基于大數(shù)據(jù)視角下醫(yī)院檔案管理工作的探討

■劉　揚

基于大數(shù)據(jù)視角下醫(yī)院檔案管理工作的探討

■劉揚

醫(yī)院檔案是醫(yī)院在開展各項工作過程中形成的具有價值的原始記錄，其中涉及醫(yī)院工作中產生的方方面面的文件，包括醫(yī)院在建設和發(fā)展過程中所從事的管理、醫(yī)療、科研、基建、財務、統(tǒng)計等活動中形成的文件。進入21世紀特別是大數(shù)據(jù)時代以來，醫(yī)院檔案工作發(fā)生了諸多變化，檔案工作人員對醫(yī)院檔案工作應有一個新的認知，海量信息、龐雜數(shù)據(jù)等都是當前階段檔案工作的特點。

一、大數(shù)據(jù)的發(fā)展現(xiàn)狀

大數(shù)據(jù)時代以來，信息一詞由先前的單純信息等新聞消息漸漸過渡為各種形式、各種來源的信息。從信息數(shù)據(jù)時代到數(shù)字媒體時代，直到人工智能時代，帶有某種背景及形式的數(shù)據(jù)我們將其稱其為信息，從這些信息數(shù)據(jù)中找尋內在的聯(lián)系與規(guī)律就是情報知識，借助于各種手段方法與技術對這些情報知識進行挖掘、分析所得出能夠以此支撐決策的便是價值、便是資源。大數(shù)據(jù)環(huán)境下數(shù)據(jù)呈現(xiàn)出多元化、龐雜化等特點，通過數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)捕捉等技術手段可以彌補先前由于數(shù)據(jù)匱乏、不足而無法開展的行業(yè)領域工作等，例如：檔案工作。隨著國家十三五規(guī)劃關于國家信息化綱要的提出，由各類高新技術諸如云計算、云平臺及互聯(lián)網(wǎng)服務所衍生出的各種形式的信息數(shù)據(jù)呈現(xiàn)出指數(shù)型增長的模式，面對數(shù)據(jù)龐雜、類型多樣化的文件檔案信息，傳統(tǒng)的檔案管理模式及服務已經(jīng)很難適應當前時代的特點。

二、大數(shù)據(jù)是醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展趨勢

當前時期醫(yī)院檔案管理工作已經(jīng)逐步實現(xiàn)紙質檔案數(shù)字化掃描歸檔，初步信息化，可以利用一定網(wǎng)絡技術、系統(tǒng)工程技術來進行文件存儲和搜索查詢等。

但隨著信息技術的飛速發(fā)展，人們對于歸檔保存重要性認識提高，醫(yī)院檔案部門所產生的信息數(shù)據(jù)日益龐大、類型多樣，不僅涵蓋了醫(yī)院的歷史和當前各項管理工作，同時還包括了特色業(yè)務檔案：住院病歷、門診記錄、科研教學等檔案。檔案數(shù)據(jù)庫“脹庫”問題也隨之到來，“脹庫”問題帶來的無法及時有效歸檔并建立索引以提供服務，導致檔案的服務利用效率大打折扣。要解決這一問題，需要求助于大數(shù)據(jù)技術框架中的云計算技術。大數(shù)據(jù)的工作實質就是將各種類型、各種來源的信息數(shù)據(jù)進行集中統(tǒng)一管理，挖掘分散于海量檔案中的信息價值，因此說，醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展趨勢必將是大數(shù)據(jù)管理模式。

三、大數(shù)據(jù)檔案管理工作中存在的若干問題

第一，傳統(tǒng)觀念亟需轉變

當前時期各地方醫(yī)院對于醫(yī)院業(yè)務發(fā)展和各項高新技術的應用給予高度重視，但是對檔案信息資源的管理、開發(fā)及利用卻是認識不足亦或輕視，檔案信息資源的利用僅是局限于低價值、淺層次的閱讀，價值挖掘不足。未能高效認識到檔案信息資源的科學管理、開發(fā)利用能對醫(yī)院各項工作提供支撐和輔助，以此創(chuàng)造豐厚的社會效益。各地醫(yī)院長期以來專注于醫(yī)療業(yè)務工作，對于醫(yī)院其他相關管理性工作較為忽視，檔案管理工作就是在這樣背景下被放任管理。造成檔案工作遭到忽視的因素有很多，諸如：人員、經(jīng)費、編制等，導致檔案管理工作很容易被主體所忽視。

第二，醫(yī)院檔案管理制度不規(guī)范

當前，醫(yī)院檔案管理部門隸屬于院辦下屬，而各業(yè)務科室檔案工作是歸屬于各業(yè)務科室，這在一定程度上就造成了檔案管理的分散性。統(tǒng)一領導、分級管理是國家檔案局規(guī)定各省市檔案局（館）、檔案室的檔案工作管理原則，同樣醫(yī)院檔案工作也應是集中統(tǒng)一管理。大數(shù)據(jù)時代下，醫(yī)院檔案信息資源更要進行集中統(tǒng)一處理，分散性管理不利于各類型檔案綜合考量、分析。集中管理可以依靠大數(shù)據(jù)環(huán)境下優(yōu)勢因素，實現(xiàn)檔案信息資源疊加效能。

第三，檔案人才隊伍建設仍需強化

大數(shù)據(jù)時代各項技術手段層出不窮、發(fā)展迅猛，大數(shù)據(jù)管理必然要有一批高素質、專業(yè)強的檔案人才。當前，各個地方醫(yī)院檔案工作人才隊伍可謂是參差不齊，理論專業(yè)基礎、具體實踐應用、學歷教育等亟需強化，這些因素匱乏的表現(xiàn)就是不能很好地將醫(yī)院檔案工作應用到大數(shù)據(jù)環(huán)境下。信息技術更迭迅速，大數(shù)據(jù)技術手段也是隨時代在變遷，現(xiàn)代科學技術、現(xiàn)代網(wǎng)絡知識的匱乏，高層次檔案專業(yè)人才隊伍弱小，這些因素都不能適應當前大數(shù)據(jù)時代下檔案工作的各項需求。

四、大數(shù)據(jù)檔案管理工作的若干建議

第一，領導者的觀念轉變是大數(shù)據(jù)醫(yī)院檔案管理的首要因素

大數(shù)據(jù)檔案管理工作做到什么程度，達到什么效果，在醫(yī)院檔案系統(tǒng)建設規(guī)劃中最為關鍵的是醫(yī)院領導層的高度支持和各個部門、業(yè)務科室的積極高效參與，領導者對檔案工作思維意識、觀念的轉變和提高非常重要。領導者能夠認識信息資源的重要性、信息資源的疊加效果、信息共享和情報分析，那么檔案信息化工程、大數(shù)據(jù)檔案管理工作開展則是一路綠燈。各個地方醫(yī)院可以將檔案信息化工作、大數(shù)據(jù)檔案工作細化具體到制度之中，指派一名專管領導，主抓醫(yī)院檔案信息、大數(shù)據(jù)管理等工作。

第二,軟硬件設施是實現(xiàn)大數(shù)據(jù)管理工作的基礎、源泉

信息時代下現(xiàn)代化理念需要一定軟硬件設備的支撐，當前時期大數(shù)據(jù)處理技術手段及方法均沒有任何屏障，軟硬件設備的到位則是關鍵。在資金預算合理范圍內，提升檔案庫房、電腦硬件設施，信息系統(tǒng)軟件裝備等，這些均是實現(xiàn)信息化管理的根基。

第三，專業(yè)、高效檔案人才隊伍是大數(shù)據(jù)檔案管理工作的核心

各項基礎設施到位，但是應用基礎設施及系統(tǒng)檔案專業(yè)人才缺乏，那么大數(shù)據(jù)檔案管理則是一張空頭支票。所以，大數(shù)據(jù)檔案管理要培養(yǎng)、引進一批高層次檔案專業(yè)人才。醫(yī)院要有部分經(jīng)費預算，重視人才引進、人員培訓的投資。對各個部門科室檔案管理員進行定期業(yè)務培訓，從檔案專業(yè)知識到大數(shù)據(jù)甄別、應用、分析，培養(yǎng)出一只具有特色、專業(yè)、高效的醫(yī)院大數(shù)據(jù)檔案工作人才隊伍。

第四，整合各部門檔案信息資源，將大數(shù)據(jù)應用落到實處

由制度規(guī)范進行約束與管理，使各個科室部門將自身形成的檔案及各項信息資源按照規(guī)范定期報送檔案室。醫(yī)院檔案室按照大數(shù)據(jù)相關手段方法、技術進行著錄與處理等工作，實現(xiàn)整個醫(yī)院檔案的信息資源整合。一定要避免先前分散性檔案工作的局面。大數(shù)據(jù)管理工作是一項龐大工程，需要制度規(guī)范、軟硬件設施到位、人才引進培養(yǎng)及各項資金投入等，我們最終追求的目的則是將大數(shù)據(jù)檔案管理應用落到實際工作中，以此支撐其他業(yè)務工作、提升醫(yī)院醫(yī)療服務水平。如若搭建起的大數(shù)據(jù)管理平臺不能落到實處，僅是空中之樓閣，大數(shù)據(jù)平臺便無法發(fā)揮效能。因此，發(fā)揮大數(shù)據(jù)檔案平臺效能、將其落至實處至關重要。

（作者單位：寧波市中醫(yī)院）