信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策

賀圓圓

南寧軌道交通集團有限責任公司，廣西　南寧　530021

信息時代檔案管理工作面臨的問題及對策

賀圓圓

南寧軌道交通集團有限責任公司，廣西南寧530021

摘要：信息時代的到來給當代人們的生活帶來無限的可能性，也著實豐富和方便這人們的生活和生產(chǎn)。同樣，對于檔案管理工作者來說，信息時代的來臨既是無限的機遇，又將是無限的挑戰(zhàn)，基于此，本文從不同的方面論述了信息時代檔案管理工作面臨的問題，并且提出了相應的應對策略。

關鍵詞：信息時代；檔案管理；問題；對策

隨著信息時代的到來，計算機技術廣泛運用于檔案管理的工作中，對于傳統(tǒng)的檔案管理工作是個很大的沖擊。在這種信息化大發(fā)展的形勢下，廣大的檔案管理工作者應該積極地采取相應的對策來適應時代發(fā)展的大潮流。

一、信息時代檔案管理工作面臨的問題

(一)信息化管理水平發(fā)展不平衡，管理系統(tǒng)軟件不統(tǒng)一

目前，大部分的檔案管理單位都已經(jīng)開始使用計算機來進行檔案統(tǒng)計與管理工作，還有少部分的單位更是已經(jīng)開始使用更為先進的手段來進行檔案的管理工作。但是，這只是一部分的先進的單位，大部分的單位還是比較青睞傳統(tǒng)的檔案管理方式，單位里僅有的幾臺計算機也只是用來應對上級檢查的，大部分的時間就是一個擺設。同時，不同的管理部門使用的軟件也是不盡相同，不同的單位使用自己較為青睞的軟件，不同單位的主管又使用不盡相同的數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)，每當檔案管理的高管下發(fā)數(shù)據(jù)庫以后，接下來的工作就是根據(jù)數(shù)據(jù)庫里的相關資料進行檔案的查閱，然后將查閱的檔案資料一一的錄入到數(shù)據(jù)庫中，這是一件相當繁瑣的工作。在錄入結束后，工作人員要進行一遍遍的核查，來保證所錄入數(shù)據(jù)的準確性。在完成數(shù)據(jù)的錄入工作后，這個數(shù)據(jù)庫就會有相當長的時間的閑置，如果在短期內(nèi)沒有數(shù)據(jù)的錄入工作，那么這個數(shù)據(jù)庫就會作廢，這對于花費了長時間來建立的數(shù)據(jù)庫就是一種浪費，不僅浪費了相當大的人力和物力同時將會接下來的工作造成困擾。

(二)檔案工作的安全性與保密性工作有待加強

在當今的信息時代下，檔案的管理工作正在從傳統(tǒng)的人工手動錄入管理方式逐漸的轉(zhuǎn)變?yōu)橐蕾囅冗M的計算機管理技術來進行方便快捷的管理。不可否認，計算機管理技術的使用大大的解放了勞動力，但是當代計算機網(wǎng)絡仍然存在著很多風險。一些不法分子會利用和通過計算機網(wǎng)絡的漏洞對檔案的原始數(shù)據(jù)進行篡改和毀壞，這將對檔案的真實性造成無法彌補的毀壞。同時，檔案的數(shù)據(jù)復雜，文件的種類和分類情況眾多，一旦遭遇到計算機網(wǎng)絡的癱瘓或者是機死機等問題，就會有可能對原始數(shù)據(jù)造成毀壞。

(三)缺少信息化檔案管理人員

信息的高速發(fā)展要求社會的不斷進步，但是我國的高校的教育體制還不夠完善，只有很少量的高校設置了檔案人員的培養(yǎng)方向的專門的課程，這也就造成了信息化的檔案管理人員的嚴重的缺乏。同時，現(xiàn)階段從事檔案管理工作的人員大多是從傳統(tǒng)的檔案工作逐步培養(yǎng)為信息化的檔案管理人員，他們中的大多數(shù)都沒有接受過專門的培訓，對檔案的信息化管理沒有清晰的概念，缺乏當代信息化管理的專業(yè)素質(zhì)，無法熟練的進行檔案的新型管理方式，思想和做事方法還停留在傳統(tǒng)的工作方法上。

二、解決信息時代檔案管理工作存在問題的對策

(一)加強檔案資源的信息化建設

在當今信息大爆炸的時代，檔案管理的最終目的就是實現(xiàn)檔案資料的高效的分享，加強檔案資源的信息化建設也就成為了當前檔案工作的重要部分。首先，必須實現(xiàn)檔案錄入工作的自動化，檔案處理程序的自動化，這樣才能更好的實現(xiàn)檔案管理工作的一體化，實現(xiàn)各單位的檔案資料的高效傳播和共享。另外，要充分利用現(xiàn)在計算機的合成技術，實現(xiàn)對不同的檔案文件形式進行分類管理，并將文字檔案盡可能的轉(zhuǎn)換為圖像與文字相結合的大難資料，這樣可以使檔案文件更加的多樣化，更富有生動。

(二)建立健全檔案信息安全保障體系

檔案的安全工作是檔案管理工作的一個重要的部分，在當今的經(jīng)濟建設和政治建設中發(fā)揮著不可替代的作用。信息化的發(fā)展伴隨著網(wǎng)絡安全的不確定的問題，為了保證檔案資料的安全性必須加強建立健全檔案信息安全保障體系的工作。首先，應該加強計算機網(wǎng)絡的全面建設，加強計算機網(wǎng)絡的使用的秘密性，使用時可以使用安全密鑰，提高安全防范意思，加強安全培訓工作。在實際工作中積極地了解計算機建設的相關知識，有效的采取防范措施。其次，檔案管理人員應該適時的檢查計算機的運行系統(tǒng)，防止計算機出現(xiàn)癱瘓和死機等安全故障。同時，應該對一些重要的檔案資料進行備份，防止文件的損壞或缺失。

(三)加強信息化檔案管理人員的培訓工作

現(xiàn)階段的檔案管理人員的素質(zhì)低下，不能及時的適應信息的高速發(fā)展的大潮流。信息化的時代不僅要求大難管理人員有積極向上的工作態(tài)度和對工作負責的高度嚴謹，更要求現(xiàn)代的能夠熟練的進行檔案的現(xiàn)代化的錄入和管理工作，能夠應對信息化社會計算機系統(tǒng)的突發(fā)狀況，提搞工作效率和能力。這就要要求檔案管理單位加強對于檔案管理人員的培訓，采用積極有效地措施提高相關從業(yè)人員的素質(zhì)與工作能力。

三、結論

信息化社會的逐步到來增加了檔案管理工作的難度，對當代的檔案管理單位提出了新的挑戰(zhàn)。但是，正是這些問題和挑戰(zhàn)的存在才能夠促進檔案管理工作的進步與發(fā)展，才能夠不被社會所淘汰。

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中圖分類號：G271

文獻標識碼：A

文章編號：1006-0049-(2016)10-0237-01