關(guān)于檔案管理信息化建設(shè)的思考與探索

趙興國

(濰坊市奎文區(qū)反邪教協(xié)會(huì)，山東 濰坊 261041)

前言:隨著社會(huì)快速的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)不斷的深入，我國檔案管理水平在逐漸的提高，檔案信息化相關(guān)是適應(yīng)現(xiàn)代化社會(huì)發(fā)展的必要趨勢，同時(shí)也在檔案信息管理發(fā)展的重要趨勢。為了更好的時(shí)代的腳步，我國近年來在逐步的推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)工作，提高檔案管理人員的工作效率，提高檔案管理的價(jià)值。

一、檔案管理信息化建設(shè)的概念與內(nèi)容

所謂的檔案信息化是指在檔案信息在管理過程中應(yīng)用現(xiàn)代化技術(shù)，對檔案信息資源進(jìn)行收集、整理、管理、利用，提高服務(wù)水平。檔案管理信息化建設(shè)的內(nèi)容的主要包括了基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)、檔案信息資源的建設(shè)、檔案信息管理的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)、檔案信息應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)以及人才隊(duì)伍的建設(shè)［1］。在檔案信管理信息建設(shè)過程中，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是指整個(gè)軟硬件的配置，同時(shí)也是整個(gè)檔案信息建設(shè)的重要組成部分。要想做好檔案信息的傳輸、交換、共享工作，就必須要做好檔案信息網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)建設(shè)，從而促檔案信息管理工作快速發(fā)展。

二、檔案管理信息化建設(shè)的必要性

(一)做好電子政務(wù)

現(xiàn)階段，檔案信息管理中，有一大部分的信息資料都來自于行政部門，他們將一些有價(jià)值的信息、文字、圖片、音頻等資料存儲(chǔ)，經(jīng)過挑選將其發(fā)送到網(wǎng)上，讓當(dāng)?shù)卣c公眾互動(dòng)。并將大量的政府信息、公文、法規(guī)以電子文件的形式發(fā)送到網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行處理，從而形成大量的電子黨政管理文件。

(二)促進(jìn)網(wǎng)絡(luò)、數(shù)字化發(fā)展

現(xiàn)階段，大部門的檔案管理部門都處于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件的管理上，在管理檔案信息過程中使用手工管理模式，在工作時(shí)常常會(huì)遇見一些大量的電子文件使工作人們無從下手。因此，檔案部門如何在這個(gè)現(xiàn)代社會(huì)中的數(shù)字化與網(wǎng)絡(luò)化的社會(huì)中尋求全新的發(fā)展道路，并將檔案數(shù)據(jù)庫中的原始檔案信息資料作為“參考文獻(xiàn)”并將其發(fā)揮出重要的價(jià)值是檔案部門在發(fā)展過程的難題，因此做好檔案管理信息化建設(shè)成為一種必然趨勢。

(三)開發(fā)檔案管理的價(jià)值

檔案管理人員在工作時(shí)要通過對檔案信息資料的收集、開發(fā)、應(yīng)用、管理等來實(shí)現(xiàn)檔案信息的價(jià)值。檔案信息管理部門還是一個(gè)信息服務(wù)結(jié)構(gòu)，因此在工作過程中只有利用計(jì)算機(jī)才能將檔案信息資源更好收集、存儲(chǔ)、整理，將檔案信息的價(jià)值更好的發(fā)揮出來［2］。

(四)促進(jìn)檔案館發(fā)展

在檔案管理信息化建設(shè)時(shí)，要做好檔案館的信息資料庫房建設(shè)、檔案管理館藏建設(shè)、相關(guān)規(guī)章制度建設(shè)等建設(shè)工作。檔案管理信息化建設(shè)的具體工作環(huán)境包括了對檔案信息資料的收集、開發(fā)、整理、存儲(chǔ)、統(tǒng)計(jì)、利用等。隨著社會(huì)不斷的發(fā)展，檔案館的檔案數(shù)據(jù)也在不斷的增加，因此為了更好的跟上社會(huì)發(fā)展的腳步，需要加強(qiáng)檔案館的自身信息化建設(shè)。建設(shè)網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化檔案館，使用互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)來管理檔案信息資料，并建立對應(yīng)的計(jì)算機(jī)體系、檔案管理專用軟件體系、檔案信息獲取資料體系等，從而促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展，使檔案信息在管理過程中走在“潮流”的最前端［3］。

三、加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的對策

(一)加強(qiáng)檔案數(shù)字化資源建設(shè)

要想做好檔案管理信息化建設(shè)工作就需要在檔案信息建設(shè)的硬件、軟件具備的情況下進(jìn)行建設(shè)，并根據(jù)檔案館中檔案的資料類型使用對應(yīng)的多媒體信息技術(shù)與3D技術(shù)，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案信息以音頻的形式展現(xiàn)出來，并使人們在觀看過程中以一個(gè)全新的心態(tài)來了解檔案信息，從而促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展。同時(shí)還需要利用視頻、網(wǎng)絡(luò)查詢的方式做好檔案管理信息化建設(shè)工作，讓人們了解檔案管理的重要性［4］。

(二)建立多功能閱覽室

多功能閱覽室是檔案管理信息化建設(shè)的重要組成部分。建立多功能閱覽室可以為閱覽人員提供一個(gè)方便、快捷的閱覽環(huán)境，促進(jìn)檔案信息資料共享。在建立多功能閱覽室的同時(shí)，還需要開展一些的檔案檢索、網(wǎng)絡(luò)查找、網(wǎng)絡(luò)咨詢等服務(wù)，從而更好的滿足當(dāng)代人們的需求，促進(jìn)檔案信息管理的發(fā)展。

(三)根據(jù)檔案館職能的變化進(jìn)行機(jī)構(gòu)改革

隨著社會(huì)不斷的發(fā)展，高新科技已經(jīng)廣泛的應(yīng)用到人們的生活中，同時(shí)檔案館的信息化建設(shè)工作也是整個(gè)歷史發(fā)展的“見證人”。做好檔案管理信息化建設(shè)工作需要對檔案館中的電子化、網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化進(jìn)行改革創(chuàng)新，并在檔案館中設(shè)立對應(yīng)的檔案制作部，電子查找、閱覽部，為檔案工作管理人員提供一個(gè)良好的工作環(huán)境，從而更好的適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)工作的需求［5］。

(四)提高檔案館人員的綜合素質(zhì)

在這個(gè)全新的形勢下，檔案館要提高工作人們的專業(yè)素質(zhì)水平，并在工作時(shí)要做好檔案信息進(jìn)行定期整理、保管、養(yǎng)護(hù)工作，著重于檔案信息管理的先進(jìn)技術(shù)的學(xué)習(xí)，從而提高自身在工作時(shí)的專業(yè)業(yè)務(wù)水平，促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的發(fā)展。

總結(jié):檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)的工程，加強(qiáng)檔案館領(lǐng)導(dǎo)人員的認(rèn)知，并對其進(jìn)行不斷的創(chuàng)新，制定出合理有效的創(chuàng)新政策，招納更多專業(yè)人才加入，同時(shí)還要抓緊信息化建設(shè)的主要時(shí)機(jī)，構(gòu)建出科學(xué)合理的檔案信息管理平臺(tái)，從而提高檔案信息管理工作人員的工作效率，提高專業(yè)服務(wù)質(zhì)量，只有這樣使檔案管理信息化水平邁上一個(gè)全新的高度，促進(jìn)檔案館發(fā)展。本文對檔案管理信息化建設(shè)的思考與探索進(jìn)行了簡單的分析，文中還存在著一定的不足，希望專業(yè)人員加強(qiáng)對檔案管理信息化建設(shè)的思考與探索的研究。

［1］曹蘇慧.關(guān)于檔案管理信息化建設(shè)的思考 ［J］.山西農(nóng)業(yè)大學(xué)學(xué)報(bào) (社會(huì)科學(xué)版)，2004，(03)：208-209.

［2］賈曉宇.高校檔案管理信息化建設(shè)的思考［J］.赤 峰 學(xué) 院 學(xué) 報(bào)(自 然 科 學(xué) 版 )，2015，(01)：181-182.

［3］竇麗娟.關(guān)于檔案管理信息化建設(shè)的幾點(diǎn)思考 ［J］.沈陽工程學(xué)院學(xué)報(bào) (社會(huì)科學(xué)版)，2007，(01)：97-99.

［4］丁莉婷，孫杰.關(guān)于檔案管理信息化與數(shù)字化的探索 ［J］.中國環(huán)境管理干部學(xué)院學(xué)報(bào)，2008，(01)：119-122.

［5］何鳳瓊.關(guān)于檔案管理與信息化建設(shè)的思考［A］.中國檔案學(xué)會(huì)、浙江省檔案局館.實(shí)踐·創(chuàng)新·發(fā)展---全國地(市)縣(市)檔案局館長論壇文集［C］.中國檔案學(xué)會(huì)、浙江省檔案局館：，2007：7.