關(guān)于檢察機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化管理的思考

■張立梅

關(guān)于檢察機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化管理的思考

■張立梅

檢察檔案管理作為檢察工作的重要組成部分，不但是一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，更為提升檢察工作質(zhì)量和水平提供了重要保障。隨著檢察工作的不斷深入發(fā)展，積極適應(yīng)新形勢下檔案管理工作的新要求，建立系統(tǒng)、完整、規(guī)范的檢察檔案，實(shí)現(xiàn)檢察機(jī)關(guān)檔案管理工作的現(xiàn)代化成為推動檢察機(jī)關(guān)檔案管理的迫切要求。

一、充分認(rèn)識檢察機(jī)關(guān)檔案工作規(guī)范化管理的重要意義

檢察檔案是檢察機(jī)關(guān)在業(yè)務(wù)工作、隊(duì)伍建設(shè)、管理活動等檢察實(shí)踐中形成的書面文件、電子介質(zhì)、影像資料等原始資料的總稱，這些資料記錄了檢察機(jī)關(guān)的發(fā)展歷程。面對檢察工作的新形勢、新任務(wù)、新要求，進(jìn)一步提升檢察機(jī)關(guān)檔案管理工作規(guī)范化水平，對于提高檔案管理水平，推動檢察工作都具有重要意義。

1．檢察檔案記錄了檢察工作的發(fā)展歷程

檢察檔案是檢察機(jī)關(guān)開展工作的原始記錄，忠實(shí)反映了檢察機(jī)關(guān)在工作中取得的成果和艱辛，是檢察機(jī)關(guān)的重要財(cái)富，在推動和促進(jìn)檢察工作科學(xué)發(fā)展中發(fā)揮著重要作用。近年來，黨中央、國務(wù)院以及高檢院高度重視檔案管理工作，相繼出臺了一系列制度措施加強(qiáng)和改進(jìn)檔案工作。完善的檢察檔案可以幫助我們了解檢察工作發(fā)展的基本脈絡(luò)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)工作中存在的問題并總結(jié)相關(guān)經(jīng)驗(yàn)，可以說，檢察檔案是大量檢察工作的合集，是一種非常豐富的信息資源。

2．檢察檔案是指導(dǎo)檢察工作的重要依據(jù)

檔案的價(jià)值在于檔案信息的挖掘和利用效益，只有做好檔案信息的挖掘利用工作，才能充分發(fā)揮檔案的價(jià)值，促進(jìn)各項(xiàng)檢察工作的開展。同時(shí)，具體的檢察工作會進(jìn)一步豐富檔案的種類和質(zhì)量，促進(jìn)檔案工作更好地建設(shè)和發(fā)展。隨著我國法治建設(shè)的不斷完善，各級檢察機(jī)關(guān)的檔案意識逐漸加強(qiáng),檔案綜合利用率逐年提高,檔案工作在各項(xiàng)檢察工作中發(fā)揮著重要的作用，在預(yù)防職務(wù)犯罪、行政檢察監(jiān)督等業(yè)務(wù)工作中，各部門利用檔案資料及時(shí)歸納總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，取得了突出的工作實(shí)績。

3．規(guī)范化的檢察機(jī)關(guān)檔案管理是提升檢察工作水平的重要保障

隨著我國法律、法規(guī)的不斷完善，檢察機(jī)關(guān)的工作任務(wù)日趨繁重，檔案資料大幅度增加，檢察檔案工作還存在資料收集不齊全、制度執(zhí)行不到位、檔案安全存在隱患以及規(guī)范化水平有待進(jìn)一步提高等問題。可以說，這些在為檢察檔案管理工作帶來挑戰(zhàn)的同時(shí)，也為檢察檔案管理工作進(jìn)一步提升帶來了新的機(jī)遇。因此，進(jìn)一步提升檢察檔案管理水平，充分發(fā)揮檢察檔案服務(wù)檢察工作的任務(wù)要求，就要實(shí)行規(guī)范化檔案管理，為各項(xiàng)檢察工作的健康有序發(fā)展提供可靠保障。

二、準(zhǔn)確把握檢察機(jī)關(guān)檔案管理工作的主要內(nèi)容

隨著檢察工作的不斷深入發(fā)展，檢察檔案已由單純的訴訟文書檔案發(fā)展為紙質(zhì)檔案、實(shí)物檔案、錄音、錄像、照片、電子等多種介質(zhì)的檔案資源體系，為檢察檔案的利用與開發(fā)積累了豐富的資源載體。檔案工作者在對檢察檔案進(jìn)行開發(fā)利用時(shí)，要準(zhǔn)確把握檢察檔案管理工作的主要內(nèi)容，充分考慮檢察工作需要，有針對性地對重點(diǎn)工作進(jìn)行收集、整理、歸納，充分發(fā)揮檢察檔案的獨(dú)特作用。就具體工作來講，檢察檔案主要有以下內(nèi)容：

1．訴訟檔案，是指檢察機(jī)關(guān)在辦理案件過程中所形成的具有查考利用價(jià)值，并按照規(guī)定立卷歸檔，集中保管的訴訟文書、視聽資料及其他各種載體材料。就分類來看，有立案、偵查、審判、執(zhí)行、監(jiān)督、控告申訴、民事行政等多種案卷；從形成過程來看，有審查批捕、審查起訴、立卷等幾個(gè)環(huán)節(jié)；從材料的來源看，既有公安機(jī)關(guān)移送的，也有檢察機(jī)關(guān)在自偵過程中形成的，這部分檔案是檢察檔案中最重要，也是利用價(jià)值最大的。

2．文書檔案，是指檢察機(jī)關(guān)在工作活動過程中形成的各種門類和載體的歷史記錄。這部分檔案真實(shí)記錄了檢察機(jī)關(guān)執(zhí)行黨和國家的方針政策和履行主要職能活動的情況，對于維護(hù)歷史面貌、研究機(jī)關(guān)建設(shè)具有重要的價(jià)值。

3．音像檔案，是指檢察機(jī)關(guān)在履行職能過程中形成的具有保存和利用價(jià)值的照片及其底片、錄音帶、錄像帶、光盤、膠片等音像資料，是反映檢察機(jī)關(guān)主要職能活動的真實(shí)記錄，是檢察檔案的重要組成部分。

4．實(shí)物檔案，是指檢察機(jī)關(guān)在開展檢察活動中形成的，記載特定時(shí)期重大活動，具有保存價(jià)值的各種實(shí)物，是機(jī)關(guān)檔案的重要組成部門。對于實(shí)物檔案，任何部門和個(gè)人均不得以任何理由私自保存或擅自處理。

三、科學(xué)規(guī)范檢察機(jī)關(guān)檔案管理工作的必由途徑

面對新形勢、新問題、新挑戰(zhàn)，檢察機(jī)關(guān)應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)檢察檔案的規(guī)范化管理，不斷推動各項(xiàng)檢察工作的進(jìn)步和發(fā)展。

1．嚴(yán)把質(zhì)量評查關(guān)。檢察檔案的收集整理是檔案工作的重要源頭工作，要高度重視檔案資源的體系建設(shè)，加強(qiáng)歸檔管理工作，做到全面收集、嚴(yán)格審核、科學(xué)管理。一是規(guī)范有序接收，應(yīng)嚴(yán)格按照歸檔制度完成接收工作，確保檔案材料收集齊全、整理規(guī)范，任何部門和個(gè)人都不得無故拒絕歸檔或?qū)?yīng)歸檔材料收歸個(gè)人保存。同時(shí)，對于不符合歸檔要求的，要及時(shí)指正，并督促整改。二是擴(kuò)大收集范圍，可以利用征集、復(fù)制等多種形式，收集檢察資料和實(shí)物，豐富檢察檔案資源。三是開展質(zhì)量評查活動，定期對庫存檔案開展質(zhì)量大檢查，發(fā)現(xiàn)漏歸文件或結(jié)案未歸案件要及時(shí)補(bǔ)齊，保證入庫檔案質(zhì)量。

2．嚴(yán)格規(guī)章制度關(guān)。落實(shí)好規(guī)章制度是做好檢察檔案管理工作的重要保障。一方面，要嚴(yán)格執(zhí)行借閱制度。嚴(yán)格按照最高院、高檢院《關(guān)于調(diào)閱訴訟卷宗有關(guān)問題的通知》文件要求，落實(shí)對檔案的查閱、摘錄、復(fù)制和借出制度，對于泄露檢察秘密或者篡改、丟失案卷的，依法依紀(jì)追究相關(guān)人員責(zé)任。另一方面，積極開展檔案管理自查自評，加大對檔案管理及安全保障工作的問題查擺力度，促進(jìn)檢察檔案管理各項(xiàng)規(guī)章制度的落實(shí)。

3．嚴(yán)把安全體系關(guān)。確保檔案安全是檔案管理最基本的要求，也是規(guī)范化檔案管理工作的重要保障。一要確保庫房設(shè)施安全，要根據(jù)檔案管理需要，配齊監(jiān)控報(bào)警、防火防潮、驅(qū)蟲殺菌、溫濕度調(diào)節(jié)等現(xiàn)代化設(shè)備。二要確保庫房管理安全，要嚴(yán)格檔案出庫登記，做到庫存檔案定期清點(diǎn)、設(shè)備隨時(shí)檢查，確保安全管理。三要保障信息數(shù)據(jù)安全，要充分利用信息化手段，推進(jìn)檔案管理工作的現(xiàn)代化水平，嚴(yán)格按照信息安全等級保護(hù)的要求，采取相應(yīng)的安全保障技術(shù)方法，確保檔案數(shù)據(jù)的運(yùn)行安全。

檢察檔案管理作為檢察工作的重要組成部分，隨著法治進(jìn)程的不斷深入以及工作機(jī)制的進(jìn)一步完善，檢察檔案要進(jìn)一步圍繞檢察中心工作，不斷提升規(guī)范化水平，使檔案管理工作與檢察實(shí)踐結(jié)合起來，形成與檢察工作相互輔助的檔案資源體系，不斷提升檢察檔案利用效益，使得檢察檔案在服務(wù)和宣傳檢察工作中發(fā)揮更大的作用。

（作者單位：黃驊市人民檢察院）