教學(xué)檔案“立件”整理的可行性研究

文/唐繼業(yè)

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教學(xué)檔案“立件”整理的可行性研究

文/唐繼業(yè)

教學(xué)檔案的立檔方式是在解決其面臨問題的過程中不斷完善的。筆者結(jié)合自身實踐，對以卷為保管單位的立檔方式中存在的問題進行分析并提出相應(yīng)對策

《歸檔文件整理規(guī)則》實施后，立檔方式的改革大大提高了文書檔案的歸檔整理效率，有效促進了文書檔案的檢索利用工作。學(xué)校作為檔案產(chǎn)生和保管的一個重要部門，伴隨著文書檔案立件整理的開展，教學(xué)檔案立卷整理的弊端也越來越顯現(xiàn)出來。

一、教學(xué)檔案立卷工作的缺陷

在學(xué)校檔案體系中，教學(xué)檔案作為其中的一個重要組成部分，目前依舊采用的是傳統(tǒng)的以卷為立檔保管單位的管理形式，筆者在自身的檔案管理實踐過程中，通過與以件為保管單位的文書檔案的對比，發(fā)現(xiàn)以卷為保管單位存在以下四點缺陷：

1、檔案整理工作較為繁雜。立卷要求整理人員在組卷時需要對資料進行分析劃分，將有機聯(lián)系的檔案材料放在一起，且要保證一份案卷不能太厚或者太薄，不同立卷人對材料本身的理解不同會產(chǎn)生不同的立卷效果。立卷后期的案卷標(biāo)題擬寫、裝訂工作需要測孔、打孔、線裝等手續(xù)費時費力。

2、檔案利用不夠便捷。以卷為保管單位只能以整卷為利用單位，利用者可能只需要本卷檔案中的某一項，但是在提供時無法將其取出單獨提供。

3、檔案內(nèi)容的保密性較差。文件組卷時是把若干個文件組在一卷內(nèi)，可提供利用時又無法拆卷，只能整卷提供利用，容易造成泄密事件。

4、檔案組卷工作難。目前教學(xué)檔案的組卷辦法是按照“年度-保管期限-組織機構(gòu)”或“保管期限-年度-組織機構(gòu)”的分類法進行的，而教學(xué)檔案的產(chǎn)生者會涉及到教務(wù)處、德育處、教科研處或校辦等多個部門（不同學(xué)校的部室機構(gòu)設(shè)置可能有所區(qū)別），從而造成檔案組卷時部分保管期限的案卷過薄，不利于立卷裝訂。

二、教學(xué)檔案改立卷為立件的支撐依據(jù)

國家檔案局在2000年頒布的《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22- 2000）中對歸檔文件的定義“立檔單位在其職能活動中形成的、辦理完畢、應(yīng)作為文書檔案保存的各種紙質(zhì)文件材料”。陜西省檔案局在2001年出臺的《陜西省歸檔文件整理實施細(xì)則》中明確提出可供專業(yè)檔案等紙質(zhì)載體檔案的整理參照使用，且列舉出了教學(xué)檔案這類專業(yè)檔案，這就為教學(xué)檔案的改卷為件提供了政策理論支撐。

三、教學(xué)檔案改立卷為立件的優(yōu)勢

在檔案管理實踐來看，教學(xué)檔案改立卷為立件后將會至少帶來以下四點優(yōu)勢：

1、檔案內(nèi)容的保密性得以加強。教學(xué)檔案改卷為件后將以每份文件作為立檔的基本單位，它們按照“年度-保管期限”或“保管期限-年度”的分類法進行整理裝盒，可單獨提供利用者需要查閱或借用的該件檔案本身，有效防范了其它檔案的泄密問題。

2、檔案整理更加便捷。教學(xué)檔案改卷為件后將變“年度-保管期限-組織機構(gòu)”或“保管期限-年度-組織機構(gòu)”的分類法為“年度-保管期限”或“保管期限-年度”的分類法進行整理裝盒。改變過去不同部門產(chǎn)生的不同保管期限的檔案分別裝卷的做法，直接按照年度和保管期限的不同共同入盒，減少了分部門組卷、裝卷的工作使得檔案整理效率更高。

3、有利于檔案的保管和利用。以卷為保管單位的教學(xué)檔案在整理過程中需要對檔案實體進行打孔線裝，不僅破壞了檔案實體的完整性，而且對裝訂完畢的檔案進行復(fù)印或掃描時會非常不易。相反，以件為保管單位，檔案能很好的維持其本來狀況，利用時只需取出需要復(fù)印掃描的檔案文本就可以進行操作。

4、便于深化檔案信息資源的開發(fā)與利用。社會發(fā)展至今，檔案信息化已日趨主流。一方面，改卷為件后，以件為單位的檔案文本的快速掃描將變成可能；另一方面，改卷為件后由于針對該件檔案的檢索信息會更加細(xì)化，使得檔案的數(shù)字化查詢變得更加快捷、準(zhǔn)確。

當(dāng)然，教學(xué)檔案有其自身的特點，在實際操作中還是按照學(xué)年歸檔組“卷”。這里的“卷”有別于傳統(tǒng)意義上的線狀卷，而是根據(jù)教學(xué)檔案的內(nèi)容進行劃分，把有密切聯(lián)系的“件”與“件”放在一起，形成一盒一盒的“盒狀卷”。這樣，既吸收了立件整理的便捷性，又保留了教學(xué)檔案內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系和統(tǒng)一。

（作者單位：西安交通大學(xué)附屬中學(xué)）