30萬核電機組生產(chǎn)文件管理工作要務(wù)

中核核電運行管理有限公司的秦山30萬核電機組，是我國自行設(shè)計、建造、調(diào)試和營運管理的核電機組，機組運行至今產(chǎn)生了大量的生產(chǎn)文件，包括管理文件、技術(shù)文件、變更文件、記錄報告（生產(chǎn)記錄和報告、行政記錄和報告）、合同文件等。其中，管理文件分為政策、大綱、管理流程、管理程序、工作程序、部門程序、管理指令等7類；技術(shù)文件分為技術(shù)支持文件和生產(chǎn)技術(shù)文件，前者包括技術(shù)規(guī)范、設(shè)備文件和圖紙、竣工文件（竣工圖）、改造、（新建）項目文件等；后者包括運行規(guī)程、運行圖冊、運行手冊、試驗細則、維修規(guī)程、維修圖冊、在役檢查程序等。生產(chǎn)文件具有數(shù)量龐大、生成單位多、迭代度高等特點，這些文件見證了我國核電事業(yè)的發(fā)展成就，并能夠為30萬核電機組的運行與維護提供重要憑證。必須對生產(chǎn)文件進行規(guī)范管理，以確保核電企業(yè)安全生產(chǎn)。

1 應用CEAS系統(tǒng)

要實現(xiàn)文件的共享與交換、減少數(shù)據(jù)的重復輸入、規(guī)范各系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口，需要加強對計算機技術(shù)的研究，并應用相關(guān)的信息技術(shù)。公司引進了設(shè)備管理系統(tǒng)（簡稱CEAS系統(tǒng)），CEAS系統(tǒng)首期共有六大功能模塊，分別是文檔管理、設(shè)備管理、預防性維修與缺陷管理、變更管理、物資采購管理、工單管理。其中的文檔模塊包括文檔維護和基礎(chǔ)數(shù)據(jù)管理、文檔生成、審批和發(fā)布文檔、版本管理、文檔分發(fā)、文檔歸檔和利用等七項內(nèi)容，該模塊融入到其他各個模塊之中，實現(xiàn)了對文檔引用的數(shù)據(jù)支持，也實現(xiàn)了模塊生成文檔的自動歸檔。文檔從創(chuàng)建、編寫、校對、審核、批準、修改、生效、歸檔、分發(fā)和利用的各個環(huán)節(jié)，都在系統(tǒng)中通過不同的分工與控制得以實現(xiàn)，這提高了文檔管理的工作效率；同時文檔管理模塊與其他管理模塊的結(jié)合更為緊密，通過高密度的關(guān)聯(lián)順利實現(xiàn)資源共享和系統(tǒng)信息的集成。

2 建立生產(chǎn)文件編碼體系

公司建立起生產(chǎn)文件編碼體系，編制了《文件編碼系統(tǒng)手冊》，對生產(chǎn)文件進行統(tǒng)一分類和系統(tǒng)編碼。其中，生產(chǎn)技術(shù)文件被細分為35類，公司對這部分文件制定了統(tǒng)一編碼規(guī)則，確保一文一碼，用戶可以根據(jù)編碼判定文件的具體分類與所屬系統(tǒng)，從而提高文件查詢利用的速度。技術(shù)支持文件則是以項目（設(shè)備或構(gòu)筑物）代碼為核心編制的編碼體系，通過項目代碼跟蹤可以保障這部分文件的同步更新和內(nèi)容的有效性與及時性，也可以厘清各階段改進、改造工程的情況。此外，建立文件編碼體系還方便了文檔管理人員對項目實施全程跟蹤控制管理，有效提升工作效率。

3 加強對文件質(zhì)量的管理

一是加強文件編制質(zhì)量管理。公司建立了生產(chǎn)文件管理前期介入機制，控制文件產(chǎn)生的質(zhì)量。具體來說，公司從合同談判簽訂階段開始介入生產(chǎn)文件管理工作之中，將《文檔管理要求》納入合同條款，對文件的格式、編碼版本、文件交付方式等做出詳細要求，使文件生成單位從項目初期就對文件的質(zhì)量要求有明確了解，并高度重視文件管理工作，能夠嚴格按照文件編制要求，在項目實施過程中對產(chǎn)生的生產(chǎn)文件進行檢查，確保最終提交的所有生產(chǎn)文件均符合要求。公司還規(guī)定文件生成單位的文控規(guī)范應與公司的規(guī)范相吻合，如有必要，文件生成單位需要將其制定的文控規(guī)范報公司審核，以規(guī)避文件質(zhì)量問題；針對較大的工程項目，在工程竣工驗收前，單位需要提請公司提前審查項目的生產(chǎn)文件是否符合歸檔要求。此外，公司還針對工程技術(shù)人員和承包商開展生產(chǎn)文件編制工作的培訓與指導，提升他們做好文件編制工作的意識與本領(lǐng)。二是加強文件內(nèi)容質(zhì)量管理。公司要求項目負責人依據(jù)合同規(guī)定對承包商提交的生產(chǎn)文件內(nèi)容進行審查，確保生產(chǎn)文件的準確性、有效性與完整性。

公司30萬核電機組開展生產(chǎn)文件管理工作，以“文檔一體化”作為工作思路，提高了文件生成質(zhì)量與效率，實現(xiàn)了文件的有序管理。文件既能反映宏觀的電站壽期全貌，也能體現(xiàn)微觀的單項改造特征，這使得利用率大大提升。筆者認為，要進一步做好生產(chǎn)文件管理工作，首先要把工作納入公司層面的長期規(guī)劃之中，建立一套行之有效的組織管理體系；其次要應用好適合公司發(fā)展、能夠?qū)ιa(chǎn)系統(tǒng)提供支持并符合文檔管理要求的計算機系統(tǒng)；最后文檔管理人員要積極主動改善自身知識結(jié)構(gòu)，具備檔案管理、文件管理和信息管理三種能力。