基層民政系統(tǒng)檔案信息化管理現(xiàn)狀及完善路徑

劉 冰

洮南市民政局，吉林 洮南 137100

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基層民政系統(tǒng)檔案信息化管理現(xiàn)狀及完善路徑

劉 冰*

洮南市民政局，吉林 洮南 137100

民政檔案的管理是民政部門的一項重要工作，涉及范圍較廣，檔案門類復雜，工作量較大。隨著信息技術的普及發(fā)展，信息化管理涉及到了各個領域。民政系統(tǒng)檔案管理的信息化建設也開始初具規(guī)模，但是目前的民政系統(tǒng)檔案信息化管理還存在著很多問題。本文就民政系統(tǒng)檔案信息化管理出現(xiàn)的問題做分析，并找出相應解決對策。

基層民政系統(tǒng)檔案；信息化管理；解決策略

隨著我國科技領域的不斷創(chuàng)新發(fā)展，信息化技術得到了廣泛的應用，科技興隆技術創(chuàng)新也給民政系統(tǒng)工作帶來了很大的改善。傳統(tǒng)的思想觀念和管理模式不僅影響和制約著國家政策的落實，也在一定程度上加重了工作負擔，傳統(tǒng)的管理力度和管理方法雖然能夠解決基本問題，但比起現(xiàn)代的工作效率要求還遠遠不達標。所以，基層民政系統(tǒng)檔案管理也必然會選擇信息化建設的路徑，信息化建設和創(chuàng)新發(fā)展將進一步改善民政檔案管理模式，使民政檔案管理方式方法得到優(yōu)化，從而促使民政系統(tǒng)發(fā)揮巨大效益。

一、民政系統(tǒng)檔案信息化管理問題

(一)管理工作人員不適應檔案管理信息化建設

從目前基層民政檔案管理人員隊伍整體看來，管理人員的專業(yè)水平和職業(yè)素養(yǎng)都有待提高。信息化技術應用要求有專業(yè)水平較強的管理人員完成。而目前還停留在傳統(tǒng)管理模式和管理方法上的管理人員，其技術水平很難適應高效率的管理軟件應用。并且管理人員也缺乏相應的信息化管理經(jīng)驗、思想觀念和專業(yè)水平。所以，目前的民政系統(tǒng)檔案管理現(xiàn)狀與民政系統(tǒng)檔案信息化建設嚴重脫節(jié)，差距較大。

(二)民政系統(tǒng)檔案信息化管理不能夠廣泛應用

目前，基層民政檔案管理仍然存在人工管理，手工歸納抄錄的現(xiàn)象。計算機技術在民政檔案管理中應用不夠廣泛，某些部門由于其檔案特殊性，還不能夠完全以計算機技術進行處理。此外，在民政檔案管理的信息化建設中，對民政系統(tǒng)信息共享問題，還存在查閱時不夠快速精準，檔案管理系統(tǒng)不夠全面，某些檔案資料在檔案信息庫中無法查找的問題。同時，由于信息化管理利用電子計算機技術進行檔案管理時，計算機技術內(nèi)存和應用也是有限的，為確保資料的完整有效性。民政系統(tǒng)在檔案管理時，還是在用紙質檔案管理和信息化管理并存的方式。這也就造成在進行檔案信息錄入、歸納和管理時，要同時做電子檔案和紙質檔案。這種現(xiàn)象也在一定程度上加大了管理人員的工作量，降低了工作效率。

(三)缺乏對民政檔案信息化管理的正確認識

民政檔案管理從一開始就是傳統(tǒng)手工管理，漸漸形成的管理形態(tài)和管理意識都深入人心。尤其是對基層民政系統(tǒng)當那管理工作來說。市、縣級民政局較省級系統(tǒng)性和規(guī)范性較弱，管理意識和管理人員實踐水平也相對較低?；鶎用裾到y(tǒng)部門對信息化建設的看法還不能夠被普遍接受。由于根深蒂固的傳統(tǒng)管理思想和管理模式，造成了部分管理人員對基層民政檔案管理的信息化建設認識不夠充分，因而不能夠以正確的態(tài)度和方法落實民政系統(tǒng)檔案的信息化管理。

二、民政系統(tǒng)檔案信息化管理完善對策

(一)對檔案管理人員進行專業(yè)培訓

針對民政檔案管理人員的專業(yè)和素養(yǎng)進行培訓，把檔案信息化管理的相關計算機應用基礎知識、數(shù)字化技術知識和專業(yè)實踐技術等列入民政系統(tǒng)檔案工作人員的必備專業(yè)能力要求中。并對工作人員的職業(yè)素養(yǎng)進行培養(yǎng)。利用專家授課和外出交流學習的方式對工作人員進行全面培養(yǎng)，利用新方法、新思路和新技術，加強檔案管理人員對信息化檔案管理的全面認知，提高檔案管理人員應用現(xiàn)代化技術的能力，從而建設與民政檔案信息化將設相匹配的專業(yè)隊伍。

(二)在民政檔案管理工作中突出信息化管理的優(yōu)勢

隨著信息存儲、數(shù)據(jù)處理和計算機技術的逐漸成熟，數(shù)據(jù)安全問題也將會得到解決。電子檔案管理將逐步代替紙質檔案管理。同時，根據(jù)《檔案法》相應政策的要求，通過上級檔案行政主管部門的指導，建立健全的民政檔案管理法律法規(guī)和相應的內(nèi)部管理規(guī)章制度。進而對民政檔案管理的信息化建設進行規(guī)范，加強對電子檔案的安全性、可靠性和應用廣泛性的研究，從而確保民政檔案數(shù)據(jù)真實和安全。

(三)全面貫徹民政檔案信息化管理理念

對習慣于傳統(tǒng)管理理念和管理方法的民政檔案工作人員，民政部門應該在實際工作中發(fā)揚創(chuàng)新精神，以及與時俱進的思想觀念。隨著科學技術的快速進步，檔案管理信息化建設已經(jīng)成為新形勢，民政檔案信息化管理將是民政檔案管理的必然選擇。所以，各級民政部門應該充分普及信息化管理思想和信息化技術應用，應該充分認識到做好民政檔案信息化管理工作的重要意義，發(fā)揚與時俱進，創(chuàng)新發(fā)展的精神，注重對專業(yè)技術和軟硬件設備的開發(fā)和利用，以促進基層民政系統(tǒng)檔案管理更好的為民服務。

三、結語

綜上所述，根據(jù)對基層民政檔案管理系統(tǒng)的現(xiàn)狀分析，以及對目前民政系統(tǒng)檔案信息化建設出現(xiàn)問題的了解。通過分析可以看出目前的民政檔案管理系統(tǒng)還存在著很多有待完善的管理問題。比如，現(xiàn)有的檔案管理方法、管理規(guī)范制度、和管理水平都不能很快適應信息化建設的高水平要求。所以，我們要加強對民政檔案管理的信息化建設，對管理軟硬件設備和管理人員水平進行培養(yǎng)，從而促進民政系統(tǒng)檔案信息化管理水平，使民政系統(tǒng)檔案管理與時俱進，更好的為政府和人們服務。

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劉冰(1971-)，男，漢族，吉林洮南人，大專，洮南市民政局，館員，研究方向：檔案管理。

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