財(cái)會(huì)檔案檢索工具編制方法探討

■羅淑楠

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財(cái)會(huì)檔案檢索工具編制方法探討

■羅淑楠

在時(shí)代飛速發(fā)展的今天，凡是具備獨(dú)立財(cái)會(huì)核算的單位，都要形成財(cái)會(huì)檔案，這些單位有國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體、企業(yè)、事業(yè)單位以及按規(guī)定應(yīng)當(dāng)建賬的個(gè)體工商戶和其他組織。所以，財(cái)會(huì)檔案普遍具有形成范圍廣泛、檔案類別穩(wěn)定以及外在形式多樣等特點(diǎn)，因而它的管理與檢索是一項(xiàng)比較復(fù)雜的工作。隨著經(jīng)濟(jì)全球化進(jìn)程的加快，傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案管理方法已無法適應(yīng)于新時(shí)代，再加上在編制財(cái)會(huì)檔案檢索工具時(shí)，相關(guān)工作人員沒有利用合理的編制方法，就造成了現(xiàn)在許多單位對(duì)財(cái)會(huì)檔案檢索難的問題。因此可以看出，編制一套科學(xué)、合理的財(cái)會(huì)檔案檢索工具是相當(dāng)重要的。

一、財(cái)會(huì)檔案檢索工具的作用

在日常工作中，往往會(huì)需要一些儲(chǔ)存在財(cái)會(huì)檔案中的一些資料，但是財(cái)會(huì)檔案就像一個(gè)書庫(kù)，里面的資料是海量的。這時(shí)候如果想要在浩瀚如書海的財(cái)會(huì)檔案中，找到自己想要的資料，就必須用到檢索工具，有了它的幫助才能更快捷找到自己想要的資料。因而可以看出，財(cái)會(huì)檔案檢索工具最主要的作用就是查詢資料。

查詢資料是對(duì)已保存的信息、資料的有效利用。通過逐級(jí)查詢，在已經(jīng)歸檔保存的資料中，找尋有用的相關(guān)信息，最后確定自己所需要的。在這之中，檢索工具起到的就是，連接查詢?nèi)撕拓?cái)會(huì)檔案之間的連接紐帶的作用。有了它，才能使查詢?nèi)嗽谛畔⒈姸喽址彪s的財(cái)會(huì)檔案中準(zhǔn)確、快捷的檢索到自己所需要的，與此同時(shí)，也使財(cái)會(huì)檔案得到了充分的利用。

二、財(cái)會(huì)檔案檢索工具的常見種類

財(cái)會(huì)檔案是財(cái)會(huì)活動(dòng)的產(chǎn)物，是記錄和反映經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要史料和證據(jù)，在經(jīng)濟(jì)學(xué)的研究活動(dòng)中，發(fā)揮著重要史料價(jià)值作用。因此，對(duì)財(cái)會(huì)檔案科學(xué)、合理的管理以及有效地利用是至關(guān)重要的。而在這個(gè)過程中，財(cái)會(huì)檔案檢索工具起著相當(dāng)重要的作用。下面，就來分析幾種常見的財(cái)會(huì)檔案檢索工具。

（一）按制定方法分類

按照制定方法分類，財(cái)會(huì)檔案檢索工具可分為：目錄型、索引型、指南型三類。目錄型是指，把同一性質(zhì)的財(cái)會(huì)檔案劃分在一起，然后按照一定的順序排列而成的檢索工具。索引型是指，把財(cái)會(huì)檔案的相關(guān)信息，如編號(hào)、關(guān)鍵信息、所在位置等這些信息組合排列，然后生成的檢索工具。指南型是指，查詢?nèi)颂峁┧栀Y料的某一信息，然后根據(jù)這一信息進(jìn)行全面查找。

（二）根據(jù)所用工具不同來劃分

根據(jù)所用工具不同來劃分，財(cái)會(huì)檔案檢索工具可分為：電腦檢索、檔案本檢索、卡片檢索三類。電腦檢索就是利用電腦來查找查詢?nèi)怂枰男畔?。根?jù)查詢?nèi)怂峁┑男畔?，在電腦的磁盤中檢索已存儲(chǔ)在其中的財(cái)會(huì)檔案。因?yàn)樗目旖?、方便的特點(diǎn)，也勢(shì)必會(huì)成為今后財(cái)會(huì)檔案檢索工具中的主流工具。檔案本檢索是把已有的財(cái)務(wù)檔案的信息整理歸類成冊(cè)，然后制定目錄，方便查詢?nèi)瞬檎业囊环N比較原始的檢索工具?？ㄆ瑱z索就是記錄財(cái)會(huì)檔案信息的一種卡片，上面記載了財(cái)務(wù)檔案的相關(guān)信息，與檔案本檢索既相似又有區(qū)別。

三、財(cái)會(huì)檔案檢索工具的編制方法

（一）現(xiàn)行的編制方法

現(xiàn)行使用的財(cái)會(huì)檔案檢索工具編制方法，多是館藏式、實(shí)體質(zhì)的檢索目錄，它只能支持財(cái)會(huì)檔案的分類和管理工作，對(duì)于實(shí)際查找工作中的所需還有一定欠缺。例如，退休工人王某來檔案館想找尋押金條的資料，以作為證據(jù)收回押金。工作人員的正確查找過程應(yīng)該是：先查找負(fù)債類檔案，然后查找其目錄下的應(yīng)付賬款類檔案，最后查找到押金收據(jù)。但在實(shí)際的工作中，由于檢索工具的編制方法不科學(xué)，使得工作人員按照這樣的順序不能順利找到查詢?nèi)怂璧男畔?，有時(shí)甚至根本找不到，十分影響工作效率也使得檔案館有種形同虛設(shè)之感。

因此，在實(shí)踐工作中，既科學(xué)又合理的編制財(cái)會(huì)檔案的檢索工具是極其重要的，它能在很大程度上提高檔案館工作人員的工作效率。

（二）合理的編制方法

要想科學(xué)、合理的編制一種好的檢索工具，首先，需要了解科學(xué)、合理的財(cái)會(huì)檔案的檢索工具編制方法。下面，本文就來介紹幾種科學(xué)合理的編制方法。

1、體系分類法。要想精確而有效地搜尋信息，首先必須把信息做好分類。而廣泛應(yīng)用于情報(bào)檢索的體系分類法，就是一種很好的信息分類檢索法，它有著鮮明的隸屬性原則，能夠以科學(xué)合理的多級(jí)分類方式，對(duì)財(cái)會(huì)檔案中具有同種特性的檔案加以分類整合。并讓子類檔案（也稱下級(jí)檔案）隸屬于母類檔案（也稱上級(jí)檔案），形成嚴(yán)格的上下級(jí)隸屬關(guān)系。上級(jí)檔案是對(duì)下級(jí)檔案的統(tǒng)領(lǐng)，下級(jí)檔案是上級(jí)檔案的詳細(xì)分類，就如數(shù)學(xué)中代數(shù)科目學(xué)習(xí)里包含于被包含的關(guān)系。

2、主題檢索法。主題檢索法通過言語(yǔ)概念的不同描述，它在不區(qū)分檢索語(yǔ)言之間的關(guān)系的前提下，只依照語(yǔ)言、文字來安排語(yǔ)序進(jìn)行檢索，讓查詢?nèi)说臋z索需求得到滿足。主題檢索法的優(yōu)點(diǎn)在于它的主題目錄不受分級(jí)制度的影響，關(guān)鍵詞的排序與其概念是大還是小，都采用平等的排級(jí)。同時(shí)，主題檢索法還避免了體系分類法中子目錄被母目錄覆蓋的問題，具有較高的檢索精度。但是，不可避免的主題檢索法也有它自己的弊端。例如，主題檢索法的編制需要一個(gè)標(biāo)引，而這個(gè)標(biāo)引需要使用更為標(biāo)準(zhǔn)化的專業(yè)術(shù)語(yǔ)。

3、綜合運(yùn)用法。綜合運(yùn)用法是上述兩種方法的綜合運(yùn)用，它取體系分類法中較強(qiáng)的系統(tǒng)性和主題檢索法中較強(qiáng)的專指性，讓二者綜合在一起，成為一個(gè)編制方法。這樣它們就能達(dá)到掩蓋對(duì)方不足，發(fā)揚(yáng)自己的長(zhǎng)處的作用。綜合兩者一起運(yùn)用的方法，是一個(gè)優(yōu)秀的財(cái)會(huì)檔案管理工作者應(yīng)該具備的基本技能之一。

財(cái)會(huì)檔案是會(huì)計(jì)活動(dòng)的產(chǎn)物，是記錄和反映一個(gè)單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的重要史料和證據(jù)，屬于資料信息類，是一個(gè)單位的財(cái)富。而信息的最高價(jià)值在于它的傳播和利用。因此，要想使這筆財(cái)富得到增值，就必須要提高財(cái)會(huì)檔案的利用率。財(cái)會(huì)檔案管理工作者也必須不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，以提高自身的工作效率，并在實(shí)踐工作中不斷探索完善財(cái)會(huì)檔案檢索工具的編制方法，以此來提高財(cái)會(huì)檔案的檢索效率，為查詢?nèi)颂峁└颖憬荻咝У姆?wù)。另外，在財(cái)會(huì)檔案檢索工具編制方法方面，還要以長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的眼光，結(jié)合現(xiàn)代信息技術(shù)，把更多更好的智能化手段應(yīng)用到財(cái)會(huì)檔案檢索中來，一步一步提升財(cái)會(huì)檔案的檢索效率。

（作者單位：貴州黔東南州水利投資有限責(zé)任公司）