流動學(xué)生檔案管理存在的問題與對策分析

當前，隨著城市化進程的加快和人們對優(yōu)質(zhì)教育資源的需求不斷增加，人口由農(nóng)村向城市、由經(jīng)濟欠發(fā)達地區(qū)向經(jīng)濟發(fā)達地區(qū)、由中西部地區(qū)向東部沿海地區(qū)流動的態(tài)勢日漸明顯，由此而產(chǎn)生的“學(xué)生流動”現(xiàn)象也十分明顯。流動學(xué)生在轉(zhuǎn)學(xué)或入學(xué)過程中產(chǎn)生的檔案，對流動學(xué)生而言非常重要，關(guān)乎他們的切身利益，因此必須加強對流動學(xué)生檔案的管理。在工作實踐中，我們看到流動學(xué)生檔案管理存在許多問題，迫切需要引起重視并加以改進。

1 存在的主要問題

1.1 檔案信息不完整或有差錯

目前，許多地方對流動學(xué)生檔案管理不重視，大量相關(guān)檔案無法得到有效管理，這給流動學(xué)生接收地的教育部門以及相關(guān)學(xué)校開展核辦工作帶來了許多困難：其一，流動學(xué)生基本信息不全。基本信息應(yīng)包括學(xué)生姓名、出生年月、身份證號碼、戶籍所在地、父母姓名、是否為農(nóng)村留守兒童、是否為進城務(wù)工隨遷子女等，但不少流動學(xué)生檔案中這些信息缺漏或有差錯。二是成長記錄缺失。完整的流動學(xué)生成長記錄應(yīng)包括學(xué)業(yè)成績和學(xué)分、綜合素質(zhì)、獎懲情況、體格檢查情況、體質(zhì)健康記錄等信息。流動學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)過程中，學(xué)生檔案管理主體不一，對成長記錄內(nèi)容及信息詳略的要求也不一樣，有些管理主體未能及時、全面地收集和記錄學(xué)生成長信息，種種原因造成流動學(xué)生檔案記錄缺失現(xiàn)象較為嚴重。

1.2 檔案信息采集較為滯后

流動學(xué)生檔案信息采集通常由人工完成，各種因素導(dǎo)致的信息采集滯后現(xiàn)象也很明顯：其一，轉(zhuǎn)學(xué)手續(xù)繁瑣導(dǎo)致信息采集滯后。在流動學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)過程中，一些流出地學(xué)校檔案管理部門沒有按照接收地學(xué)校的要求和流動學(xué)生的意愿，及時完成相關(guān)信息采集工作；其二，全國各地尚未建立統(tǒng)一的電子學(xué)籍系統(tǒng)，在學(xué)生跨省轉(zhuǎn)學(xué)時，流出地和接收地的學(xué)籍系統(tǒng)信息無法一一對應(yīng)，需要通過人工方式才能完成對接，這也導(dǎo)致信息采集相對滯后。其三，流動學(xué)生變更學(xué)籍時沒有及時提供相關(guān)信息，使得學(xué)校無法及時采集到流動學(xué)生檔案中的必要信息。

2 解決問題的對策

2.1 完善“籍隨人走”工作機制

一要規(guī)范信息清單。不斷完善流動學(xué)生的轉(zhuǎn)學(xué)材料清單、學(xué)生學(xué)籍檔案內(nèi)容清單、學(xué)生成長記錄清單，按清單要求將相關(guān)材料全部上傳至電子學(xué)籍系統(tǒng)中，確保檔案的完整與安全。二要加強工作對接。做好學(xué)生流出地和接收地檔案的對接工作，厘清兩地相關(guān)部門的工作職責(zé)。例如，流動學(xué)生在辦理轉(zhuǎn)學(xué)時，若電子學(xué)籍系統(tǒng)中錄入的身份信息與戶口本或身份證件上的信息不一致，則應(yīng)由流出學(xué)校按規(guī)定程序修正學(xué)生信息，保證基本信息的準確與真實。三要實行實時跟蹤。教育部門可通過面上檢查、樣本抽查等方式，實時跟蹤流動學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)接工作。例如，針對接收地學(xué)校檔案信息核辦不及時的問題，可根據(jù)《中小學(xué)生學(xué)籍管理辦法》的相關(guān)要求，明確核辦工作的每個環(huán)節(jié)在10個工作日之內(nèi)完成，核辦工作的整個時間不得超過40個工作日；并在電子學(xué)籍系統(tǒng)中增加核辦監(jiān)控提醒功能，確保核辦工作按時完成。

2.2 鼓勵流動學(xué)生參與檔案管理

流動學(xué)生檔案與流動學(xué)生切身利益緊密相關(guān)，學(xué)校應(yīng)鼓勵流動學(xué)生重視和參與檔案管理。例如，通過互聯(lián)網(wǎng)構(gòu)建流動學(xué)生檔案網(wǎng)絡(luò)查詢平臺，方便流動學(xué)生及時查詢檔案內(nèi)容，反饋檔案信息的真實性與完整程度；教育部門和學(xué)校核辦流動學(xué)生檔案時要及時給出核辦意見，由流動學(xué)生及監(jiān)護人簽字確認。此外，學(xué)校還要提高流動學(xué)生的檔案意識和維權(quán)意識。

2.3 加強檔案管理人員隊伍建設(shè)

首先，學(xué)校要把業(yè)務(wù)精、技術(shù)強的人員投入到流動學(xué)生檔案管理工作中，定期安排他們參加相關(guān)的檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷提高其業(yè)務(wù)能力和水平。其次，學(xué)校要加強督查考評，及時了解流動學(xué)生檔案管理情況，對優(yōu)秀檔案管理人員給予嘉獎，對工作不力或玩忽職守者予以懲處；還要及時總結(jié)并宣傳不同地區(qū)、不同學(xué)校的工作經(jīng)驗與好做法。再次，學(xué)校要切實提高檔案管理人員的工作責(zé)任感和使命感，引導(dǎo)他們以對學(xué)生負責(zé)、對工作負責(zé)的積極態(tài)度，認真開展流動學(xué)生檔案管理工作。