淺談新時期檔案服務(wù)工作

■相小英　趙志蓮

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淺談新時期檔案服務(wù)工作

■相小英趙志蓮

檔案提供利用是檔案工作為社會主義事業(yè)服務(wù)的手段，它直接與利用者發(fā)生關(guān)系，體現(xiàn)整個檔案工作的作用，是檔案工作賴以存在和發(fā)展的基礎(chǔ)，做好檔案利用工作，對于檔案事業(yè)的發(fā)展非常重要。然而隨著我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)的突飛猛進(jìn)，在新的形勢下，檔案館館藏結(jié)構(gòu)、功能、服務(wù)范圍、服務(wù)方式、服務(wù)要求等人文環(huán)境時代性的變化，過去傳統(tǒng)的檔案接待查閱手段已受到挑戰(zhàn)，如涉及民生的勞動保障、工資、住房等與人民群眾衣、食、住、行密切相關(guān)的政策依據(jù)，已成為當(dāng)前查檔利用接待工作的主要趨勢。建好用好民生檔案，探索接待查閱工作的新模式和新方法，已是現(xiàn)行檔案館檔案工作的當(dāng)務(wù)之急。本人在檔案保管利用部門工作十余年，在日常接待查閱工作實(shí)踐中，曾嘗試了一些新型的方法與模式，也做了一些實(shí)際具體的調(diào)研，借鑒了同行的一些好的做法，現(xiàn)歸納之，以求鑒于同行。

一、做好導(dǎo)查工作

所謂導(dǎo)查，就是檔案館工作人員利用其本身職業(yè)的熟知度，對檔案館館藏內(nèi)容的了解概況，從而引導(dǎo)利用者查閱到所需的檔案信息。需要導(dǎo)查的對象常常是以下幾種類型利用者：一是從來沒有來過檔案館查過檔案的利用者；二是對其查檔線索掌握不夠全面的利用者；三是所查的內(nèi)容，需要跨越多個全宗才能查找到所需內(nèi)容的利用者；四是按檔案館通常查閱方法，即查閱了全引目錄后，沒有查到所需檔案的利用者。接待室導(dǎo)查的方法通常是：一是主動詢問式，主要包括利用者查檔目的，已掌握所查檔案內(nèi)容的線索。二是主動介紹式，主要包括本館現(xiàn)有查檔檢索工具介紹，其次是本館以往至當(dāng)前利用檔案編研資料的種類、內(nèi)容、查找使用方法等。三是主動告知式，主動告知利用者所查檔案所在的全宗名稱、目錄號和檢索工具存放位置，查閱注意事項(xiàng)。四是主動引導(dǎo)式，也就是說當(dāng)利用者自己不能順利地查找所需檔案內(nèi)容時，作為閱覽室接待人員，應(yīng)主動引導(dǎo)利用者順利地找到所需檔案資料的途徑和線索。

二、做好排查工作

在檔案館查檔接待室，當(dāng)利用者自己不能順利地找到所需檔案時，作為檔案館接待室查閱接待工作者，不能簡單地、不負(fù)責(zé)任地宣判該檔案資料查不到或沒有，而是要認(rèn)真分析檔案可能存在的位置，從而為利用者提供查找該檔案資料的線索、方法。排查的方法有多種多樣：首先，分析利用者所查檔案文件之間的有機(jī)聯(lián)系，如文件之間的流轉(zhuǎn)關(guān)系，如檔案員歸檔中請示與批復(fù)，收文與發(fā)文，各文件之間所包含的關(guān)系，文件之間的辦理程序關(guān)系等。二是，梳理利用者所需檔案，所在機(jī)構(gòu)的歷史沿革演變的情況，如過去與現(xiàn)在隸屬關(guān)系的變更，內(nèi)部機(jī)構(gòu)的設(shè)置、分立、合并、撤消等。三是，掌握各級各類檔案館、室的保管內(nèi)容范圍功能與區(qū)別。筆者利用以上方法在實(shí)際接待工作中，幫助利用者查到了很多“判了死刑”的檔案，使很多難以查找的檔案內(nèi)容，通過接待人員的努力，收獲了很多柳暗花明又一村的喜訊。在檔案館里，作為查檔接待人員，要努力做好排查工作：一是要自己熟知館藏信息和檔案業(yè)務(wù)。二要有為利用者著想的熱心與高度的工作責(zé)任感。三是會借助現(xiàn)代化的設(shè)備和工具。

三、做好代查工作

代查是指檔案館工作人員代替利用者查找檔案信息或線索的一種業(yè)務(wù)。代查是在新的形勢下為滿足不同類型、不同層面需求利用者的一種行為。代查可分為三種：一是現(xiàn)場代查，它指利用者因?yàn)椴殚啓n案業(yè)務(wù)上的障礙，而要求檔案館工作人員予以代查。二是委托代查。委托代查又分為口頭委托式、電話委托式、網(wǎng)絡(luò)委托式等形式，利用者和檔案館雙方建立一種簡單的合同關(guān)系。

四、做好協(xié)查工作

協(xié)查是指以國家綜合檔案館為主體，協(xié)同各類專業(yè)檔案館，各部門各單位檔案室，形成一個檔案查閱系統(tǒng)，實(shí)行檔案資料源的互補(bǔ)與共享。在實(shí)際工作中，常碰到以下四種情況：（一）在大多數(shù)社會公眾眼中，政府部門的檔案館是能找到所有檔案的地方，一旦需要查找檔案史料，只想到檔案館，他們不了解，也很難知道各類檔案館、室的功能與分工，在此，綜合檔案館里常碰到利用者走錯路入錯門的現(xiàn)象。（二）在其他專業(yè)檔案館、室接待查檔設(shè)置的門檻往往比較高，如需領(lǐng)導(dǎo)層層審批，要正式介紹信，內(nèi)控檔案不便利用等等。還有就是機(jī)關(guān)、企事業(yè)部門檔案員對外接待查閱不是他們的主要工作，對利用者大多不是推諉就是找不到人，使利用者有時不是跑“冤枉路”就是“望門興嘆”。（三）個別檔案館、室沒有收費(fèi)依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，造成亂收費(fèi)、超標(biāo)準(zhǔn)收費(fèi)的現(xiàn)象時常發(fā)生。按當(dāng)前理論界“大檔案”的理念與思路，把各級綜合檔案館辦成真正意義上的綜合檔案館，這在實(shí)際操作中需要一個較為艱難而長期的過程。在這個過渡期，要徹底解決以上問題，為利用者做好協(xié)查工作就顯得更為重要和必要了。

五、做好陪查工作

近些年來，各級各類綜合檔案館都開展了檔案寄存業(yè)務(wù)，特別是國企改制后的國有企業(yè)檔案大量進(jìn)入綜合檔案館里，帶來了利用者查檔上的突出矛盾。（一）查閱量大。有時為了研究歷史上某一重大事件，或某一個問題，如經(jīng)濟(jì)案件、歷史事件等，需要查閱幾百卷甚至上千卷檔案資料的現(xiàn)象。（二）查閱檔案的連貫性很強(qiáng)。如查某一大的工程出現(xiàn)的經(jīng)濟(jì)案件，查閱企業(yè)改制，企業(yè)房改問題等，不僅要查其基本的基建檔案，該單位文書檔案，同時還要查閱會計(jì)檔案。（三）查檔的不確定因素很大。有時要按照問題，歷史事件的線索順序查閱，有時要逆查，有時要橫向查。如會計(jì)總分類賬表等，甚至有時還要臨時去查找線索，如當(dāng)事人口述依據(jù)等。（四）查檔的專業(yè)性強(qiáng)。比如查閱會計(jì)檔案，就必須具備很強(qiáng)的會計(jì)專業(yè)技能和知識。工程中經(jīng)濟(jì)案件，大的歷史事件也是如此。這種查閱需求的特殊性很大，檔案館如果按正常的調(diào)卷查閱是很難應(yīng)付的。這就需要實(shí)行陪查，即檔案館工作人員陪同利用者到檔案庫房查找利用者所需的檔案，這樣一個人足夠了，也解決了庫管員調(diào)歸卷的勞累，利用者也很滿意。

最后是做好接受網(wǎng)上查閱服務(wù)。伴隨著社會信息化的邁進(jìn)，檔案館信息化工作也在逐步實(shí)現(xiàn)，檔案館實(shí)行網(wǎng)上全文查閱，當(dāng)前已在部分檔案館里逐步實(shí)現(xiàn)。而檔案的特殊性決定其今后全文網(wǎng)上查閱，會有一定的限制和要求，這里所說的網(wǎng)上查閱只是一種狹義上的網(wǎng)上查閱，即檔案館依據(jù)其館藏信息內(nèi)容，有計(jì)劃有步驟地將檔

案資料目錄在有關(guān)的網(wǎng)站上公布。利用者依據(jù)網(wǎng)上的目錄可迅速檢索到自己所需的檔案內(nèi)容。這樣避免了利用者走冤枉路，也提高了查檔效率，使利用者享受到信息化網(wǎng)絡(luò)帶來的實(shí)惠。

在發(fā)展變化的歷史時期，檔案館查閱接待工作的形式、方法也應(yīng)與時俱進(jìn)，隨著利用者的需求而不斷創(chuàng)新，要形式多樣，這樣才能更好地體現(xiàn)以人為本的思想，為社會和諧奉獻(xiàn)當(dāng)代檔案工作者的力量，只有這樣，才能使館藏檔案信息最大限度地被挖掘，從而被社會利用，才能使館藏檔案發(fā)揮其應(yīng)有的社會價(jià)值和經(jīng)濟(jì)效益，筆者試想，這是否可成為檔案館查閱接待工作，在新形勢下的一種嘗試呢。查檔群眾的滿意度是檢驗(yàn)我們工作的唯一標(biāo)準(zhǔn)，因此，要做好查檔接待利用工作，必須加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷提高綜合素質(zhì)，同時要及時總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和不足，善于發(fā)現(xiàn)問題并研究問題，使我們查檔利用的各項(xiàng)制度更加完善，更加人性化，更加科學(xué)化，以使廣大人民群眾滿意，從而最大限度發(fā)揮檔案館服務(wù)民生、服務(wù)和諧社會建設(shè)的作用。

（作者單位：河北省地礦局石家莊綜合地質(zhì)大隊(duì) 河北日報(bào)報(bào)業(yè)集團(tuán)）