前端介入加強滇中引水工程檔案工作

■趙新宇

前端介入加強滇中引水工程檔案工作

■趙新宇

滇中引水工程是國家“十三五”規(guī)劃綱要明確未來五年計劃實施的重大引調水工程之一，是我省“五網(wǎng)”建設中“水網(wǎng)”建設的核心和骨干項目，是我省的重大戰(zhàn)略工程、支撐工程、民生工程和生態(tài)文明工程。重視和做好滇中引水工程項目檔案工作，對于項目管理、審計核查、存史記憶等具有重要的作用，也是法律賦予項目參與單位的職責和義務。

一、提高認識，切實增強做好項目檔案工作的自覺性

項目檔案是項目建設和管理工作的真實記錄，為項目建設、運行維護和管理提供重要依據(jù)，同時也為各類監(jiān)管驗收、稽察審計等提供不可或缺的憑證。滇中引水工程建設各有關單位要站在對黨、對國家、對人民、對歷史負責，對重大建設項目未來發(fā)展負責的高度，充分認識做好滇中引水工程項目檔案工作重要性，按照國家有關法律法規(guī)和標準，加強組織管理，規(guī)范開展檔案工作，切實把項目檔案工作納入到項目建設的全過程，通過完善項目檔案管理機制、建立各項規(guī)章制度、制定符合工作實際的業(yè)務規(guī)范，實現(xiàn)對項目檔案的有效管理，發(fā)揮檔案工作在項目管理中應有的作用，為提高建設項目管理水平提供支撐和服務。

二、明確職責，合力推進滇中引水建設項目檔案工作全面協(xié)調開展

滇中引水工程建設工期長、涉及面廣、專業(yè)性強，項目檔案工作將貫穿建設全過程，因此，需要各有關單位相互配合，共同推動。涉及項目的各級檔案行政管理部門要加強對該項目檔案工作的指導和監(jiān)管，做到提前介入，做好過程跟蹤服務；項目建設單位（法人）要加強領導，高度重視項目檔案工作，支持和配合檔案部門加強監(jiān)管，發(fā)揮項目檔案工作的主導作用，適時組織中間檢查和檔案專項驗收工作，同時應將當年項目實施計劃抄送同級檔案行政管理部門；各參加建設的設計、施工、監(jiān)理、技術服務等單位要認真貫徹落實有關標準規(guī)范，加強過程管理控制，確保提交檔案資料的質量。

三、提前謀劃，把項目檔案管理的相關內(nèi)容納入合同管理

項目建設單位（法人）及項目管理單位應當強化對設計、施工、監(jiān)理等單位項目檔案工作的監(jiān)督指導，在簽訂設計、施工、監(jiān)理等合同協(xié)議時，應設立專門條款，明確各方有關責任，并對歸檔范圍、項目檔案套數(shù)、移交時間、質量等提出具體要求。按照《國家重大建設項目文件歸檔要求和檔案整理規(guī)范》（DA/T28-2002）、《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GB/T11822-2008）的規(guī)定，完成各自職責范圍或合同、協(xié)議規(guī)定的竣工文件的編制和項目文件的整理、歸檔工作。項目設計、施工、監(jiān)理等單位在項目完成后，應將經(jīng)整理、編目的項目文件按合同、協(xié)議規(guī)定的要求，向項目建設單位（法人）檔案管理機構移交。項目監(jiān)理單位應當對項目移交竣工文件的完整、準確情況和案卷質量進行審查，經(jīng)項目建設單位（法人）確認并辦理交接手續(xù)后連同審查記錄一并移交項目建設單位（法人）檔案管理機構。

在簽訂工程項目合同時，對工程竣工文件的質量，資料的積累、形成，竣工圖的編制和檔案驗收交接進行明確規(guī)定，將工程文件材料的整理、編制、歸檔作為工程竣工結算支付的條件之一。工程文件材料整理、編制完畢后須經(jīng)業(yè)主單位驗收合格后方能辦理移交手續(xù)，之后才能辦理竣工結算支付，沒有建設單位檔案部門的檔案移交簽證手續(xù)，不予辦理竣工結算支付。

四、加強過程管理，確保重大建設項目檔案工作與項目建設同步開展

項目開工時，項目建設單位應根據(jù)國家有關重大建設項目檔案管理規(guī)定和標準，制定適應本項目實際的檔案管理制度，檔案行政管理部門應給予業(yè)務支持，同時對所有參建單位的工程技術人員和檔案人員進行檔案工作交底。單項工程施工單位在開工3個月內(nèi)要編制《重大建設項目檔案工作計劃》，向建設單位報送。項目建設過程中，項目建設單位要定期組織開展項目工程文件材料形成質量及安全保管情況檢查。

五、嚴格標準，切實建立健全項目檔案管理工作機制

1.建立以項目法人為主體的項目檔案管理機制

把項目檔案工作納入“四制”（項目法人制、招標投標制、工程合同制、工程監(jiān)理制）管理，納入項目建設管理計劃和工作程序，納入項目領導責任制和崗位責任制。項目法人要明確項目檔案工作職責，制定檔案工作規(guī)章制度和業(yè)務規(guī)范，建立項目檔案工作網(wǎng)絡體系，強化檔案業(yè)務基礎建設，將檔案工作貫穿于項目建設全過程。要以項目法人為管理核心，以納入合同管理為依據(jù)，以監(jiān)理控制為重要手段，在檔案行政管理部門、項目主管部門及參建單位全方位參與下，實施事先介入、事中控制、事后驗收把關的全過程控制的項目檔案管理機制，確保項目檔案管理工作的落實。

2.明確項目法人、參建單位項目檔案工作責任

樹立建精品工程、創(chuàng)一流檔案的意識，項目法人對建設項目檔案工作負總責。在下達項目計劃、檢查項目進度時，要同時部署、檢查檔案工作；在工程驗收時，要把項目檔案和檔案工作納入驗收范圍。參建單位具體負責建設項目工程文件材料的形成、積累、整理、歸檔工作。要按照“誰形成文件材料、誰立卷歸檔”的原則，將項目檔案工作納入相關人員崗位職責，做到工程文件材料的形成、積累、整理、歸檔與項目工程同步進行，保證項目檔案的完整、系統(tǒng)、準確、安全。

3.項目檔案歸檔和移交要按照國家有關規(guī)定進行

工程文件材料的歸檔范圍應包括從項目立項、設計、施工至竣工驗收、投產(chǎn)使用等全過程形成的各種門類、載體的文件材料。工程文件的整理立卷要遵循項目文件的形成規(guī)律和成套性的特點，做到分類科學、組卷合理、保持項目文件的有機聯(lián)系。要認真做好工程竣工圖的編制工作，保證竣工圖達到圖物相符、數(shù)據(jù)準確、手續(xù)完備的要求。工程文件制成材料和案卷質量要符合國家有關標準。

4.做好單位工程交工、竣工檔案資料的驗收工作

工程檔案驗收是保證竣工材料齊全完整的重要手段和措施。要把各單位工程的完工、竣工檔案資料的交驗工作作為單位工程交工、竣工的必要條件，在過程中切實保障檔案質量。

5.抓好移民檔案管理工作

認真貫徹國家《水利水電工程移民檔案管理辦法》，各相關州市縣移民工作管理部門要建立管理制度，完善管理條件，做好移民搬遷安置過程中形成的各類文件材料的形成、積累、整理、歸檔工作。

6.加強音像、照片及電子檔案的收集管理

相關資料要達到圖像清晰，聲音清楚，文字說明和內(nèi)容準確的要求。要加強對原始地貌、隱蔽工程、重大事件、重要節(jié)點及工程竣工形象面貌的拍攝，使音像、照片檔案能夠全面記錄項目建設過程，客觀反映工程建設成果。

六、依法監(jiān)管，確保檔案的齊全完整與安全

檔案行政管理部門要主動、及時了解該項目在本行政區(qū)域內(nèi)的進展情況，將項目檔案管理工作納入執(zhí)法檢查范圍，針對項目檔案工作的薄弱環(huán)節(jié)，開展專項執(zhí)法。對違反檔案法律法規(guī)，在項目建設過程中發(fā)生檔案安全事故的單位和有關責任人，省檔案局和有關部門將依照有關法律嚴肅追責，對造成檔案丟失、損毀的，將依法處置。

作者單位：云南省檔案局