拉洛水利樞紐工程檔案管理的實踐

焦 昊，張 銳

（山西黃河萬家寨工程咨詢有限公司，030002，太原）

拉洛水利樞紐工程檔案管理的實踐

焦 昊，張 銳

（山西黃河萬家寨工程咨詢有限公司，030002，太原）

拉洛水利樞紐；工程檔案管理；規(guī)范化

工程檔案是工程建設(shè)管理的重要組成部分，對工程建設(shè)進行的調(diào)研、可行性研究、評估、決策、計劃、招標投標、勘測、設(shè)計、施工、監(jiān)理、調(diào)試、生產(chǎn)準備、試運行、竣工驗收等工作活動中形成的、具有保存價值的文字、圖紙、圖表、計算、聲像等形式或載體的全部文件材料進行歸檔，通過工程檔案全面、系統(tǒng)、真實的反映水利工程建設(shè)以及管理的全過程。它不僅在建設(shè)過程的日常管理、工程質(zhì)量評定、事故原因分析、索賠與反索賠、階段與竣工驗收，乃至日后的工程維護、工程改建與擴建、工程的除險加固工作中具有重要憑證作用,而且也是落實工程質(zhì)量終身責任制的重要依據(jù)。水利工程檔案管理水平的高低直接影響水利單位的綜合管理水平。

拉洛水利樞紐及配套灌區(qū)工程（以下簡稱“拉洛工程”）由樞紐工程和配套灌區(qū)工程組成，為大（2）型水利工程。工程主要任務(wù)為灌溉，兼顧供水、發(fā)電和防洪，并促進改善區(qū)域生態(tài)環(huán)境。拉洛水利樞紐及灌區(qū)管理局（以下簡稱“拉管局”）作為工程建設(shè)管理單位，認真貫徹落實水利部頒布的《水利工程建設(shè)項目驗收管理規(guī)定》(水利部令第30號),從工程前期即注重工程檔案管理工作，在總結(jié)西藏自治區(qū)在建水利工程檔案管理經(jīng)驗和教訓(xùn)的基礎(chǔ)上，采取了一系列切實有效的措施，促進了工程檔案管理工作的規(guī)范化、標準化、現(xiàn)代化，并取得了初步效果。

一、領(lǐng)導(dǎo)高度重視，理順管理機構(gòu)

鑒于拉洛工程灌區(qū)面積大、建設(shè)周期長、參建單位多、協(xié)調(diào)事項多的工程特點，拉管局領(lǐng)導(dǎo)班子從工程建設(shè)開始就高度重視工程檔案管理工作，積極到內(nèi)地調(diào)研交流，主要從以下兩個方面對工程檔案管理工作進行了理順。

1.優(yōu)化調(diào)整檔案管理機構(gòu)，工程檔案與工程技術(shù)相得益彰

拉洛工程專門設(shè)立檔案室作為工程檔案管理機構(gòu)，并明確歸口總工辦管理，摒棄了將檔案管理職能納入綜合部門，并由非專業(yè)人員兼職的普遍做法，有效避免了檔案管理隨意、制度落實不到位、檔案分類不專業(yè)等常見問題，并為促進工程檔案規(guī)范化管理提供了有力的保障。日常管理工作中，總工辦和檔案室在技術(shù)管理和檔案管理方面相互支撐，彼此促進。

2.積極落實檔案室建設(shè)，實現(xiàn)檔案制作的規(guī)范化、標準化

拉洛工程學(xué)習(xí)借鑒國內(nèi)同行業(yè)的先進經(jīng)驗做法，結(jié)合《水利工程建設(shè)項目驗收管理規(guī)定》的檔案驗收要求，先期制訂了《拉洛工程檔案室籌建策劃方案》，并據(jù)此列出了檔案專項費用。在拉管局領(lǐng)導(dǎo)的高度重視下，資金落實到位，檔案室所需硬件、軟件采購及時，構(gòu)建了滿足專業(yè)安全防護要求的檔案室，形成了符合檔案制作規(guī)范化、標準化的辦公及檔案借閱區(qū)、檔案制作區(qū)和檔案庫房，并較早地投入了使用。

二、制訂規(guī)章制度，規(guī)范檔案管理

拉管局借鑒萬家寨、龍口、小浪底等水利工程的檔案管理經(jīng)驗，結(jié)合拉洛工程的特點和實際需求，先后編制了《拉洛工程檔案管理辦法》《拉洛工程檔案管理標準及流程》《拉洛工程文書檔案整理規(guī)則》《拉洛工程聲像檔案整理規(guī)則》《拉洛工程檔案分類方案》等管理制度，并按程序向西藏自治區(qū)檔案局進行了報批，用以指導(dǎo)工程檔案的日常管理工作。

為確保管理制度落實到位，拉管局通過組織召開檔案管理專題會議，對相關(guān)制度進行宣貫，使得所有參建單位的檔案專職管理人員和工程技術(shù)人員都理解工程檔案管理的重要性，掌握水利工程檔案收集、整理、歸檔的一般規(guī)則，熟悉水利工程檔案的驗收標準。在工程檔案的日常管理工作中，檔案室作為檔案管理機構(gòu)，不僅負責工程檔案的制作和管理，而且負責監(jiān)督檢查拉洛工程各參建單位檔案管理體系的運行情況，堅決有效地保障了制度落實到位。

三、利用現(xiàn)代化手段，加強檔案管理

我國傳統(tǒng)的檔案管理模式正在逐步向現(xiàn)代化的檔案管理模式轉(zhuǎn)變，檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的重心也開始向信息化、網(wǎng)絡(luò)化轉(zhuǎn)移。拉管局積極推進數(shù)字化檔案系統(tǒng)建設(shè)，與具有經(jīng)驗的山西黃河萬家寨工程咨詢有限公司就創(chuàng)建數(shù)字檔案管理平臺、數(shù)字化檔案管理信息系統(tǒng)，紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工，其他類型檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換等內(nèi)容進行了深入交流，并組織檔案管理人員對已完成的萬家寨公司檔案數(shù)字化工作進行了觀摩學(xué)習(xí)，目前雙方已達成了合作意向。

四、加大人才培養(yǎng)力度，提高管理能力和水平

水利工程檔案管理工作是一項專業(yè)性、綜合性較強的工作，涉及的范圍比較廣，內(nèi)容非常的繁雜、瑣碎，要求檔案管理人員不僅具備扎實的檔案管理專業(yè)知識，而且熟悉一般的工程技術(shù)常識，同時還要求熟練掌握現(xiàn)代先進的數(shù)字化技術(shù)。

拉洛工程非常重視專業(yè)知識培訓(xùn)和現(xiàn)場指導(dǎo)，不但定期組織各參建單位專兼職檔案管理人員在工地進行培訓(xùn)，而且積極派遣相關(guān)人員到內(nèi)地水利工程進行交流學(xué)習(xí)。特別是聘請有經(jīng)驗的檔案專業(yè)技術(shù)人員對日常工程檔案收集、整理、制作、歸檔工作進行過程指導(dǎo)，并對各參建單位的檔案定期進行檢查，及時發(fā)現(xiàn)和解決日常檔案管理中存在的問題。

拉管局還采取了階段驗收前組織檔案管理經(jīng)驗豐富的專家對工程檔案進行階段性梳理，并對檔案管理人員進行專項指導(dǎo)和輔導(dǎo)，完善歸檔文件的完整性、準確性、系統(tǒng)性，為拉洛工程檔案專項驗收打下堅實基礎(chǔ)。

通過業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)、專家在過程和階段性的指導(dǎo)，拉洛工程所有參建單位的檔案管理人員專業(yè)管理和技術(shù)水平得到了持續(xù)提升。

五、拉洛工程檔案管理初期效果

2016年9月，西藏拉洛水利樞紐及配套灌區(qū)工程順利通過水利部長江水利委員會主持的截流前階段驗收，并于9月30日工程成功截流，2017年將進入大壩主體工程施工關(guān)鍵階段。此次驗收期間，拉洛工程檔案管理得到了驗收工作組的高度好評，認為檔案收集齊全，整理規(guī)范，滿足水利工程檔案驗收標準。

[1]李永強.水利工程檔案管理手冊[M].北京:中國水利水電出版社，2011.

[2]宋延玲.淺談水利工程檔案的管理工作[J].中國西部科技，2011（6）.

責任編輯 韋鳳年

TV51

B

1000-1123（2016）20-0027-02

2016-10-18

焦昊，工程師。