新形勢(shì)下的事業(yè)單位檔案管理革新

李麗艷

洮南市社會(huì)福利服務(wù)中心，吉林　洮南　137100

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新形勢(shì)下的事業(yè)單位檔案管理革新

李麗艷*

洮南市社會(huì)福利服務(wù)中心，吉林洮南137100

我國事業(yè)單位正進(jìn)行著多方面的改革，有效地促使單位管理的規(guī)范性。在新形勢(shì)背景下，事業(yè)單位檔案管理需要不斷的完善自身管理制度、提升管理技能，注重人才建設(shè)，促使信息化技術(shù)的運(yùn)用，有效的規(guī)范檔案管理工作，提升檔案管理價(jià)值。

新形勢(shì)；事業(yè)單位；檔案管理；革新

事業(yè)單位檔案管理工作不僅僅對(duì)單位中個(gè)人有著重要的權(quán)益價(jià)值，同時(shí)也對(duì)整個(gè)單位與有關(guān)單位的工作開展起著重要的輔助作用。事業(yè)單位的檔案管理工作涵蓋較多的主體內(nèi)容，其工作體系中各部分相互制約與牽制。因此，要做好整體與局部工作的管理協(xié)調(diào)，從而發(fā)揮整體檔案管理的效果與價(jià)值。

一、當(dāng)下事業(yè)單位檔案管理常見問題

(一)領(lǐng)導(dǎo)層缺乏足夠的重視

在事業(yè)單位檔案管理工作上，由于通常屬于輔助服務(wù)部門，因此并不受領(lǐng)導(dǎo)層的足夠重視，進(jìn)而導(dǎo)致在相關(guān)工作的開展上缺乏充分的人力、物力、制度支持，甚至在各部門的協(xié)調(diào)配合上缺乏更高是水平，導(dǎo)致在實(shí)際的操作中，即便有更優(yōu)質(zhì)的管理辦法與模式也難以有效地推行，有關(guān)部門工作人員工作狀態(tài)消極懈怠，整個(gè)檔案管理工作缺乏健全完善的體系，缺乏對(duì)先進(jìn)技術(shù)的重視，管理制度與水平滯后。

(二)工作人員缺乏較好的綜合素質(zhì)

在工作上，部分人員在檔案管理工作上缺乏穩(wěn)定性，甚至是個(gè)別工作人員兼職承擔(dān)。由于工作內(nèi)容繁雜，檔案管理工作缺乏專業(yè)的精力投入。部分工作人員由于相關(guān)工作缺乏完善的激勵(lì)的機(jī)制，因此對(duì)于工作缺乏積極性與進(jìn)取心，消極應(yīng)對(duì)，缺乏對(duì)工作的革新與優(yōu)化執(zhí)行，應(yīng)有的良好工作態(tài)度與責(zé)任心較為缺失。

(三)檔案管理缺乏及時(shí)更新

在事業(yè)單位的檔案管理中，缺乏對(duì)檔案資料的及時(shí)有效更新，甚至在投入使用中仍舊發(fā)現(xiàn)資料信息與現(xiàn)實(shí)情況不符合，存在較大的滯后，進(jìn)而無法達(dá)到對(duì)實(shí)際工作開展的指導(dǎo)性。尤其是對(duì)于單位歷史資料而言，缺乏科學(xué)合理的技術(shù)運(yùn)用，信息量較大情況下，無法有效完善的整體，整理完善工作速度較慢，甚至存在遺漏與偏差的可能，單位中有大數(shù)量的紙質(zhì)、光盤等檔案資料，整理起來較為繁雜，同時(shí)不利于保存，調(diào)取不便捷，缺乏信息化技術(shù)的支持。檔案所具有的信息價(jià)值沒有得到充分的發(fā)揮，這也進(jìn)一步的導(dǎo)致相關(guān)工作人員與領(lǐng)導(dǎo)層對(duì)檔案管理的不重視，致使檔案管理的現(xiàn)實(shí)處境進(jìn)入惡性循環(huán)。然而對(duì)于新時(shí)期的工作要求，陳舊的檔案管理模式已經(jīng)不再適用于當(dāng)下實(shí)際所需，對(duì)于檔案管理工作需要有效的變革來滿足新時(shí)期的實(shí)際工作需求。

二、新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理的革新

國家各方面改革工作不斷推進(jìn)，各項(xiàng)工作的管理逐步完善，需要從多方面提升對(duì)事業(yè)檔案管理工作的水平，從而滿足新時(shí)期各方面工作管理提升的需求，配合事業(yè)單位整體工作改革的步法。

(一)劃分檔案管理工作職責(zé)

在事業(yè)檔案管理工作上，要落實(shí)到責(zé)任到人，從而有效地提升責(zé)任人對(duì)工作的重視程度，并且積極地推進(jìn)相關(guān)工作的改革創(chuàng)新，提升工作效率與工作成果。而確定責(zé)任制，需要對(duì)應(yīng)的制度約束，同時(shí)嚴(yán)格依照制度做強(qiáng)制性的執(zhí)行，提升制度的權(quán)威性，避免管理制度成為一紙空文的形式主義內(nèi)容。要注重相關(guān)管理制度的健全完善，同時(shí)做好制度的推廣與宣傳，讓所有相關(guān)工作人員對(duì)于檔案管理工作有關(guān)政策、制度、法律法規(guī)等知識(shí)有清晰的了解。在單位內(nèi)部應(yīng)該成立專業(yè)的綜合檔案室，同時(shí)對(duì)相關(guān)科室配主任與科員等工作人員，將各自的工作職責(zé)明確寫入管理制度中，也可以依據(jù)事業(yè)單位機(jī)構(gòu)自身的特點(diǎn)安排兼職工作人員，但總體情況上需要形成行之有效的檔案管理系統(tǒng)，提升工作效率。

(二)注重人員素質(zhì)培養(yǎng)

在檔案管理工作人員的安排上，需要提升工作人員在工作經(jīng)驗(yàn)、工作能力、工作個(gè)性上與檔案管理工作的匹配度，尤其要注重專業(yè)檔案管理知識(shí)結(jié)構(gòu)人才的納入，提升檔案管理工作的專業(yè)性。要做好人員上崗培訓(xùn)與工作帶教，日常要做好人員分級(jí)培訓(xùn)管理，依據(jù)不同崗位、不同資質(zhì)、不同能力做針對(duì)性工作培訓(xùn)，提升各崗位工作人員的綜合能力提升。要注重工作人員激勵(lì)機(jī)制的完善，通過更為健全完善的制度去培養(yǎng)人才、督促人才的成長。對(duì)于工作人員的培訓(xùn)、進(jìn)修等行為予以鼓勵(lì)與獎(jiǎng)勵(lì)，并與個(gè)人晉升與福利待遇提升掛鉤，提升工作人員不斷提升自我的積極性。同時(shí)也要做好監(jiān)督機(jī)制管理，對(duì)于個(gè)人嚴(yán)重性工作失誤要予以懲罰與批評(píng)，提升工作的謹(jǐn)慎態(tài)度。通過制度建設(shè)來督促個(gè)人對(duì)工作有更高的責(zé)任心與敬業(yè)態(tài)度。培訓(xùn)工作中，要注重工作人員專業(yè)檔案管理知識(shí)、計(jì)算機(jī)信息技術(shù)、管理協(xié)調(diào)能力、文字表達(dá)能力等多方面知識(shí)的學(xué)習(xí)，與時(shí)俱進(jìn)地保證工作水平逐步提升。

(三)檔案管理信息化建設(shè)

在檔案管理工作上，信息化建設(shè)已經(jīng)成為了不可回避的問題。信息技術(shù)可以有效地提升工作效率，發(fā)揮檔案信息價(jià)值，確保檔案管理的嚴(yán)密規(guī)范性。建立單位內(nèi)部的檔案治療信息庫，可以有效地便于單位內(nèi)人員對(duì)有關(guān)資料的調(diào)取使用，對(duì)于檔案存放有更為清晰的整理說明，提升檔案查閱效率。對(duì)于不需要原始材料的檔案，可以運(yùn)用圖文電子信息形式查看，提升操作的便捷性。同時(shí)由于數(shù)據(jù)庫大數(shù)據(jù)整理技術(shù)，可以有效地將資料整合歸類，提升檔案管理的名目清晰性。

三、結(jié)束語

新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理工作需要不斷的從內(nèi)部優(yōu)化來適應(yīng)外部形勢(shì)的需要，發(fā)揮檔案管理價(jià)值，促使相關(guān)工作進(jìn)一步改革。

[1]尤麗.淺談新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理的改革[J].山西檔案，2014(6)：63-65.

[2]王曉衛(wèi).新形勢(shì)下事業(yè)單位人事檔案管理的有益思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014(23)：174.

李麗艷(1972-)，女，漢族，吉林洮南人，大專，洮南市社會(huì)福利服務(wù)中心，初級(jí)館員，研究方向：事業(yè)單位檔案管理。

D630；G271

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1006-0049-(2016)19-0208-01