī)構(gòu)在檔案管理模式上,仍沿用傳統(tǒng)紙質(zhì)化的手工管理模式,信息化檢索、檔案全文掃描、檔案管理軟件均未實(shí)現(xiàn)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理耗時(shí)費(fèi)力,也受外界環(huán)境的影響。目前的疾控檔案管理技術(shù)手段和管理模式已無(wú)法滿足疾控事業(yè)的快速發(fā)展。
(四)檔案信息化專業(yè)型人才缺乏。疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)是專業(yè)性非常強(qiáng)的公益性服務(wù)機(jī)構(gòu),專業(yè)技術(shù)人員的組成大多都是公共衛(wèi)生專業(yè),不少?gòu)氖聶n案管理的專(兼)職人員也多為醫(yī)學(xué)院校的衛(wèi)生專業(yè)或其他非計(jì)算機(jī)專業(yè)人員,普遍缺乏真正檔案信息化專業(yè)型人才,他們對(duì)檔案專業(yè)知識(shí)、現(xiàn)代化信息技術(shù)均不能熟悉掌握,導(dǎo)致大多疾病預(yù)防控制專業(yè)數(shù)據(jù)資料不能規(guī)范收集、整理、歸檔,信息化管理這些檔案更談不上。
隨著當(dāng)今信息化技術(shù)的飛速發(fā)展,尤其是互聯(lián)網(wǎng)+的廣泛應(yīng)用,傳統(tǒng)的疾控檔案管理模式已不能適應(yīng)疾控事業(yè)的新需求,因此疾病預(yù)防控制檔案信息化建設(shè)顯得尤為重要。
(一)檔案信息化是疾病預(yù)防控制事業(yè)發(fā)展的必然需要。當(dāng)今世界新發(fā)傳染病不斷出現(xiàn),慢性非傳染病也在加劇威脅人類的健康,預(yù)防與控制這些疾病的手段也在不斷提高,疾病預(yù)防控制工作與檔案信息愈加緊密,能及時(shí)、有效地掌握疾病控制的相關(guān)信息,分析預(yù)測(cè)疾病發(fā)展趨勢(shì),為第一時(shí)間制定科學(xué)、有效的防控措施提供依據(jù)。由此看來(lái),檔案信息化建設(shè)在疾病預(yù)防控制信息利用上顯得十分重要。
(二)疾控檔案信息化是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的高速發(fā)展,以計(jì)算機(jī)應(yīng)用為主體的檔案管理軟件已在各類檔案管理系統(tǒng)中廣泛應(yīng)用。傳統(tǒng)的檔案管理在加工、利用、存貯等手段逐漸落后,亟需采取先進(jìn)的技術(shù)和手段進(jìn)行管理。因此,疾病預(yù)防控制檔案作為信息資源的重要組成部分,加快疾病預(yù)防控制檔案信息化建設(shè),是疾病預(yù)防控制檔案事業(yè)適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。
(三) 疾病預(yù)防控制檔案信息化是適應(yīng)檔案形式變化的要求。
中國(guó)檔案的淵源與人類社會(huì)發(fā)展變化是同步的,從最早的檔案開始,經(jīng)歷了甲骨、金石、簡(jiǎn)牘、縑帛到紙質(zhì)檔案,傳統(tǒng)的疾控檔案基本都以紙質(zhì)、實(shí)物檔案為主,既不利于收集、整理,又不易保管和利用,檔案信息化將疾控檔案由紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)變,使得疾控檔案文件的形成、整理、利用發(fā)生根本變化。這不僅有利于疾控檔案信息的永久保存,更有利于疾控檔案信息的開發(fā)利用,極大提高了疾控檔案的利用效率。
(一)轉(zhuǎn)變思想觀念,充分認(rèn)識(shí)疾控檔案信息化建設(shè)的重要性。疾病預(yù)防控制中心的領(lǐng)導(dǎo)首先要轉(zhuǎn)變思想觀念,改變舊思維,充分認(rèn)識(shí)檔案信息化的重要性,要站在推動(dòng)疾控檔案現(xiàn)代化建設(shè)的高度,成立中心主任為組長(zhǎng)的信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組,通盤考慮檔案系統(tǒng)開發(fā)和建設(shè),自始至終參與檔案信息化建設(shè)的全過(guò)程。同時(shí),指定專門的部門負(fù)責(zé)信息化建設(shè)工作,落實(shí)到人,建立獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制,激發(fā)檔案管理人員的責(zé)任心和創(chuàng)造力,為疾控檔案信息化建設(shè)提供人才支持。同時(shí)加大宣傳,提高職工的檔案意識(shí),積極投身疾控檔案信息化建設(shè)中去。
(二)增加必要的經(jīng)費(fèi)投入和加大數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。足額的經(jīng)費(fèi)投入是疾控檔案信息化建設(shè)順利開展的重要保障。各級(jí)疾控機(jī)構(gòu)要在現(xiàn)行經(jīng)費(fèi)來(lái)源供給的前提下,積極爭(zhēng)取當(dāng)?shù)刎?cái)政部門支持,將檔案信息化建設(shè)納入財(cái)政預(yù)算,確保經(jīng)費(fèi)保障,以投入相關(guān)硬件和數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè),從實(shí)際出發(fā),配備適合的先進(jìn)設(shè)備,如掃描儀、服務(wù)器、微縮系統(tǒng)、數(shù)字音像制作系統(tǒng)、檔案管理軟件系統(tǒng)等,其中數(shù)據(jù)庫(kù)的建立是最為關(guān)鍵,要結(jié)合疾控機(jī)構(gòu)的實(shí)際情況,確保數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)的科學(xué)性和實(shí)用性,提升疾控檔案信息化管理效率。
(三)實(shí)施多部門分工協(xié)作機(jī)制,實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)化。疾控檔案信息化建設(shè)不是檔案管理一個(gè)部門職責(zé),涉及到信息部門、業(yè)務(wù)科室。檔案管理部門要制定可行的管理制度、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范,建立科學(xué)的工作流程和方法,加強(qiáng)日常指導(dǎo)。信息部門積極提供技術(shù)支持,從現(xiàn)代高科技角度保障檔案信息化穩(wěn)步推進(jìn)。業(yè)務(wù)科室的兼職檔案員密切配合做好檔案的收集、整理和錄入工作。因此,需要各部門通力配合,分工協(xié)作,使疾控檔案信息化建設(shè)的各項(xiàng)管理工作落到實(shí)處。
(四)運(yùn)用高新技術(shù),實(shí)現(xiàn)疾控檔案管理信息化管理運(yùn)行機(jī)制。要充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)在檔案管理中的作用,首先將已歸檔的文件檔案資料進(jìn)行數(shù)字化,要制定詳細(xì)的工作方案,確保紙質(zhì)檔案在數(shù)字化過(guò)程中進(jìn)行全程安全管理。第二步做好現(xiàn)有文件和電子文件的歸檔,規(guī)范疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)形成的電子文件的歸檔和管理,維護(hù)電子文件的真實(shí)性、安全性。同時(shí),對(duì)具有保存利用價(jià)值的電子文件,要生成紙質(zhì)文件,在歸檔時(shí),應(yīng)將電子文件和相應(yīng)的紙質(zhì)文件一并歸檔。
疾病預(yù)防控制檔案信息化建設(shè)是項(xiàng)系統(tǒng)工程,資金投入大、建設(shè)周期長(zhǎng),但對(duì)疾控事業(yè)的未來(lái)發(fā)展至關(guān)重要。因此,要積極探索適合疾控檔案信息化建設(shè)的新模式,以高科技手段為依托,充分開發(fā)和利用疾控檔案資源,為廣大人民群眾身體健康作出積極貢獻(xiàn)。
(作者單位:合肥市疾病預(yù)防控制中心)