民生檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的實踐與思考

當(dāng)前，建立并完善民生檔案數(shù)據(jù)庫是檔案工作走向現(xiàn)代化、不斷提升工作效率與水平的有效手段，也是開展民生檔案建設(shè)和智慧檔案建設(shè)的必然要求。2004年，龍泉市檔案館正式啟動民生檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作，經(jīng)過12年的不懈努力，市民生檔案數(shù)據(jù)庫中的檔案資源積少成多，檔案類別不斷完善，數(shù)據(jù)庫已然成為市檔案館服務(wù)當(dāng)?shù)厝罕姷暮脦褪?，并樹立了良好口碑。下面，筆者圍繞龍泉市民生檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)談點體會，以期為其他地區(qū)開展民生檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)提供借鑒。

1 民生檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的實踐分析

1.1 聯(lián)合多部門開展工作

龍泉市地處浙西南山區(qū)，區(qū)域經(jīng)濟發(fā)展較發(fā)達地區(qū)落后很多，每年地方財政安排給市檔案局的業(yè)務(wù)經(jīng)費十分有限，開展民生檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)存在一定困難。基于這一實際情況，市檔案館提出“共同投入建設(shè)，共享數(shù)字化成果”的思路，積極與多部門開展合作。2006年，市檔案館與市移民辦合作建立移民檔案專題數(shù)據(jù)庫，完成了512卷、2215件移民檔案的數(shù)字化工作。2007年，市檔案館與市林業(yè)局等單位開展合作，對全市2001卷山林延包檔案進行數(shù)字化，建立了專題數(shù)據(jù)庫。之后又聯(lián)合有關(guān)部門先后建立了農(nóng)村二輪土地承包檔案、建房用地審批檔案等多個專題數(shù)據(jù)庫。2014年，市檔案館與市公安局開展合作，共同建設(shè)龍泉戶籍檔案數(shù)據(jù)庫；同時積極指導(dǎo)市民政局、市社保局開展婚姻檔案、社保檔案等紙質(zhì)檔案的整理與數(shù)字化工作，并于2015年將紙質(zhì)檔案與數(shù)字化成果同時接收進館，充實了婚姻檔案數(shù)據(jù)庫內(nèi)容，并建立了龍泉市社會保障檔案信息數(shù)據(jù)庫。

1.2 借力檔案中介開展工作

做好檔案數(shù)字化工作是建設(shè)民生檔案數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)。在數(shù)據(jù)庫建設(shè)之初，市檔案館就借助檔案中介機構(gòu)之力開展檔案數(shù)字化工作，并采取多項措施確保檔案安全；市檔案館還在與檔案中介機構(gòu)深入探討的基礎(chǔ)上制定出檔案數(shù)字化工作細則，指導(dǎo)數(shù)字化工作的開展。在具體工作過程中，市檔案館從實際情況出發(fā)，與檔案中介機構(gòu)合作開發(fā)了能夠保護珍貴檔案原件的負壓拍照掃描系統(tǒng)，并采用紙質(zhì)檔案吸附、高清拍攝等技術(shù)手段保護檔案原件。借力檔案中介開展數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作有兩個優(yōu)點，一是減輕檔案館工作人員的工作量，使工作人員能從具體的數(shù)字化操作工作中解脫出來，專門負責(zé)數(shù)字化審核與監(jiān)管等工作，提高了工作效率；二是充分利用檔案中介機構(gòu)的人力與物力優(yōu)勢，檔案中介機構(gòu)擁有完備齊全的檔案數(shù)字化加工設(shè)備以及熟練的操作人員，能夠保證數(shù)字化工作的質(zhì)量與效率。

1.3 加大數(shù)據(jù)庫建設(shè)的投入

市檔案館不斷加大數(shù)據(jù)庫建設(shè)的投入力度。首先，將數(shù)字檔案館建設(shè)列入《龍泉市檔案事業(yè)“十二五”重大建設(shè)實施項目》，并爭取納入年度政府投資計劃之中，為數(shù)據(jù)庫建設(shè)提供充分保障；其次，按國家數(shù)字檔案館測評要求開發(fā)館藏數(shù)字檔案管理系統(tǒng)并進行信息安全等級保護，完善檔案服務(wù)平臺的功能；再者，在館藏系統(tǒng)物理隔離運行的基礎(chǔ)上添置多臺連續(xù)備份一體機，針對數(shù)據(jù)安全進行設(shè)備升級。

截至2015年11月底，市檔案館已建成19個民生檔案基礎(chǔ)信息數(shù)據(jù)庫專題庫，檔案類型包括婚姻、移民、房產(chǎn)、林權(quán)、土地、社保等。數(shù)據(jù)庫中可供檢索的檔案原文條目達73萬條，基本實現(xiàn)重要涉民檔案“一鍵式”檢索。近三年來，通過民生檔案數(shù)據(jù)庫查閱利用檔案的利用率約為6000卷次/年，通過數(shù)據(jù)庫查閱利用檔案者占總查閱利用人數(shù)的90%。

2 民生檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的若干思考

第一，堅持以服務(wù)群眾為工作的出發(fā)點與落腳點。開展民生檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的最終目的是服務(wù)百姓、服務(wù)社會。市檔案館在數(shù)據(jù)庫建設(shè)過程中堅持為民服務(wù)宗旨，除了提供跨館查檔、電話查檔、假日預(yù)約查檔服務(wù)和開通老年人特別查檔通道外，還充分利用館室一體化系統(tǒng)，將民生檔案數(shù)據(jù)庫中的檔案信息按照種類、地域有序部署到各鄉(xiāng)鎮(zhèn)、街道辦事處的數(shù)字檔案室之中，通過讓數(shù)據(jù)“多跑路”的方式，換得群眾查閱利用檔案時“少跑腿”，使群眾足不出戶就可查到所需的民生檔案。

第二，注重對工作中的問題進行整改。市檔案館開展民生檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)過程中出現(xiàn)過多種問題，如，對數(shù)字化前處理工作不夠重視，某些全宗漏掃；部分掃描圖片OCR識別效果較差，且圖片封裝不到位；數(shù)據(jù)質(zhì)檢工作不過關(guān)，各批次數(shù)據(jù)質(zhì)量參差不齊；軟件設(shè)計不規(guī)范、重復(fù)勞動時有發(fā)生，等等。市檔案館積極整改存在的問題，并按照上級部門的相關(guān)要求進一步規(guī)范數(shù)據(jù)庫建設(shè)工作。